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文档简介

物业文员岗位职责规章制度第一章总则第一条为了规范物业文员的岗位职责，提高工作效率、保障管理质量，订立本制度。第二条本制度适用于本企业全部物业管理部门的文员岗位，包含各级物业管理处、办事处等。第三条物业文员是物业管理部门的紧要职能部门之一，重要负责物业管理部门的文件资料管理、信息录入、文书处理等工作。第二章职责范围第四条物业文员的职责范围包含但不限于以下几个方面：负责物业管理部门的文件资料管理工作，包含对文件的收发、存档、整理等工作；负责物业管理系统、数据库的数据录入与更新工作；帮助物业管理部门进行业务办理、资料整理等相关工作；保障物业管理部门的日常文书处理工作，如拟写各类文书、报告、会议纪要等；协调各部门间的信息沟通与协作工作；公司组织的培训会议的文件料子准备与记录。第三章具体职责第五条文件资料管理负责公司内部文件的收发工作，包含文件的分发、送达、收集、归档等；维护公司文件系统的完整性与安全性，确保文件的秩序性与及时性；对各级文件进行编号、分类、打印、缩印等处理；对收到的文件进行相关记录，包含文件去向、归档位置等；定期对文件进行检验与整理，确保文件资料的完备性及准确性。第六条信息录入与更新负责物业管理系统的数据录入与更新工作，包含业主信息、房产信息、合同信息等；协调与帮助相关部门进行系统数据的核对与修正；及时更新物业管理系统的相关数据，确保信息的准确与及时；对数据进行备份与存档，保障数据的安全与完整。第七条业务办理与资料整理帮助物业管理部门进行业务办理，如接待来访业主/租户、处理投诉、办理业务手续等；对业务办理过程中产生的资料进行整理、归档和存档；整理相关业务报告、记录，并进行及时备份；帮助相关部门进行业务统计与报表的准备与整理。第八条文书处理负责物业管理部门的日常文书处理工作，包含拟写、传真、复印、扫描等；依据上级要求，准确、规范地完成相关文书的起草与修改；对紧要文件、报告、会议纪要等进行及时整理与归档；对需要公开发布的公告与通知进行发布、张贴等工作。第九条信息沟通与协作协调各部门间的信息沟通与协作工作，确保信息的传递与沟通的顺畅；及时处理各部门的信息反馈与沟通，保障各项工作的顺利开展；帮助上级进行部门任务调配与协调；及时向上级汇报工作进展情况，以确保工作的透亮与高效。第十条培训会议的文件料子准备与记录搭配公司组织的培训会议的文件料子的准备工作，包含会议通知、会议议程、会议料子等；负责会议的记录工作，包含会议纪要的起草、修改、分发等；对培训会议的文件料子进行整理与归档，确保文件的完整性与可查性。第四章职责落实与考核第十一条上级主管部门负责对物业文员的职责落实与考核工作。第十二条物业文员应依照规章制度规定的职责范围及要求，认真履行相关职责，完成任务，确保工作质量。第十三条物业文员的职责履行不得泄露公司机密信息，相关信息应保密。第五章附则第十四条本制度由企业管理负责人负责解释，经批准后执行。第

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