建筑工程电子档案管理新规

建筑工程电子档案管理新规第一章总则为了提高建筑工程档案管理的科学性、规范性和高效性，确保电子档案的安全性、完整性和可追溯性，根据国家相关法律法规以及行业标准，制定本制度。建筑工程电子档案是指在建筑工程全过程中产生的各类电子文件资料，包括设计文件、施工记录、验收报告、变更文件等。电子档案管理的目标在于实现信息化管理，提升工作效率，保障档案的长期保存与合理利用。第二章适用范围本制度适用于本单位所有建筑工程项目的电子档案管理工作，包括但不限于项目立项、设计、施工、验收等各个阶段的档案。涉及到的部门包括项目管理部、设计部、施工部、质量安全部等。所有与建筑工程相关的单位、个人在档案管理过程中均需遵循本制度。第三章管理规范电子档案的管理应遵循以下原则：1.完整性：确保档案在收集、整理、存储过程中保持完整，不得随意删除或篡改。2.安全性：采取有效措施保护电子档案的安全，防止丢失、泄露和损毁。3.可追溯性：建立档案的版本管理机制，确保档案的修改和变更能够追溯。4.共享性：在确保安全和保密的前提下，实现档案的信息共享，支持各部门协同工作。第四章电子档案的收集与归档电子档案的收集应由项目管理部牵头，各相关部门配合。收集的档案内容包括：项目立项文件设计文件（包括设计变更）施工日志及记录质量检查和验收报告变更洽商记录其他与项目相关的电子文件所有收集的电子档案需按照规定的格式和标准进行整理，并在项目结束后一个月内完成归档。归档的文件必须经过审核，确保内容的准确性和完整性。第五章电子档案的存储与管理电子档案的存储应采用专业的档案管理系统，确保数据的安全性和稳定性。存储管理包括：1.数据备份：定期进行数据备份，确保档案在突发事件中能够及时恢复。2.权限管理：设置不同的访问权限，确保只有授权人员能够查看和修改档案。3.安全防护：采用防病毒软件和防火墙等技术手段，保护档案数据不被恶意攻击。4.定期检索：定期对存储的电子档案进行检索和维护，确保档案的可用性。第六章电子档案的查阅与借用查阅电子档案需遵循以下程序：1.提出申请：查阅人员需填写查阅申请表，并说明查阅目的。2.审批流程：由项目管理部审核申请，确保查阅的必要性与合理性。3.登记管理：查阅档案后需进行登记，记录查阅人员、时间及查阅内容。4.保密协议：查阅人员需签署保密协议，确保档案信息不被泄露。借用电子档案的情况较为特殊，原则上不予外借。如需外借，需经项目经理批准，并签署借用协议，明确归还时间及责任。第七章电子档案的转递与移交电子档案的转递与移交应遵循以下流程：1.转递申请：涉及转递的部门需提前提出转递申请，并说明原因。2.审核批准：项目管理部审核转递申请，确认档案的完整性和安全性。3.加密传输：对外转递的电子档案需进行加密处理，确保信息安全。4.移交登记：档案移交时需填写移交清单，并由双方负责人签字确认。第八章监督机制为确保本制度的有效实施，建立以下监督机制：1.定期检查：设立专门小组定期对电子档案管理工作进行检查，发现问题及时整改。2.汇报机制：各部门需定期向项目管理部汇报档案管理情况，确保信息畅通。3.反馈渠道：建立反馈渠道，鼓励员工对档案管理中存在的问题提出意见和建议。第九章附则本制度由项目管理部负责解释，自发布之日起实施。对于本制度的修改和完善，将定期进行评估，根据实际情况进行修订和更新。以上内