2024年会议组织标准协议格式

2024年会议组织标准协议格式本合同目录一览第一条：会议基本信息1.1会议名称1.2会议主题1.3会议日期和时间1.4会议地点1.5参会人员第二条：会议组织和筹备2.1会议组织者的责任和义务2.2会议筹备进度安排2.3会议议程安排第三条：会议设施与服务3.1会议场地设施3.2会议设备提供3.3会议餐饮服务3.4会议住宿安排第四条：会议费用4.1会议费用明细4.2会议费用支付方式4.3会议费用退还政策第五条：参会人员行为规范5.1参会人员守则5.2禁烟规定5.3禁酒规定5.4参会人员行为投诉处理第六条：知识产权保护6.1会议演讲稿和材料版权6.2会议摄影、录像和直播权6.3会议标志和名称使用权第七条：意外情况处理7.1突发事件的应急处理7.2医疗急救安排7.3自然灾害或紧急情况下的会议取消或改期第八条：违约责任8.1会议组织者的违约责任8.2参会人员的违约责任8.3第三方服务供应商的违约责任第九条：争议解决9.1争议解决方式9.2诉讼管辖法院9.3仲裁机构第十条：合同的生效、变更和终止10.1合同的生效条件10.2合同的变更程序10.3合同的终止条件第十一条：保密条款11.1保密信息的定义11.2保密信息的保护期限11.3保密信息泄露的责任第十二条：法律适用和解释12.1适用法律12.2合同解释权归属第十三条：其他约定13.1联络方式13.2通知方式13.3附则第十四条：附件14.1会议日程安排14.2会议费用明细表14.3参会人员名单14.4会议设施和服务详细说明14.5其他重要文件第一部分：合同如下：第一条：会议基本信息1.1会议名称：2024年度全球科技创新论坛1.2会议主题：创新引领未来，合作共赢发展1.3会议日期和时间：2024年9月1日至9月3日，每日09:0018:001.4会议地点：中国·上海国际会议中心1.5参会人员：包括但不限于各国科技创新领域专家、学者、企业家、政府官员及媒体代表等第二条：会议组织和筹备2.1会议组织者的责任和义务：负责会议的整体策划、组织、执行及现场管理；确保会议顺利进行，并提供优质的会议服务；负责会议的宣传、邀请嘉宾、安排住宿、交通等事宜。2.2会议筹备进度安排：会议筹备工作自合同签订之日起启动，分为四个阶段：筹备启动、筹备进行、前期准备和现场执行，具体时间节点由双方共同商定。2.3会议议程安排：会议议程包括开幕式、主题演讲、圆桌论坛、科技创新展览及交流活动等，具体议程由双方共同商定。第三条：会议设施与服务3.1会议场地设施：提供符合会议需求的场地、舞台、灯光、音响等设施；确保会场内无线网络覆盖，满足参会人员通讯需求。3.2会议设备提供：提供投影仪、笔记本电脑、打印机等会议所需设备，并确保设备正常运行。3.3会议餐饮服务：提供会议期间的餐饮服务，包括早餐、午餐、茶歇等，确保餐饮质量及食品安全。3.4会议住宿安排：为参会人员提供酒店住宿预订服务，确保住宿舒适、安全。第四条：会议费用4.1会议费用明细：会议费用包括场地租赁费、设备租赁费、餐饮费、住宿费、嘉宾交通费等，具体明细由双方商定。4.2会议费用支付方式：会议费用分阶段支付，具体支付方式和时间由双方商定。4.3会议费用退还政策：如遇不可抗力因素导致会议取消或改期，会议费用将按相关规定予以退还。第五条：参会人员行为规范5.1参会人员守则：参会人员应遵守会议纪律，尊重他人，保持会场秩序；不得在会议期间进行商业推销等活动。5.2禁烟规定：会议场内及周围区域禁止吸烟，以确保会场空气质量。5.3禁酒规定：会议期间，参会人员不得酒后发言或参与活动，以维护会议形象。5.4参会人员行为投诉处理：如参会人员有违反上述规定的行为，可向会议组织者投诉，会议组织者将及时处理并给予答复。第六条：知识产权保护6.1会议演讲稿和材料版权：会议演讲稿和材料归原作者所有，未经原作者授权，不得擅自复制、传播和使用。6.2会议摄影、录像和直播权：会议摄影、录像和直播权归会议组织者所有，未经会议组织者许可，不得擅自复制、传播和使用。6.3会议标志和名称使用权：会议标志和名称仅供会议组织者使用，未经会议组织者许可，不得擅自使用。第八条：违约责任8.1会议组织者的违约责任：如会议组织者未能按合同约定提供服务，或未能保证会议顺利进行，应承担相应的违约责任，包括但不限于退还已收取的费用、支付违约金等。8.2参会人员的违约责任：如参会人员违反合同约定，未能参加会议或未能遵守会议纪律，应承担相应的违约责任，包括但不限于支付违约金、赔偿损失等。8.3第三方服务供应商的违约责任：如第三方服务供应商未能按合同约定提供服务，应承担相应的违约责任，包括但不限于退还已收取的费用、支付违约金等。第九条：争议解决9.1争议解决方式：如合同执行过程中发生争议，双方应通过友好协商解决；如协商不成，任何一方均有权向合同签订地人民法院提起诉讼。9.2诉讼管辖法院：本合同的签订地为中华人民共和国省市，双方同意接受该法院的管辖。9.3仲裁机构：如双方同意采取仲裁方式解决争议，仲裁机构为仲裁委员会。第十条：合同的生效、变更和终止10.1合同的生效条件：本合同自双方签字盖章之日起生效。10.2合同的变更程序：如合同内容需要变更，双方应签订书面变更协议，经双方确认后生效。10.3合同的终止条件：如合同执行完毕，或双方协商一致终止合同，本合同即告终止。第十一条：保密条款11.1保密信息的定义：保密信息指合同双方在合同执行过程中知悉的对方的商业秘密、技术秘密、运营策略等不宜公开的信息。11.2保密信息的保护期限：保密信息的保护期限自合同签订之日起算，至合同终止或履行完毕之日止。11.3保密信息泄露的责任：如一方泄露对方的保密信息，应承担违约责任，赔偿对方因此遭受的损失。第十二条：法律适用和解释12.1适用法律：本合同的签订、履行、解释及争议解决均适用中华人民共和国法律。12.2合同解释权归属：本合同的解释权归双方共同所有。第十三条：其他约定13.1联络方式：双方应确保合同执行过程中的有效沟通，如需变更联络方式，应及时通知对方。13.2通知方式：双方通过书面形式发送通知，通知应加盖公章或法定代表人签字，并以挂号信或特快专递方式送达对方。13.3附则：本合同附件为本合同不可分割的一部分，与合同具有同等法律效力。第十四条：附件14.1会议日程安排：详细列出会议每天的议程安排，包括演讲主题、演讲嘉宾、时间等。14.2会议费用明细表：详细列出会议费用的各项明细，包括场地租赁费、设备租赁费、餐饮费、住宿费等。14.3参会人员名单：列出参会人员的姓名、职务、单位等信息。14.4会议设施和服务详细说明：详细说明会议提供的设施和服务，包括场地设施、设备提供、餐饮服务、住宿安排等。14.5其他重要文件：包括会议组织者与第三方服务供应商签订的所有协议和合同。第二部分：其他补充性说明和解释说明一：附件列表：附件一：会议日程安排详细列出会议每天的议程安排，包括演讲主题、演讲嘉宾、时间等。附件二：会议费用明细表详细列出会议费用的各项明细，包括场地租赁费、设备租赁费、餐饮费、住宿费等。附件三：参会人员名单列出参会人员的姓名、职务、单位等信息。附件四：会议设施和服务详细说明详细说明会议提供的设施和服务，包括场地设施、设备提供、餐饮服务、住宿安排等。附件五：其他重要文件包括会议组织者与第三方服务供应商签订的所有协议和合同。说明二：违约行为及责任认定：违约行为：1.会议组织者未能按合同约定提供服务，或未能保证会议顺利进行。2.参会人员违反合同约定，未能参加会议或未能遵守会议纪律。3.第三方服务供应商未能按合同约定提供服务。违约责任认定标准：1.会议组织者的违约责任：如未能按合同约定提供服务或保证会议顺利进行，应承担相应的违约责任，包括但不限于退还已收取的费用、支付违约金等。示例说明：若会议组织者未能按时提供会议场地，导致会议无法按计划进行，应承担相应责任。2.参会人员的违约责任：如违反合同约定，未能参加会议或遵守会议纪律，应承担相应的违约责任，包括但不限于支付违约金、赔偿损失等。示例说明：若参会人员未能按时参加会议，导致会议议程受影响，应承担相应责任。3.第三方服务供应商的违约责任：如未能按合同约定提供服务，应承担相应的违约责任，包括但不限于退还已收取的费用、支付违约金等。示例说明：若第三方服务供应商未能提供约定的设备租赁服务，导致会议无法正常进行，应承担相应责任。说明三：法律名词及解释：1.会议组织者：指负责会议的整体策划、组织、执行及现场管理的单位或个人。2.参会人员：指参加会议的各国科技创新领域专家、学者、企业家、政府官员及媒体代表等。3.第三方服务供应商：指为会议提供场地、设备、餐饮、住宿等服务的外部单位或个人。4.不可抗力：指在合同执行过程中，无法预见、无法避免且无法克服的客观情况，如自然灾害、社会事件等。5.违约金：指一方违反合同约定，应向另一方支付的违约赔偿金。6.损失：指因违约行为导致的直接经济损失，包括