长沙市家佳福食品有限公司采购业务账务一体化流程优化

湖南商务职业技术学院毕业设计长沙市家佳福食品有限公司采购业务账务一体化流程优化1长沙市家佳福食品有限公司简介1.1业务范围长沙市家佳福食品有限公司（本文简称家佳福公司）成立于2005年08月03日，注册地位于湖南省长沙市岳麓区洋湖街道办事处蓝天村坪中路18号，法定代表人为钟克元。经营范围包括糕点、面包、饼干及其他焙烤食品、速冻食品、熟食品的制造；预包装食品、散装食品、食品、冷冻食品、乳制品的销售；米、面制品及食用油、糕点、糖果及糖的批发；糕点、面包、熟食、豆制品、瓶（罐）装饮用水、进口食品的零售；烘焙食品制造（现场制售），旗下主要的零售店是明祖蛋糕店。1.2采购业务采购品种包括原材料采购品种包括原材料大致包括粉类，蛋类，牛奶类，油类以及其他等具体分类如下表1-1。表1-1采购原材料明细表种类内容粉类蛋糕粉，面包粉，糯米粉，普通面粉，无铝泡打粉，酵母粉等蛋类鸡蛋，鸭蛋，咸鸭蛋，咸鸭蛋蛋黄等牛奶类纯牛奶，奶油，奶粉等油类橄榄油，玉米油，黄油等其他肉松，沙拉酱，番茄酱等1.3采购流程家佳福公司主要的采购流程主要涉及到销售部门，仓库部门，采购部门，财务部门和质检部门。家佳福公司的采购流程为采购部门依据销售部门和仓库部门的情况制定采购计划签订采购合同等具体采购流程如图1-1所示。销售部门仓库部门采购部门财务部门质检部门验货付款制定采购计划签订采购合同库存情况销售情况验货付款制定采购计划签订采购合同库存情况销售情况原材料入库 原材料入库做账做账图1-1采购流程图2家佳福公司采购业务账务存在的问题及原因分析2.1问题分析2.1.1原材料到货不及时家佳福公司生产所需要的原材料量很大，平均一个星期采购2次原材料每月平均采购8次，但原材料经常到货不及时。比如1月份共采购8次，但有3次是没有按照约定的时间到货的，不及时的比率高达37.5%，具体到货不及时比率见下表2-1,原材料到货不及时会影响产品的生产进程，使得公司不能及时供货，影响到公司的信誉和利润。表2-1每个月份平均到货不及时比率月份1月2月3月4月5月6月7月8月9月10月11月12月不及时率(%)37.512.5252512.537.5252537.537.525原材料质量存在问题表2-2产品生产的月平均成功率月份1月2月3月4月5月6月7月8月9月10月11月12月成功率(%)92.589.787.285.680.478.277.474.373.273.370.869.9家佳福公司因为原材料的质量存在问题导致生产的生产的月平均成功率逐月降低，从1到4月的产品生产成功率的降低幅度不是很大，但从第5月开始产品生产的月平均成功率下降越来越大，5月还有80.4%的成功率到了12月份只剩下69.9%，具体情况如上表2-2所示，有质量的原材料会影响到公司的生产计划，可能会导致生产生产不成功或生产的产品也有质量问题，从而影响到公司的口碑和利润。2.1.3账实不符家佳福公司每次原材料到货就会进行登记，而在6月份的15次账实核对中，有平均10次账面上的数和实际的数字对不上，有时候原材料入库了，没有及时的进行相关的登记，比如说面粉是6月6日入库的，但实际账上进行记录的时间是6月20号，导致许多原材料实际的库存要大于账面的库存，影响公司的采购业务。2.2原因分析2.2.1采购管理不健全家佳福公司目前的采购管理体系中，对于采购的情况没有进行详细的登记也没有及时的跟进原材料的物流情况，对于相关的采购人员的权责进行详细的规定，比如说签订采购合同后，采购人员就觉得自己已经完成任务了，而没有对后续的货物是否如期到货，如期发货去催促商家或者是采取相关的措施。对于采购人员没有相关的详细的管理规定。2.2.2质量检测体系不完善家佳福公司目前的质检体系大致是原材料到货后，对原材料进行抽样检测，但没有形成相关的质检报告，目前的检验方式比较简单，只是大概对原材料外观进行观察，而家佳福公司采购的原材料品种多，类型多，质量检测难度较大。不同的原材料没有不同的标准，不同的检测规定。导致原材料的质量检测不能达到筛选出不合格的原材料的目的，从而影响后续产品的生产。2.2.3入库记录不完善，账务处理不及时目前在原材料的在出入库记录中对于原材料入库数量是整体的数量，而没有做到对每一个入库原材料的数据进行详细的记录，从而影响到会计对原材料数量的记录，库存原材料的数量不对，将会直接影响到采购计划。在原材料入库时，没有对仓库管理人员权责进行详细的规定导致仓库管理的人员没有进行认真的登记。相关的出入库记录也没有及时交给财务部门进行账务处理。3家佳福公司采购业务账务一体化流程优化3.1采购商品管理优化3.1.1优化采购商品流程销售部门仓库部门采购部门质检部门财务部门仓库部门进行入库登记结清货款做账制定采购计划库存情况进行质量检测形成质检报告销售情况合格进行入库登记结清货款做账制定采购计划库存情况进行质量检测形成质检报告销售情况选定供应商签订采购合同选定供应商签订采购合同不合格登记采购情况，跟进物流情况登记采购情况，跟进物流情况 退货退货退款收款做账退款收款做账图3-1采购流程图新的采购流程中，在签订合同后采购部门需派专人时时刻刻关注供应商的发货动态，对包括商家出货速度，发货时间，到货时间，进行跟进管理，以及到货后原材料的质量检测也需质检部门根据规定进行质量检测，形成相关的质检报告，在原材料质检合格后，仓库管理人员需及时对原材料的入库时间，入库数量进行登记，并及时报告给财务人员进行账务登记具体流程如上图3-1。3.1.2明确相关人员权责与采购相关的主要部门有采购部门，质检部门，财务部门，仓库部门等，采购部门的人员对于对整个采购的过程负责，从选定厂商到签订合同，再到货物的到货情况，在采购这个环节中出了什么问题，采购人员都有不可推卸的责任，具体的采购人员的权责如下表3-1部门权责采购部及时跟进原材料物流情况，登记原材料采购情况表质检部入库的原材料的质量检测，形成质检报告仓库部门原材料出入库及时登记，并及时给财务人员提供原材料库存数据财务部结清货款，及时做好相关的账务处理表3-1相关部门人员权责3.2品控管理流程优化3.2.1明确质检标准家佳福公司是一家食品加工的企业，要保证最终做出来的产品没有质量问题，最重要的就是保证原材料的质量问题。为了防止不合格的原材料入库，需要质检人员按照质检标准在入库前按抽样检测的方法进行检验，然后形成相关的品质记录，对于不同的原材料大致分为乳制品类，粉类，冷冻类等有不同的检验方法具体情况如下表3-2。表3-2质检标准表产品类型检验标准乳制品类外观无破埙色泽呈乳白色在保质期内无沉淀无絮状物无异物粉类无结块无异味无异物在保质期内外观无破损冷冻类是否冷冻保存无异味保质期类外观无破损3.2.2质检人员权责家佳福公司每次原材料到达时，质检部门及时根据不同的原材料质检标准进行质量检测，然后进行登记形成质检报告，对于不合格的原材料及时通知采购部门进行退货处理，对于确认没有质量问题的原材料通知仓库部门进行原材料入库处理。3.2.3奖惩制度优化如果质检部门质量检验出现了纰漏，导致在生产产品时应原材料问题，影响产品的生产进程，产品质量，质检部门需要负相对应的责任，具体奖惩制度如下表3-3所示。表3-3奖惩制度详细实施表出现纰漏严重程度惩罚方式普通失误，无重大影响口头警告处分,罚款20元一般失误，小范围影响进行过失登记，罚款50较大失误，影响比较大进行处分记录，依据造成影响的金额进行罚款重大失误开除，并对造成的损失进行赔偿3.3入库流程优化3.3.1规划入库流程，做好相关登记原材料入库规范填写入库登记表检验数量量，质量，保质期等原材料到货做好标记何种物料仓库管理部门质检部门仓库管理部门采购部门财务部门原材料入库规范填写入库登记表检验数量量，质量，保质期等原材料到货做好标记何种物料结清货款做账合格结清货款做账 退货退款收款不合格退货退款收款图3-2入库流程图仓库管理人员做所有入库的数目，种类的统计，并且要质检部门做好入库前的检查形成质检报告，有不合格商品及时反馈给供应商，还要财务人员做好关的入库数额的登记，并且结算相关的货款具体流程如上图3-2。3.3.2明确相关人员权责表3-4相关人员权责表人员权力责任仓库部门安排原材料出入库，做好相关记录，及时向财务人物汇报出入库情况采购部门采购计划的制作，采购合同的签订，退货的处理财务部门及时进行账务处理，进行原材料台账的登记和出入库相关的人员主要有采购部门，仓库部门人员，财务人员。仓库部门的人员主要是对于原材料入库进行详细入库记录并及时将记录情况情况提供给财务人员，具体相关人员权责如上表3-4。3.4规范账务处理规范账务处理，主要是为了提高会计工作的质量。保证会计的数据的真实性，能为采购部门提供准确的原材料库存数据，保证原材料能及时采购，保证产品的生产。在采购业务中主要是原材料的到货登记后及时将在途物资转为原材料，在原材料出入库时，及时对原材料增减变化进行账务处理详细情况如下表3-5。表3-5不同时段的账务处理流程会计分录货款已支付，发票账单已到，材料已验收入库借：原材料贷：银行存款货款尚未支付发票账单已到，材料已验收入库借：原材料贷：\o"应付账款"应付账款货款尚未支付发票账单未到材料已验收入库借：原材料贷：应付账款——暂估应付账款货款已经支付发票账单已到材料尚未验收入库借：在途物资贷：银行存款原材料后来检验合格并入库借：原材料贷：在途物资4总结目前食品行业竞争压力大，对于家佳福公司来说，在采购中的问题是会影响到产品的生产成本，从而影响到公司的利润的。本设计主要针对家佳福公司的采购中到货不及时，出入库