建农超市采购环节内部控制优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计

目录

1基本情况............................................................1

1.1建农超市基本概况..............................................1

1.2建农超市商品分布及主要采购商品................................1

2建农超市采购内部控制现状............................................2

2.1建农超市经营现状..............................................2

2.2采购商品的渠道................................................3

2.3采购商品流程及金额............................................3

3建农超市的内部控制问题..............................................3

3.1采购分工不规范................................................3

3.2员工工作能力不强..............................................4

3.3采购计划不专业................................................4

3.4供货渠道单一导致采购费用高....................................4

3.5采购商品没有形成标准体系......................................4

3.6采购流水未细致化..............................................5

4建农超市采购内部控制的优化..........................................5

4.1优化采购分工..................................................5

4.2强化员工工作能力..............................................5

4.3优化采购计划..................................................6

4.4增加供应渠道..................................................7

4.5形成超市自身的质量标准........................................8

4.6优化采购流水统计..............................................8

5小结................................................................8

参考资料.............................................................9

I

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建农超市采购环节内部优化控制设计

1基本情况

1.1建农超市基本概况

建农超市是位于湖南省湘乡市梅桥镇香铺街上的个体工商户，成立于2015

年9月1日，经营范围主要为食品烟草日用百货批发兼零售，该超市注册资本

为30万人民币，员工总人数有8名。超市内工作人员主要为当地阿姨，知识水

平有限，设有收银员2名，区域管理阿姨6名。店内商品采用小包装标量分明

规格价格，备有货筐顾客自选商品。经过几年的经营努力，成为了梅桥镇最大

的超市，赢得了良好的社会信誉，树立了良好的形象。

图一建农超市外正面照

1.2建农超市商品分布及主要采购商品

建农超市处在乡镇交界处，地理优势大，平日流量较大，且周边的居民每

周都有着采集的传统购物思想，因此超市经营商品较多.在刚开业时开设了5个

区域，包括果菜区、奶品饮料区、肉食品区、生活用品区及零食区，其中的果

菜区、肉食品区和生活用品区是超市的主要盈利区块，经常供不应求，后续经

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过调整将原先的果菜区和肉食品区合并为菜品区。

下表格为建农超市各个分区的主要采购的商品。

表一各区域主要采购商品

奶品饮料区生活用品区零食区菜品区

特仑苏纯牛奶毛巾各类辣条白菜

伊利纯牛奶洗发水膨化食品辣椒

安慕希酸奶厨房清洁工具饼干土豆

加多宝洗衣液巧克力牛羊猪肉

2建农超市采购内部控制现状

2.1建农超市经营现状

超市由老板夫妻两口共同管理，夫妻二人充当采购员以及收银员。旗下拥

有销售员8名，皆为中年女性，学历较低。因建农超市处在乡镇交界处，且附

近超市较少，因此没有很强烈的行业竞争。目前存在的问题是没有明确的采购

计划，且招聘的员工分工不明确，上货不及时，经常窜区域聊天，导致在采购

上浪费时间，销售时降低工作效率。

图二建农超市内部正面图

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2.2采购商品的渠道

建农超市目前主要是在红仑批发市场和壕塘水果批发市场进货，平日上基

本由丈夫开车前往批发市场取货，忙时偶尔联系供货商送货，但是要支付额外

的送货费。

2.3采购商品流程及金额

老板一家在每月的月底对仓库内易储存的商品进行粗略核对，对于生鲜食

品每周进行一次商品统计，编制采购单目，通过电话联系的方式和批发市场老

板进行交易意向联系，在确认了商品数量及单价之后，由丈夫开车前往批发市

场完成交易自行取货，货物到达超市后夫妻双方共同完成核对账单和初次上货

的任务。

图三采购流程图

超市刚兴建时，每个区块的进货金额为果菜区15000元，奶品区6000元、

肉食品区20000元、生活用品区20000元、零食区6000元。再经营了两年，果

菜区和肉食品区合并为菜品区后，该区的每月采购金额提升至45000元。考虑

到建农超市开设在乡镇上，周边居民有着统一赶集的传统思想，赶集时间在每

月的逢4逢9，因此老板会在赶集日前一天针对居民需求的菜品及奶品饮料进行

针对性采购，两个区块每次采购的金额分别为3500元及3000元。

3建农超市的内部控制问题

3.1采购分工不规范

建农超市的采购由老板夫妻共同完成，上图三的采购流程中可以看出其中

的步骤可以进行人员拆减，分工合作。比如由妻子进行检查仓库和确定采购单

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目的工作，于此同时丈夫驾车前往批发地节约采购时间。在采购结束之后，由

妻子负责完成核对账目的工作，丈夫完成初次上货的任务。

3.2员工工作能力不强

建农超市拥有员工8名，其中6名是销售人员。在人流量大时，商品消耗

速度快，需要及时上货。由于上货需要通过表单的形式向老板进行确认，而销

售人员普遍年龄较大，学历较低，导致上货速度缓慢。在人流量少时，会无视

工作任务，跨区域进行聊天，影响工作效率。同时员工还存在对商品不熟悉的

问题。例如在油粮区，部分员工对于不同大米的辨识度不高，因此在商品称重

的时候会混淆商品价格等。

3.3采购计划不专业

建农超市目前的采购计划为：易储存的零食、生活用品每个月采购一次，

不易储存的生鲜肉品及瓜果蔬菜每三天采购一次，同时每月赶集6次。采购的

货品数量根据超市老板对于上个销售周期的销售额度而进行大致判断，这表露

出两个问题。第一，对于严格要求食品新鲜度的果蔬肉品及奶制品，三日一进

还是会导致大量的商品腐烂变质，销售质量下降，降低超市收入；第二，没有

对商品不同区域的销售额进行一个科学统计，完全根据对销售额区推敲下周期

的货物购入，这会模糊商品分类及商品储存情况，导致采购不灵活，出现热门

商品的短缺以及冷门商品的堆积，不利于超市利润的增加。同时采购形式由电

话决定，无法判断采购商品的品质。

3.4供货渠道单一导致采购费用高

建农超市目前只有一家供货商，货物的来源单一。在商品进货的过程之中，

无法做到货比多家，进货价格完全受制于该供销商，因此采购的费用明显较高，

考虑到经营成本等，该超市的收益是处在一个低状态水平。

建农超市部分商品采购进价如下表所示：

表二建农超市部分商品采购进价

特仑苏牛奶德芙巧克力新鲜柑橘新鲜猪肉

建农超市采购价66元/箱54.9元/盒6元/斤20元/斤

市场平均采购价63.9元/箱52.9元/盒5.5元/斤18.8元/斤

3.5采购商品没有形成标准体系

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由于建农超市的进货途径单一，导致超市商品的标准取决于批发市场货物

的标准，没有形成自家的个体标准判断体系，结合电话采购的采购形式，判断

商品的好与坏直接取决于进货单价。考虑到供应商还要供应其他超市，因此商

品的质量也并不能按价格来保证，在遇到急事紧事的情况下风险得不到控制，

在交易紧张的过程之中与单供应商的关系更难以形成一个长期合作的模式，完

全受制于供应商。

3.6采购流水未细致化

建农超市除去每月的统一进货外，在六个赶集日之前也会进行统一购置。

但是超市内部在每月仅进行一次流水统计，同时也没有设立专门的人员进行账

款审核，因此在统计时会因为采购时间较长的原因导致账单丢失，流水不准确

的现象。例如在每月的统计之中，因为每月14号的赶集与第二周进购生鲜食品

的日期接近，因此在繁忙的工作中只统计了生鲜食品的进购表而丢失了14号赶

集的进购表，因此在月底核对的时候出入帐不统一存在偏差。

4建农超市采购内部控制的优化

4.1优化采购分工

建农超市的采购工作从头到尾皆由老板夫妻两个人完成，且夫妻二人还需

要充当收银员的角色，如果不做好任务分配工作，容易造成时间、金钱方面的

损失。

整个采购过程主要由清点仓库库存、制定进货单目、前往供货地点取货、

核算账目、初步上货五个过程组成。考虑到妻子并不会驾驶车辆，因此出去取

货这一过程之外的四个步骤，可以提前一天进行安排，避免两个人同时进行同

一事项。在遇到赶集日任务量重的情况下，则要考虑招聘小时工，协助二人完

成采购工作。

4.2强化员工工作能力

建农超市的员工工作问题主要表现在四个方面：第一，上货速度慢；第二，

不熟悉表单；第三，存在偷闲聊天的现象；第四，对商品单元不够熟悉。针对

这四个方面，应该做出表二所示按顺序进行内容强化。

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表三员工存在的工作问题及强化方法

顺序工作问题强化方法

进行基础的办公软件培训，要求掌握表单的制

1表单应用不熟练

作以及文档的传输

每日工作前提前制作好上货表单，在实际销售

2上货速度慢过程之中按照上货-记录的模式工作，销售工作

完成后提交表单至老板处

培训销售人员进行商品信息学习，保证员工在

3对商品单元不熟悉

自身负责的区域内，对商品熟悉化

强化员工工作意识，建立惩奖机制，按工作的

4偷闲聊天

完成度进行工资分配

4.3优化采购计划

建农超市的老板目前还处在一个小超市经营的想法之中，对于商品的采购

计划和具体商品的商品额都处在一个笼统的认识中，将超市的总经济销量和进

货量直接进行挂钩，直接影响到商品的售出以及堆积。要提高超市的营业额度

和销量，第一步就是改变超市原有的进货频率。建农超市原先每月统一购入易

储存货品一次，每周购入生鲜食品一次，每月因赶集再集中进货六次，这种货

品的购入频率带来的直接问题在于对于急需销售的果蔬无法迅速大量抛售，以

至于后期储存的果蔬转换为不新鲜的食品，价值大大降低；对于生肉产品来说，

只能够保证当天的新鲜度，后期转化为冷冻猪肉，购买人减少，同时生肉销售

转入到暂停阶段；对于生活产品来说，因为购买取决于周边居民的需要，极具

不稳定性，容易产生货品堆积，结合老板笼统进货的因素，会导致大量产品过

期。在购入商品数量上也要抛除原先的笼统思想，需要建立具体商品的每周销

售表单，结合具体商品的商品量进行合理估计货品的购入量。这样可以在有限

的周期内最大的提高超市的营业额，表三是以新鲜猪肉和冷冻猪肉为例，在三

天内对超市营业额的提升。

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表四三天内新鲜猪肉和冷冻猪肉销售量及营业额

采购计划改变前采购计划改变后

预计营业预计库营业

库存单价单价

销量额销量存额

新鲜900K600KG(300KG转20元2400新鲜900K90020元3600

猪肉G化为冷冻猪肉）/斤0元猪肉GKG/斤0元

冷冻300K15元9000冷冻300K30015元9000

600KG

猪肉G/斤元猪肉GKG/斤元

通过对比得知可以通过改变采购计划，在有效的时间内大幅度提高超市营

业额。因此建农超市要改变货品的购入频率，将原先的一月一进改为一周一进，

新鲜菜品改为一日一进。根据商品的划分，每个区域每周的进货大致金额改变

为：菜品区9000元，奶品区6000元、生活用品区5000元、零食区1500元。

结合周边居民每月逢4逢9赶集的生活习俗，将对应购买周期重的菜品区和奶

品饮料区的采购金额按需求琢以提升。以上每个区域的进货金额为一个相对标

准量，根据不同的时节、不同的情形结合每周销售表单进行合理调整。

4.4增加供应渠道

供应商是每个企业在采购项目中的重要组成成分，尤其是对于私人超市来

说，供应商的数量以及水平直接影响超市的商品采购结果，间接影响超市的经

营额。建农超市原先只有单供应商，因此是该超市发展过程中的一个相对较大

的弊端，无论是从商品的价格还是质量上来说，完全处在被动状态。并且出于

采购需要，还无法对该供应商进行一个合理评估，以防止产生恶劣关系中断供

货。因此建农超市应该将眼界打开，增加供应商数量。

考虑到建农超市是镇上相对大的超市，对于供应商有着一定吸引力，可以

通过以下几个方面进行供应商扩充：第一，开设建农超市自媒体，如微信公众

号、抖音、快手等进行互联网征集；第二，通过自行浏览供应商信息，与对方

取得联系，建立合作意向；第三，通过自行联系周边村落居民，从村民自耕地

中获取商品来源，自己成为供应方。超市可从多渠道入手，扩充供应商数量，

从货品价格受控，到搭建平台使供应商竞争，降低货物购入成本。

此外，在搭建了多线供应渠道之后，建农超市应该就供应商进行供应评估，

在既定的时间内，对不同供应商的供应水平根据商品的销售情况做出科学判断，

择优择强。同时对于货品质量较好的供应商，可以达成长久合作意向，做到优

先供应。

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超市与供应商的合作关系好坏的关键在于超市的销售水平，建农超市作为

一家体量在镇上较大的超市本身就占据了一定的优势，在商品的供应质量、速

度方面做优做强之后能一定程度上规避风险，同时反哺于关系的递进，获取更

多的供应渠道，实现良性发展。因此目前阶段建农超市发展的首要任务就是增

加供应商数量。

同时还可与供应商建立深度合作关系，对于购买量较大的顾客，可以在下

单之后直接联系供应商送货上门，节省送货时间的同时还增加了服务质量，提

高了超市口碑。

4.5形成超市自身的质量标准

建农超市原先受制于供货渠道单一、电话确定交易的影响，无法在货源地

实地进行商品的质量判断及挑选，商品水准不一。再通过多种方法增加商品渠

道之后，要形