湖南越美贸易有限公司应付账款管理制度优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计

目录

1湖南越美贸易有限公司简介....................................................................................................1

2湖南越美贸易有限公司现有的应付账款管理制度...........................................................1

2.1应付账款管理制度现状.................................................................................................1

2.2应付账款清偿管理制度............................................................错误!未定义书签。

2.3应付账款内部管理制度.................................................................................................3

3湖南越美贸易有限公司应付账款管理制度中存在的问题..............................................3

3.1应付账款采购管理不善.................................................................................................3

3.2应付账款不能及时偿付.................................................................................................4

3.3应付账款监管力度不强.................................................................................................4

4湖南越美贸易有限公司应付账款管理制度优化设计.......................................................4

4.1应付账款管理现状优化设计.......................................................................................4

4.1.1提高管理重视程度.............................................................................................4

4.1.2建立供应商数据库.............................................................................................5

4.2应付账款支付优化设计.................................................................................................5

4.2.1合理规划应付账款.............................................................................................5

4.3应付账款内部管理优化设计.......................................................................................6

4.3.1增强内控管理......................................................................................................6

4.3.2制定应付账款岗位责任制................................................................................6

4.3.3提高会计人员的综合素质................................................................................7

5总结.................................................................................................................................................7

参考资料............................................................................................................................................9

II

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湖南越美贸易有限公司应付账款管理制度优化设计

1湖南越美贸易有限公司简介

郴州越美贸易有限公司成立于2010年06月13日，注册资本为10万元人民

币，注册地位于中国（湖南）郴州市北湖区国庆南路36号5栋304号。公司的经

营范围包括化妆品、日用品、服装、家用电器、广告器材批发及销售；货物仓储、

配送服务；广告制作、安装服务。

2湖南越美贸易有限公司现有的应付账款管理制度

2.1应付账款管理制度现状

湖南越美贸易有限公司在日常的生产经营程序中，会出现原材料没有平时那

么多在需求量上,采购人员应该进货的数量，库存管理人员没有及时告知，导致采

购人员对那时的原材料需求量没有正确的认知，致使采购人员按照之前的采购量

进行采购，从而导致原材料的堆积，在节约资源的同时，产生许多的应付账款。

还有一些公司的采购人员选择供应商不正确，授权审批不规范，导致采购材料价

格过高，欺诈和不必要的到期账单。因为到期账单未严格按照合同规定执行，许

多公司在支付到期账单的过程中没有科学的审查流程，付款极其随意，审计不严

格。赋予采购管理人员和相关人员更大的权力导致了腐败的蔓延。

由于种种原因，实际发票账单注册工作中，往往存在商品和发票账单不符等

问题。其一，是数额不符。其二，是到账的时间上下不一致。根据此类发票记账，

将导致应付账款资料的失去真实性。月末核算时，对部分实际已入库资料，公司

未及时采取相应的管理措施，致使未暂估入账和不允许暂估的应付账款增加等，

导致会计信息失真。

对公司而言，应付账款是比较普遍和常见的负债，是一种短期筹资的手段。

近几年，由于社会信用与社会道德的某种缺失，一些公司想当然的以为，占有应

付账款就是无条件的使用他人的资金，所以不用去管，等债权人催了之后再还即

可，最好的情况就是不用还款。这导致了相当大一部分的企业对应付账款的管理

不够重视，也没有设置专门的人员负责。湖南越美贸易有限公司采购流程图如图1

所示。

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图1湖南越美贸易有限公司采购流程图

2.2应付账款清偿管理制度

对于湖南越美贸易有限公司的清偿管理，公司未及时筹集资金，按时支付欠

款，导致其他公司的资金长期被占用，无法支付的应付账款没有按照规定及时抵

消。公司应付账款长期未支付的主要原因是因合同未履行或资金不足导致无法偿

还而产生的经济纠纷，以及销售单位因各种原因无法查明其原因而难以付款，可

能会导致虚假债务的发生。

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2.3应付账款内部管理制度

湖南越美贸易有限公司设立采购订单，授权较为分散。事实上，许多公司考

虑的是采购部集中处理采购订单的设置，但是，公司采购部经理为了自己的利益，

认为工作量过大，最后，经过磋商，采购申请部门自行决定采购订单的设定。采

购部现在的责任仅仅是协助总部和工厂与供应商进行接触，询价和价格谈判协助

与服务，且未发挥采购监督等作用。各个部门有采购需求时，才向采购部求助，

有些时候，各个部门只需采购部协助，例如，初次要购买某一种材料，但是并无

供应商提供资料，要求采购部与供应商取得联系。又如，不设置采购订单权限，

购买的材料和服务再次没有被列入需要在采购系统内设置采购订单项目清单，则

要求采购部协助采购系统采购订单的设置。但采购部设立采购订单，一般都是一

种勉强或干脆帮一把的心态，取决于求助人员的身份、职务高低等等。这就使得

无权限部门一般不首先向采购部寻求协助，却想办法钻空子购买订单，尽可能将

采购项目向无需在采购系统内设置采购订单项目清单靠近，还是和应付账款的会

计部经理软磨硬泡，这一现象，即使是财务部经理也会出现。这种软磨硬泡一般

都不管用，只能请采购部门协助设置采购订单，但会计部门雇员要花很多时间来

进行应付账款流程谈判。

3湖南越美贸易有限公司应付账款管理制度中存在的问题

3.1应付账款采购管理不善

公司制定的采购计划采购部门并没有按照其规定进行采购，而是按照个人想

法随意采购。对买卖市场供应变化形势经验不足，导致积压物料，这不仅占用仓

库的空间也将花费大量的人力、物力、财力在积压物料上。对公司的流动资金和

管理筹划也带来影响，另一种情况就是时间未安排得当而导致在选择供应商时来

不及比对也没有更好的查询价格去进行比较，因此，过高的物资采购成本，容易

导致不必要的应付账款。

在物资市价下跌时盲目的进行采购，为节约成本采购部门大量购进已充足的

物资，同样的也容易造成物资积压变质，增加各项成本。

供应商给采购员回扣，在利益的驱使下采购员选择从能拿到好处的供应商那

采购，这不仅可能造成价格高于市场价格，质量也很可能无法得到保证。

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3.2应付账款不能及时偿付

对应付账款管理工作不够到位，不但损害了公司信用，公司与供应商之间的

商务合作关系也会受到不小影响。像应付账款的支付不及时虽说能改善公司目前

的现金流，但从另一个方面来说也会使公司的信用受到影响。应付账款账龄过长

的企业，由于我国商业环境、会计处理方法等原因，许多上市公司存在着大量的

应付账款。这些应付账款不仅占用资金，而且造成财务成本过高，给股东带来巨

大损失。如果较大金额的应付账款长期不支付还会涉及税务风险，情形严重需承

担法律后果。

3.3应付账款监管制度不完善

公司从购买到支付环节的内控监管不到位，使部分员工的职业道德败坏，形

成了腐败，极大的影响了公司对外形象及信用度。如果，有采购人员将与供应商

进行私下协议，对采购货物征收回扣，并同时向多个提供相同商品的供货商申请

折扣额，选择为其回扣额较高的供货商购买，将公司对商品的优劣、性价比等等

考虑都抛到了九霄云外，以致于导致公司在制造产品的过程中，购买了部分劣质

原材料，长此下去，将严重影响公司货品质量和销量，致使公司在国内、外品牌

价值大大降低。公司内部的会计工作人员在采购时没有严格按照制度操作，导致

在供货过程中存在着很多漏洞，从而产生了一系列的财务问题。供应商以预先占

领市场，并且回款顺畅，一般会在出售商品时附加一定的现金折扣条件，但一些

财务人员却利用职权，付款时显然在供应商指定的现金折扣期内，暂未付全额款

项，然后，再在折扣期支付货款，并向供应商提出退款请求，并将返还现金折扣

额转入本人帐户，未对财务费用冲减作账务处理，这就滋生了公司内部的腐败，

并对供应商造成了办事很不紧的感觉，影响供应商和公司长期良性合作等。

4湖南越美贸易有限公司应付账款管理制度优化设计

4.1应付账款管理现状优化设计

4.1.1提高管理重视程度

一些公司不认为应付账款管理义务是一项重要任务。在追回发票和支付货物

的过程中，由于会计人员自身的专业能力和责任心存在问题，公司账簿中本不该

发生的错误，导致相关往来账目与会计差错交织。公司没有相应的控制程序和内

部控制制度，如实施离职后、许可证审批、文件记录、实物存储等制度。公司管

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理层对应付账款管理的重视程度直接影响到公司全体员工对应付账款的重视程度。

管理层应提高账目管理，这是公司经营战略的重中之重，因为与供应商的和谐交

流不仅可以为公司在行业内赢得良好的口碑，还可以为公司未来的发展带来丰富

的信息。因而，建议公司领导层加强对应付账款管理工作的重视程度，健全公司

内部财务制度，提升管理人员的工作能力，从而加强对应付账款的管理。

4.1.2建立供应商数据库

公司可搜集购货类型和欠款的时间、数额等。供应商联系人和其他特定资料，

基于对于公司的重要性、账龄长短是供应商在公司内的划分，这就能迅速而精确

地分析应付账款的现状，以及接下来应采取的付款计划，公司资金状况许可时，

目前在公司生产中起主要作用和长期拖欠货款的供应商，应当按时支付货款，对

不超过信用期限者，还可根据具体情况考虑支付，使供应商增加对商家好感度，

保持公司优良信用度；对于拖欠公司货款的供应商要给予其一定程度的惩罚，同

时对其进行相应处理。资金周转不良，无法按时支付商品的供应商，应及时进行

沟通并取得理解，不向供应商拖货款，拖欠货款并且毫无解释。

4.2应付账款支付优化设计

4.2.1合理规划应付账款

供应商通常会根据公司的商业信誉提供折扣，以尽快拿回货款。例如，在现

金折扣期间进行的付款，使公司能够利用减少的付款。应付账款是“短期融资”，

不需要公司的任何财务成本，如果这笔钱可以在信贷期内得到更好的利用，就不

需要现在使用。因此，付款的时机一直是这两个领域的一个关键挑战，以及解决

机会成本。如何进行应付账款计划应注意以下几个问题：机会成本是公司在多个

方案决策时所放弃的方案的极大值。放弃折扣的机会成本可以在采购合同中规定

信贷期限和折扣期时予以免除。向公司银行贷款的利率低于放弃贴息的成本时，

代表不能放弃折扣，为了获得供应商提供的折扣金额，公司应在折扣期的最后一

天付款，以便公司最大限度地利用公益资金，享受优惠政策。如果一个公司有更

好的投资选择，投资回报率将大于放弃折扣的成本，它应该选择一个投资机会，

放弃利益，追求更高的回报。当然，为了更好的回报，它不应该破坏与供应商的

良好关系，并注意不要超过信用期付款。公司可以将付款日期延长至信贷期的最

后一天，最大限度地利用资本，同时最大限度地减少放弃现金折扣的成本，而不

会损害良好的客户关系。

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4.3应付账款内部管理优化设计

4.3.1增强内控管理

在公司的日常经济活动中，内部控制起着决定性的作用，是公司内部不可或

缺的一环，是公司正常、持续经营的关键，因此加强应付账款的内部控制非常重

要。应付账款管理关系到公司的声誉和公司的经济效益，因此要为公司的发展打

好基础，就必须建立有效的奖惩机制。关于加强应付账款内部控制制度有几个要

求。首先，财务人员应定期根据应付账款的老化情况进行统计分析；特别是那些

相对较长的时间和没有提供者，要求公司尽快在较长的时间里完成支付。并向相

关部门报告供应商详细信息。减少应付账单。其次，监管部门在核对应付账款时，

不仅要注意应付账款信息的完整性，不仅要注意凭证上填写的购买类型、数量、

金额等，还要注意合同中关于授标订单的重要条款，其中可能包括现金贴现期间

的付款。检查结算日是否在现金贴现期内，如有，是否在相关制度下作出相应的

贴现，防止内部员工利用职务之便进行非法操作，将贴现金额挪用到应付账款。

公司可根据自身实际情况建立应付账款内部控制体系，并建立各种应付账款管理

方法。为了确保在合理的贷款条件下，选择合适的偿还时间，以树立企业声誉的

良好形象，提高公司的融资能力。

4.3.2制定应付账款岗位责任制

应付账款管理制度从合同到付款，应建立详细的岗位责任制，根据岗位不相

容原则进行约束和限制。部门、个人、具体任务要分开，职责明确，分工明确。

例如，采购人员、验收人员、会计和付款必须由不同的部门或人员执行，这样可

以降低错误率。为有效防止一人操作权力过大造成的腐败，具体工作流程是公司

采购人员按照采购计划采购原材料。当月内与供应商签订合理的采购合同，当物

料或货物到达仓库时，必须组织有关部门对货物进行初步验收。验收合格后，相

关部门的业务人员需整理发票、仓单等相关材料，填写退票凭证后寄至财务部门。

财务部门的会计人员审核后，可以暂停账户形成到期账目，然后根据到期账款相

关信息组织办理入库结算业务。操作中出现错误行为的有关工作人员应承担适当

的责任。湖南越美贸易有限公司优化后流程图如图2所示。

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图2湖南越美贸易有限公司优化后流程图

4.3.3提高会计人员的综合素质

管理应付账款需要一系列系统制度。有效的制度可以使公司实现控制。事实

上，应付账款的管理也应该要有员工的自律性，逐渐变成自觉的