湘潭歌洋服饰贸易有限公司采购与付款内部控制制度优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计

目录

1公司简介..........................................................1

2公司采购与付款内部控制制度现状....................................1

3公司采购与付款内部控制制度存在的问题..............................2

3.1采购业务中岗位分工不合理问题.................................2

3.2采购询价和选择供应商的问题...................................2

3.2.1采购价格调整的不及时...................................2

3.2.2缺乏对供应商管理的问题.................................2

3.3采购退货管理问题............................................3

3.4采购付款及对账不严谨.........................................3

4公司采购与付款内部控制优化设计....................................3

4.1完善采购岗位分工与授权审批制度...............................3

4.1.1明确采购岗位分工与岗位职责.............................3

4.1.2制定采购授权审批权限...................................4

4.2加强采购价格及供应商管理.....................................4

4.2.1加强采购价格管理.......................................4

4.2.2合理选择供应商.........................................5

4.3制定退货管理制度.............................................5

4.4规范采购付款和对账清理.......................................6

5设计效果及小结....................................................7

参考资料............................................................8

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湘潭歌洋服饰贸易有限公司采购与付款内部控制制

度优化设计

1公司简介

湘潭歌洋服饰贸易有限公司，成立于2012年，位于长株潭城市群“两型社

会”综合配套改革试验区中心城市，有“小南京”、“金湘潭”、“湘中灵秀

千秋水，天下英雄一郡多”等美誉的湘潭市，注册地址为湘潭市雨湖区韶山西

路昭潭乡广场村委会院内。是一家以从事纺织、服装设计、加工及销售为主的

企业。主要生产日韩服装等时尚休闲服装，专业生产各类高中档日韩羊毛大

衣，羊毛外套，韩版风衣，韩版外套，韩版连衣裙，打底衫，t恤衫，日韩衬

衣，时尚休闲裤，时尚短裙及各类时尚服装。企业注册资本100万人民币，超

过了72%的湖南省同行，实缴资本100万人民币。公司组织结构如下图：

图1公司组织结构图

2公司采购与付款内部控制制度现状

湘潭歌洋服饰贸易有限公司采购与付款内部控制程序复杂且没有起到良好

的效果。采购流程首先由仓库、生产部门请购商品和所需材料，再由采购部门

编制订购单进行采购业务，之后由验收部门验收商品，仓库、请购部门储存商

品，再由应付款部门编制付款凭单，财务部门确认与记录负债、付款等业务，

最后由财务部门记录货币资金支出。具体流程如图2所示。在各环节中，由于

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采购过程中审批和执行管理不到位，公司采购效率低下，成本过高，需要进一

步优化。

图2采购与付款现状图

3公司采购与付款内部控制制度存在的问题

3.1采购业务中岗位分工不合理问题

公司在采购业务中的岗位分工方面存在严重缺陷，没有确保采购和付款交

易的不相容岗位相互分离，制约和监督。主要表现在公司材料请购与审批、付

款审批与付款执行方面存在问题。公司采购员在采购货物的过程中没有了解供

应商资质、供应情况等，直接向上级申请采购，采购经理没有严格按规定程序

进行审核或发现质量问题接受小贿赂而放行。企业财务部由于岗位责任不明，

从而导致付款出现问题。公司采购产生的较大成本金额，直接通过财务经理审

核划出，而没有和总经理等其他相关人员一起决策。这将导致公司资金出现不

合理的使用，造成财务亏损，支出渠道出现问题。

3.2采购询价和选择供应商的问题

3.2.1采购价格调整的不及时

公司没有根据市场政策的变化，确定采购价格，也没有将商品的销售毛利

率与以前年度或同行业公司的销售毛利率相比较，关注或沟通重大的差异，因

为毛利可能由于销售额，销售成本的错误被歪曲，而销售成本的错误又可能是

受采购价格的不合理所影响。公司没有对采购价格进行合理的预算，缺乏对市

场价格的敏感度。

3.2.2缺乏对供应商管理的问题

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公司在选择供应商方面存在问题，在未对供应商了解以及审核的情况下，

向未经批准的供应商进行采购，导致公司资金流失。同时公司不能保证其选择

的供应商商业信用、供货能力、产品质量等方面是否达标。其次，公司在选择

供应商时，采取了预付款的方式。一般来说，新增供应商的采购往往是采用现

货现款或验货付款两种交易方式，而不采取预付款方式。这样会导致公司存在

商业风险，也会导致资金周转风险，从而资金损失使管理处于被动状态。

3.3采购退货管理问题

公司采用的是以实体+网店的零售模式，这种模式产生问题的特点就是由销

售退货引发的采购退货。公司商品在经过各大实体店和网店销售给消费者后,有

时会发生一些质量上和数量上的问题，比如商品包装物破损、数量短缺、商品

不符合订单的要求、商品质量不优等。在网上订购申请退货的消费者，在48小

时内申请并联系客服，并快递发回，客服将进行收货登记，售后处理订单;消费

者如果是在实体店进行购买申请退货，门店销售人员编制《客户退货反馈单》

给门店经理审核，审核后交给仓库人员，再由仓库人员核实退货数量后，交给

质检部，质检部进行判定商品质量，将结果交由采购部，最后采购部将商品退

还给供应商。在这过程中，客服人员和门店销售人员存在未及时登记和反馈的

问题，采购部不能及时收到有关商品的反馈进行退货，无法对供应商进行正确

的考量。这样导致公司部门间职责不明，管理上处于被动，经济效益受到损

害。

3.4采购付款及对账不严谨

公司对应付账款和预付账款的管理不够严谨，没有确实审查应付账款和预

付账款的正确性、时效性。没有定期与供应商核对应付账款、应付票据、预付

账款等往来款项。财务部缺乏对供应商的正确认识，在其发来对账单的时候充

分信任，采取直接签字付款的方式，没有认真对银行对账单、应付账款明细

账、验收单等进行核验，由此经常出现错账。这导致公司资金亏损，银行存款

与应付账款明细金额对不上，账面模糊，出具的财务报表数据错误等，影响公

司的经营。

4公司采购与付款内部控制优化设计

4.1完善采购岗位分工与授权审批制度

4.1.1明确采购岗位分工与岗位职责

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企业采购主要涉及采购部和财务部，采购部设采购员、采购经理。采购员

应当在采购货物的过程中严格了解供应商的基本情况，核实无误后再向上级申

请采购，采购经理应当审核采购员所提供的供应商相应信息，按照一定的程序

进行审核批准。其中采购员又可按职能分类，将采购业务分为几项，由不同的

团队承担，主要分为采购寻源组和采购执行组，寻源组负责渠道管理、价格管

理、合同管理；采购组负责需求管理、订单管理、付款管理和不良品的处理

等。财务部设核价员、会计、财务经理。核价员应当掌握市场动态，对采购价

格合理规范；会计应当对采购发票，结算凭证，验收证明等相关凭证的真实

性，完整性，合法性及合规性进行严格的审核，最后由财务经理及总经理按程

序进行付款批准。由于会计等财务人员对市场价格不熟悉，可能导致付款出现

问题，核价员从不同的出发点看待采购价格，一旦发现有问题立即上报给财务

经理，采购部如发现有不合理付款，可追究核价员和财务部的责任。以上岗位

分工可杜绝舞弊的发生，有助于防止各种有意或无意的错误。

4.1.2制定采购授权审批权限

企业应督促采购与付款交易授权批准制度的执行情况，重点检查大宗采购

与付款交易的授权批准手续是否健全，是否存在越权审批的行为，例如公司采

购谈判与签订合同的不应当为同一个人或同一批人，应当每两人为一组，分别

负责谈判与合同的拟定，互不干涉。审批时实行按金额大小分级审批制度，明

确责任人。企业还应当建立预付账款和定金的授权批准制度，加强预付账款和

定金的管理。具体授权额度如下表：

表1采购授权审批权限表

审批权限支出用途主要审批人

10万以内一般经营活动支出财务部负责人

10-50万以内重大的经营活动支出总经理

50-100万及以上非常重大的经营活动总经理等集体决策

4.2加强采购价格及供应商管理

4.2.1加强采购价格管理

公司财务部应通过对上一年销售毛利、营业收入，营业成本等的分析，进

行采购、应付款的预算。同时生产部、销售部等部门及时提供相关价格信息。

采购部根据提供的预算资金和价格信息，对供应商货比三家比质比价采购，实

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现资金的合理运用。企业在采购用于生产所需的原材料时，可采取以下方法：

5万元以上的大宗物资从厂家直购，可减少通过中间商购买所需的差价；5万元

以下的零星物资定点采购，定点采购的优点为一次采购长期供货，可提高采购

效率；再应对紧急物资时，以不高于市场的平均价格进行采购。采用以上方

法，可降低企业生成成本，提高经济效益。

4.2.2合理选择供应商

公司应根据供应商的信用进行划分，制定明确的供应商准入标准，按照供

应商的供货情况进行等级划分，并对货款支付时间优先次。货比三家从而选择

更利于公司发展的供应商。具体划分标准如下表：

表2供应商等级划分标准表

供应商等级划分标准结果措施付款管理

A供应商提供的货物数量齐全、质量良可长期合作，可对供应商预

好，退货等问题及时解决且收到消费签订长期合付款或在合同

者的好评同，并优先付规定期按时付

款款

B供应商提供的货物数量基本齐全，质可与协商签订按合同规定期

量基本良好，退货等问题能够解决长期合同付款

C供应商提供的货物数量受损，质量不进行协商，可与验货后进行付

良，遇到问题能及时解决且态度良好其签订合同款，并且扣除一

定的质保金

D供应商提供的货物数量受损，质量不终止其合作验货后再进行

良，遇到问题未能及时解决且态度恶付款，延期结

劣算

4.3制定退货管理制度

对于消费者提出的退货问题，需要门店员工以及网络平台相关客服人员的

迅速处理，进而维持公司在消费者心中的口碑和信用，维护公司形象。公司应

当要求门店员工及时将问题向公司的退货部门反映，同时要求网络相关平台密

切将退货情况报告公司相关部门。并且将处理办法的依据一并提交。

当消费者向门店员工及客服反映自己收到的服饰出现问题，例如：服装颜

色不正、服装出现线头等细节不到位的问题，消费者可进行拍照反馈或直接上

门店解决,经至少2名以上员工根据实际情况确定是否属实后，给出让消费者满

意的解决答案。同时，门店员工应及时将情况反馈给门店采购负责人，当天就

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向公司退货部反映情况，指出是哪家供应商供应的服饰出现问题，向其发送与

受损消费者的聊天截图和服装情况的照片或视频，转述解决办法并提交相应的

证明，由采购负责人联系供应商办理退货或重新供货，并提出后期此类问题的

解决方案。具体流程如图3所示：

图3退货管理流程图

公司销售部可以将消费者退货分为经营性退货和质量性退货，根据退货的

性质来确定退货时间。经营性退货是指仓库在发配货物去门店，由于工作人员

的失误出现数量上的短缺;质量性退货是指商品在质量上存在的问题，如包装物

破损，商品质量不佳等。通过统计两种性质的退货数量，分析商品被退货的原

因，再与采购部协商，调整该类商品的采购渠道和供应商。具体流程如图4所

示：

图4采购退货流程图

4.4规范供应商对账与清理

公司财务部可以采用每个月对账的形式，查看应付账款明细账的金额。公

司应当要求供应商每月末将送货回单编制的对账单送来财务部，财务部根据各

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部门提供的有关单据核对对账单上的商品名称、数量、单价，来确保每月记录

应付账款明细账金额的正确性。并且检查发票、验收单与之相对应的明细账核

对。确认无误后，财务部会在次月上旬回签对账单。公司财务部用于对账的资

料要整理清楚,对于供应商提供的对账单中没有公章或财务专用章的，不予对

账;供应商提供的不完整对账资料，不予对账;供应商只提供余额没有明细的应

付账款，不予对账。财务部应当每月末将银行存款对账单与应收账款明细账、

应付账款明细账进行对账，了解收支情况并保证正确性。具体流程如图5