湖南清心苑茶业有限公司出差报销流程优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计

目录

1公司概况........................................................................................................................1

2公司出差报销流程现状分析.......................................................................................1

3公司出差报销流程存在的问题....................................................................................2

3.1申请表不完善.....................................................................................................2

3.2费用报销标准不统一.........................................................................................3

3.3费用报销审核过程不规范.................................................................................3

3.4出差费用报销时间跨度大.................................................................................3

3.5未严格执行备用金制度.....................................................................................3

4公司出差报销流程优化设计........................................................................................4

4.1完善公司的出差申请表.....................................................................................4

4.2建立公司出差费用报销标准.............................................................................4

4.3强化公司内控管理，规范财务流程.................................................................5

4.3.1明确公司内部责任，加强内部管理......................................................5

4.3.3规定单据的填写整理要求......................................................................5

4.3.4规范单据审批流程..................................................................................6

4.4提高公司出差报销费用的时效性..................................................................7

4.4.1合理利用赏罚制度.................................................................................7

4.4.2加强公司培训，提高会计素质..............................................................7

4.5完善备用金的相关制度..................................................................................7

5关于出差报销流程优化的总结....................................................................................8

参考资料...........................................................................................................................9

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湖南清心苑茶业有限公司出差报销流程优化设计

1公司概况

湖南清心苑茶业有限公司成立于2017年10月12日，注册资本为200

万元人民币。公司地址位于湖南省长沙市芙蓉区东湖街道远大二路。该公司

是一家集茶叶种植、加工、销售于一体的零售业。主要经营范围包含：茶叶

的销售、分装；茶叶的生产；茶叶的加工；茶叶的种植；茶馆的相关服务等。

目前主要销售方向集中于湖南省周边，所以员工差旅也基本上在离长沙市较

近的地方范围内活动。该公司拥有好的产品和专业的销售团队以及技术团队，

与湖南多个茶叶基地建立深厚联系，多次带领核心团队走访调查，按照现代

企业经营理念和管理模式来建设优秀的管理团队，从技术、人才、产品、市

场、品牌全方位着手，不断提高企业综合竞争力，引领茶的现代消费观念，

提高茶在生活中的影响力，将茶赋予新的时代意义。以下是公司组织架构图：

董事长

总经理

销售部技术部财务部

图1-1公司组织架构图

2公司出差报销流程现状分析

财务工作中的出差报销费用主要指公司员工出差期间所发生的的一切

费用。从根本上来说，出差报销的费用包括外出工作、外出考察、参加会议、

培训和学习等相关活动产生的经费。这其中包括乘坐各种交通工具所产生的

费用以及日常食宿所产生的费用，它具有数量大，业务量大，容易超出等特

点。并且在实际生活中，有大多数人会开具虚假发票，容易造成报销成本大

于实际成本，给公司的经济成本造成了极大压力，损害了公司的经济利益。

该公司工作人员在出差回来以后，在财务部领取申请报销的表格和申请书并

且填写好，之后将在外获得的原始凭证以及交通工具付款记录打印粘贴在相

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关的报销凭证单后面，然后送至财务部由财务人员进行下一步的审核和批准，

再交由总经理签字审批同意后返还到财务部，最后由财务部人员对工作人员

的出差费用进行报销。

工作人员申请凭部门负责人业务

财务部审核总经理签字

证审核

图2-1公司报销的基本流程图

3公司出差报销流程存在的问题

3.1申请表不完善

该公司的出差报销申请表过于单一，不能快速准确的分辨报销类型，以及

明确相关的责任。公司的申请表中没有对出差报销的类型进行详细的划分，比

如交通费用、餐食费用、住宿费用等。

表3-1出差申请表

申请日期：年月日

申请人所属部门

申请项目□省内出差□省外出差□其他

出差人员出差地点

出差公司名称出差目的

所需办公用品

预计出差时间月日至月日，共天

预算费用

出差经费支出□个人垫付□预支借款借款金额

部门负责人签字行政签字

财务部审核报销签字总经理签字

3.2费用报销标准不统一

员工的报销额度没有设置相关的上限，容易导致公司经费浪费过多。公司

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的普通员工出差每个人的出行费用相差太大，同样的目的地乘坐的交通工具有

所不同，有些员工乘坐高铁，有些员工乘坐飞机，这样加重了公司的经费负担。

关于出差住宿的费用也没有相关的报销标准。有些普通员工住宿费用是200元/

晚，有些员工住宿费是300元/晚。这些报销数额参差不齐，但是财务部都对其

的报销申请进行了审批通过。

3.3费用报销审核过程不规范

该公司部分出差人员报销的是不属于报销范围内的出差费用，在财务人员

尚未审核的情况下，其部门领导就已经审批通过。同时该公司的部分员工因为

害怕得罪人，顾及同事之间的感情，审核出差报销费用申请表的时候会把关不

严。在审核费用报销手续的时候没有认真审核单据发生的时间，并且也没有去

考究业务项目的真实性，没有做好费用报销金额的真实性把关。会计由于工作

量大，没有及时复核费用报销的单据，没有仔细查看单据的填写是否符合公司

要求，比如单据填写清晰、单据粘贴完整等。没有详细核对计算的报销金额是

否正确。

3.4出差费用报销时间跨度大

由于出差人员大多都是事先向公司借款，等出差回来后再报销费用，这也

导致了报销时间不及时，报销的时间跨度大。同时该公司出差回来后的员工没

有将自己的报销单及时交到财务部，一直积攒着，拖着1个月甚至2个月不去

报账，这样不但养成了经常挂账的坏习惯，还会占用公司的资金，影响公司资

金的流转，危害公司的经济利益。并且财务部也存在一部分不及时报销出差费

用的不良现象，容易造成财务积压，加大了财务部人员后期的工作量，同时也

打击了工作人员的工作积极性。

3.5未严格执行备用金制度

该公司财务部人员未严格执行公司的备用金制度，个别会计人员在备用金

借出环节上把关不到位，扩大了现金的使用上限，给公司带来了极大的不便，

造成了公司的经济损失。太多暂借的备用金长期挂账让公司的财务压力加大，

甚至还有许多积压的未报账的票据金额超过了出借的备用金，使公司陷入了备

用金超支的恶性循环。

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4公司出差报销流程优化设计

4.1完善公司的出差申请表

具体调查公司工作人员的出差情况，根据出差情况制定相对应的出差报销

申请表，对报销申请表进行严格的划分。帮助财务部人员更好更快的审核出差

费用，提高工作效率。提前询问清楚出差员工的行程，大概估算此次出差报销

费用的额度，如果因为天气原因或者特殊原因改变了相关的出差费用，应该及

时上报，经上级主管同意批准后方可报销。

表4-1出差申请表

申请日期：年月日

申请人所属部门

申请项目□省内出差□省外出差□其他

出差人员出差地点

出差公司名称出差目的

所需办公用品

预计出差时间月日至月日，共天

预算费用1.交通2.住宿3.餐食4.办公5.其他

以上合计：

出差经费支出□个人垫付□预支借款借款金额

部门负责人签字行政签字

财务部审核报销签字总经理签字

4.2建立公司出差费用报销标准

该公司应该根据人员的的出差类型制定费用报销标准。建立公司的出差报

销费用标准可以规范员工差旅出行的开销，以此保证公司的资金得到最大程度

的利用。统一公司的出差费用报销标准可以从公司员工出差的员工级别进行方

案制定，如下图：

表4-2出差报销费用限额标准

省外省内

交通费用住宿费用餐食费用交通费用住宿费用餐食费用

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总经理250元400元200元200元300元150元

部门主管200元300元150元150元200元120元

普通员工150元200元100元100元150元90元

（说明：由于出差范围仅在长沙周边，所以交通费用限额较低，基本能够

满足交通出行需求。）

4.3强化公司内控管理，规范财务流程

4.3.1明确公司内部责任，加强内部管理

要优化公司的出差报销流程必须从上级做起，做好带头作用，为保证公司

的出差费用报销手续更加正规化，公司加强内部管理，及时开展报销申请的管

理培训，加大对违反公司出差费用报销制度案例的学习，杜绝类似情况的发生。

明确公司的政策规定，提高员工报销审核的能力，明确员工之间的经济责任。

在公司明确费用的管理责任，促使员工对费用报销申请表再三核对，确保单据

填写清晰，粘贴的凭证完整。

出差员工：对费用报销的真实性、正确性、完整性负责

部门主管：对申请报销业务的合理性、真实性负责

财务人员：对费用报销的合法性、合规性以及金额的准确性负责

总经理：对费用报销的合法性、合理性负责

图4-1明确费用管理责任架构图

4.3.3规定单据的填写整理要求

要根据费用性质填写对应单据，严格按单据要求项目认真写，注明附件张

数，金额大小写须完全一致（不得涂改），简述费用内容或事由，费用报销单需

填写完整，包含部门、日期、内容、大小写金额、合计数，附件张数等。金额

要完整到元、角、分，在财务有借款的需注明，票据的粘贴应按照报销的经费

项目进行分类整理。如办公费、招待费、差旅费、住宿费等，把相同经费项目

的原始凭证粘贴在一起。票据粘贴务必真实、整齐、完整，主单与附单间能够

相互应证。不要将票据颠倒放置粘贴。粘贴次序按时间顺序，按票面大小（小

票在下、大票在上，由上而下、自左至右、均匀排列粘贴）。不要用订书机订原

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始发票单据及附件。不要用回形针、大头针等把原始发票单据及附件别在费用

报销单据后面。

表4-3差旅费用报销单

部门：销售部2022年02月05日金额单位：元

出差人王峰出差事由洽谈业务

出发到达车船费出差补贴项目单据张淑金额

月日地点月日地点交通工具单据张数金额天数金额出差补贴

110长沙110韶山高铁195.502住宿费1200.00

112韶山112长沙高铁195.50车费

办公用品费

其他

小计¥191.00

报销金额人民币万仟叁佰玖拾壹元零角零分金额合计¥391.00

部门负责人：审核：报销人：王峰

表4-4借款单

2022年01月08日

借款人部门销售部借款人签字王峰

借款金额大写：壹仟元整小写：¥1000.00

借款用途预支差旅费

备注

单位负责人：财务经理：部门负责人：

4.3.4规范单据审批流程

核销单据时，财务必须在已审核单据的每张附件上盖上“审核”字样的蓝

字印章或划消，出纳必须就原始单据的完整性、合规性在付款前进行复核，并

在单据上盖上红色付讫印章。抽单时必须在费用表上备注清楚（写明抽单日期、

所抽单据存放的地方）并签名，所抽单据（含附件）如不能使用则放回原处，

不得撕毁，抽单必须在公司规定的日期内完成。次月10日前必须完成报销单据

的整理装订，装订的单据封面必须写明月份和编号，随后要交由财务经理进行

签字，装订好的票据必须放置办公室单独储藏。

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4.4提高公司出差报销费用的时效性

4.4.1合理利用赏罚制度

对公司现有的不良现象进行整改，对于出差员工挂账的现象制定相应的监

控管理制度和惩罚措施。对于超过一个月没有向财务部递交出差费用报销申请

表的员工，将会扣除该员工5%的报销费用作为损害公司利益的罚金，超过两个

月不递交费用报销申请表的员工将扣除该员工6%的绩效作为挂账的罚金，超过

三个月不及时递交费用报销申请表的员工将取消优秀员工的申报名额，并且没

有资格获得公司额外的奖金。用这些方式来督促出差员工及时向财务部递交费

用报销申请表，以此来保障公司的利益和正常运转。

表4-5惩罚措施详情表

大于1个月扣除5%报销费用

大于2个月扣除6%报销费用

大于3个月取消优秀员工申报名额，无资格获得奖金

4.4.2加强公司培训，提