欧泊公司对维诺公司的商务接待方案设计

湖南商务职业技术学院毕业设计

目录

1背景简介.......................................................................................................................1

1.1欧泊公司简介....................................................................................................1

1.2维诺公司简介....................................................................................................1

1.3来访目的............................................................................................................2

2接待前准备...................................................................................................................2

2.1来宾与接待人员情况........................................................................................2

2.2食宿预订............................................................................................................3

2.3日程安排.............................................................................................................4

3接待工作.......................................................................................................................5

3.1接机工作............................................................................................................5

3.1.1接机时间和地点.....................................................................................5

3.1.2接机前的准备.........................................................................................5

3.2会议安排............................................................................................................6

3.2.1会前准备工作.........................................................................................6

3.2.2会场礼仪.................................................................................................6

3.2.3会议通知.................................................................................................7

3.2.4会场筹备.................................................................................................7

3.2.5会议流程.................................................................................................8

3.2.6会后总结.................................................................................................9

3.3签约仪式............................................................................................................9

3.4参观游玩..........................................................................................................10

3.5礼品赠送..........................................................................................................10

4总结.............................................................................................................................11

参考资料.........................................................................................................................12

I

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欧泊公司对维诺公司的商务接待方案设计

1背景简介

1.1欧泊公司简介

欧泊，一家位于中国的高新技术企业，致力于开拓创新，提供优质的时尚

数字产品，其中包括智能手机和“至美，所品不凡”DVD等。欧泊致力于打造

“至美，所品不凡”，努力建构一个国际化的、中国特色的企业形象，让中国

的企业走向国际舞台，获得更多的荣誉。

欧泊的产品在英国、美国、日本、意大利以及东南亚等国家都有着广泛的

市场，它的美观大气、质量上乘、满足了国际市场的需求，使得欧泊的商品在

国际市场上享有盛名。它的颜色绚丽夺目，而且售价实惠，赢得了国际市场的

认可与赞赏。作为一家软硬服一体化的科技公司，欧泊不断优化以ColorOS为

核心的软件平台，为全球4.4亿ColorOS月活跃用户打造更人性化、更智能的

移动操作系统。同时，欧泊通过软件商店、云服务、智能助手的不断升级，为

用户探索更快捷、更智能和更互联的增值服务。万物互融时代，欧泊将为用户

提供了包括个人娱乐、家庭家居、运动健康等多个场景的硬件产品和软件服务。

在硬件方面，以手机为核心逐步拓展多终端智能设备，并上线了IoT云平

台与开发者平台。欧泊已搭建智能电视，穿戴，声学以及其他配件等IOT产品

矩阵。欧泊以手机为中心，通过ColorOS把周边的智能设备连接了起来，做出

了一个完整的生态。

1.2维诺公司简介

维诺，一个来自美国洛杉矶的国际性品牌，以其卓越的智能手机技术和良

好的用户体验而闻名。维诺不断探索新的可能性，以及提供优秀的音频和视频，

以实现用户的最大价值。维诺始终秉承着勇往直前、不断创新的精神。维诺正

在大力发展集合多种技术的综合性应用，以实现对智能手机的深度改造，并实

现对音乐、摄影等领域的革命性提升。

维诺，它是专注于智能手机领域的国际化品牌，维诺追求乐趣、充满活力、

专业音质、极致影像、愉悦体验的智能产品，并将敢于追求极致、持续创造惊

喜作为维诺的坚定追求。在维诺，我们热爱音乐，我们追求卓越，我们不断超

越自我，创造更多可能。

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作为全球领先的移动互联网公司，维诺以“连接生活中的每一个可能”为

使命。我们将用户的需求放在首位，创新科技与时尚美学相结合。如今，维诺

已在全球拥有近3000万用户和2000万活跃用户。我们致力于提供“最好的移

动互联网产品”，打造更懂用户的智能产品。

作为一个全球化的品牌，维诺一直秉持着“以人为本”的企业理念，通过

全球化和本土化两大战略，将维诺打造成具有全球竞争力的世界级企业。

1.3来访目的

欧泊公司是国内知名的手机制造商，其手机技术已经达到了成熟的水平。

为了打开更广阔的海外市场，欧泊公司与维诺公司建立了良好的合作关系。本

次维诺公司客户来访主要目的是：了解欧泊公司基本运作情况；了解欧泊公司IS

O9001质量控制体系；了解欧泊公司绿厂研发体系；交谈2023年下半年的合作

具体事宜；双方公司达成海外合作共识。

2接待前准备

2.1来宾与接待人员情况

表1来访宾客名单

姓名职务年龄性别

Emma董事长45男

Madison总经理38男

Isabella秘书30女

Lily市场经理28女

Abigail业务经理40男

表2接待人员名单

姓名职务年龄性别

陈明永总经理42男

周正业务经理38男

张伟销售经理35男

刘丽夏秘书29女

赵紫霞翻译官30女

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2.2食宿预订

长沙瑞吉酒店（St.Regis）是一家恒久精致和现代奢华的豪华酒店。坐落

在长沙运达中央广场，毗邻各大交通枢纽、历史文化遗址。酒店紧靠着长沙2

号轨道，顶层能够看到引人入胜的江景及城市景观。瑞吉酒店周边交通便利，

并且与欧泊公司的直线距离只有8公里。酒店拥有24小时的度身定制的管家式

贴心服务，为了让客户感受到来自异国他乡的温暖，欧泊公司提前了解了客户

的饮食爱好、宗教禁忌以及生活习惯等方面，以便带给客户们宾至如归的感受。

维诺公司来访宾客共五人，欧泊公司在长沙瑞吉酒店预订五个房间，一间

豪华套房，四间高级套房，Emma入住豪华套房，其他来访宾客入住高级套房。

具体入住安排如下表所示：

表3入住宾客名单

姓名职务房间类型房间号

Emma董事长豪华套房6011

Madison总经理高级套房5806

Isabella秘书高级套房5807

Lily市场经理高级套房5808

Abigail业务经理高级套房5809

表4餐饮安排表

日期菜单地点

午餐泡椒凤爪、蜜汁叉烧肉、千张肉丝、烤鸭子、干长沙瑞吉酒店

炒麻花、红烧鱼、芝士牛油焗龙虾伊面底、京葱

4.14虾子爽肉爆南美参、南乳吊烧鸡、罗宋汤、炖四

爪、葱油仔鱼、清蒸黄鳝。

晚宴玫瑰豉油鸡、油焖大虾、猪舌头、红焖羊肉、酥长沙瑞吉酒店

炸晶鱼、水煮牛肉、炖豆腐、蒸娃娃菜、梭子蟹、

梅菜扣肉。

早餐一份果汁、两个鸡蛋、五片面包长沙瑞吉酒店

午餐小龙虾（麻辣、蒜香各五斤）、清蒸虾、黄金鸡长沙文和友

4.15翅,极品龙虾、文和友香辣臭豆腐、老长沙嗦

啰、刘记糖油粑粑，洞庭春柠檬茶、紫苏桃子，

乔伯凉面、冬瓜山肉肠。

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晚餐卤味拼盘、乳猪拼盘、东北锅包肉彩椒炒花枝仁、长沙瑞吉酒店

雪蛤烩鱼翅、蚝皇扒鲍贝、菜胆花菇扣鲍片、清

蒸深海大清斑、豉油蒸鱼、大漠风沙鸡、粤式炒

饭。

早餐一份牛奶、两个鸡蛋、两份三明治长沙瑞吉酒店

午餐凉菜6小碟、香菜木耳、三色木奶瓜、仔椒蒸桂长沙瑞吉酒店

鱼、刺身三文鱼、葱烧大肠、红烧牛肉、红烧肉、

4.16炒油麦菜、手撕包菜、泡椒牛蛙、松茸炖土鸡、

清汤面、菠萝酥。

晚餐五谷杂粮捞海参、蒜蓉粉丝蒸元贝、萝卜烧牛腩、长沙瑞吉酒店

江湖麻蛙仔、干烧鹿筋配窝窝头、雪花鸡柳

4.17早餐一份牛奶、一个鸡蛋、两片面包、一份三明治长沙瑞吉酒店

饮食注意：早中晚餐均由瑞吉酒店提供，美国人的早餐通常在8点享用，

酒店餐饮人员和服务人员应该在7点45主动将美味佳肴送到来访宾客的房间，

此外，美国人早餐的饮食习惯为果汁、鸡蛋、牛奶和烤面包。

美国人习惯在午饭和晚饭前，吃一些新奇的美味小菜，比如炸蘑菇、炸洋

葱圈、炸牛排、炸猪排、炸鸡腿等，还有各式各样的海鲜，比如龙虾、贝壳类

动物、各种鱼类，炸土豆也是美国人最喜爱的食物。另外，接待人员应特别注

意如果有吃剩的食物，一定要打包带走，不然会给来访宾客留下浪费的印象。

2.3日程安排

表5日程表

日期时间内容地点

9:30欧泊公司接待人员接机长沙黄花机场

10:30-11:00休息长沙瑞吉酒店接待室

11:00-14:00午餐长沙瑞吉酒店

4.14

14:00-15:00休息长沙瑞吉酒店

15:00-16:00总经理陪同参观欧泊公司欧泊公司

基本运作情况

18:00-19:30晚宴长沙瑞吉酒店

20:00举办欢迎会，总经理接待长沙瑞吉酒店

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8:30-11:30由总经理带领外宾考察欧泊长沙总部长沙门店

12:00-13:00午餐长沙文和友

4.15

14:30-17:30双方开会交流，探讨合作欧泊公司会议室

事项

18:00-19:00晚餐长沙瑞吉酒店

9:30-10:30签约欧泊公司会议室

12:00-13:00午餐长沙瑞吉酒店

4.16

13:30-16:00五一广场游玩五一广场

16:00-17:30休息长沙瑞吉酒店

18:30-20:30欢送晚宴长沙瑞吉酒店

4.179:00欧泊公司接待人员送机长沙黄花机场

3接待工作

3.1接机工作

3.1.1接机时间和地点

接机地点是长沙黄花机场，维诺公司来访人员航班号是纽约航空OS088航

班，到达时间是4月14日10:00，欧泊公司派出专车提前一小时(9:00)抵达机

场，务必要在飞机抵达前先到达机场。

3.1.2接机前的准备

欧泊公司接待人员在黄花机场迎接客户之前，为了更好地表达对维诺公司

的欢迎，依据客户搭乘的飞机班次，接待人员预先电话航空公司该班飞机是否

准时或延迟。接待人员在接机口准备接站牌，备有客户的照片，准备了海报和

小礼物，见面时赠予鲜花，客户到达之后合影留念，以表示对客户的尊重。此

外，为了更好地表达欧泊公司对维诺公司的诚挚和热情，接待人员还在黄花机

场举行了欢迎牌，并且设置贵宾卡，铺上红地毯，以示热烈欢迎维诺公司。

在接机前，接待人员对来访宾客的习惯、喜爱口味等进行了解，在接机的

过程当中，提前准备好一定的食品（三明治、果汁、小面包）、药物（创可贴、

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急救箱）等物品，以防在接机过程当中出现问题。接待人员在出发之前，仔细

核对接机车辆的航班信息，包括航班号、行驶路线、来访单位、乘客人数以及

联系方式。

3.2会议安排

3.2.1会前准备工作

在会议开始之前，欧泊公司应根据实际情况，明确设立秘书处、会务部门、

后勤服务部门和安全保卫部门等工作小组。会前的具体部门安排如下表所示：

表6部门职责安排表

部门说明

秘书组负责收集、整理和编辑会议文件、会议计划、会议指南等，并协

助会务组进行宣传和报告工作

会务部门协调并完成所有的会议准备工作，例如：制定并执行会议安排，

提供参加者的签名、注册信息、礼物以及与会议有关的资料，欢

迎并招呼与会者，并承担所有的后勤事宜。

保卫组负责监督并维护现场的秩序，负责打扫和清理所有可能影响到会

议的障碍物。

3.2.2会场礼仪

维诺公司作为一家来自美国的客户，应当特别重视美国的礼仪，因为美国

人非常注重仪表的整洁和穿着的正式性。

美国的传统文化中，对于着装的讲究可谓不可忽视。特别是当出席正式的

社交场合时，更应该遵守“黑领结”的规范，即不论身份贵贱，男性应该穿“黑

领结”的无尾礼服，佩戴艳丽的领带，而女性则应该选择晚礼服。此时，“黑

领结”和“正式穿着”的标签清晰地显现在眼前，因此，只需要把“白领”的

标签标记为“正式穿着”，即可身着“白领”的标记，搭配一件白色的领结，

便能够登上舞会的舞台。在举办宴会时，选择合适的礼仪和装束非常重要。

根据此次的实际情况，接待人员需要对美国客户发出的会议请柬中不需注

明“黑领结”，而需要表示“正式穿着”。参与的人员需要身着正式的西服，

打长条领带，不能够穿着无尾礼服等。

在会议沟通活动中，欧泊公司应该尽量少涉及政治、宗教、同性恋、种族、

堕胎等敏感议题，并且尊重双方国家，美国客商非常反感对美国政府进行无端

的抨击。美国人对于谈论自己的收入、支出以及购买的物质财富非常反感，尤

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其是那些涉及金额较大的物件，因此，欧泊公司应该避免在会议中谈到任何相

关话题。

3.2.3会议通知

会议通知详细阐述会议的主题、日程安排、召集方式以及召集者的位置，

一旦发布了通知，就必须立刻确认相关负责人的接收情况，同时也必须记录下

所有的参与者。具体的通知内容如下：

表7会议通知表

项目说明

会议主题欧泊公司与维诺公司2023年下半年合作签订

会议时间4月15日14:30-17:30

会议参与人员欧泊公司接待团（陈明永、周正、张伟、刘丽夏、赵紫霞）

以及董事长，维诺公司访问团（Emma、Madison、Isabella、

Lily、Abigail），主持人；会议服务人员；保安（两名），

共计15名参会人员。

会议通知方式邮件

会议座次长方形桌主位为欧泊集团的董事长，右边首位为维诺集团公

司董事长，然后依次是维诺集团总经理、秘书等领导。主位

左边依次是欧泊接待总经理、各经理以及上级领导。

3.2.4会场筹备

会议材料准备：参会人员10人，会议服务人员共给每位双方参会人员准备

好茶水、会议指南、纸笔。同时，给主持人准备好一份主持词、给双方公司领

导各准备一份讲话稿。具体会议准备如下表所示：

表8会议安排表

筹备物品数量说明

茶杯15参与人员各1个茶杯（除保安及会议服务人员）备用3个

茶盘2摆放茶杯

会议指南12参与人员各1份（除保安以及会议服务人员）

笔记本，笔12参与人员各1份（除保安以及会议服务人员）

主持词1主持人使用

演讲稿2欧泊集团董事长以及维诺公司董事长各一份

小吃2小吃准备两盘，如蝴蝶酥、猪肉脯、速食鸡块等

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鲜花2摆放在桌子正中央

投影仪1提前进行检查

会场布置形式：全围式

图1会场布置图

3.2.5会议流程

欧泊公司在开始之前30分钟对现场进行彻底地打扫和维护，确保现场的秩

序和卫生。在现场安排适当的位置，摆放必要的用具，例如水果和饮料。欧泊

公司服务人员确认所有的工作都已经完成，然后开始播放相关的信息。当维诺

公司参会人员来访时，欧泊公司会议服务人员按照规定的程序坐下交谈，接待

人员然后请主持人发表欢迎辞。双方公司领导进行讲话，进行相关合作具体事

宜的洽谈。欧泊公司在会议结束后，安排所有参会者离开，并发放纪念品。随

后对会场进行彻底地打扫，并检查所有剩余的材料和席签。在此期间，欧泊公

司人员还需要负责清理、收集和归档会议文件，并完成会议报告。具体的会议

安排如下表所示：

表9会议进程表

时间项目

14:00-14:30对会议室进行卫生的打扫，进行会议布置，检查设备

会议开始，主持人对维诺访问团进行欢迎致辞，并且说

14:30-15:00

明会议注意以及会议的主要内容

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15:30-15:50欧泊集团董事长以及维诺公司董事长进行讲话

欧泊公司总经理陈明永对本公司的目前的基本运作、质

15:50-16:20

量控制、生产体系以及研发体系进行介绍

欧泊公司总经理陈明永对双方公司2023年下半年的合

16:20-16:40

作具体事宜进行说明

16:40-17:10中间休息

对双方公司2023年下半年的合作具体事宜进行讨论，

17:10-17:30

使双方的意见能够达成一致

17:30-17:50欧泊公司销售经理进行会议总结

17:50-18:20参会人员陆续离场

会议服务人员要注意服务好参会人员，及时补充茶水以

说明

及处理垃圾

会务人员应当密切关注签到情况，及时发现未到场的人数，并给予通知，

以确保会议的顺利进行。此外，欧泊公司还需要按照规定的标准，统一会务工

作人员的着装，以确保会议的有序进行。在会议开始前5分钟关闭会场大门，

并确保所有与会者都已离开。欧泊公司秘书将负责记录会议进程，包括录音、

拍照、录像等。

3.2.6会后总结

为了欧泊公司与维诺公司更好地发展，欧泊公司组织进行欧泊公司与维诺

公司2023年下半年合作签订会议，具体总结如下：

此次会议旨在确认欧泊公司与维诺公司2023年下半年的合作具体事宜，签

订合作协议，在具体的合作细节进行说明，以促进更好的发展；协商之前的合

作发展过程当中所存在的问题，对日后可能存在的问题进行讨论，做出具体的

问题处理措施；对于欧泊公司目前的基本运作、ISO9001质量控制体系以及绿厂

研发体系进行全面的介绍，使维诺公司更加了解欧泊公司；欧泊公司与维诺公

司进行简单的人际关系交流，促进双方管理层的人际关系，更好地为日后双方

合作提供有利的条件。

3.3签约仪式

签约时间：2023年4月16日9:30-10:30

签约地点：欧泊公司会议室

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参会人员：欧泊公司（陈明永、周正、张伟、刘丽夏、赵紫霞），维诺公

司（Emma、Madison、Isabella、Lily、Abigail）。

主持人宣布签约仪式正式开始，欧泊集团张伟销售经理首先介绍了签约项

目的细节，随后欧泊总经理陈明永与维诺集团董事长Emma共同签署了协议，随

后，所有参会者一起举杯祝贺，并拍下了美好的合影。Emma董事长在签约仪式

上发表演讲，陈明永总经理也在现场发表了讲话。随后所有人与参会者离开。

3.4参观游玩

时间：4月16日13:30–16:00

地点：五一广场

参观人员：欧泊公司（陈明永、周正、张伟、刘丽夏、赵紫霞），维诺公

司（Emma、Madison、Isabella、Lily、Abigail）。

简介：五一广场（公园广场）被誉为长沙市的核心，它拥有众多的历史文

物，如贾谊故居、中山纪念亭，这些都成就了它在长沙的独特魅力。它既是长

沙的一个象征，又是长沙的一个重要的商业、政治、文教、娱乐、体育、旅游

区，拥有完善的交通网络，吸引着众多游客前往参观。

参观前准备：接待人员了解目的地天气情况，备好矿泉水、纸巾、口罩等，

提前研究好游玩路线。参观路线：五一广场——太平老街——解放西路——黄

兴广场——黄兴步行街——杜甫江阁。参观后接待人员提前安排好车子，带领

客户返回酒店休息。

3.5礼品赠送

其一，当地话梅，话梅成品集酸、甜诸味于一体。味道独特，拿一颗入口

酸、甜、咸、香诸多味道一起释来，令人倍感舒适，满口留香。

其二，毛尖茉莉花茶，具备非凡的美感，茶叶醇厚，花香清新，滋润甘甜，

清新悠长。冲泡出