XX公司OA办公系统运行管理制度

PAGEPAGE17PAGE2已发布XX公司办公自动化（OA）系统运行管理制度制度文档信息表制度名称《XX公司办公自动化（OA）系统运行管理制度》制度编号XX适用范围集团公司下属公司其他________________________责任部门集团公司信息部制度层级第二层级替代文件文件名称文件编码第一章总则第一条为确保XX有限公司（以下简称“XX集团”或“集团”）OA办公系统（以下简称“OA系统”）安全、有效、规范运行，充分发挥OA系统的作用，提高工作效率，特制定本管理办法。第二条OA系统运行是指在XX集团范围内，使用致远协同办公软件处理日常办公业务，实现本单位移动办公、资源共享、高效协同的事务处理机制。第三条OA系统运行应坚持优化业务办公流程、提高办公效率和降低管理成本原则，利用OA系统处理办公业务应符合公司流程管理及其它业务管理的有关规定。第四条OA系统内容主要包括内网门户、流程表单、文档管理、公共信息、会议管理、公文管理、致信桌面端、移动协同、微协同等功能，旨在实现流程在线审批、移动办公、信息共享和交流，规范管理流程，提高办公效率和降低管理成本。第五条本办法适用于XX集团、经批准使用的各板块以及各板块人员。第二章职责分工第六条集团信息部负责OA系统的管理、规划、实施、培训、日常维护、总体检查考核工作，对系统实行统一部署，分级管理。其主要职责:（一）办理系统使用单位的新用户注册、变更、密码修改等相关手续；（二）制定系统运行的具体工作规范和管理制度；（三）负责OA系统流程的修改及修订工作。（四）征询各使用单位的意见和建议，协调解决各使用单位在使用系统中出现的新情况、新问题；（五）定期培训各使用单位系信息管理员和使用人员；（六）做好其他相关工作。第七条各板块负责人主导OA系统建设工作，同时确定一名信息管理人员负责日常管理。各信息管理员的职责是：（一）负责本部门OA系统的日常管理；（二）指导和监督该系统在本部门的运行；（三）负责与集团人力、行政、信息部门的工作衔接。第三章使用规范第八条集团全员应熟练掌握OA系统的操作方法，在使用OA系统处理办公业务时，应遵守以下规定：（一）通过OA系统发布的信息、发起的协同，OA使用人员视同知晓，应及时登录系统获取办公信息，处理相关业务。（二）集团全员应保证OA系统处理办公业务的响应时间。网上协同处理流程涉及到的相关人员处理时间原则上不超过１个工作日。如有出差、请假、培训等特殊原因不在公司时，须通过手机端移动审批处理；如有长期请假、出差、休假等，须通过代理人设置功能委托相关人员代为办理。第九条OA系统公共信息管理实行审核发布制度，不得在OA系统上发布与工作无关的通知公告或调查；不得在文档中心上传与工作无关的文件。第十条员工身份认证。系统通过用户名和密码进行身份管理和认证。用户名是每个员工的姓名全拼，个人的密码是安全的保证，账号密码必须设6位以上字符（最好包含字母、数字、符号等）。OA系统提供了用户自我更换密码的功能，用户应自己定期更换密码，不得泄露给他人，防止他人非法使用。由于密码泄漏造成的损失由本人负责。第十一条各使用人员要保证通过OA系统发布、流转的信息和文件的内容完整准确，并对所发布的内容负责。第十二条为保证OA系统运行的高效性，已配备电脑的员工在工作时间内应保持开机登录OA系统，未配置电脑的员工须每天在手机上登录协同办公移动端或使用微协同，以保证及时动态接收、知晓、处置和办理相关文件、通知和会议。第十三条因个人原因未登录和使用OA系统，不能及时处理相关工作，造成的责任由自己承担。第十四条个人信息的完善：在OA系统的个人设置里面，必须对自己的个人信息进行添加和完善，包括个人真实头像、联系方式等，个人信息发生变化时应及时修改，以便同事之间联系时查找方便。第十五条OA系统流程模板涵盖集团及各板块公司范围内的办公流程，涉及的相关部门应按照系统模板使用说明实行网上流程签批，流程归属部门应督促系统流程模板的使用。第十六条OA系统使用人员应自觉遵守系统运行的规章制度，按照工作权限，认真完成本人在系统中所承担的工作任务。第四章业务管理规则第十七条OA系统功能包括：协同工作、表单管理、会议管理、文档管理、公文管理、目标管理、公共信息、通讯录等。（一）协同工作：涵盖集团和各板块公司范围内各部门第一期梳理上线的流程表单：所有已上线流程表单均需按照使用说明实行OA流程发起，线下纸质文件审批取消；暂未上线流程表单仍按线下纸质文件审批模式运行。（二）表单应用：表单应用涉及表单模板查询、表单使用情况查询，根据各部门表单情况，做流程表单使用情况查询和统计工作。（三）会议管理：召开会议前，由各部门人员填写会议通知或方案，描述会议相关信息对应告知集团行政部，集团行政部根据会议时间安排在OA系统中发布会议通知。参会人员需密切关注会议内容和会议时间，并在收到会议通知后，回复是否能参加会议。会议结束后指定相关人员通过会议管理功能提交会议纪要。各板块及子公司行政部门的会议也需使用OA会议管理功能进行管理。（四）文档管理分为集团文档、一般文档、流程归档三类。1、集团文档用于集团统一对所有员工公开的目录，目前主要包括集团及板块工作相关正式归档文档。2、一般文档指各部门文档管理员应对本部门需保存、共享的资料进行分类整理，并归档到“单位文档”对应目录中；并根据查询权限授权其它员工查询或借阅。重要文档需另外备份。3、流程表单处理完成后，文件自动归档到电子档案库，形成流程归档文件，按部门及年份存储，供相关人员查询或借阅。（五）各管理部门发文，由各部门内部拟稿，交由部门负责人审核后，提交人力、行政部核稿，由人力行政部根据文件性质和领导工作分工，把文件提交给相关领导签发，领导签发后文件传递给人力、行政部文员，文员对文件进行存档，并分发到各相关部门和人员。

1、公司收文，人力、行政部收文后登记，并把外来文件扫描成电子件，发起收文流程，系统流程中传递给相关领导阅示，领导阅览后批示意见，人力、行政部根据领导批示意见转交相关部门办理。2、部门收文，由部门文员完成收文登记、部门负责人拟办、分管领导批示、转到具体办事人办理自动归档。（六）目标管理是以目标为导向，以人为中心，以成果为标准，而使组织和个人取得最佳业绩的现代管理方法。OA中目标管理用于制定工作计划、工作任务、安排工作事件。计划管理的目的在于和领导与同事之间，明确目标达成共识，有步骤可检查地去完成各阶段的任务。日程事件不仅对个人时间做有效管理，也是为了和其它同事达成协调的需要。1、项目管理：有项目发起权的人员建立新的项目，制定项目时间段，选择项目负责人和项目成员，建立项目后系统会自动在文档中心－项目文档中增加与项目名称相同的文档目录，项目所有人员将在个人首页的关联项目中看到项目名称。2、任务管理：通过对工作任务的指定、分解、落实和跟踪，能达到更好地关注团队协作、执行效率和流畅沟通的目的。通过对任务的监督与指导，可确保组织目标的执行，提升“执行力”。3、计划管理：用于建立个人目标计划、查看他人报送给“我”的计划以及进行表单计划的查询和统计。建立个人周计划、日计划、月计划和任意期计划。通过关联部门与部门绑定形成部门计划，通过关联项目与项目绑定形成项目计划。能按部门查看上报给当前用户的日计划、周计划、月计划和任意期计划，并对计划做出相应的批示，同时，计划发起者和主送人员也可以对处理的计划意见进行多次反复交换意见。（七）公共信息：通知公告、新闻、调查等公共信息，由本部门文员起草标题和内容等信息，提交部门领导审核后在OA系统中直接发布。（八）通讯录作为集团内部员工联系方式的集中体现，如本人联系方式发生变化，应及时通知系统管理员在OA系统中变更。第五章应急处理第十八条如遇系统出现故障、长时停电、网络问题等应急情况，导致流程表单和信息无法在系统中进行正常交换的，应及时通知集团信息部。由运维人员组织OA软件供应商尽快查明原因，排除故障，并在4-6小时内做出响应。若24小时内仍未排除故障，造成系统不能正常运行的，由集团信息部提出解决办法，同时报告集团相关领导并通知各使用部门，以保障流程表单与信息交换工作的正常运行。第十九条系统运行中遇到的其他问题或使用意见，应及时向集团信息部反馈。第六章罚则第二十条OA系统自动对协同工作进行跟踪，对每位员工工作事项的处理周期、处理件数、延误情况进行记录。第二十一条OA系统作为公司内部办公系统，为了方便内部沟通交流，需要上传本人真实头像（真实头像需要使用个人清晰真面照，新员工在入职后三个工作日内必须完成上传）。集团将定期检查OA系统中头像上传情况，如未上传或没有按照要求上传头像的情况，扣发当月工资50元/次。第二十二条OA办公是非常严肃的事情，对处理延误造成工作积压3-5次以内时扣发责任人工资100元/每次，6-10次时扣发工资300元/每次（流程处理时限延误是指以系统的记录时间计超过1个工作日时仍未处理待办事宜）。第二十三条对长期不登录使用OA系统、不按统一要求提供共享数据，对工作造成不良影响的，视情况扣发当月工资50-500元。第二十四条遗失或泄漏账号、密码等安全认证信息，造成公司损失的，对责任人处以严重警告以上行政处罚并扣发当月工资1000-5000元。第二十五条对侦测、盗用他人账号和密码，刺探网络配置、服务器配置和数据库信息，造成公司保密文件泄密的对责任人处以行政处罚，损失重大的予以开除处理，并追究相关法律责任。XX公司信息部2018年6月14日附件：附件一：OA系统常规管理细则

附件一：OA系统常规管理细则OA系统常规管理细则第一章系统使用权限及应用的有关规定第一条协同工作：广泛用于内部的请示、计划、行政财务类流程审批、项目协调、工作安排、信息传递及采集、归档等应用，是OA系统中最经常、最重要的功能。（一）授权使用范围：所有操作人员。（二）处理权限解释：在待办处理事项时会出现“知会”“协同”“审批”。1、“知会”：属于最低权限，只有了解事项权限，无流程处理权力。2、“协同”：属于中级权限，可进行对流程“加签”，流程回退、撤销、终止权限。3、“审批”：属于最高权限，可进行更高级流程改变，以“转发”“归档”“知会”“加签”等处理，具有对事项处理以流程“回退”“继续”“撤消”“终止”等权力。第二条公文管理：通过收发文管理，进行公文拟办、签审、核校、签发、来文登记、批阅、办理、归档、查询等应用。授权使用范围：领导高层、总裁班子、行政部、相关部门文职人员。第三条文档管理：分为个人文档、单位文档和集团文档。个人文档可对个人协同事项进行归档保管，借阅、检索。单位文档和集团文档由专人管理和文档权限分配，分级管理。实现自动归档、档案分类、清理、文档移动、映射、共享借阅等常见应用。授权使用范围：公司全体员工。第四条会议管理:提供会议管理功能。（一）会议组织部门将会议时间安排发给集团行政部在系统中登记会议安排，参会人员收到会议通知后需作会议回执、会议记录员作会议纪要上传共享。（二）授权使用权限：集团行政部有会议发布权限。所有员工具有会议通知查看权限。第五条目标管理：用于制定工作计划、工作任务、安排工作事件。（一）在领导与同事之间，明确目标达成计划共识，实现有步骤可检查地去完成各阶段的任务，对个人时间做有效管理，并和其它同事达成协调。相关人员都可以查看项目、计划、任务完成情况百分比、关联的任务计划及日程明细、各个节点的交流内容。通过对任务的监督与指导，可确保组织目标的执行，提升“执行力”。（二）授权使用范围：公司全体员工，按在不同项目、计划、任务中的角色和授权进行项目设置、计划规划、任务分配、督办和监督等。第六条公共信息：公共信息是批量发布信息和使用者参与讨论的场所。（一）新闻：实现公司内部新闻、图片新闻的快速发布；（二）公告：能够以如全体、部门、职务级别等不同的方式实现信息的快速批量发布；（三）调查：能实现投票式调查并立即以统计图方式显示结果；（四）授权使用范围：其中新闻只有集团行政部具有发布权限；公告只有相关部门具有公告栏目信息的信息管理员被授权，调查发起者只有集团各职能部门、各板块相关被授权管理员，其他员工有公共信息查看和调查投票的权限。（五）信息的发布：所有在OA办公系统发布的公共信息必须是非涉密内容，必须经部门负责人审批签发后才能发布。未经批准，任何部门、个人不得采取非法手段盗用他人密码发布信息。对违反上述规定，产生不良后果的，公司将按国家有关保密法规和公司制度，追究当事人和有关人员责任。（六）当涉及权限变更时，按以