政府单位会议平板管理制度

政府单位会议平板管理制度第一章总则

第一条目的

为了加强政府单位会议管理，提高会议效率，确保会议决策的有效实施，根据相关法律法规，结合我单位实际，制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于政府单位内部各类会议的管理，包括但不限于：工作会议、座谈会、汇报会、研讨会等。

第三条会议平板管理原则

（一）统一管理：会议平板由单位统一购买、配置和管理，确保会议设备的合理使用和有效维护。

（二）规范使用：会议平板使用应遵循相关法律法规和单位规章制度，确保会议内容的保密性和安全性。

（三）高效便捷：充分利用会议平板的便捷性，提高会议效率，减少纸质文件的使用，实现绿色办公。

（四）持续改进：根据会议需求和技术发展，不断优化会议平板的管理和使用，提升会议质量。

第四条职责分工

（一）会议管理部门：负责会议平板的日常管理、维护、更新和配置。

（二）参会人员：负责妥善使用会议平板，遵守会议纪律，确保会议内容的保密和安全。

（三）信息技术部门：负责会议平板的技术支持，包括系统升级、故障排除等。

第五条会议平板配置标准

会议平板的配置应满足以下标准：

（一）性能稳定，运行速度快，满足会议需求。

（二）具备良好的信息安全防护措施，确保会议内容的安全。

（三）具备便捷的会议功能，如电子签到、会议议程推送、文件共享等。

（四）易于操作，降低参会人员的学习成本。

第六条会议平板使用培训

单位应定期组织会议平板使用培训，确保参会人员熟练掌握会议平板的操作方法，提高会议效率。

第七条本制度的解释权归政府单位所有。

第八条本制度自发布之日起实施。如有未尽事宜，可根据实际情况予以补充和修订。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.会议主题确定：明确会议目的、议题和预期成果，报请单位领导批准。

2.会议通知：根据会议主题和参会人员范围，发送会议通知，包括会议时间、地点、议程等。

3.会议资料准备：整理会议相关资料，通过会议平板提前发送给参会人员，减少纸质文件的使用。

4.会议设备检查：提前检查会议平板、投影仪、音响等设备，确保设备正常运行。

二、会议签到

1.采用电子签到方式，参会人员通过会议平板进行签到，方便快捷。

2.签到时，会议平板自动推送会议议程、日程安排等相关信息。

三、会议议程

1.主持人宣读会议议程，明确会议主题、议题和预期目标。

2.按照议程安排，依次进行各项议题的讨论和决策。

四、会议讨论与决策

1.各议题负责人对议题进行详细汇报，参会人员针对议题展开讨论。

2.讨论过程中，充分利用会议平板的实时互动功能，如投票、问卷调查等，提高决策效率。

3.会议决策结果通过会议平板记录，由主持人总结并形成会议纪要。

五、会议总结

1.主持人对会议进行总结，梳理会议成果和待解决问题。

2.分配工作任务，明确责任人和完成时限。

六、会议纪要

1.会议纪要应在会议结束后及时整理，确保内容准确、完整。

2.会议纪要通过会议平板发送给参会人员，由责任人签字确认。

3.会议纪要应包括会议时间、地点、议程、讨论内容、决策结果等内容。

七、会议后续工作

1.责任人按照会议纪要的要求，及时推进工作，确保会议决策的落实。

2.会议管理部门对会议效果进行评估，收集参会人员的意见和建议，不断优化会议流程。

八、会议流程的持续改进

1.定期对会议流程进行回顾和总结，发现存在的问题和不足。

2.根据实际情况和参会人员反馈，调整和优化会议流程，提高会议效率。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的发布与通知

1.会议纪要应在会议结束后24小时内完成整理，并由会议主持人审核确认。

2.会议纪要发布前，应通过会议平板系统通知所有参会人员，确保每位参会人员都能及时收到纪要内容。

二、会议纪要的内容要求

1.会议纪要应详细记录会议的时间、地点、参会人员、讨论议题、决策结果等信息。

2.对于重大决策和关键性问题，会议纪要中应明确责任人和完成时限。

3.会议纪要应保持简洁明了，便于理解和执行。

三、会议纪要的签字确认

1.责任人收到会议纪要后，应在规定时间内进行签字确认，表示已了解并承诺按纪要执行。

2.会议纪要的签字确认可通过会议平板进行电子签名，便于存档和管理。

四、会议决策的跟踪落实

1.会议管理部门应建立会议决策跟踪机制，对会议纪要中的决策事项进行定期跟踪。

2.责任人应按照会议纪要的要求，及时推进工作，确保会议决策的落实。

3.会议管理部门可通过会议平板系统对责任人的执行情况进行监控和提醒。

五、会议决策的反馈与评估

1.责任人需在规定时限内向会议管理部门反馈决策执行情况。

2.会议管理部门对反馈结果进行评估，了解决策落实的进度和效果。

3.根据评估结果，对未按期完成或执行效果不佳的事项，采取相应措施，确保会议决策的最终落实。

六、会议纪要的归档与查阅

1.会议纪要应按照单位档案管理规定进行归档，便于日后查阅。

2.会议平板系统应具备会议纪要的查询功能，方便参会人员随时查看和回顾。

七、会议纪要的修订与补充

1.如会议决策在执行过程中发生变化，应及时修订会议纪要，并通知相关责任人。

2.对于新增的任务和议题，会议纪要应进行补充记录，确保内容的完整性和准确性。

八、会议纪要的监督与问责

1.单位应建立会议纪要执行情况的监督机制，对未按要求执行的责任人进行问责。

2.监督与问责结果纳入个人和部门的绩效考核，促使参会人员高度重视会议纪要的执行。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室预订采用线上预约方式，通过会议平板系统进行预订。

2.预订人需提前填写会议主题、时间、参会人数等信息，确保会议室资源的合理分配。

3.会议室预订成功后，系统自动向预订人发送确认信息，并提供会议所需设备清单。

二、会议室布局与设备

1.会议室应根据会议类型和参会人数进行合理布局，确保舒适度和实用性。

2.会议室应配备必要的设备，如会议平板、投影仪、音响、白板等，以满足不同会议需求。

3.定期检查会议室设备，确保设备正常运行，提高会议效率。

三、会议室使用规范

1.参会人员应遵守会议室使用规范，按时参加会议，爱护会议室设备。

2.会议室使用过程中，禁止吸烟、喧哗、进食等不文明行为。

3.会议结束后，预订人应负责检查会议室，确保设备归位、物品整洁。

四、会议室清洁与维护

1.定期对会议室进行清洁和消毒，保持室内环境整洁。

2.会议室设备应定期进行保养和维护，确保设备性能稳定。

3.遇到设备故障，应及时报修，避免影响会议的正常进行。

五、会议室安全管理

1.会议室应采取必要的安全措施，如消防设施、紧急疏散通道等。

2.会议期间，禁止携带易燃、易爆、危险品进入会议室。

3.会议室钥匙和设备应由专人负责管理，防止丢失或损坏。

六、会议室资源调配

1.会议室资源应根据实际需求进行动态调整，提高利用率。

2.对于重要会议和紧急会议，会议管理部门有权进行会议室资源的调配。

3.会议室使用情况应定期进行统计和分析，为会议室管理提供依据。

七、会议室管理制度的修订与完善

1.定期收集参会人员对会议室管理的意见和建议，不断优化管理制度。

2.根据实际情况和单位需求，对会议室管理制度进行修订和完善。

3.修