物资采购与配送管理制度

物资采购与配送管理制度1.总则本制度为公司内部的物资采购与配送管理的统一规范，是确保公司各部门物资采购和配送过程规范、公正、高效的基本要求。本制度适用于公司内全部物资采购和配送的相关行为。2.采购流程2.1采购需求确认在各部门产生物资采购需求后，部门负责人填写《物资采购需求申请表》，需明确物资名称、规格、数量、采购原因等信息，并提交给采购部门。2.2采购方案订立采购部门收到采购需求申请表后，依据所需物资的特点和需求情况，订立物资采购方案。采购方案应包含供应商选择、价格评估、供货时间、货物质量要求等内容，并提交给相关部门进行审核。2.3供应商选择采购部门依据采购方案选择供应商，并与供应商进行谈判、比价和评估。评估标准应包含供应商的信誉度、价格合理性、供货本领和货物质量等。2.4采购合同签订采购部门在供应商确定后，与供应商进行合同谈判，明确货物的品种、型号、数量、质量要求、交货时间等，并签订合同。2.5采购审批采购部门将已签订的采购合同提交给相关部门进行审批，审批流程和权限应遵从公司内部规定。2.6采购执行审批通过后，采购部门负责执行采购计划，包含与供应商确认交货时间、货物验收等。3.采购管理3.1采购档案管理采购部门应建立完善的采购档案管理制度，包含供应商档案、采购合同档案、采购需求档案等等。要求对采购过程中的文件、记录进行分类、整理、储存，并定期进行备份。3.2采购台账记录采购部门应建立物资采购台账，记录每次采购的物资名称、规格、数量、采购金额、供应商信息、采购时间等信息，并定期向上级部门上报。3.3供应商评估采购部门应建立供应商评估制度，定期评估供应商的信誉度、供货本领、售后服务等方面的表现，并将评估结果用于供应商的选择和绩效考核。3.4充分比价采购部门在选择供应商时，应进行充分比价，确保所选供应商的价格合理性，避开因贸易欺诈或价格不合理等问题造成损失。3.5质量验收采购部门应严格依照合同商定进行货物质量验收，确保所采购的物资符合质量要求。如发现质量问题，应及时与供应商联系并申请退换货。4.物资配送管理4.1接收与登记收到物资后，接收人员应核对货物的数量和规格，并在《物资接收登记表》上进行记录，并由接收人员、采购部门负责人签字确认。4.2分发与使用接收后的物资应依据实际需求进行合理的分发和使用布置，确保物资能够得到最大化的利用和价值实现。4.3库存管理各部门应建立库存管理制度，确保物资的存储和管理规范化。包含定期盘点、分类存储、定量增补等方面的要求。4.4物资报废处理对于已经超出有效期或无法连续使用的物资，应依照公司相关规定进行报废处理，包含填写《物资报废申请表》、审批及报废程序等。5.监督与考核5.1内部审计公司应定期进行内部审计，对物资采购和配送的相关流程进行检查和评估，及时发现问题并提出改进方案。5.2绩效考核对于采购和配送工作相关人员进行定期绩效考核，评估其工作的规范性、公正性和高效性，并将考核结果用于薪酬和晋升等方面的决策。5.3举报投诉机制公司应建立举报投诉机制，供员工对违规行为进行举报。对于举报内容应进行严格保密，并进行调审核实，对违规行为及时采取相应惩罚措施。6.附则制度的解释权归公司管理负责人全部，并保存最终修改和解释的权利。本制度自发布之日起执行，如有需要修改和增补的情况，应及时进行修订并重新发布。以上制度内容为公司物资采购