集团总裁办规章制度流程汇编

、人）.

刖B

为适应集团未来发展战略，进一步整合资源、优化配置，集团进

行了组织架构的调整：成立公司总部及北京公司。天津、上海、公司

的组织架构也逐步明晰。为适应集团新的发展要求，建立正规的工作

秩序，提高行政办公效率，更好地履行服务督办职责，总裁办特对本

部门原有制度流程进行了修订、补充及完善，于2013年3月编订《国

发节能环保集团总裁办工作制度流程汇编》。

本制度流程汇编共分两大部分，第一部分为“规则、制度及办法”。其

中“规则、制度”的适用范围为全集团，耍求集团总部各管理中心严格

按要求执行，各子公司根据“规则、制度”要求，结合自身组织架构进

行相应调整后执行。“办法”的适用范围为集团总部，即要求集团总部

各管理中心严格执行，各子公司结合实际情况，可参照“办法”制定相

关规章后执行（其中《企业邮箱管理办法》适用范围为全集团）。第

二部分为“工作流程”，其适用范围及使用方法根据其与第

一部分的对应关系执行。

本制度流程汇编自2013年5月1日起执行，试行三个月，此前颁

行的相关制度流程自本汇编颁布之日起废止。在试行期间如对制度

流程有疑义或建议请与总裁办行政秘书部联系。

国发节能环保集团总裁办

目录

第一篇会议管理

一、总裁办公会议规则

二、总裁办公会议规则附则：各管理中心、物业公司工作计划制度

二、会议管理办法

四、会议室管理办法

第二篇文秘档案管理

一、公文管理制度

二、专职秘书管理工作办法

三、印章管理制度

四、档案管埋制度

第三篇信息化管理

一、信息管理制度

二、网络管理办法

三、企业邮箱管理办法

第四篇法律事务管理

一、法律事务管理制度

二、工商登记事务管理办法

第五篇资产物品管理

一、固定资产管理办法

二、车辆管理办法

三、车辆配备与使用管理办法

四、办公用品管理办法

五、计算机等办公自动化设备采购管理办法

六、计算机配置与使用管理办法

第六篇后勤总务管理

一、办公区管理办法

二、消防安全管理办法

三、员工用餐管理办法

四、员工宿舍管理办法

五、总机话务工作管理办法

六、邮件寄发管理办法

第六篇综合管理

一、办事规则

二、保密工作管理制度

三、制度管理办法

四、统计管理办法

五、出差工作管理办法

六、出差事务管理办法

七、接待工作管理办法

弟扁

会议管理

和总规字（2009）第001号*»**集团总裁办公会议规则

****集团总裁办公会议规则

第一条总则

集团总裁办公会议是集团日常经营管理决策的机构，其主要负责讨论、审

议年度经营目标、日常经营管理决策、高管人事异动、集团基本管理制度和流程

等事宜，以及集团所属各管理中心、各下属子公司提交会议专题审议的事项。

第二条会议组织

集团总裁办公会议由集团总裁办负责召集，集团总裁办主任主持会议。总

裁办主任不在位时，由总裁临时指定主持人。

总裁办指定专职秘书负责总裁办公会议的组织筹备，包括会议通知、议案

准备、会议纪录及决议发文等，并负责会议纪要及文件等资料的存档管理。

第二条参会人员

集团总裁办公会议参加人员由总裁、副总裁、集团各管理中心及物业公司

高级管理人员组成，其它有关人员在获得总裁、副总裁批准后可列席会议。

集团宣布重大决策、人事异动、基本制度和重要通知时，可扩大到集团部

门主管以上人员参加。

第四条会议形式：

集团总裁办公会议分为例会和临时会议。

例会为每周召开一次，具体议题、地点和时间由总裁办负责通知。

有下列情形之一的，可以召开临时会议：

（-）总裁认为必要时；

（二）其他副总裁提议时；

（三）其他高管人员提议，总裁批准时。

第五条会议议题：

总裁办公会议参加人员，均有权提出议案。总裁、副总裁提出的议案，由

总裁、副总裁指定相关部门拟定议案草案。各部门、子公司以及高管提出的议案，

由议案提出人拟定议案草案。

总裁办公会议审议的事项主要包括以下内容：

（一）集团日常经营管理决策（各部门周、月工作计划的审定）；

和总规字（2009）第001号*»**集团总裁办公会议规则

（二）集团组织架构调整方案；

（三）集团年度经营目标及年度预算；

（四）集团高级管理人员人事异动；

（五）集团基本管理制度和流程的审定；

（六）集团总裁提议审定的其他事项。

第六条议案提交

议题草案起草后，应将议题草案连同相关材料，送总裁办初审，报总裁、副

总裁审阅同意后，方可上会讨论，总裁办至少应在开会前两天将相关议案或议题

内容发给各参会人员，并通知确认。

第七条决议形成

会议议案有三分之二以上参会人员意见一致时，应当及时形成决议。个人对

会议所形成的决议有不同意见，可以声明保留，但在决议改变之前，必须坚决执

行。对会议内容不得以任何形式向外泄露。

集团总裁拥有最终裁定权。

第八条决议执行

在总裁办公会议上形成的决议，总裁办应以会议纪要形式下发给各参会代

表。对于集团重大决议，提请总裁、副总裁签署后，以集团红头文件形式下发各

单位贯彻执行。总裁办负责会议决议事项的督办工作。

第九条本规则由集团总裁办负责解释和修订，自颁布之日起实施。

附件：集团总裁办公会参会人员名单（略）

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和总规字（2009）第001号****集团总裁办公会议规则

****集团总裁办公会议规则

附则：****集团各管理中心、物业公司工作计划制度

第一条为加强集团总部自身建设，建立正规有序的工作制度，提高总裁办

公会效率，特制定本制度。

第二条集团各管理中心、物业公司的工作周报/月报为总裁办公会的固定

议题。

第三条集团各管理中心、物业公司于每月第一周总裁办公会上汇报本单位

上月工作完成情况及本月工作计划（《月度及每周工作计划、完成情况》模版见

附件）。

第四条总裁办将各单位月度工作计划整理汇总为《****集团各管理中心及

物业公司月度计划一览表》，经与各单位负责人核对签字确认无误后，上报集团

总裁、副总裁。

第五条集团各管理中心、物业公司于每月第二、三、四周总裁办公会上汇

报本单位上周工作完成情况及本周工作计划。

第六条总裁办将各单位每周计划中的增项内容补充到《****集团各管理中

心及物业公司月度计划一览表》中，保证月度工作计划的完整性，对于有时间节

点的工作及时跟踪提醒。

第七条总裁办于月末根据各单位当月历次办公会上汇报的工作完成情况

填写《****集团各管理中心及物业公司月度计划完成情况表》，经与各单位负责

人核对签字确认无误后，存档备查。

第八条本制度由集团总裁办负责解释和修订，自颁布之日起实施。

附件：《月度及每周工作计划、完成情况》模版（略）

-3-

和总规字（2009）第002号会议管理办法

会议管理办法

第一章总则

第一条为加强集团各类会议的组织与管理，提高会议效率，加强集团内部

的沟通与协调，促进集团各项工作的整体推进，特制定本办法。

第二条本办法适用于以集团或各中心、各公司名义召开的各种工作会议。

第三条为避免会议过多或重复,集团正常性的会议尽可能纳入例会，原则

上按规定的时间、地点、内容组织召开。

第四条各种会议应当本着“务实、高效、节俭'’的原则，严格控制时间、规

模、层次和人数，尽量开短会，不召开没有准备、没有主题、不解决实际问题

的会议。

第二章例会管理

第五条集团半年、年度总结、表彰、规划大会

由总裁办公会商定具体议题、时间、地点及其它事项，总裁办负责组织实施。

第六条集团总裁办公会

（一）会议时间和地点

每周一召开集团总裁办公会议，具体时间和地点由总裁办负责通知；

（二）参会人员

详见《总裁办公会议规则》，会议由总裁办主任主持。

（三）会议内容

1、集团日常经营管理决策（各部门周、月工作计划的审定）；

2、集团组织架构调整方案；

3、集团年度经营目标及年度预算：

4、集团高级管理人员人事异动；

5、集团基本管理制度和流程的审定；

6、集团总裁提议审议的其他事项。

第七条集团专业管理委员会例会

-4,

和总规字（2009）第002号会议管理办法

集团因工作需要成立的各种专业委员会例会，如投资决策委员会、预算管理

委员会等，由委员会的秘书机构负责组织召开，时间根据委员会需要确定，相关

委员会成员参加，会议讨论、研究相关的专项工作。

第八条系统专题例会

（一）系统按集团相互关联的管理中心或部门所划分。专题例会可以是业

务专题会议或管理专题会议，如运营管理系统、人力资源系统等。

（二）各系统根据实际情况和运作模式，制定本系统的例会管理办法，内

容包括季度、年中和年度会议以及一些专项会议。

（三）系统例会管理办法中需明确例会的名称、会议时间（地点）、参会人

员、会议内容、会议的组织以及会议方式等。

（四）系统例会议定的问题，如事关重大，应根据集团会议程序提交集团

总裁办公会讨论决定。

第九条各管埋中心、子公司内部例会

（-）会议时间

每周召开一次工作例会，每月召开一次总结和计划例会。并按集团要求按季

度、半年和年终召开相应的总结规划例会。

具体时间由各管理中心、子公司根据实际情况自行确定。

（二）参会人员

各管理中心、子公司根据会议议题自行确定。

（三）会议内容

1、传达和贯彻落实集团的重要会议、文件和制度精神。

2、各部门各时间段（如周、月、季、年）的工作总结和下个时段工作安排。

3、协调解决工作中存在的主要问题。

4、讨论相关专题内容或工作。

第三章临时会议管理

第十条各类临时会

各管理中心、子公司讨论、研究、协调工作中的专业问题、技术方案或专项

管理工作会议，会议由专项工作的牵头部门负责组织召开，集团领导视情况需要

-5.

和总规字（2009）第002号会议管理办法

参加。

第十一条临时会议

各部门或系统根据工作的进展情况、存在的问题等临时决定召开的各种协

调、讨论会，会议的时间、地点、参加人员以及会议内容等由牵头部门根据需要

确定并组织召开。

第四章会议管理程序及要求

第十二条会议的确定

（一）需要两位或两位以上集团领导同时参加的会议需提前三天向总裁办申

请，填写《会议申请表》。

（二）对不定期的大型或重要会议，会议组织部门应提出会议企划报告，该报

告包括：（1）会议名称；（2）会议主旨和目标；（3）会议议题；（4）会时间；（

5）会议地点；（6）会议议程；（7）会议主持人；（8）出席人员（名单）；（9）会

议财务预算；（10）接待工作说明；（11）现有筹备情况及进展；（12）（可能）存

在的问题、解决方案及要求；（13）筹备时间进度表等，经部门负责人和主管

副总裁批准后执行。

（三）会议采用电话或视频会议的形式时，会议组织部门应提前一天向集团

总裁办申请使用电话或视频会议设备。

第十三条会议的组织

会议组织部门可根据所组织召开会议的级别、规模以及形式等决定开展相应

的会议组织和会务工作。

（一）会议准备：

1、明确会议议题：相关部门应于会前向会议组织部门提交需研究解决的问

题，报会议主持人审定；一次会议讨论的问题不宜太多，对中心议题一定要预先

作充分的调查研究。

2、确定会议时间、地点、主持人、参会人员、议程、会以大致时间等内容，

并指定专人负责会议准备工作。

3、下发会议通知：会议通知至少提前一天下发，需提前发放的材料应一并

发放，对重要会议须通过电话等方式确认将出席会议的重要或主要人员是否能如

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和总规字（2009）第002号会议管理办法

期出席，并做相应安排。

4、会议材料的准备：包括会议文件的收集、撰写、打印、装订、发放等。

5、如有特殊原因需要变更、取消会议的，须提前通知各参会人员。

（二）会务工作

1、预订会议室，对于在外召开的会议需提前联系、协调会议宾馆。

2、确定食宿标准，安排参会人员的用餐和住宿等事宜。

3、确定会议前和会议期间车辆使用和调度的责任人。

4、会场的布置，包括安排会议格局、座位与座次，准备并悬挂横幅，调试

音响设备，摆放座位名卡、会场指示牌等，必要时安排录音、录像或照相等。

5、准备会议用仪器、用品及用具，包括投影仪、笔记本电脑、教鞭、签字

笔、本、文具、签到登记表、奖品、纪念品或礼品等。

6、所有大型、中型会议都要实行签到，由会议的组织部门负责签到工作，

及时统计到会和缺席人数，并向会议主持人反馈。

7、会间会后应及时清理会场，回收多出的礼品、资料、文具，收存会议用

仪器、文件，保持会场整洁。

8、安排好外地参会人员的返回服务工作。

9、其它会务工作。

第十四条会议的要求

（一）会议汇报发言应紧扣议题，简明扼要，以确保会议有较多的时间充分

讨论决定问题；各种沟通协诫和讨论会必须形成决议。

（二）参加会议人员必须严格遵守会议纪律，不迟到、早退，如出差在外或

遇紧急事项确实不能参加，须提前向会议的组织部门请假，根据需要指定代理人

参加；召开重要会议时，各相关人员必须按要求参加，不得随意指派其它人员。

（三）参会人员应认真做好会议记录，不从事与会议议题无关的事情，遇特

殊情况需离开时，应经会议主持人同意。

（四）所有与会人员在会议开始前应将手机设为“振动或静音”状态；会议进

行中无特殊情况不得接打电话，若确需要接听电话，请到会场外进行接听，但

时间不宜过长。

（五）参加集团总裁办公会和其它一些涉及集团经营活动重要会议的人员应

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和总规字（2009）第002号会议管理办法

严格遵守保密制度。不得泄漏会议内部讨论情况和尚未正式公布的议定事项；会

议讨论文件不得带出会场，确有必要留用的，须经会议的组织部门同意。

第十五条会议纪要

（一）会议的组织部门确定专人负责会议的记录工作，集团总裁办公会、投

资决策或重大项目等专题会议要建立专用记录本，并按要求及时整理会议纪要。

（二）凡多部门参加的会议，会议纪要需经各部门相关负责人签字确认后方

可下发。

（三）集团总裁办公会的会议纪要直接以总裁办的名义下发，其它需以总裁

办名义下发的会议纪要需经总裁办主任审核，由总裁签发并确定发放范围。

（四）各管理中心、子公司组织召开各种会议的会议纪要需上报直接主管领

导及相关部门。

第十六条会议决议的落实

各有关领导、部门、系统必须按照会议的部署和会议纪要的要求做好会议精

神的贯彻和落实。

（一）集团总裁办公会要求落实事项若无特殊要求的，相关责任部门须在会

后制定详细的实施计划，包括解决措施（方案）、所达成的目标、目标的评价标

准以及完成时间、主要承办人、所需资源等，并在要求时间内上报总裁办；

（二）有关部门或人员应及时向会议的组织部门反馈会议需落实事项的开展

情况，对于逾期不能完成的须说明未完成的原因、存在的问题等；

（三）会议的组织部门应指定专人负责督促、检查会议需落实事项的落实与

完成情况，落实事项一个月内完成的每周至少督办一次，落实事项一个月以上完

成的按月进行督办，并将落实情况以书面形式上报相关领导。

（四）会议的通知、签到表、专用记录本、会议纪要、会议落实情况报告、

会议文件（包括参考文件）以及录音、录像、照相等资料由会议的组织部门负责

编号归档保存，以便杳询。

第五章监督与检查

第十七条总裁办作为集团会议的归口管理部门，负责对集团各种例会的实

施情况以及各种会议的组织、会议效率和会议精神的贯彻落实情况等进行监督检

-8-

和总规字（2009）第002号会议管理办法

查。

（一）监督检查

总裁办将不定期对各管理中心、子公司例会以及会议的组织、效率和会议精

神的落实情况进行抽查，主要检查会议的通知、会议纪要、会议签到表、会议决

议的落实情况报告以及各种会议资料的归档情况等。

（二）结果处理

各管理中心总监、子公司总经理作为集团会议管理工作的主要责任人，执行

《会议管理办法》的情况将作为其考核的依据之一。

1、提供要求各管理中心、子公司相关领导必须参加重要会议的出勤情况；

2、提供所抽查管理中心、子公司例会的落实以及会议的组织、效率和会议

精神的落实情况等。

第六章附则

第十八条本办法由总裁办负责解释、修订。

第十九条本办法自颁布之日起实施。

附件一：会议申请表

附件二：会议通知模版

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和总规字（2009）第002号会议管理办法

会议申请表

编号：填表时间年月日

会议名称

申请单位单位负责人

会议时间年月日时分会议地点

主持人

参加的集团领导

参加

会议出席单位（人员）

人员

列席单位（人员）

需要用时会议总需用

会议议题议程

（分钟）时间（分钟）

1

2

3

4

5

总裁办意见：

会议时间

会议地点

-10-

和总规字(2009)第002号会议管理办法

关于召开……会议的通知

编号:

会议时间:

会议地点:

议题:

主持人:

参加人员:

会议要求：(会议材料准备等)

部门

日期

注：对上述事项如有异议，请您尽快与通知发件人或会议主持人联系。

-11.

和总规字（2009）笫003号会议空管理办法

会议室管理办法

第一章总则

第一条为满足****集团（以下简称集团）各类会议的需要，营造整洁、规范、

有序的会议氛围，确保集团各类会议的顺利举行，特制订本办法。

第二条本办法中的会议室是指集团专用会议室。

第三条总裁办为会议室的归口管理部门。

第四条本办法适用于集团总部，控股子公司遵照执行，参股子公司参照执

行。

第二章会议室的配置和布置

第五条会议室的配置包括会议桌椅、演示板、书写笔、视听设备、饮水设

施、空调、换气扇、烟缸及电话等。

第六条会议室应根据具体会议的规格、性质和需要进行布置，主要包括会

标、盆栽植物、桌牌等。

第三章会议室的管理

第七条管理人员职责

（一）每天对会议室进行保洁、整理；

（二）每次会议后立即清扫、整理；

（三）每天对盆栽植物进行养护并定期更换；

（四）每天检查设施设备，发现问题立即酌情处理；

（五）每天检查物品的备用情况，根据需要随时补充;

（六）做好会议室的使用安排；

（七）根据会议要求，做好会议室的布置工作；

（八）做好会议的保密工作；

（九）做好会议室的安全防范工作。

第八条管理要求

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和总规字（2009）第003号会议室管理办法

（一）场地和设施设备整洁、摆放有序；

（二）盆栽植物美观、养护得当；

（三）设施设备完好、有效；

（四）消耗性物品不短钝

（五）会议室的安排合理有序、不冲突；

（六）会议室的布置快速、周到、规范；

（七）安全防范工作周密、细致。

第四章会议室的使用

第九条需要使用会议室的部门应将拟召开会议的名称、规格、时间、人数

及相关要求提前1天（需做会标的提前2天）通知总裁办。

第十条总裁办根据各部门预约的会议时间、规格、人数等因素，视先后、

轻重、缓急进行统筹安排，合理调配，并将确定的会议室地点及时通知相关部门。

第十一条如遇会议时间、场地重叠，无法按照要求作出安排的，总裁办应

及时与相关部门联系，以作出相应调整或另行安排。

第十二条使用会议室的部门及员工应正确使用并爱护会议室的设施设备，

发生问题应及时与总裁办联系，同时应自觉保持会议室的整洁，不随意丢弃烟蒂、

杂物等。

第五章附则

第十三条本办法由总裁办负责解释和修订。

第十四条本办法自印发之日起施行。

.13.

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弟一^扁

文秘档案管理

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和总规字（2009）第004号****集团公文管理制度

****集团公文管理制度

第一条总则

为确保集团公文处理工作规范化、制度化，提高公文处理工作效率和质量，

制定本制度。

第二条定义

公文是集团公务活动中形成的具有法定或特定效力，以规范格式表达的文

书，是集团公务活动中的重要工具，包括纸介公文、电子公文等形式。

公文处理包括发文处理和收文处理。发文处理包括拟稿、审核、拟办、签发、

用印、登记、存档等程序；收文处理包括签收、登记、传递、拟办、会签、存档

等程序。

（一）上行文

下级组织向上级组织报送的公文。主要包括：集团各管理中心及子公司向集

团报送的公文。

（二）平行文

平级组织或不相隶属组织之间的公文。主要包括：集团各管理中心之间；各

管理中心与集团子公司之间；集团各子公司之间的公文。

（三）下行文

上级组织向下级组织下发的公文。主要包括：集团向各管理中心、各子公司

下发的公文，集团各管理中心及各子公司向本单位、本部门二发的公文。

第三条总裁办是集团公文处理主管部门，集团各管理中心行政秘书、各子

公司办公室（综合部）、各项目部办公室（综合部）协助总裁办处理集团（本部

H）公文。

第四条公文种类

公文种类包括公告、决定、通知、通报、报告、请示、批复、会议纪要等。

（一）公告

适用于向集团内外宣布重要事项或者法定事项。

（二）决定

适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关部门及人员，变更或者

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和总规字（2009）第004号****集团公文管理制度

撤销下级部门不适当的决定事项。

（三）通知

适用于批转各部门的公文，传达要求部门办理和需要有关单位周知或者执行

的事项。

（四）通报

适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

（五）报告

适用于向上级部门汇报工作，反映情况，答复上级部门的询问。

（六）请示

适用于向上级部门请示相关事项。

（七）批复

适用于答复下级部门的请示事项。

（八）会议纪要

适用于传载、传达会议情况和议定事项。

第五条公文格式

公文由文件编号、发文日期、文件类别、拟文人、审核人、批准入、收文人、

收文部门、抄送、附件、秘密等级、页数、标题、正文、成文部门/成文人、成

文日期等部分组成。

（一）公文用纸采用国际标准A4型；页码至于页面底端（页脚），居中。

（二）公文字体采用仿宋-GB2312；标题字号采用小三号字，其余正文字号

采用小四号字；选用1.5倍行距。

（三）公文中采用的层级数，原则上不超过四层，序数符号如下：第一层

J、”,第二（二）"，第三层1、”，第四层“（1）

（四）公文标题加粗、居中，并下空一行开始正文；正文内容起始行左空两

格：在标题与正文内容之间，如果需要体现收文部门名称，则收文部门名称顶格，

并以冒号结尾。

（五）成文日期以负责人签发的日期为准，用汉字将年、月、日标全；“零，写

为“。”；成文日期右对齐并留两个空格；成文部门置于成文日期上一行，并

与之居中对齐。

.15-

和总规字（2009）第004号****集团公文管理制度

（六）文件编号规则：见附件五。

第六条行文规则

（一）行文关系

行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。

报送集团领导的公文须经总裁办统一处理；需跨部门会签的公文，由总裁办

组织会签。

（二）“请示”应当一文一事；一般只写一个主送管理中心或子公司，如需同

时送其他管理中心或子公司的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级单位。“报

告”不得夹带请示事项。

（三）简称的使用

公文中使用简称应符合如下定义：

1、“集团”——****集团。

2、喋团领导”——集团总裁、副总裁。

3、“集团管理中心”一运营管理中心、财务管理中心、人力资源中心、总

裁办的统称。

4、喋团管理中心领导”_各管理中心总监（主任）、副总监（副主任）。

5、’集团职能部门”一财务管理中心、人力资源中心、总裁办。

6、，喋团业务部门”~运营管理中心。

7、“集团子公司”一集团全资、控股直属企业

8、喋团高管”~集团总裁、副总裁、总监（主任）、副总监（副主任）；

子公司总经理、副总经理。

9、“集团管理人员”一集团主管（含）以上人员。

第七条发文处理

（一）拟稿

由公文发起人或行政秘书拟稿，并套用集团公文格式。

（二）审核

公文处理部门主管领导对公文格式、内容进行审核，向拟稿人提出修改建议。

（三）拟办

需要跨部门处理或者上报集团领导的公文，应由公文发起部门领导提出明确

.16.

和总规字（2009）第004号****集团公文管理制度

拟办意见后上报总裁办。

（四）签发

集团领导、总监（主任）有权对所辖业务范围内的公文进行签发；经授权的

副总监（副主任）可代替总监（主任）进行公文签发。

（五）用印

对于需要用印的公文，按照集团印章管理规定用印。

（六）登记、存档

公文流转过程中应该及时登记；公文完成流转过程后应该及时存档。

第八条收文处理

（一）签收、登记

公文处理部门收文后，应该进行书面签收、登记。登记内容包括：收文日期、

收文编号、来文单位或部门名称、来文标题、份数、密级、去向等。

（二）传递

公文处理部门应该根据公文拟办意见，将公文及时传递给相应领导。

（三）拟办

收到需处理的公文，部门领导可以提出拟办意见或转入会签程序。

（四）会签

参与公文会签的部门，应该在收文当日完成审批；遇特殊情况（需调研、讨

论等），最迟于次日，给出明确处理意见。

（五）存档

会签完毕的文件，由公文发起部门按会签意见修改并由总裁办下发执行。公

文会签单原件由公文发起部门存档，复印件由总裁办存档。

第九条本制度由集团总裁办负责解释和修订，自颁布之日起实施。

附件一：公文模版

附件二：会议纪要模版

附件三：公文会签单

附件四：收文/发文登记表

附件五：文件编号规则

.17-

和泓窠IB十件

HHEHO'GGROUPI

文件编号：发文日期：200*/**/**文件类别：

拟文人：审核:批准：

收文人：收文部门：

抄送,附件

■公开口秘密□绝密页数：

公司领导意见:

领导签字：

年月日

******公告/决定/通知/通报/报告/请示

集团领导：

**********************

*******。

XXX

二OOx年x月x日

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和泓窠IB十件

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文件编号：发文日期；200*/**/**文件类别：

拟文人：审核：批准：

收文人：收文部门।

抄送：附件

■公开口秘密口绝密页数:

****会会议纪要

会议时间：

会议地点：

主持人：

参加人：

纪录人：

会议议题

会议决议：

XXX

二OOx年X月X日

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公文会签单

正文标题

发起部门发起时间

拟文人页数

总裁办意见：

领导签字：

年月日

会签部门领导意见

注：“会签部门”栏由总裁办主任根据公文内容，确定需参与会签的部门，适时

调整设定

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和的现字，200»）第号公文管理制庾

收文/发文登记表

编号收文H期发起部门发文人文件标题收文人签字及日期任办人

和总规字（2008）第005号专职秘书管理工作办法

专职秘书管理工作办法

为保证集团行政管理工作的正常运转，提高工作效率，为集团领导、公司领

导提供周到细致的秘书服务，特制定本办法。

第一条工作职责和内容

（一）专职秘书（以下简称秘书）的工作职责，主要是对集团领导、公司领导

的工作进行计划、准备和服务的事务性管理工作。

（二）管理工作内容主要包括：接待、传达、文书、领导日程安排、文件整

理、内务整理、会议、代行、联络等事务的管理和督办等。

第二条接待事务

（一）秘书负责领导会晤宾客、来访者的预约、安排和接待工作，并制订《领

导每周工作口程安排表》，提前呈递领导备忘。领导会晤前，应做好相关资料和

文件的准备工作，及时提醒领导会晤、接待的人员、时间、地点等事宜。

（二）对未经预约要求会见领导的来访者，在问清对方姓名和要求后，应先

请对方稍候，请示领导后，再引导其进入会客室或办公室。对不宜会见的来访者，

则应婉言谢绝，或记录来访意图，以备日后答复。

（三）对于在领导办公室以外进行的会晤，秘书应及时将会晤的时间、地点

预先告知总裁办（综合管理部），以便预订会场及确定会务工作人员。

（四）秘书应了解领导会晤的议题、人数、级别及是否用餐等情况，并事先

通知与会者。若需安排用餐的，须直接安排或通知总裁办（综合管理部）预订餐

厅并安排菜单。

（五）秘书应会同总裁办（综合管理部）会务人员，落实领导会晤场地的水、

电、桌椅、扩音设备、演示板、纸笔以及水果、鲜花、欢迎牌、摄影、会间服务

等事宜。

（六）对来访者，秘书要彬彬有礼，主动递送茶水。若需来访者等候时，应

递上报纸、画报等。

第三条传达事务

（一）秘书负责及时拆封致领导的外来公文、信函、传真等，在《收件登记

表》上登记后及时呈递领导审阅。需审批的，则附《收文处理单》；需回复的，

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和总规字（2008）第005号专职秘书管理工作办法

秘书应及时提醒、催办。

（二）秘书应及时接转领导的来电，若领导外出或正忙，须将来电在《来电

登记表》上登记后及时呈报。

（三）秘书应根据领导的指示或批复，进行来电、来函的回复或联系，并负

责业务传真、信函等的拟稿、打印、核对工作，呈领导审阅后及时发送，并在《发

送登记表》上进行登记。

第四条文书管理

（一）秘书负责领导对经营管理部门的决定、指示及重要会议决议事项的落

实、督办、协调及反馈工作。

（二）秘书负责领导授意的工作报告、会议发言、指示、决定等文件的起草

工作，并做好文件的编号、打印、发放、归档等文书工作。

（三）秘书应定期收集公司及所属子公司经营管理方面的重要情报，主动以

书面形式及时向领导反映、汇报。

（四）领导外出需携带的文件资料，秘书应负责准备齐全，如不清楚应及时

请示；所需准备的文件资料较多时，应事先设计《文件明细表》o

第五条领导日程安排

（一）秘书负责领导出席会议、出差、参加宴会、拜访客人等日程的预定和

落实。各项工作应安排细致、周到，并及时了解和掌握工作进展的全过程。

（二）秘书负责领导工作日程的设计及安排，并对领导出席的重要会见、会

议中的讲话进行记录整理。

第六条文件整理

（一）秘书应根据文件的轻重缓急对文件进行分类，并将分类整理后的文件

资料按急件和一般件分别置放；急件应置于急件夹中。

（二）急件须在24小时内提醒领导审阅；其他文件、资料根据文件性质、

类别待领导审阅后，按审阅意见办理0

（三）秘书负责将所有文件、资料于次月5日前进行整理、归类；特殊文件、

资料，根据领导指示另行处理。

第七条内务整理

（一）秘书负责每日收拾、整理领导的办公桌、书架及工作所需的文件资料、

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和总规字（2008）第005号专职秘书管理工作办法

台历、名片等各类文具用品和备用品，保证办公场所整洁及办公设施设备的运行

正常。

（二）秘书负责每日督促并协助清洁工清扫领导办公室、接待室、会议室、

门窗、桌椅、柜橱、茶杯、烟缸、地毯及其它办公设施设备等。

（三）秘书应随时保持领导办公室的整洁、有序，保持室内温、湿度适宜，

空气新鲜，保持充足的茶、水、食品等的供给，及时浇灌或更换室内植物。

（四）秘书应在办公室放置领导日常使用的物品及备用品，设计领导日常用

品及备用品的明细表，记录品种、使用时间、数量等，做到心中有数。

（五）做好领导办公室的报刊、杂志的订阅、接收及上下架工作，保证报架

的报纸不多于10天不少于5天；杂志存留2期；过期报刊杂志及时下架交总裁

办（综合管理部）处理。

（六）秘书负责领导的帐票保存、费用报销等事宜。负责领导外来名片的整

埋、归类和输录等工作。

第八条会议事务

（一）秘书对领导召集或出席的各类会议，应事先制订会议日程，填写《领

导每周工作日程安排表》。并拟写领导讲话稿，准备各种相关的文件资料。

（二）秘书应将领导召集或出席会议的时间、地点预先告知总裁办（综合管

理部）进行安排，了解并落实会议场地的水、电、桌、椅、扩音、投影设备、演

示板、纸笔等布置情况，以及是否需备水果、鲜花、提示牌和摄影、会议记录等。

（三）秘书应了解领导召集或出席会议的主题、人数、级别及是否用餐、住

宿等情况，并预先通知总裁办（综合管理部）及与会者。若需安排用餐，需预先

了解用餐标准并预订餐桌，排定菜单；需安排住宿的，须预先了解住宿标准并预

定酒店。

（四）对领导召集的会议，秘书应做好会议记录，并请与会人员会签或请领

导审签，需要发文的，按有关规定办理。

（五）对领导应邀参加的各类会议，秘书应及时提醒领导准时参加，并准备

好相关资料。

第九条代行事务

（一）秘书可受领导委托，代表领导对员工或相关业务单位人员的婚、产、

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和总规字（2008）第005号专职秘书管理工作办法

病、困等进行贺、探、慰、助；出席婚、丧仪式，前往祝贺或吊唁。

（二）秘书应及时了解和掌握员工的婚宴、生育、生病住院、生活困难等基

本情况，并请示领导。根据领导指示，办理员工结婚贺礼或产后、病中探慰及生

活困难的援助等事宜。

（三）秘书负责如实传达领导的指令或意见，做到准确和快速。事后视情况，

将对方的答复及时向领导汇报。

（四）秘书应及时传递领导交办的文件、书信与物品。

（五）秘书可受领导之命，对有关事项进行调查，并将调查情况汇总后向领

导汇报。

（六）秘书负责领导出差时的交通、食宿安排。

第十条联络事务

（一）秘书应掌握领导与外界、家庭、公司内部的通讯地址和联络方式，确

保信息渠道的畅通。

（二）秘书应掌握领导的行踪，确定与领导保持联系的方式，并能根据事态

的轻重缓急采取合适的方式进行联络。

第十一条工作纪律

（-）秘书在日常工作管理中，应自觉遵守公司的规章制度，严守工作纪律，

做到：不该问的不问，不该说的不说。

（二）秘书对有关领导的机密文件、资料应及时做好保密防范工作，严防泄

密。拟写文稿应确定密级；打字、复印不得委托他人代理；携带外出的文件、资

料应包装密封。

第十二条附则

（一）本办法适用于集团总部，控股子公司遵照执行，参股子公司参照执行。

（二）本办法由集团总裁办负责解释和修订，自颁布之日起实施。

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和总规字(2008)第006号****集团印章管理制度

****集团印章管理制度

第一章总则

为加强公司印章管理，规范公司印章的刻制、发放、保管、使用，以及停用

和作废，特制定本制度。

第二章印章的管理机构

第一条集团财务章、财务人名章(即财务用法定代表人个人名章)由集团

财务管理中心专人负责保管；其它印章由集团总裁办档案室负责保管；

第二条子公司财务章、财务人名章由公司财务管理部专人负责保管；其它

印章由公司综合部档案室负责保管；

第三条经集团领导授权后，部门章可以由相应部门专人保管。

第三章印章的种类

第四条公司章：公章、合同章、法定代表人个人名章、财务章、财务人名

章等。

第五条部门章：工程部章、人力资源部章等。

第四章印章的申请、刻制与废止

第六条申请必要的业务用章：运营管理中心、人力资源中心用章可以书

面形式向总裁办档案室提交“刻制印章申请表”。申请表必须由部门领导批准。

其他印章申请应严格控制。

第七条刻制公司印章的刻制由总裁办档案室统一负责。刻制标准应符合

国家相关规定。

第八条散失、损毁、被盗公司印章在遇到散失、损毁、被盗的情况时，

责任人应迅速向总裁办档案室递交说明原因的报告书，报告书须经部门领导和总

裁办、中心一级的领导的确认。档案室根据情况依本制度办理改制。

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和总规字（2008）第006号****集团印章管理制度

第九条废止由于机构变更或其他原因废止的印章，由使用部门及时将印

章交档案室处理。除特别需要，由档案室将废止印章保存三年，然后在征得原使

用者的意见后再行处理。

第五章印章的管理

第十条申请刻制好的印章应在档案室进行登记。建立集团（公司）印鉴档

案，并将此档案永久保存。

第十一条集团（公司）印章由总裁办（综合办）档案室归口管理。其主要

职责包括：根据需要，确定印章的种类、范