湖南福千府木材有限公司应付账款管理制度优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计

目录

1湖南福千府木材有限公司简介..........................................1

2湖南福千府木材有限公司现有的应付账款管理制度........................1

2.1应付账款的预防流程............................................1

2.2应付账款的付款制度............................................2

2.3应付账款的账务处理流程........................................3

3湖南福千府木材有限公司应付账款管理制度中存在的问题..................3

3.1预防流程的缺陷................................................3

3.2应付账款的付款与账务处理缺陷..................................4

4湖南福千府木材有限公司应付账款管理制度优化设计......................4

4.1应付账款的预防管理优化........................................4

4.1.1制定合理预防流程.........................................4

4.1.2规范部门权属责任.........................................5

4.1.3建立供应商档案...........................................5

4.2应付账款付款优化设计..........................................6

4.2.1应付账款自动化...........................................6

4.2.2建立相关信用部门.........................................6

4.2.3应付账款的支付折扣规划...................................7

4.3应付账款对账优化设计..........................................7

4.3.1完善账务处理流程.........................................7

4.3.2应付账款账务规定.........................................8

5总结................................................................8

参考资料.............................................................9

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湖南福千府木材有限公司应付账款管理制度优化设

计

1湖南福千府木材有限公司简介

湖南福千府木业有限公司成立于2016年11月04日，注册地位于长沙市雨

花区劳动东路1299号城际新苑5-8栋7-2408房。经营范围包括木制品、五金产

品、油性涂料、水性涂料、办公家具的销售；树、竹、草、建材、装饰材料的零

售；木制品制造（限分支机构）；家具生产、加工（限分支机构）；家具批发；

竹制品制造（限分支机构）。（依法须经批准的项目，经相关部门批准后方可开

展经营活动）。

2湖南福千府木材有限公司现有的应付账款管理制度

2.1应付账款的事前管理制度

湖南福千府木业有限公司设立了财务主管，并承担采购付款业务的主要责任，

同时为采购付款的最终审批人。设立的预算部门主要统计加盟商或旗下产业的预

计生产采购量并与自身计算出的采购量进行整理修改，同时也接受买卖合同。业

务部门进行与供应商的采购与材料配送。财务部门对应付款与监督。仓储与其他

部门则负责保管或参与协助，湖南福千府木业有限公司部门图如图1所示。

财务主管

预算部门业务部门财务部门仓储部门

发起采购付款入库

图1湖南福千府木业有限公司部门图

作为一个木材制造业的公司，售卖业务种类多范围广，加上各地供应商与自

身需求，采购的原材料量大种类多，需要大量的供应商去解决，并且各地价格与

规模也不统一。导致公司预算部门的业务繁重，同时物流也随之增加了成本和难

度。公司根据加盟商的需求汇总与自生设定的需求量进行对比，完成后填写采购

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单送交财务主管与采购人员进行采购，各地价格不统一，所以由采购部门采购员

深入市场后选择供应商进项采购。采购完成后将相关凭证交予财务部门，财务部

门审核后的通知仓储部门进行验收，仓储部门验收后将入库单及凭证返还给财务

部门，期间所用到的费用报销均以实际的原始凭据为准。

请购审批询价订购

储存核实，验收签订合同审批

审批报销

图2为湖南福千府木业有限公司采购流程图

2.2应付账款的支付管理制度

应付账款的付款由原材料入库开始，在仓储部验收并核对好数量及时填写入

库单交由财务部门核对，同时对采购部门发出入库信息，财务部门将仓储部门和

采购部门给予的凭证进行核对，主要有采购订单、仓储入库单、数量、单价、优

惠价格及相关运费等费用。确保准确无误后，联系供应商开具发票并及时填制会

计凭证交友财务主管检验，检验完成后出纳进行付款通知采购部门的业务员，采

购业务员再将相关信息发给供应商验货款。具体流程由下。

仓储验收采购人员财务部门会计填制

并通知申请付款核对凭证凭证

采购通知出纳支付财务主管

供应商货款通知审核

采购

图3湖南福千府木业有限公司支付流程图

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2.3应付账款的账务处理流程

公司的财务部会计人员根据审核无误的原始凭证（采购订单、供应商发票、

入库单）进行填制会计凭证登记入账。出纳人员对现金的支付管理应当按照财政

部规定的有关货币资金管理以及公司内部管理制度的规定去严格执行。当在工作

中发现收到的原始单据和与实际的采购物资单不一致时，应及时报告财务部门与

采购部门相关人员，确保错误可以在第一时间找到原因并进行更正，如果是外部

原因造成及时进行沟通，将问题源头解决，了解具体流程，将已发生和容易发生

问题的环节修改。财务人员将凭证及时修改告知财务主管，进行相关的记录。

图4为湖南福千府木业有限公司账务处理的流程图。

原始凭证审核与供应商账单核对

填制付款凭单支付货款

填制凭证

登记账簿

图4湖南福千府木业有限公司账务处理流程图

3湖南福千府木材有限公司应付账款管理制度中存在的问题

3.1事前管理的缺陷

公司部门与部门之间缺少效率性，发生错误需要多处汇报；预算部门制定的

采购计划太过统一性，没有对各地市场未来的价格变动做出预期，同时业务繁重；

业务部门没有对各地供应商进行归集和筛选，为了节约采购成本让采购人员去选

择供应商会让采购人员受贿的隐患增加，在不能保证材料的质量同时还会出现买

价过高的情况，以上某些行为会对企业声誉产生影响。

由于没有合理的生产预算加上采购人员的个人因素，在市场价格波动时进行

购买，容易造成采购成本过高、原材料堆积或者缺少，同时产量过剩导致存货积

压，积压的木制存货和材料未进行涂蜡等防腐工序导致腐败变质等额外增加当期

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费用，影响当期利润。

3.2应付账款的付款与账务处理缺陷

缺少对未到达付款条件账户的管理，大环境的影响下社会对信誉愈加的看重，

企业未能及时付款增加利息费用，如金额过大还会产生对应的法律责任。

账务流程太过复杂，缺少管理要求，当程序进行到会计时无法明确此笔业务

的具体时间，记账与发生不在同一时间违反相关会计认定，人员的流动性使账目

不清。对采购的货物管控力度差，在货物到达才与供应商进行沟通，容易导致付

款和通知不及时，增加不必要的麻烦，失去优质的供应商。也会对负责交接的人

员产生不良心态影响。

4湖南福千府木材有限公司应付账款管理制度优化设计

4.1应付账款事前管理优化设计

4.1.1制定合理采购流程

合理采购计划需要以数据去支撑，所以制定采购计划时以上一个月份和往年

同季度的销售收入、销售成本、采购费用和储存成本来制定下个月的生产计划，

在多维度中去选取最合适的方案。如图。

制定计划

审核

选取供应商

签订合同

审批

业务跟踪采购

合格不合格

结算货款入库验收退回

绩效考核

图5湖南福千府木业有限公司采购流程图

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随后选取的方案通过财务主管审核后正式采取，之后在各地的供应商给出的

报价中选取合适的合作对象，随后派出采购员进行采购，签订完采购合同后由相

关采购员进行后续跟踪并提供物流和折扣等信息，保证公司有时间做出入库和付

款准备。最后进行绩效评价和奖惩制度。

4.1.2规范部门权属责任

湖南福千府木材有限公司部门之间业务交错，人员流动性大，在岗时间不长

久业务熟练度低，需明确各部门的职责责任，良好的分工可以产生优秀的效率。

制定下期各地生产和采购计划

预算部门数据分析应对未来市场需求

根据管理要求进行跨部门工作配合

建立资源项目库

业务部门采购材料业务

跟踪业务提供信息

部门职责分工

审核账款真实性

财务部门监督款项的支付

审核凭证记账

核对采购材料

仓储部门建立台账等账簿

提供材料质量表

图6部门责任分工图和目标

1．

1、增强部门协调配合的意识，建立部门间协调配合制度，目的是加强部门

间互相协调，形成工作合力；

2、加强部门间的联系与沟通，部门在处理问题时，如涉及其他部门职责范

围内的事项，由主管领导牵头，主动征求有关部门的意见，认真协商，积极配合；

3、规范部门间协调配合管理，坚持一件事情原则上由一个部门负责，确需

多个部门管理的事项，要明确牵头部门，分清主次责任；

4.1.3建立供应商基础档案

实时地区制度，节约运输成本及运输隐患。将业务区域分成东南西北中从而

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增加人员积极性。根据各地区的情况建立供应商的档案，进行价格、质量、运输

速度的筛选，将信息录入计算机方便查询与记录，对频繁来往公司给予标记和简

化，提供单独的供应商编码，方便记账人员记账速度，增加效率。平日注意供应

商变动情况，及时更新最新消息。同时为当地业务人员或加盟商提供优质的服务，

保证公司的稳定发展战略。

4.2应付账款支付优化设计

4.2.1应付账款自动化

目前来看，大约有55%的公司任然通过手工处理应付账款流程。应付账款并

不总是处于公司努力扩张、增加销售额和建立竞争优势的中心地位。应付账款处

理值应该得到更多的关注。延缓向供应商付款可能会损害与优质供应商之间的信

誉，并影响到付款条件和服务水平。

随着公司的发展，会增加更多的供应商和自身的支付责任，对自动化的需求

也在增长。会计软件可以实现自动化付款和其他应付款流程，同时减轻会计部门

的负担。公司还可以：避免丢失纸质发票、加快付款授权、更好地整理他们的记

录可以从任何地方汇款或处理其他应付账款任务。会大大提高效率和生产率。它

还有助于节省资金，让员工能够专注于实现公司价值的工作，减少错误，减少欺

诈的机会。

4.2.2建立信用部门

目前大多数公司都会采取信用模式销售，最常见的便是赊销，即是市场趋势，

也可以使公司进入采购和销售的良性循环。在建立自身信用的同时，也应该注意

观察供应商之间的商誉，如果进行大笔采购或销售时，在不熟悉的情况下会承担

巨大的信用风险。良好的信用可以为公司带来企业信用报告等材料。树立企业形

象，在政府采购、招标等领域得到更大的机会，在市场赢得更多的合作机会，资

金困难时获取更多的融资。这个时候就体现出信用部门的重要性。

公司目前在湖南有一定规模，为了以后多城市的发展，应当及时建立信用部

门。财务部门牵头进行信用部门的组建，应当独立于部门之间并由财务主管负责，

熟悉业务流程和操作，减少外来因素影响。主要负责应付账款和往来业务，同时

维护公司信誉。信用部门责任如下图。

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制定和修改部门制度

部门经理

了解竞争对手新政策

制定并调整信用政策

召开例会和定期汇报

前期后期

考录前风信逾还

察入期险息期款

客数维评提归清

户据护估示档算

图7湖南福千府木业有限公司信用部门图

4.2.3应付账款的支付折扣规划

应付账款的折扣分为商业折扣与现金折扣。前者关系应付账款的入账金额与

相关增值税，后者关系实际付款金额和财务费用。例如在公司采购时，甲乙两家

供应商标明售价为50000元。甲供应商提供5%的商业折扣，那么公司入账时原

材料为47500元，进项税（13%）为6175元。总价为53675元。乙供应商不提供

商业折扣则价税合计为56500。采购时选择甲供应商节省2825元。在签订完合

同后甲不提供现金折扣，乙提供现金折扣分别为5/%10，1%/30。如果采购乙供

应商并在十天内付款实际付款额为50000x95%+50000x13%＝54000元。与采购时

选择甲虽多出价款，但多出价款为可抵扣进项税。所以在选择采购支付折扣的规

划上，得按照当期需求去进行。良好的折扣规划也可以为公司创造更大的价值。

4.3应付账款对账优化设计

4.3.1完善对账流程

应付账款已经成为公司加速资金周转、降低经营危险的重要手段，所以它的

目的是帮助公司提升自身价值，而非一个流水账。对账前将账务按紧要程度进行

分类：紧急应付账款，这类主要包含一定期限内马上到期（如一个月份内付款）、

原材料市场经常紧缺需预付的两类，保证公司的正常经营。普通应付账款，这类

包括维持公司正常运转的采购款项等项目。对账时应将要求放高，减少不必要的

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工作，并对供应商提供的材料初步审例如无明细的余额不对，与本业务无关销售

不对，非财务部门签章不对等。

否

应付账款分类供应商对账资料审核

是

存档专人复核

税账与未开票业