内部采购与采购合同管理制度

内部采购与采购合同管理制度1.前言本制度旨在规范和管理企业内部采购活动和采购合同的执行，确保采购程序的合法性、透亮性和公正性，规避风险和纠纷，促进企业运营的高效性和可连续发展。2.适用范围本制度适用于公司内部全部采购活动以及相关采购合同的管理，包含但不限于原材料子、设备、办公用品、服务等的采购。3.采购流程3.1采购需求确认部门或岗位负责人提出采购需求，并填写《采购申请单》。采购需求应包含物品或服务的名称、规格、数量、质量要求、交付期限等必需信息。采购需求应经相关部门审批后才略进入后续采购流程。3.2供应商选择与评估采购部门依据采购需求，订立供应商筛选标准，并向潜在供应商发出询价函或招标文件。供应商应按要求提交相关资质文件、报价单等，并承诺供应符合要求的产品或服务。采购部门对供应商进行评估，包含但不限于供货本领、价格合理性、质量保证、售后服务等方面。评估结果由采购部门书面记录并报经批准。3.3采购合同签订采购部门依照评估结果，与优选供应商洽谈和确定采购合同条款。采购合同应涵盖双方商定的物品或服务的名称、规格、数量、价格、质量要求、交付期限、付款方式、违约责任等内容。采购合同应经法务部门审核，并由采购部门负责人和供应商签订。采购部门应妥当保管采购合同并备案。3.4采购履约管理采购部门负责监督供应商履行采购合同。采购部门应定期与供应商进行沟通、协商，确保及时交付合格的产品或供应满足要求的服务。如有必需，采购部门可对供应商进行评价，并将结果记录，以供将来采购决策参考。3.5采购验收与支出采购部门接收供应商交付的物品或服务，进行验收。验收应依据合同商定的质量要求、数量等指标进行，并记录验收结果。验收合格后，采购部门应按合同商定的支出方式和时间向供应商支出款项。4.采购合同管理4.1采购合同备案与存档全部签订的采购合同应及时备案，并按相关要求进行存档。存档的采购合同应包含合同编号、供应商名称、签订日期、合同金额、履约期限等基本信息。4.2采购合同更改管理采购合同更改应符合法律法规和合同商定，并经有权审批部门批准。更改申请需说明更改的原因、内容、影响等，并提交相应的证明文件。更改后的采购合同应及时修订并备案。4.3采购合同履约管理采购部门应监督和管理采购合同的履约情况。如发生履约问题或争议，采购部门应及时与供应商沟通协商，寻求解决方法，并妥当记录沟通和处理过程。4.4采购合同停止与解除采购合同的停止和解除应符合法律法规和合同商定，并经有权审批部门批准。停止和解除申请需说明原因、恳求内容，并提交相应的证明文件。5.监督与评估5.1内部监督内审部门应定期对公司采购活动进行审查，发现问题及时整改并报告上级主管部门。各相关部门应搭配内审部门的监督工作，并供应相关文件和信息。5.2外部监督公司将搭配相关国家监管部门、审计机构、行业协会等的监督和检查。公司将遵守并执行与采购活动相关的法律法规和国家政策要求。5.3评估与改进公司将定期对采购活动进行评估，包含流程效率、供应商绩效、采购合同履约情况等方面。依据评估结果，订立改进措施，并定期进行改进验证。6.违规与惩罚对于违反本制度的行为，将依照公司相关制度进行惩罚，包含但不限于口头警告、书面警告、拒绝采购申请、停止采购合同等。7.附则本制度的解释权归公司最高管理层全部，并对其进行最终修改和解释。本制度自发布之日起有效，作