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文档简介
采购制度和流程采购制度及流程设计一、制定目的及范围为提升公司采购管理水平,确保采购活动的规范性与高效性,特制定本采购制度。该制度适用于公司所有采购活动,包括项目采购、年度采购、零星采购及应急采购,旨在明确采购流程、职责及相关要求,确保各项采购活动的顺利进行。二、采购原则采购活动应遵循以下原则:1.公正、公平、公开,确保采购过程透明,选择优质供应商。2.所有采购物资需从合法商家处采购,确保开具正规发票。3.各部门应指定专人负责采购,申购人与采购人不得为同一人,以避免利益冲突。三、采购流程1.一般采购流程1.1采购申请申购人需先向仓库确认库存情况,若库存不足,填写“申购单”,并附上相关需求说明。1.2申购审批项目采购需提交预算审批,其他采购需经部门负责人批准后填写流转单,确保采购需求的合理性。1.3询价各部门负责询价,至少提供三家供应商的报价,确保价格的竞争性与合理性。1.4核价参考历史价格进行核价,填写流转单中的核价结果,确保采购价格的合理性。1.5审批流转单需逐级审批,最终报公司负责人审批,确保采购决策的科学性。1.6采购实施与验收入库审批通过后,采购人下单,物资到货后由相关人员进行验收,确保物资符合要求并入库。1.7报销采购物资需在货到一个月内报销,逾期不予受理,确保财务管理的规范性。2.特殊采购流程2.1集中计划采购办公用品由各部门在每月25日前提交流转单,由办公室统一采购,确保采购的集中性与效率。2.2零星采购针对金额较低、偶发性的采购,采购人需征得部门负责人同意后执行,简化流程。2.3应急采购针对紧急情况的采购,由应急处置小组进行,无需询价,以最快方式完成采购,确保应急需求的及时满足。2.4年度采购涉及定期需求的采购需提前编制年度预算,并向财务部报备,确保年度采购的计划性与可控性。四、备案所有采购活动结束后,采购人需将采购单、流转单、入库单及发票或收款收据复印两份,一份交财务审核,另一份存档以备查,确保采购记录的完整性与可追溯性。五、采购纪律1.采购人职责采购人需建立供应商资料档案,做好市场调查,确保采购物资的质量与合规性。2.采购人员行为规范采购人员不得接受供应商的赠品或回扣,违者将受到严肃处理,确保采购过程的公正性与透明性。六、流程优化与反馈机制为确保采购流程的持续改进,需建立反馈机制。各部门在采购过程中应定期收集意见与建议,针对流程中的问题进行分析与改进。定期召开采购工作会议,评估采购流程的执行情况,及时调整不合理环节,确保流程的高效性与适应性。七、培训与宣传为确保全员理解并遵循采购制度,需定期开展培训与宣传活动。通过培训,使员工熟悉采购流程及相关要求,提高采购意识与能力,确保制度的有效实施。八、总结本采购制度及流程的制定,旨在提升公司采购管理水平,确保
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