非营利组织资料管理制度

非营利组织资料管理制度第一章总则第二章适用范围本制度适用于本组织所有部门及员工，涵盖组织在日常运作中所产生的各类资料，包括但不限于财务文件、会议记录、项目报告、人员档案、志愿者资料和宣传材料等。所有涉及资料管理的活动均应遵循本制度。第三章管理规范资料管理工作应遵循以下原则：1.真实性原则：所有资料必须真实、准确、完整，反映组织的真实情况。2.安全性原则：资料应采取适当措施保护其安全，包括防止丢失、损毁、泄密等风险。3.可追溯性原则：资料的生成、修改和使用过程应有记录，确保可追溯性。4.规范性原则：资料的管理和使用应遵循相关法律法规和行业标准，确保合规性。第四章资料的收集与归档资料的收集应由各部门负责，内容包括项目申请书、财务报表、活动总结、志愿者登记表、合作协议等。归档工作由综合管理部统一协调，确保资料的完整性和系统性。所有资料应按照类别、时间等标准进行整理，归档材料需符合以下要求：1.字迹工整、内容完整，确保信息的可读性。2.所有资料应进行编号，并在归档清单上记录。3.归档后的资料应按照规定存放位置，避免无关人员随意接触。第五章资料的保管资料保管工作由综合管理部负责，应采取以下措施确保资料安全：1.重要资料应存放在专用档案柜中，并设置相应的权限管理，确保仅限授权人员访问。2.定期检查资料的完整性，及时更新和维护资料内容，确保资料与实际情况相符。3.对于电子资料，应定期备份，防止数据丢失或损坏，并采取信息安全措施，防止未经授权的访问或泄露。第六章资料的查阅与借用资料查阅和借用应遵循以下流程：1.需要查阅或借用资料的人员应向综合管理部提出申请，并说明用途。2.综合管理部应对申请进行审核，必要时可要求提供相关证明材料。3.资料查阅时，需在查阅登记簿上填写相关信息，确保资料流转的可追溯性。4.借用资料的人员需签署借用协议，明确借用期限及责任，借用期满后应及时归还。第七章资料的转递资料转递过程中应注意以下事项：1.资料转递应由综合管理部负责，确保在转递过程中资料的安全和完整。2.转递资料需使用专用信封密封，确保资料不被随意拆阅。3.转递资料需填写转递单据，记录转递内容及接收人信息，以便追溯。4.对于电子资料，需采用加密方式进行传输，确保数据安全。第八章监督机制为确保资料管理制度的有效实施，建立监督机制：1.定期开展资料管理自查，评估资料管理情况，并提出改进建议。2.建立资料管理反馈机制，鼓励员工对资料管理提出意见和建议。3.对于违反资料管理规定的行为，按相关规定进行处理。4.综合管理部应定期向管理层汇报资料管理工作情况，确保信息透明。第九章培训与宣传为提高员工对资料管理重要性的认识，组织定期培训活动，内容包括资料管理制度解读、资料安全知识、信息保密培训等。通过宣传与培训，增强员工的资料管理意识，提高资料管理水平。附则本制度由综合管理部负责解释，自发布之日起实施。对于本制度的修改和完善，应根据组织实际情况和法律法规的变化，及时调整并重新发布。第十章未来修订流程制度的修订应遵循以下流程：1.由综合管理部根据实际需要提出修订建议，并征求各部门意见。2.修订草案需经过管理层审议，确保其合规性和适用性。3.修订后的制度需进行全员培训和宣传，确保每位员工了解新的管理要求。4.定期评估制度的执行效果，必要时进行调整和完善。第十一章附件本制度附带相关表格和样本，包括资料收集清单、查阅登记表、借用协议、转递单据等，供各部门参考使用。通过附属材料的规范使用，确保资料管理工作的标准化和高效