科研机构档案管理制度建设

科研机构档案管理制度建设第一章总则为提升科研机构档案管理水平，确保档案的安全性、完整性及有效利用，依据相关法律法规和行业标准，制定本制度。科研档案是记录科研活动、研究成果及相关人员信息的重要资料，是科研工作的重要依据，关乎科研机构的知识积累和持续发展。第二章适用范围本制度适用于本科研机构内所有科研档案的管理工作，包括但不限于项目档案、实验记录、研究论文、技术报告、成果转化及相关人员的工作记录。档案管理部门应根据实际情况，制定具体实施细则，确保本制度的有效落实。第三章档案管理职责科研档案管理工作由档案管理部门负责，具体职责包括：1.制定并完善档案管理制度，确保档案管理工作有章可循。2.负责档案的收集、整理、保存和利用，确保档案信息的准确性和完整性。3.定期对档案进行检查和评估，确保档案的安全性与有效性。4.负责档案的借阅、查阅及转递工作，维护档案的保密性。各科研团队应配合档案管理部门的工作，明确责任人，确保档案管理工作的顺利进行。第四章案件的收集与归档科研档案的收集与归档应遵循以下原则：1.收集档案内容包括项目立项申请、研究过程记录、实验数据、成果报告、发表论文及相关补充材料。2.档案材料应完整、真实，字迹清晰，确保可追溯性。3.各科研团队应在项目结束后及时将相关档案材料归档，归档材料需按照统一格式整理，便于后续查阅。4.档案管理部门定期组织培训，提高科研人员档案管理意识和技能。第五章档案的保管与安全为确保档案的安全性，档案管理部门应采取如下措施：1.档案应存放在专用档案室，室内应具备防火、防潮、防盗等安全设施。2.限制无关人员进入档案室，进入档案室时需登记，并遵循相关操作规程。3.档案应分类编号，并建立电子档案管理系统，确保纸质档案与电子档案的同步管理。4.定期对档案进行检查，发现损坏或丢失的档案，应立即采取补救措施，并报告相关管理人员。第六章档案的查阅与借用档案的查阅和借用程序应确保档案的安全性与保密性：1.查阅档案需填写申请表，获得档案管理部门的批准。2.借用档案的单位或个人需提供合理的借用理由，并由相关负责人签字确认。3.借用的档案应在规定时间内归还，逾期未还的，需说明原因并申请延期。4.查阅档案时，严禁对档案进行涂改、圈划或拆换，确保档案的原始性。第七章档案的转递档案转递工作应遵循以下规范：1.档案转递应由档案管理部门统一安排，禁止个人私自携带档案。2.转递档案时需填写档案转递通知单，明确接收单位及接收人信息。3.转递的档案应采取密封方式，确保档案在运输过程中的安全性。4.接收单位在接收档案后，应及时核对无误，并签字确认。第八章监督与评估为确保档案管理制度的有效实施，需建立监督与评估机制：1.定期对档案管理工作进行自查，评估档案管理的规范性和有效性。2.收集档案使用反馈意见，及时改善档案管理工作，提高服务质量。3.设立专门监督小组，对档案管理工作进行定期检查，发现问题及时整改。4.档案管理部门应向上级管理机构定期报告档案管理工作情况，确保信息透明。第九章附则本制度由档案管理部门负责解释，自发布之日起实施。根据实际情况和法律法规的变化，档案管理部门应定