耒阳民生药材有限责任公司付款审批流程优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计

目录

1耒阳民生药材有限责任公司基本情况.................................1

1.1公司简介......................................................1

1.2公司组织结构..................................................1

2耒阳民生药材公司付款流程现状.....................................1

2.1公司付款业务流程..............................................1

2.2公司付款审批流程中存在的问题..................................2

2.2.1未按照预算使用划分付款情况，付款流程冗余..................2

2.2.2未设置付款审批加急处理....................................3

2.2.3付款周期过长使得资金使用效率低............................3

2.2.4资金审批责任划分不明确，可能导致重大差错或舞弊行为........3

2.2.5缺乏对于付款流程的监督机制，导致付款业务流程存在一定风险..3

3公司付款审批流程优化方案.........................................4

3.1资金预算使用情况划分审批权限..................................4

3.2增设加急审批程序..............................................4

3.3增加付款监督机制..............................................5

3.4明确划分采购单审批人员的责任..................................5

3.4财务部定期与仓储部、供货商对接................................6

4小结.............................................................6

参考资料...........................................................8

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耒阳民生药材有限责任公司付款审批流程优化设计

1耒阳民生药材有限责任公司基本情况

1.1公司简介

耒阳民生药材有限责任公司自2001年率先在耒阳开办首家平价药材公司

——民生药号以来，只经过短短三年多时间，就在耒阳业界谱写一个又一个神

话。目前，公司在耒阳境内已拥有3家小型连锁药材民生公司，在耒阳境外拥

有衡阳百济堂药品超市和柳州郴州大药房两家连锁分公司，分公司总数达4余

家。同时还拥有寿岳寿酒有限公司、保健品有限公司、南岳寿文化村旅游购物

有限公司等多家分公司，是一个极具活力与前景的多元化、集团化的新型民营

企业。

1.2公司组织结构

公司分为总经理、办公室、人力资源部、财务部、企业策划部、市场营销

部六个部门。

总经理负责管辖手下五个部门，全面负责处理公司的总体事务，使公司有

一个高效率的工作系统。

办公室在领导的带领下，主要担负办文办事，参谋助手，综合协调，管理

服务等系列工作。

人力资源部负责公司人力资源的管理，为公司提供和培养合格的人才。

财务部负责公司资金的筹措运用，资本运营、会计核算和成本核算工作。

企业策划部负责公司的整体形象策划和品牌推广，不断提高公司的知名度。

市场营销部由市场部和营销部组成。市场部负责拉近产品与消费者的心理距离，

销售部负责拉近产品与消费者的物理距离。

2耒阳民生药材公司付款流程现状

2.1公司付款业务流程

公司开展业务的时候，都会产生费用。对于一个公司来说，采购计划是很

有必要的，尤其是药材公司，对于货品的质量有相当严格的要求。越好的药材

往往越需要商谈采购。公司的业务开展先制定采购计划，确定公司本月度/季度

/年度需要采买的药材类主营产品和其他营业产品后，选择供货商。选择供货商

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这方面需要慎重，货比三家，确保公司利润后就确定价格，然后拟定合同，申

请付款后才能实行最后的采买。确定要订购的药材种类及数量的时候，就可以

填写付款审批单；而员工日常需要采买公司所需物品的时候，同样可以写付款

审批单。

有业务流程，就会涉及到付款流程。每个公司都有一套属于自己的付款审

批流程，而我们耒阳民生药材公司开展业务的时候，也需要有专门的负责人来

填写付款审批单。所以一个好的付款审批制度是必生药材有限责任公司的付款

审批流程图如下：

经办人如有需要审批的付款事项，如实填报费用事项，原因等，如费用使

用合理并且按照合同执行，便填写付款申请，交由部门经理核实。

部门经理核实经办人申请事项属实，核实部门费用按照计划执行，将此付

款申请交由财务主管审核。

财务主管拿到相关手续，核实费用标准，复核合同执行、往来账务等情况，

按照财务制度核实相关情况，确认符合资金计划，相关法规、准则规定后，交

由出纳。

出纳收到命令，确认审批单无误后，发放申请资金给经办人。经办人付款

后的单据拿回后保管好并交给财务部。

图2-1耒阳民生药材有限责任公司付款审批流程图

2.2公司付款审批流程中存在的问题

2.2.1未按照预算使用划分付款情况，付款流程冗余

根据图2-1可得，公司未按照预算使用情况划分，无论是金额大小或者是

事情轻重缓急，所有付款审批都需要走一遍流程，导致审批流程冗余。比如，

员工张某采购公司所需日常用品500元，提交付款申请后，需要经过重重的审

核审批，由部门经理到财务经理，最后出纳将现金交由张某。这一套流程审批

下来花费的时间多，步骤繁琐，不论是员工还是经理，都因此增加了工作业务，

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员工徒增等待而经理多一份工作。

2.2.2未设置付款审批加急处理

当出现突发情况，例如2019年疫情突发，公司需要大量采购口罩以及退烧

药、止痛药等。而大量紧急采购物资所需要的金额也很大，这个时候，采购部

就需要填写付款审批单。公司一整套付款审批流程繁琐，并没有加急审批这一

程序。由于缺乏加急审批这一程序，付款审批下不来，资金不够付款，会导致

逾期支付。频繁的出现逾期支付这一问题，会损害公司信誉，这一潜在问题是

十分严重的。

2.2.3付款周期过长使得资金使用效率低

图2-1可得，耒阳民生药材公司的付款审批需要经过最少三个部门，而付

款审批流程一套下来最少需要1天，此周期过长会导致资金流通不周，不能及

时付款，支付薪酬等，此外还满足不了企业日常生产经营和对外扩张的需要。

资金使用效率低，企业资金短缺，轻则影响到企业的正常运转和生产经营等问

题，重则可危及企业的生存和发展。

2.2.4资金审批责任划分不明确，可能导致重大差错或舞弊行为

根据图2-1所得，关于付款审批制度，业务经理的职责是审批经办人的付

款申请，财务主管继续审批，不论资金大小都是同一套流程下来，对于批准人

员没有明确的责任划分，也缺少具体的衡量标准，出问题的时候，容易造成推

卸责任这类现象的发生。而资金审批责任划分不明确另一负面情况便是出现以

公徇私的情况，高级主管人员可能会串通一气来给自己谋福利，这一舞弊行为

是很难发现的。

2.2.5缺乏对于付款流程的监督机制，导致付款业务流程存在一定风险

付款审批流程不仅步骤繁琐，且没有监督机制。无规矩不成方圆，没有监

督机制，付款业务流程存在着风险。可能会出现高位者以权谋私，自己申请付

款然后自己同意，私自运转公司资金，严重可导致挪用公款的出现，危及公司

资金的运转。银行账户操作权限划分不明，无论是大金额还是小金额，皆由出

纳一人负责付款，同样会导致公司资金运转不周，危及公司的发展。

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3公司付款审批流程优化方案

付款审批流程属于公司业务的主要环节，关系到公司的运营以及资金使用

的效益。耒阳民生药材公司并没有重视公司的付款审批流程，制度的实施仅仅

只是停留在表面，实际操作的过程中并没有严格按照制度来执行。所以，应该

加强对付款审批流程的管控，优化公司的付款审批流程，并严格按照优化后的

付款审批流程来执行。

3.1资金预算使用情况划分审批权限

表3-1资金数额使用情况划分表

部门经理财务部财务经理总经理

500元以下√

500-10000元√√

10001-100000√√√

元

100000元以上√√√√

根据图表可得，当资金低于500元时，交由部门经理审批即可通过；当资

金为500-10000元时，由部门经理交由财务部审批人员审批即可通过；当资金

为10001-100000元时，由财务部审核人员审核后交由财务经理审核，通过即可；

当资金为100000元以上时，由部门经理审核后交由财务部审核人员，财务部审

核人员审核后交由财务经理，财务经理审核后交由总经理，总经理审核通过即

可。

若是简单的借支工资付款，交由部门经理审核通过即可，若是采购药材付

款，需经过办公室同意，再交由财务经理审批，审批通过后资金下发给采购部

门即可。

3.2增设加急审批程序

民生药材公司加急情况分为以下三种：

（1）采购材料有优惠力度加急付款；

（2）紧急采购材料需要付款；

（3）金额超出预期，需要加急付款。

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关于加急情况不同，所需要的审批流程也不同，需要添加以下两种审批程

序：

关于采购材料付款提前有优惠力度的加急付款，紧急采购材料需要加急付

款，付款的金额属于一起申请的，根据不同的金额选择加急程序，直接将申请

交由最高级别的领到审批。

表3-2加急程序部门审批情况划分图

部门经理财务部财务经理总经理

500元以下✓

500-10000元✓

10001-100000✓

元

100000元以✓

上

关于金额超出预期，审批下来的资金不足，需要加急付款的情况，采购人

员应直接将申请交由财务经理，财务经理负责审批，通过即可。

根据资金数额使用情况划分图，减少了付款的程序，程序由原来的繁琐变

成现在的简单，原来一套流程下来需要层层审批，需要2天，现在根据数额不

同只需要1-2天完全可以付款。

3.3增加付款监督机制

关于公司高层人员以公徇私这种事情，必须防患于未然，所以在付款审批

流程内加入监督机制是必要的。公司内部（最好是财务部门）需要派出2-3名

监督人员成立监督部门，全程监督付款程序审批，当由部门主管审批的时候，

财务人员需要在主管审批后盖章，同意，即可通过审批；当最高由部门经理审

批时，财务人员需要复核一遍并在部门经理审批后盖章，同意，即可通过审批；

当最高由财务经理审批时，财务人员需要复核一遍并在财务经理审批后盖章，

同意，即可通过审批；当最高由总经理审批时，财务人员复核后交由出纳付款。

而监督部门人员需要定期对付款业务进行统一的审批，双重保障。

这样一整套流程下来，监督人员不需要步步跟进，只需要对接最高层级人

员以及前一级人员的审批单，省了时间也有监督的效果。

3.4明确划分采购单审批人员的责任

明确划分采购单审批人员的责任可以防止出现“踢皮球”的现象出现。责

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任分明才能更好的将付款审批这一流程运营下去。

由上图可知，低于（含500元）500元的付款由部门主管负责；501-10000元的

付款由财务部门审批人员负责；10001-100000元的付款由财务经理负责；100000

元以上经总经理同意后由财务经理负责汇款。

3.4财务部定期与仓储部、供货商对接

公司应当建立部门与部门之间的沟通制度。为了防止舞弊现象的发生，财

务部门人员应该与仓储部门结合，互相监督。财务部在付款审批签下来前对所

购的商品状况以及货款往来等的情况进行确认，确保公司所采购的物资数量齐

全、质量好。财务部定期与供应商对账，保留完整且合法的原始单据，确保账

实相符，编制进出货品往来明细表，所有资料整理存档。定期实地盘查商品，

形成部门与部门之间的制衡关系，这一举动也避免了没有发生采购业务但是出

现了付款行为的发生。