平江县拜尔建材行采购业务账务一体化流程优化

湖南商务职业技术学院毕业设计

目录

1拜尔建材公司简介...................................................1

1.1公司基本信息..................................................1

1.2公司组织结构..................................................1

1.3采购流程......................................................2

2武冈市建茂贸易采购业务及账务处理存在的问题及原因分析...............2

2.1存在的问题....................................................2

2.1.1原材料成本过高..........................................2

2.1.2部分客户流失............................................3

2.1.3过早付款，原材料售后难..................................3

2.2原因分析......................................................3

2.2.1采购流程不规范..........................................3

2.2.2采购计划不健全..........................................3

2.2.3部门之间传递信息不及时..................................4

3拜尔建材采购业务账务一体化流程优化.................................4

3.1引入供应商评价机制............................................4

3.1.1供应商信息登记..........................................4

3.1.2供应商等级确定..........................................5

3.2优化采购流程..................................................5

3.2.1规范采购计划制定流程....................................5

3.2.2规范部门权责............................................6

3.3优化账务处理流程..............................................7

3.3.1预付账款................................................7

3.3.2收货....................................................7

3.3.3支付尾款................................................7

4总结...............................................................8

参考资料.............................................................9

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平江县拜尔建材行采购业务账务一体化流程优化

1拜尔建材公司简介

1.1公司基本信息

拜尔建材公司是位于湖南岳阳平江的小规模纳税人，该公司拥有近100平

米的办公场所、近0.15万平米的建材生产基地和近0.11万平米的技术研发基

地，是一家集新型环保节能建材生产和建筑安装于一体的现代科技实体企业，

主要提供龙骨、钉子、蚊钉、轨道、铁链、挂衣杆、锁、镜子、不锈钢脚、拉

手、胶水、木枋、拉直器、多层生态板、普通杉木生态板、细木工、多层生态

板、uv板、线条、石膏板、硅钙板、福湘产品系列、万象产品系列、兔宝宝产

品系列、OSB高光肤感PET门板、G系列OSB门板、P系统OSB门板、红棉花板

材产品等一系列产品。

1.2公司组织结构

公司由总经理、副总经理主要负责管理，其中副总经理有2位，一位主管

生产，一位主管销售，并设置六部,分别由2位副总主要负责管理，组织结构

图如下：

董事会

总经理

生产副总经理经营副总经理

采仓生财销人

购储力

产务售

部部部部部资

源

部

图1-1组织结构图

1

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1.3采购流程

拜尔建材公司采购员先确定采购需求，然后由总经理审批，接着采购员会

进行采购洽谈，谈妥则签订采购合同，再由财务员和总经理审批付款流程决定

是先预付百分之六十还是百分之八十订金，之后采购员下达采购订单，拜尔建

材公司收到货后由财务员和总经理审批剩余款支付流程，仓管员验收合格后入

库。其采购流程图如下：

采购员仓管员财务员总经理

审批采购需求

确定采购需求

采购洽谈

签采购合同审批付款流程审批付款流程

下采购订单

审批剩余款审批剩余款

到货

支付流程支付流程

验收合格

入库

图1-2采购流程图

2武冈市建茂贸易采购业务及账务处理存在的问题及原因分析

2.1存在的问题

2.1.1原材料成本过高

拜尔建材公司在经营过程中经常存在原材料成本过高的问题，主要为普通

杉木生态免漆板，以及少数多层生态板和万象产品系列，其中诗情画意16.5

厘平接、白玉樱桃16.5厘平接以及实木樱桃17厘指接超出计划成本价最高，

具体见表2-1，作为一个以生产建材为主的公司，原材料成本过高不仅会给拜

尔建材公司带来资金困难，而且意味着利润空间收窄，从而导致拜尔建材公司

出现亏损。

表2-12022年拜尔建材公司材料成本计划与实际超支差表

材料名称计划材料成本实际材料成本超支差

2

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盛夏年华17厘指接172元/个175元/个3元/个

实木樱桃17厘指接166元/个178元/个12元/个

诗情画意16.5厘平接151元/个158元/个7元/个

白玉樱桃16.5厘平接151元/个158元/个7元/个

天使白小浮雕134元/个138元/个4元/个

万象罗马柱25元/根27元/根2元/根

2.1.2部分客户流失

对拜尔建材公司的客流量进行了检查与核实，发现拜尔建材公司经常出现

客户来购买某种商品，但是却供不应求，从而影响了拜尔建材公司在客户心中

的地位，导致部分客户流失。比如拜尔建材公司的福湘产品系列、万象产品系

列、兔宝宝产品系列都非常受欢迎，常常有一部分客户需要购买安装，但库存

每次都不能完整提供，致使客户流失。

2.1.3过早付款，原材料售后难

通过了解拜尔建材公司采购流程得知（具体见图1-2），该公司采购人员在

购买材料时，签订完采购合同后会先预付百分之六十或百分之八十订金，剩余

待支付款项到货时支付，采购合同内没有约定退、换料以及退款相关事项，没

有考虑后期发现材料质量不好以及入库前发现少到料与收到损毁料时应当如何

与卖家商谈退、换货与退款问题，导致拜尔建材公司生产产品出现缺货或者出

现残次品时不能及时应对，从而会拖延产品生产周期，不能如期满足客户需求，

使拜尔建材公司出现极大亏损。

2.2原因分析

2.2.1采购流程不规范

分析拜尔建材公司的采购流程发现，该公司的采购活动没有涉及到售后问

题，导致采购员与仓管员在发现缺货以及残次品时，临时联系供应商进行核对，

并提供相应的证据，大大增加了采购员与仓管员以及供应商之间的工作量。

2.2.2采购计划不健全

通过观察拜尔建材公司采购过程发现。当生产部门向仓储部提出材料需求

时，仓储部再根据库存情况提交采购申请。临时性的紧急采购较多，采购不及

时从而影响生产。由于缺少完整合理的采购计划，同时也没有对材料设置一定

的库存安全量，导致该公司供不应求，从而使部分客户流失。

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2.2.3部门之间传递信息不及时

经了解拜尔建材公司部门之间传递信息不及时，比如财务员收到仓储部的

收货信息后会立即支付剩余款，但仓储部门入库前却发现该批材料中有一些损

坏了，生产部门将某些材料拿去生产后发现不满足产品生产条件，可由于过早

付款，签订采购合同时也没有与卖家商谈退、换料以及退款问题，导致原材料

售后难。

3拜尔建材采购业务账务一体化流程优化

3.1引入供应商评价机制

3.1.1供应商信息登记

表3-1供应商信息登记表

一、企业基本资料

企业名称

地址

法人代表银行账户

营业执照

主要提供原料

二、联系方式

联系电话联系传真

联系人联系人电话

联系邮箱

三、产品信息

产品类别

质量合格证明

交货期

生产能力

四、合作情况

合作次数

主要购买原料

金额优惠情况

合同约定售后处理

财务经理总经理副总经理

根据拜尔建材公司实际情况，将所有合作过的供应商进行详细的信息登记，

并制定供应商信息登记表，由采购员与供应商方有关工作人员进行登记，并经

总经理和副总经理以及财务经理签字核对。供应商信息登记表如表3-1所示。

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3.1.2供应商等级确定

拜尔建材公司应进行供应商等级确定，由采购员进行综合评价与评分，并

分为A、B、C、D四个等级，最后由总经理审核签字，具体详情见下表3-2：

表3-2供应商等级确定表

供应商名称评价时间

评价项目评价内容评分

出具相应材料的合格证明(10)

材料质量状态评价

提供的材料符合环保要求(10)

货源充足情况(10)

运输保障能力(10)

材料供货能力评价

供方资金状况（10）

供货速度（10）

市场信誉良好程度（10）

声誉以及售后服务其他用户反映情况（10）

书面售后服务承诺履行情况（10）

价格优惠方面评价价格合理情况（10）

总分（满分100）

评价意见

审核评价人

备注：其中评分总分达到90分者为A级（非常优秀）供应商；评分总分在80-89分之间

为B级（优秀）供应商；评分总分在60-79分之间者为C级（合格）供应商；评分总分在

50-59分之间者为D级（不合格）供应商。正常情况下，优先选择A级供应商进行购料；

如发生紧急情况则可根据供货速度选择B级或C级供应商；不合格供应商则终止合作。

3.2优化采购流程

3.2.1规范采购计划制定流程

为健全拜尔建材公司采购计划制定，由生产部门根据销售部门提出的商品

需求（包括当期所需销售产品以及往年同期销量最高产品），由生产部门制定

生产计划，提交给仓储部；仓储部门检查库存安全量（即当期销售产品和往年

同期销量最高产品的材料都有25个库存）是否到位，提交初步采购计划，并

提交给采购部，采购部根据生产部门的生产计划以及仓储部的库存需求提出采

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购计划并告知财务部门，财务部门根据拜尔建材公司的财务状况确定是否有充

足资金购买。如果有则签字送交总经理以及经营副总经理进行签字盖章，再由

总经理确定是先用银行存款预付是百分之六十还是百分之八十订金；如果没有，

财务部门则需要与采购部门进行沟通，修改采购计划。采购计划优化后流程如

下图3-1所示：

仓储部采购部生产部财务部总经理及经营副总经理

收到生制定生

产计划产计划

检查库

存安全

量

制定初收到初

步采购步采购

计划计划

查看资

提出采充足给采购计划

金充足签字、盖章

购计划

情况

修改采购确定付款方式

不充足

计划

确定预付比率

图3-1采购计划流程图

3.2.2规范部门权责

拜尔建材行各部门人员应尽职尽责做好本职工作，采购部分尤其重要，具

体见下表3-3：

表3-3部门权责分配表

部门权责

根据生产部提出的生产计划和仓储部的库存需求提出采购计划；将

采购部

采购计划交由财务部。

仓储部检查库存安全量；告知采购部库存需求；制定初步采购计划。

生产部制定生产计划并告知仓储部。

根据采购计划检查资金充足状况；充足则将采购计划交由总经理及

财务部

经营副总经理签字、盖章；不充足则返回采购部。

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3.3优化账务处理流程

3.3.1预付账款

拜尔建材行采购员与供应商谈好价格、签订合同后，财务人员根据采购合

同总价款的百分之六十或八十进行付款并编制记账凭证，填写完后交予财务经

理审核，审核后财务人员根据记账凭证登记明细账。

采购部财务部总经理

签订采购合同审核采购合同审批采购合同预付款

预付百分之六十

或八十给供应商

编制记账凭证

审核记账凭证