文档与合同管理制度

文档与合同管理制度1.前言本制度旨在规范和管理企业文档与合同的创建、审核、备份、保管、归档和销毁等过程，确保文档与合同的合规性、完整性和安全性，提高企业运营效率和风险掌控本领。2.适用范围本制度适用于全体员工，包含公司内部员工、合作伙伴和外部机构。3.定义文档：指包含但不限于合同、协议、报告、备忘录、计划、公告等书面文件。合同：指公司与合作伙伴、客户和供应商之间订立的书面协议，包含采购合同、销售合同、服务合同等。4.文档管理4.1文档创建文档创建应遵从公司标准模板，禁止使用与公司形象不符或不合规的模板。文档应清楚地标明标题、作者、创建日期等信息，以便追踪和归档。4.2文档审核文档创建后，需要经过相关岗位的审核才略生效。审核人员应检查文档的内容、格式和合规性，确保文档符合公司要求。审核人员应在规定时间内完成审核，并记录审核结果。4.3文档备份文档应定期进行备份，确保数据的安全性和完整性。备份的频率和方式应依据文档紧要性和敏感程度进行合理的规划。备份数据应存储在安全可靠的设备或系统中，防止意外丢失和未授权访问。4.4文档保管文档应妥当保管，确保文档的安全和机密性。文档应存放在特地的文件柜或存储设备中，禁止随便放置。不同级别的文档应采取不同的存储和访问权限掌控措施，限制未授权人员的访问。4.5文档归档文档的归档应依照文件分类和编号的规定进行，方便查找和检索。归档后的文档应标明归档日期、归档责任人和归档位置等信息。归档文件应进行定期检查，确保文件的完整性和可读性。4.6文档销毁文档的销毁需依照公司相关规定进行，禁止随便销毁或外泄。销毁文档的人员需要经过授权，并依照销毁程序进行操作。已销毁的文档应有相应的销毁记录，包含销毁日期、销毁方式和销毁人员等信息。5.合同管理5.1合同创建合同的创建应遵从公司标准模板，并由相关部门或人员负责填写和确认。合同应明确双方的权责和管束关系，确保双方的利益得到合理保护。5.2合同审核合同创建后，需要经过相关岗位的审核才略生效。审核人员应检查合同的内容、条款和法律规定，确保合同合规、有效。审核人员应在规定时间内完成审核，并记录审核结果。5.3合同备份合同应定期备份，确保合同数据的安全性和完整性。合同备份的频率和方式应依据合同紧要性和敏感程度进行合理的规划。备份数据应存储在安全可靠的设备或系统中，防止意外丢失和未授权访问。5.4合同保管合同应妥当保管，确保合同的安全和机密性。合同应存放在特地的文件柜或存储设备中，禁止随便放置。不同级别的合同应采取不同的存储和访问权限掌控措施，限制未授权人员的访问。5.5合同归档合同的归档应依照合同分类和编号的规定进行，方便查找和检索。归档后的合同应标明归档日期、归档责任人和归档位置等信息。归档合同应进行定期检查，确保合同的完整性和可读性。5.6合同销毁合同的销毁需依照公司相关规定进行，禁止随便销毁或外泄。销毁合同的人员需要经过授权，并依照销毁程序进行操作。已销毁的合同应有相应的销毁记录，包含销毁日期、销毁方式和销毁人员等信息。6.附则违反本制度的行为将受到相应的纪律处分和法律责任。本制度的解释权归企业管理负责人全部，可依据需要进行修订和增补。本制度自发布之日起生效，并替代之前的相关规定。以上