蓝江公司对中赛公司的商务接待方案设计

湖南商务职业技术学院毕业设计

目录

1背景简介.......................................................................................................................1

1.1蓝江公司简介....................................................................................................1

1.2中赛公司简介....................................................................................................1

1.3来访目的............................................................................................................1

2接待前的准备...............................................................................................................2

2.1了解来宾............................................................................................................2

2.2接待小组............................................................................................................2

2.3食宿预订............................................................................................................2

2.4日程安排............................................................................................................3

2.5会场布置............................................................................................................4

2.6商务礼仪............................................................................................................4

3接待工作.......................................................................................................................5

3.1接机....................................................................................................................5

3.2参观公司............................................................................................................5

3.3参观工厂............................................................................................................6

3.4商务签约仪式....................................................................................................7

3.5游玩娱乐活动....................................................................................................7

3.6欢送宴................................................................................................................7

3.7送机....................................................................................................................8

4总结...............................................................................................................................8

参考资料.........................................................................................................................10

I

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蓝江公司对中赛公司的商务接待方案设计

1背景简介

1.1蓝江公司简介

蓝江公司是华盈集团旗下一家集生产与销售，内贸与外贸于一体的专业代

理经销公司。专注于智能设备领域的国际化品牌，它追求自在、高端专业化音

乐质量、令人享受的影像效果、令人拥有良好享受和体验的智能化产品，并且

将敢于不断创造，在创造中不断发现新科技作为坚定追求。蓝江公司品牌的国

际化之路逐渐开启，除国内市场外，蓝江进驻的海外市场包含海外各个地区。

在进入海外市场不久后，蓝江公司正式成为国外多个品牌的中国官方合作

伙伴。蓝江高层曾经透露，打算在中国与国外设立单独的相关研发中心，中

国国内虽然曾经有专门领域，但是仅限于发达地区。而又打算在国外将在美国

硅谷设立研发中心。蓝江将由原来专注于发展独特音效和高像素清晰照片的单

方面科技技术突破转化成向智能手机整体技术的全面创新。目前，蓝江成为地

方足球杯官方赞助商，这将帮助蓝江公司进一步提升影响力。

1.2中赛公司简介

中赛公司是美国的一家高新技术产业公司，其主要的核心业务是电子科学

技术产品，总部坐落于加利福尼亚州。中赛公司是由RomManue等一群人在1991

年创建，在高新技术产业是以创新著名。除此之外，发明创造和销售计算机相

关的硬件，中间件体和软件，并且提供托管和咨询类服务的公司，同时也是主

要的相关技术研究组织。中赛公司总部坐落于美国加利福尼亚州，注册资本5000

万元，公司设有研发部，市场部，综合部。员工均本科以上学历，高级工程师，

工程师均匀十几人，并包含院士教授等人。最近这几年，坚持贯彻“科学技术

是第一生产力”，不断在发展中进行创新，创新过程中不断发展。

1.3来访目的

了解我方公司基本运作状况（包含资信状况，产品销售状况，客户市场情

况等）；了解我公司产品研发生产体系；了解我公司质量控制方法；加强双方

公司之间的沟通；在来访过程中，可以增进双方公司之间的感情；使对方公司

了解产品的信息反馈，增加对产品的信任度。

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2接待前的准备

2.1了解来宾

表1来宾信息表

姓名职务年龄性别

Sara董事长47女

Rae产品研发部经理36女

Abner营销部经理27男

Ethan法律顾问36男

2.2接待小组

表2接待小组安排表

姓名职务年龄性别

冯莎董事长39女

凌双飞产品研发部经理36女

全晓莉董事长秘书34女

石达亿营销部经理29男

詹杨法律顾问36男

2.3食宿预订

长沙世茂希尔顿酒店位于长沙的滨江新城湖南金融中心的核心位置，凭借2

41米高度屹立于河西，成为长沙的新地标建筑。酒店靠近长沙市委政府，周边

综合商业丰富，离长沙黄花国际机场32公里，离长沙南高铁站21公里。

长沙世茂希尔顿酒店拥有两百多间客房及套房、全日制餐厅、中餐厅、大

堂吧、SPA、面积近三千平米的会议空间、健身中心及室内恒温泳池等。长沙世

茂希尔顿酒店坏境服务都达到理想水平，会议室相对于其他酒店设备较为完善。

具体订了两间豪华双床房，两位女士和两位男士分别各占一间。其中包含自助

早餐。午餐和晚餐均在酒店内厨艺全日制餐厅中进行。接待欢送晚会在宴会厅

进行。出去游玩则就近选择较为热门有代表性的餐厅进行就餐。

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2.4日程安排

表3日程表

日期时间内容地点

10:00接待小组进行接机长沙黄花机场

11：00-11:30休息各自房间

12:00-13:00在宴会厅举办欢迎会世茂希尔顿酒店

5月16日15:00-16:30董事长带领相关接待小组陪蓝江集团工厂及

同参观工厂和办公楼办公楼

17:00-18:00休息各自房间

18:30-20:00营销部经理进行晚宴接待长沙世茂希尔顿

酒店宴会厅

9:00-11:00董事长带队考察门店状况长沙相关门店

12:00-13:30进行午餐长沙世茂希尔顿

酒店全日制餐厅

5月17日14:00-15:30休息各自房间

16:00-17:30双方开会交流，讨论合作事项长沙世茂希尔顿

酒店会议厅

18:00-20:00进行晚餐长沙世茂希尔顿

酒店全日制餐厅

9:30-11:30双方董事长进行签约仪式长沙世茂希尔顿

酒店会议厅

12:00-13:30进行午餐长沙世茂希尔顿

5月18日酒店全日制餐厅

14:00-15:30游览岳麓山景区长沙岳麓山

16:00-18:00游览橘子洲头长沙橘子洲头

18:30-19:30进行用餐老街鱼嘴巴餐厅

11:00-13:30欢送宴长沙世茂希尔顿

酒店宴会厅

5月19日14：00-14：30休息长沙世茂希尔顿

酒店休息室

15:00由董事长带领相关接待小组长沙黄花机场

进行送机

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2.5会场布置

会场布置形式：全围式。会议座次：左右依次排列，主位为蓝江公司董事

长冯莎，然后分别是蓝江公司董事长秘书全晓莉，产品研发部经理凌双飞，营

销部经理石达亿，法律顾问詹杨。边首为中赛公司董事长Sara，左侧分别是中

赛公司产品研发部经理Rae，营销部经理Abner，法律顾问Ethan。

图1会场布置图

会场布置主要以冷色调为主，入口处摆放两盆盆栽，在会议桌两侧按来宾

人数摆放相应数量的小型盆栽。会议室顶部开启灯光照射，讲解使用多媒体屏

幕，会议前调试好多媒体屏幕与麦克风，更为直观高档先进。每个客户桌前摆

放一瓶水，一个开会记录本，一支笔，从外观上来体现出会议的隆重严肃，以

及双方对其的看重。

2.6商务礼仪

先了解此次接待是针对于美国外来客户。美国人特别注重时间观念。因此，

在指定日程表时时间要多有余地，做好因为堵车等外来原因导致时间耽误导致

预定事件延迟的准备。在做好日程表之后发给美国客户，严格遵守日程表上所

安排的时间，在会议，提前安排工作时间等方面做到严格遵守时间，尽量防止

浪费能够用在工作或者是提高生产力，劳动效率的时间。

美国人在商业互动中通常都是直截了当。因此，会议内容设定应当简洁明

了，不要使用一些含糊不清的词语或语句导致意思含糊不清，为工作场所的这

种态度做好充分准备。尽量减少与美国客户之间兜圈子和不必要的闲聊，在此

次交往过程中，需要尽量改变国内交往的惯性操作，尽量适应客户的习惯。

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美国人重视参与感。在开会交流的过程中，应该让客户自由表达自己的意

见，持开放的讨论态度。在参观工厂，办公楼和门店状况时，也可寻求客户意

见，在他们的建议下加以改变。讨论合作事项时，应该平等尊重各个职位的人，

让他们自由自在的讨论，自由发表意见与观点，并将他们的意见予以考虑和尊

重。客人行程活动全部结束之后，应该与客人见面，交流看法与意见。

美国人遵守政治正确的观念。在带领他们参观办公楼之前，提前跟办公楼

的同事们说明一些注意事项，特别是不要在办公室开非正式社交场合的笑话或

者不正当的评论。不要对政治事件在办公室发表自己的看法，在办公室中需要

相互尊重。

3接待工作

3.1接机

首先，应当向客户了解来访主要人员，飞机到达时间等。安排身份与中赛

董事长Sara，产品研发部经理Rae，营销部经理Abner，法律顾问Ethan身份相

当的本公司董事长冯莎，董事长秘书全晓莉，产品研发部经理凌双飞，营销部

经理石达亿，法律顾问詹杨作为接待小组前去接机来表示尊重。

其次，针对接机人员和来访客户人数决定接送客人的车辆，提前安排车辆

在机场前等候，以防路上堵车从而导致时间耽误，没遵守准时原则。针对此次

接待，可以先订一辆丰田考斯特豪华车。

再者，可以由董事长秘书提前安排制作接待客户的牌子，以便客户到达之

后可以立马看出来。客户到达之后，可以双方交换名片，让董事长相互认识，

以便之后更好的合作。

3.2参观公司

公司参观分为两部分，第一部分是对工厂，办公楼进行参观。第二部分是

对长沙部分有代表性的门店进行参观考察。

5月16日15：00-16：30，由董事长冯莎带领相关接待小组陪同客户对工

厂和办公楼进行参观考察。在接待完客户，客户进行吃饭休息之后，安排一辆

丰田考斯特豪华车前往。此行的目的是为了让客户了解工厂如何运行，工作效

率达到的水平，工厂目前技术所达到的水平以及办公室如何管理，员工如何有

效进行工作运转。以及两个办公环境员工的生产积极性。在参观过程中，客户

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可以充分发表自己的意见和看法，并提出相关意见，我公司在结合实际情况进

行考虑与运用，从而推动生产效率的进一步提升。也使双方合作更加密切，交

往更进一步。

5月17日9：00-11：00，由董事长冯莎带领接待小组陪同客户进行对长沙

具有代表性门店进行考察与参观。了解各个门店存在的问题，同时也让客户看

到门店的真实发展状况。让他们了解目前门店所畅销的科技产品以及目前的盈

利状况以及目前有待发展的产品。让他们充分了解到我们产品的优点以及畅销

度。为接下来的合作打下一个良好的基础，同时在对方提出意见时，应当认真

听取并根据实际状况结合公司相关理念进行改变。

3.3参观工厂

首先，提前告知公司工厂有来自中赛公司的客户会对工厂进行参观，让工

厂的管理人员做好相应准备。由董事长冯莎带领接待小组（董事长秘书全晓莉，

产品研发部经理凌双飞，营销部经理石达亿，法律顾问詹杨）接待来自中赛公

司的来访人员（董事长Sara，产品研发部经理Rae，营销部经理Abner，法律顾

问Ethan）。由工厂产品推销介绍人员和接待小组共同陪同客户参观工厂生产车

间（提前告知具体路线），向客户介绍我方公司的创新科技产品（如新型5G手

机以及蓝牙耳机等具有代表性的产品），工厂内部的产品推销介绍员向客户介

绍生产车间如何运作，使用到了什么生产工艺和涉及到的技术特点，并且详细

准确回答客户提出的问题，了解中赛公司对我方感兴趣的产品。因此，为表示

对这领域的专业性，工厂内部的推销介绍员需要提前对这方面做好充分准备。

除此之外，对涉及的特殊公司生产机密的问题需要进行巧妙回避。接待人员除

了做好接待路线的引导外，还需要格外照顾好客户的情绪。

产品推销介绍员需要非常了解熟悉工厂的车间，生产的相关工艺以及公司

产品所使用的技术以及相关的特点，并且具有很强的沟通能力，熟练的商务礼

仪技巧。除了他之外，此次接待小组也应当做好充分准备，展示区摆放公司生

产的各种的手机，耳机，音乐播放器等具有代表性的产品，并附上技术介绍以

及销量水平，由产品推介员负责产品的讲解。

带客户参观车间时，需要充分注意到客户的状况，观察客户对本公司的哪

种科技产品有浓重兴趣，并针对他的兴趣点，对他进行相关产品的介绍。此次

陪同的接待小组成员也许要对公司工厂的部分进行充分熟悉，对工厂产能，机

器设备有所了解，不能接不上客户的问题。同时可以根据客户的看法，对科技

产品进行调整升级。

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3.4商务签约仪式

本次商务签约仪式时间为5月18日9：30-11：30，地点为长沙世茂希尔顿

酒店会议厅。参与人员：中赛公司董事长Sara，产品研发部经理Rae，营销部

经理Abner，法律顾问Ethan，蓝江公司董事长冯莎，董事长助理全晓莉，产品

研发部经理凌双飞，营销部经理石达亿，法律顾问詹杨。

本次洽谈工作会场布置主要由公司营销部负责，要提前30分钟左右的时间

清扫整理并布置会场，保持会场整齐有序的模样。营销部要摆放好会场物品，

桌面上每个座位前各自摆放一瓶水和一只笔，调试投影仪，话筒等相关设备，

放映此次合作的相关资料。对方公司来访人员到达会议室后，由礼仪引入会场

就座。待会议结束后，引导参会人员到长沙世茂希尔顿酒店全日制餐厅进行就

餐。

签约仪式流程：由礼仪人员引领签到嘉宾中赛公司董事长Sara，产品研发

部经理Rae，营销部经理Abner，法律顾问Ethan，蓝江公司董事长冯莎，产品

研发部经理凌双飞，营销部经理石达亿，法律顾问詹杨入场进行签到，并由酒

店礼仪带领到各自位置就坐。首先主持人宣布签约仪式开始，简单介绍主要来

宾和领导；然后本公司营销部经理石达亿介绍签约科技项目情况；由蓝江公司

董事长冯莎和中赛公司董事长Sara进行签约；双方董事长根据此次科技合作项

目进行简单致辞；进行媒体采访或者记者自由提问，需要把控好时间。主持人

宣布签约仪式结束，参会人员依次退场。提前对就餐人数进行统计，按人数安

排座位表，由工作人员做好相关引导工作。

3.5游玩娱乐活动

5月18日14：00-15：30，游览岳麓山景区。可以采用缆车的方式进行上

下山，可观赏高处美景。时间充足的情况下可以游览岳麓书院，了解相关文化

内容。在行动之前根据天气状况准备好要带的东西，安排一辆丰田考斯特豪华

车进行接送。

5月18日16：00-18：00，游览橘子洲头。可以采用做观光车或者步行的

方式，可以在青年毛泽东雕像进行打卡游玩，同时也可以观看到藤架广场，盆

景园，揽岳亭，汉白玉诗词碑，在观赏风景的同时还能了解到许多中华文化与

精神，了解其中的魅力所在。

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3.6欢送宴

时间：5月19日11：00-13：30

地点：长沙世茂希尔顿酒店宴会厅

参与人员：中赛公司董事长Sara，产品研发部经理Rae，营销部经理

Abner，法律顾问Ethan，蓝江公司董事长冯莎，董事长助理全晓莉，产品研发

部经理凌双飞，营销部经理石达亿，法律顾问詹杨。

此次宴会主要由公司服务部进行负责，由董事长助理全晓莉进行帮助指导。

由酒店人员指引参与人员签到后就坐；主持人做开场词介绍，介绍此次欢

送宴参与人员；请双方董事长进行致辞；由蓝江公司董事长冯莎进行祝酒；主

持人宣布就餐开始。就餐结束后带领客户到达休息室进行休息，或者让他们自

行安排时间。

3.7送机

送机时间：5月19日下午3点

地点：长沙黄花机场

人物：董事长冯莎，董事长秘书全晓