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文档简介

会议承办流程一、制定目的及范围为确保会议承办工作的高效、顺畅，特制定本流程。该流程适用于公司内部各类会议的承办，包括但不限于年度总结会、项目启动会、培训会议等。通过明确各环节的职责与操作步骤，提升会议组织的规范性与专业性。二、会议承办原则1.会议承办应遵循“高效、节约、规范”的原则，确保会议目的明确，内容充实。2.会议的各项准备工作需提前进行，确保时间充裕，避免临时性问题影响会议效果。3.各部门应明确分工，确保会议承办工作责任到人，避免因沟通不畅导致的失误。三、会议承办流程1.会议需求确认会议的发起部门需明确会议的目的、参会人员、时间及地点等基本信息。发起部门应填写《会议申请表》，并提交给会议承办部门进行审核。会议承办部门在收到申请后，需对会议的必要性进行评估，确认后方可进入下一步。2.会议方案制定会议承办部门根据会议需求，制定详细的会议方案。方案应包括会议议程、参会人员名单、会议地点、设备需求、后勤保障等内容。方案制定完成后，需提交给发起部门进行审核，确保方案符合会议要求。3.会议通知与确认会议承办部门在方案确认后，需向所有参会人员发送会议通知。通知内容应包括会议时间、地点、议程及注意事项。参会人员需在规定时间内确认是否参加会议，未能确认的人员需由承办部门进行跟进。4.会议场地准备会议承办部门需提前对会议场地进行布置，确保场地符合会议要求。布置内容包括座位安排、设备调试、资料准备等。会议前一天，承办部门应对场地进行最后检查，确保一切准备就绪。5.会议实施会议当天，承办部门需提前到达会议现场，进行最后的准备工作。会议开始时，承办人员应负责签到、发放资料、协助会议主持人进行会议。会议过程中，承办部门需做好会议记录，记录会议讨论内容及决策事项。6.会议总结与反馈会议结束后，承办部门需及时整理会议记录，并形成《会议纪要》。纪要应包括会议主要内容、决策事项、责任分工及后续跟进事项。会议纪要需在会议结束后48小时内发送给所有参会人员，并收集反馈意见，以便于后续改进。7.后续跟进会议承办部门需根据会议纪要中的决策事项，进行后续跟进。各责任人需在规定时间内落实会议决策，并向承办部门反馈进展情况。承办部门应定期对会议决策的落实情况进行检查，确保各项工作按计划推进。四、备案与存档所有会议相关文件，包括《会议申请表》、《会议方案》、《会议通知》、《会议纪要》等，需进行备案。承办部门应将这些文件整理归档，以备后续查阅。档案管理应遵循保密原则，确保会议内容不被泄露。五、会议承办纪律1.会议承办人员应保持高度的责任感，确保会议各项工作落实到位。2.会议承办人员不得擅自更改会议议程或内容，所有变更需经过发起部门的同意。3.会议承办人员应保持良好的沟通，确保信息传递的准确性与及时性。六、流程优化与改进为确保会议承办流程的持续优化，承办部门应定期对流程进行评估。评估内容包括会议的组织效率、参会人员的满意度、会议决策的落实情况等。根据评估结果

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