湖南香年食品有限公司部门备用金业务财务融合流程设计

湖南商务职业技术学院毕业设计

目录

1湖南香年食品有限公司简介...............................................................................1

2湖南香年食品有限公司部门备用金管理现状...................................................1

2.1在财务人员方面.......................................................................................1

2.2在业务流程方面.......................................................................................2

3湖南香年食品有限公司部门备用金管理问题产生原因分析...........................2

3.1财务处理不规范.......................................................................................2

3.2备用金控制宽松.......................................................................................2

3.3备用金管理不合规...................................................................................2

4湖南香年食品有限公司部门备用金业务财务融合流程设计目标...................3

4.1在财务处理方面.......................................................................................3

4.2在日常工作方面.......................................................................................3

4.3在公司运营方面.......................................................................................3

5湖南香年食品有限公司部门备用金业务财务融合流程设计...........................3

5.1问题解决方案...........................................................................................3

5.1.1对财务人员进行培训...................................................................3

5.1.2完善备用金相关制度...................................................................4

5.1.3完善财务工作制度.......................................................................4

5.2业务财务融合流程设计...........................................................................4

5.2.1流程表设计...................................................................................4

5.2.2流程图设计...................................................................................5

5.3相关财务核算...........................................................................................5

6总结.......................................................................................................................7

参考资料...................................................................................................................8

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湖南香年食品有限公司部门备用金业务财务

融合流程设计

1湖南香年食品有限公司简介

湖南香年食品有限公司是一家成立于2022年的食品加工业公司，注册地位

于湖南省岳阳市岳阳县荣家湾镇荣湾湖村大成片三组，法定代表人为吴庆梅。

公司的具体信息如下表1-1所示。

表1-1湖南香年食品有限公司企业信息

公司全称湖南香年食品有限公司

工商注册号30621000198957

企业简称香年食品所属地区湖南省

法人代表吴庆梅所属行业食品加工业

组织形式民营企业成立日期2022-03-02

注册资本200万元公司网址湖南香年食品有限公

司（)

经营范围肉制品及副产品加工；食品生产；食品互联网销售；豆制品

制造；食用农产品初加工；食品销售（仅销售预包装食品）；

农产品的生产、销售、加工、运输、贮藏及其他相关服务。

2湖南香年食品有限公司部门备用金管理现状

2.1在财务人员方面

在湖南香年食品有限公司里并没有完整的财务体系，这与财务人员的专业

性知识不足有极大的关系。该公司自2022年成立后便一直致力于食品加工业的

制造，在短暂的成立时间里该公司却从未真正意义上吸纳过专业的财务人员，

财务体系自然也是极不专业的。公司内部更是极度缺少对财务相关事宜的重视

程度，该公司内部的财务人员往往是同时身兼数职，无法专心的去处理财务问

题。同时，由于该公司在财务相关专业人员的匮乏，导致其整个公司都对业务

财务融合的意识淡薄。公司的管理者对于业务财务融合的重视程度较低，并没

有了解其对于公司的发展的重要性，因此在公司内部很难产生对于业务财务融

合的重视程度。

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2.2在业务流程方面

由于财务人员的紧缺，湖南香年食品有限公司对备用金的业务流程十分不

规范，在备用金使用时的信息报备也经常出现不完善的情况。在湖南香年食品

有限公司的备用金申请流程中注明，在申请使用备用金时仅需要进行简短的书

面说明即可，并不需要进行填写借款单据等书面材料。在湖南香年食品有限公

司的备用金申请过程中曾出现过未按照规章申请流程，而越级得到备用金许可

的情况。从长期来看，涣散的业务流程会让财务部与其他部门之间出现信息差

异，从而导致各部门沟通不到位。要想改善业务流程的不规范，就一定要改善

涣散的业务流程，让各个部门之间联系紧密，打破信息壁垒。

3湖南香年食品有限公司部门备用金管理问题产生原因分析

3.1财务处理不规范

湖南香年食品有限公司的内账处理十分不规范，负责管理备用金的相关人

员绝大部分交易都是简单的走个人账户，这对财务人员后续计算统计备用金造

成了极大的不便，在高工作量的负荷下出现纰漏也是常事。此外，该公司没有

轮岗工作制，许多部门之间的联系分散，这也使得公司上下对业务财务融合的

认知粗浅，仅关注自身工作，对于其他部门的不了解和联系分散也会造成各部

门之间存在严重的信息壁垒，沟通成本大大增加。

3.2备用金控制宽松

由于湖南香年食品有限公司的公司较小，相关财务人员对备用金的统筹规

划能力较弱，这使得备用金的控制并不严格。公司内部的经营过程也较为松散，

随意支出备用金的情况较多，甚至出现有职员在离职后，但备用金仍未清算的

情况发生。备用金使用环节的监督缺失也让私事用公款的事情出现，归根结底

还是对备用金的管理不够严格。

3.3备用金管理不合规

湖南香年食品有限公司的备用金管理人员并没有对备用金有深刻的认识，

也没有具体的统筹规划。财务人员没有定期对现金数量进行清点，也没有定期

将现金流水和余额对账。后期做账人员在做账时常常出现数据不足、不正确的

情况。同时，由于各部门联系分散，对于备用金的实时相关信息沟通很难及时、

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到位。上文提到的备用金控制不严也让管理更难，少部分的部门人员常常挪用

或占用备用金。

4湖南香年食品有限公司部门备用金业务财务融合流程设计目

标

4.1在财务处理方面

首先，要建立健全备用金的一系列制度，包括申请、领用、保管和报销等。

其次要对备用金的使用进行统筹规划，提高备用金资金的使用价值和使用效率。

指定专门的人员对备用金的经管负责，熟悉各部门、业务的备用金使用情况，

确保备用金手续流程的规范，保证备用金的安全性。

4.2在日常工作方面

在日常工作中，要加强对备用金的内部管理，并对备用金的使用进行严格

的划分。加强财务部门和各部门之间的联系，提升财务部门工作的效率和质量。

将“收”“支”严格把控，及时将现金存入公司账户，避免出现备用金盗用、侵

占的情况，将相关经济法规落到实处。

4.3在公司运营方面

对财务人员进行培训，提升他们的工作素质，从而达到高效的工作质量和

工作效率。将备用金管理的使用价值提升，利用核销提升资金的使用效率，减

少出纳和财会的工作量，加强对备用金公司内部使用的控制。

5湖南香年食品有限公司部门备用金业务财务融合流程设计

5.1问题解决方案

5.1.1对财务人员进行培训

首先要设立一个单独的工作人员对备用金进行经管工作，要时刻关注备用

金的日常使用和存储，并对备用金负责。其次由公司出资，对财务人员进行定

期的专业培训以提高财务人员的工作素质，并以此提升他们的工作质量和工作

效率。除财务人员外，公司还应每年都对管理层进行职业道德和商业实践的培

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训。这是为了让管理层自身能够具备管理层要素，也能够让管理层时刻保持高

昂的职业工作态度。提升管理人员的财务预警意识，对即将发生的财务风险能

进行有效规避，管理人员有一定的财务知识也能更好的把控备用金内部控制制

度。总之，专业的财务人员是必要的，既能提升公司财务人员、管理人员的财

务知识，也能帮助他们互相交流，对公司财务情况有更好的认识和联系。

5.1.2完善备用金相关制度

在湖南香年食品有限公司日常的备用金使用中，应进行制度上的规范，对

备用金的申请、领用、保管和报销等制度进行要求。此外，在日常管理中还应

减少现金收支，多以转账进行业务办理，有明晰的流水可以协助财务人员进行

统筹规划。将“收”“支”严格把控，及时将现金存入公司账户，避免出现备用

金盗用、侵占的情况。财务人员还应每日对现金库存和工作支出进行清点，并

制作出盘点表。日清月结能够确保公司的财产安全，还能有效规避虚假申请的

情况发生。

5.1.3完善财务工作制度

要将财务工作形成整体性，减少公司内部的信息成本，打破信息壁垒。定

期组织公司内部的财务人员进行沟通交流，明确公司内部的财务情况。在公司

内部的财务人员进行工作交接时，要将凭证、账簿、票据、台账和合同等资料

移交完毕，再由监交人签字证明，避免交接工作时的风险。在财务工作过程中，

还需要有监督人，监督人要对财务部门和财务工作熟悉，对财务人员起威慑作

用，规避出现因消极怠工而出现的财务风险。

5.2业务财务融合流程设计

5.2.1流程表设计

表5-1湖南香年食品有限公司备用金业财融合流程设计表

序号执行人流程内容

1申请人到财务部找备用金负责人领取并填写备用金借支单或报

销单

2备用金管理人对申请人填写的借支单或报销单进行审核，并根据申请

员人之前的借支或报销情况进行检查，若出现欠款未执行

则敦促申请人执行，并拒绝此次申请；若无误则签字。

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3财务出纳根据已审核无误的借支单或报销单进行复核，若无误则

按照借支单或报销单金额进行付款并填写两联式借款单

或报销单

4财务会计根据审核通过的借支单或报销单进行编制记账凭证，并

将该凭证交于财务部总经理进行审核

5财务部总经理根据记账凭证进行审核

6财务出纳根据财务部总经理审核通过的记账凭证进行现金日记账

7财务会计根据记账凭证、现金日记账进行总账明细编制

5.2.2流程图设计

图5-1湖南香年食品有限公司备用金业财融合流程设计图

5.3相关财务核算

湖南香年食品有限公司的各部门员工在进行备用金的借支时应填写借款审

批单，然后交由备用金负责人员进行层层审批通过后再由出纳支付，最后编制

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记账凭证以记录。

以湖南香年食品有限公司采购员王秋实于2023年2月15日因公采购，借

支差旅费1500元，预计3月2日归还为例。借支单填写如下图5-2。

图5-2湖南香年食品有限公司备用金借支单

此笔备用金借支相关财务处理：王秋实于2023年2月15日因公采购，借

支差旅费1500元，预计3月2日报销。两笔业务会计分录如下：

2023年2月15日借支时：

借：其他应收款—王秋实1500元

贷：库存现金1500元

2023年3月2日报销备用金时：

借：管理费用1500元

贷：其他应收款—王秋实1500元

财务人员登账如下：

表5-2其他应收款明细账

其他应收款明细账

2023年凭证

摘要借方贷方借或贷余额

月日编号

215记1因公采购1500借1500

32记2报销采购费用1500平0

表5-3库存现金日记账

库存现金日记账

2023年凭证

摘要借方贷方借或贷余额

月日编号

6

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上期结转3000

215记1因公采购1500贷1500

表5-4管理费用明细账

管理费用明细账

2023年凭证

摘要借方贷方借或贷余额

月日编号

32记2报销采购费用1500借1500