湖南常德牌水表有限公司材料采购制度优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计

目录

1常德牌水表公司简介..............................................................................................1

2常德牌水表公司材料采购制度现状及存在的问题..............................................1

2.1公司材料采购制度的现状及现有采购流程图..........................................1

2.2目前常德牌水表公司材料采购制度中存在的问题.................2

2.2.1材料采购计划不合理...................................2

2.2.2供应商管理不科学.....................................2

2.2.3材料入库验收手续不缜密...............................3

3常德牌水表公司采购制度优化设计及优化后的采购流程图...............3

3.1公司材料采购制度优化设计的目的..........................................................3

3.2公司材料采购管理制度优化设计方案......................................................4

3.2.1制定合理的材料采购计划...............................4

3.2.2建立科学的供应商管理系统.............................4

3.2.3完善材料验收流程.....................................5

3.3优化后的材料采购流程图..........................................................................6

4对常德牌水表公司材料采购制度优化设计方案的评价......................................7

参考资料............................................................8

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湖南常德牌水表有限公司材料采购制度

优化设计

1常德牌水表公司简介

湖南常德牌水表有限公司（以下简称常德牌水表公司）成立于2003年1月

21日，注册于湖南省常德市鼎城区高新技术产业开发区岗中西路9号，法定代

表人是李发银，注册资本为11800万元。该公司主要生产远传水表、螺纹水表、

ic卡水表、旋翼式水表、表壳和机械水表等产品。主要原材料包括表壳材料、

内芯材料和套筒材料，其中表壳材料有灰口铸铁、球墨铸铁、铸铅黄铜、ABS塑

料、尼龙塑料、PPO塑料、铸钢和铝合金等；内芯材料有塑料、不锈钢零件、黄

铜、指针、刻度盘、塑料轮、塑料叶片等；套筒材料有滑动轴承、油缸、气缸套、

轴承衬套、无缝钢管等；辅助材料还有生料带、扳手、热熔接机、水管、球阀、

堵帽等配件。

2常德牌水表公司材料采购制度现状及存在的问题

2.1公司材料采购制度的现状及现有采购流程图

常德牌水表公司是一家生产各式水表的制造企业，原材料占水表生产成本比

重比较大,有一套健全的材料采购制度是十分必要的。为了保证产品生产的顺利

进行，要合理制定材料采购的计划，扎实做好企业的物资采购管理工作。每个公

司的采购现状和流程都不同，公司应该结合自身实际情况，制定出科学合理的采

购制度，应用到实际当中，才能起到节约成本，提高效益的作用。目前，公司材

料采购流程过于简单，存在一些不足之处。在材料采购方面没有合理的计划，这

样就可能会导致原材料过剩，占用流动资金，使得采购成本升高。在供应商的选

择方面也存在问题，公司不相容职位分离不到位，目前供应商的选择与审批是由

同一人执行，有可能出现人情采购、收受贿赂的情况，无法采购到质优价廉的材

料，导致材料成本上升，影响公司经济效益，这样不利于公司的健康发展。另外，

公司也缺乏缜密的验收程序，原材料到货后直接办理入库，入库验收没有监督机

制，可能会出现以次充好，原材料质量不过关的情况，还有就是在材料验收方面

只有仓管员，没有质检员，验收手续不严密。这些问题的存在会影响公司的经济

效益。目前公司现有材料采购流程图如图1所示：

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图1现有材料采购流程图

2.2目前常德牌水表公司材料采购制度中存在的问题

2.2.1材料采购计划不合理

水表生产中原材料在生产成本中占比很大，合理的原材料采购计划，能帮助

企业降低原材料采购风险，保证生产正常进行。

据了解水表公司在生产中所需的原材料品种很多，而公司没有提前制定好一

个合理的采购计划，材料采购也没有一个明确的预算控制，更多的是根据上年的

一个采购量加上采购人员的主观判断开展采购活动，这就会导致公司时而材料出

现短缺的现象，需要临时寻找供应商进行紧急采购，与对方议价的空间就会大大

减少，从而加大了材料采购成本。另一个方面有时也会因采购计划制定的不缜密

出现库存积压的情况，占用库存空间，导致资金周转率下降。在采购流程方面，

过于简单了，生产部门制定采购需求就直接交给采购部门进行采购，并没有制定

合理的采购计划，交给主管领导根据订单等情况进行审核。

2.2.2供应商管理不科学

常德牌水表公司作为一家制造企业，它所需要的原材料种类非常多，对原材

料的质量要求非常高的，因此对供应商的选择是公司采购环节的重中之重。但是，

公司目前在供应商的选择方面不够系统科学。首先，公司没有将所需要的原材料

进行一个大致的分类，再根据分类去选择相应的供应商，对于供应商的筛选没有

做到货比三家，导致有的材料的价格和质量不是市面上较为合理的。这样也就导

致公司采购原材料时的花费过高而质量却不是那么的好。公司的经济效益也难以

提高上去。其次，常德牌水表公司还缺乏合理的供应商选择标准，在采购中往往

只看重了产品的价格，对产品的质量、服务、交货期关注不够。其次，没有与供

应商建立良好的沟通，可能就没有最好最健全的材料信息，在与供应商的材料对

接方面也不够详细，当公司采购的材料到货时出现的一些质量方面的问题，可能

反馈的也不够及时，没有及时反馈导致供应商也没有及时的改进，我们的原材料

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在质量方面就没有提高。最后，公司也没有建立供应商信息系统，公司的供应商

信息混乱，没有清晰的把供应商的口碑、信誉，材料的质量、价格、以及一些售

后信息给整理出来，所以公司无法快速且清晰的把好的供应商给筛选出来，公司

管理人员也因为对供应商信息不熟练而产生了许多不必要的工作量，同时也加大

了采购人员的工作量。当出现紧急情况时很难找到材料替补，而临时选择的材料

可能会出现价格过高、质量不稳定的情况。若在短期内找不到满意的供应商，则

可能会影响生产进程和交货日期。

2.2.3材料入库验收手续不缜密

材料到货后的验收是对材料质量的保证，也是对供应商的监督，是保证公司

能生产出合格产品的重要条件，是必不可少的一个重要环节。从公司材料采购现

有流程图可以看出，由上图1可知，材料到货后，仓库保管员对照采购清单只进

行简单的清点，也没有核对发票、运单、明细表、装箱单及产品合格证就直接入

库签字，公司在验收方面只设有一个仓管员，没有相应的质检员。而且仓管员在

验收材料时可能也会由于粗心出现漏记、多记错误的情况，甚至还可能会出现与

供应商勾结缺斤少两、以次充好的情况。没有设置专业的质检员，对于原材料质

量方面也无法有很好的保证，保不准供应商提供的原材料有质量方面的瑕疵。这

样让公司材料验收过程流于形式。其次对不同材料没有采取不同的保管措施，材

料分类不完善，将会加大材料管理的难度，不利于统计、核对、对账。当面对生

产线上的突发情况时公司也不能及时做出反应，容易打乱生产的进程，进而影响

产品的质量，对公司的声誉也会有不良的影响。

3常德牌水表公司采购制度优化设计及优化后的采购流程图

3.1公司材料采购制度优化设计的目的

对于一个制造业企业来说，原材料采购环节是非常重要环节，想要以相对低

的成本采购到性价比好的原材料，需要有一套比较完善的材料采购管理制度。根

据常德牌水表公司在材料采购制度方面存在的上面几个问题。为了改进公司现有

的材料采购制度，提高公司的采购管理水平，保证采购材料的质量，降低公司的

采购成本，加强内部控制，加强与供应商之间的沟通，让公司的采购计划更加合

理，使得公司的经济效益最大化，我根据公司的实际情况，做出了以下材料采购

优化设计方案。

首先，由于材料成本占项目成本的比例很大，采购控制不当会直接增加总成

本，而合理的采购计划有利于避免原材料不必要的浪费和损失，提高经济效益。

其次，由于常德牌水表公司在生产过程中需要的原材料极多，零星材料也多，

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为了保证公司的正常生产经营、持续供应，应当加强采购计划管理，规范采购工

作。

最后，采购人员要自觉接受公司对采购活动的监督，严格按采购制度和程序

办事，保持采购工作的透明性。

3.2公司材料采购管理制度优化设计方案

3.2.1制定合理的材料采购计划

为能够进一步完善常德牌水表公司的材料采购制度，我们应秉承“为公司节

约每一分钱”的观念，坚持“同质量比价格，同价格比质量”的工作原则。制定

如下的采购计划：

1.采购及时，确保生产经营正常有序

水表的构成主要是由齿轮盒、叶轮盒、整体叶轮等组成。需要的铸钢、铝合

金、塑料叶片、滑动轴承、无缝钢管、ABS塑料等主要原材料种类较多，金额大，

应进行定量采购，避免库存过多、资金积压、空间浪费。而金额较小的螺丝、不

锈钢零件、水管、堵帽、指针、球阀等材料应采用定期采购，预估用料数量、交

期，防止断料。对于定量采购的物资应三个月进行一次库存盘点，而定期采购的

应频繁一些，一个月清点一次，制定月度采购计划，采购部每月5日前根据各需

求部门提供的采购清单，结合月底库存量、安全库存量合理编制月度采购计划。

2.货比三家，寻找不同货源，确保物美价廉

为降低采购成本，在请购材料同时，并把材料的价格信息及时提供给相关技

术部门，为产品设计选材提供成本估计。提高采购员的自身知识水平，保证货比

三家，质优价廉的购买到材料，减少产品生产成本，提高采购效率，提高企业利

润。通过寻找多个供货方，做到询价、比价、议价，从中选择物美价廉的供货方。

3.标准化

常德牌水表公司的采购标准要制定出来，很多部件比如气缸套的尺寸，同样

尺寸的不同厂家的质量和坚硬度是不一样的。只有制定明确的检测标准，生产出

来的产品质量才能过关。那么检测的仪器就要按时到位，样品搜集齐全，筛选出

性价比高的厂家。在检测标准制定之后，根据不同的样品和厂家实地考察后再争

取对每个部件确定2-3家，这样不容易被一家所牵制，其次也能保证以后订单比

较大的时候保障订单的生产交期和质量。

3.2.2建立科学的供应商管理系统

上述常德牌水表公司原材料采购过于依赖极少数供应商，这种情况导致供应

商常常能左右采购价格，在临时缺货时没有办法及时补给，或者补给的成本更高，

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并且供应商的选择和审批长期由公司同一人担任。因此，我建议公司可以使用综

合评分法来选择供应商。

针对每一次订单的特点，综合生产部、采购部、质检部、财务部评分选出合

适的供应商。首先，设置相关指标，针对水表生产企业特点，我们先列出几个重

要的评判指标，如产品质量、材料价格、供应能力、售后服务，然后再设置它们

分别的权重。其次，在此之前我们需要先明确4-5家综合来看能够完成订单任务

的供应商。最后，多部门综合打分取平均值带入评分方法中，选择靠前的2-3家

供应商分散采购订单所需原材料。

例如评价A、B、C三家供应商（各指标满分为10分），从中选择一家，如

下表1所示：

表1综合部门评分选择合适供应商的计分表

方案各部门对评价要素的满足程度{S}方案评价值∑（X·S）

评价指标产品质量材料价格供应能力售后服务

权重得分（X）4321

A1098891

B876671

C777568

综上表1，我们很明确的会选择A供应商进行原材料采购。综合评分法极大

程度上避免了人情采购的弊端，并且通过多部门对各指标的打分，科学的对供应

商的实力进行了评估，有利于综合多种因素选择出适合公司的供应商。在经过多

次评分后，建立长期合作的3-5家供应商，在临时缺货时，也能够及时的采购到

材料。满足生产需要，降低采购风险。

3.2.3完善材料验收流程

质量是企业生存和发展的根本，要提高产品质量，首先要严格把控和执行好

材料验收的操作流程，把质量目标灌输到每位员工心中。主要从进料检验出发，

对所有供应商的原材料及零配件做到全检、抽检、分批检验。

为了改善常德牌水表公司在材料验收方面的不足，我认为应该对采购验收环

节进行优化。

在验收时，杜绝供应商与仓库管理员串通，发生以次充好等漏洞，需要有质

检人在场检验，公司要监督和追踪材料验收具体落实情况，严格做到不接受不合

格品、不漏检不合格品、不传送不合格品。首先，仓库管理员对照采购合同的清

单主要验收材料数量、规格、型号，在原有的验收环节中增加“质检部”作为联

合验收部门。当供应商运送货品至厂区，由采购部门提供采购合同和采购清单，

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仓库管理员清点货品是否满足合同约定，清点内容包括数量、规格、型号，然后

质检部的验收人员再进行质量抽检。联合检验合格后，填写验收单签名后交给财

务部及采购部，然后由采购人员将保管员、质检员签字确认的入库单、质检报告、

合同和发票收集，并填写付款申请单。经主管审批通过后，提交给财务部申请付

款。最后由财务部人员核实票据及审批流程，经财务总监审批后进行付款。

其次，针对原材料入库后混乱堆放的问题，公司应对仓库管理员进行不定期

的培训，并要求对仓库物资进行编号入库。针对不同的原材料进行标码和编码，

建立原材料进出库卡片，分别按照产品类别登记货品名称、型号、出入库时间、

数量等等。卡片要分类管理，及时登记，避免货物的混乱。综合以上对材料验收

的建议，优化后的验收流程图如图2所示：

图2优化后材料验收流程图

3.3优化后的材料采购流程图

根据对常德牌水表公司的了解，我制作了该公司优化后的材料采购制度流

程图，如图3所示：

图3优化后的材料采购流程图

对于采购部门应该就公司的发展方向和战略计划，制定相应采购计划和资金

预算，采购清单应该严格把关，尽量减少不必要的采购项，节约成本，其次应有

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完善的采购供应商档案及物料申购档案，提高我们的采购效率，同时也能做到货

比三家，选择符合公司利益的供应商，出现物料供应问题时，有相应的应急措施

，不用过于担心物料供应问题。

在实施采购过程中，采购物料的品质我们需要有相应的验收标准。如何采购

，如何处理采购纠纷，我们需要签订相应的采购合同，以合同为依据，以法律为

准绳，有了合同的约束，在采购过程中，可以避免不必要的纠纷。

所以一套完善的采购制度，应该秉承“为公司节