广西好味食品有限公司销售业务内部控制优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计

目录

1广西好味食品有限公司简介..........................................1

2广西好味食品有限公司的销售业务内部控制制度........................1

2.1公司销售业务现状............................................1

2.2公司销售业务内部控制基本情况................................2

3广西好味食品有限公司销售业务内部控制中存在的问题..................2

3.1销售业务定价流程不规范......................................2

3.2销售业务审批流程不完善......................................3

3.3发货业务管控流程有效性低....................................3

3.4合同管理制度不合规..........................................3

3.4.1销售合同的编制过程不合规...............................3

3.4.2员工缺乏合同风险意识...................................4

3.4.3员工缺乏合同管理意识...................................4

4广西好味食品有限公司销售业务内部控制优化方案......................4

4.1合理定制销售业务定价流程....................................4

4.2完善销售业务审批流程........................................5

4.3加强发货管理机制的有效性....................................6

4.3.1规范销售审批程序.......................................6

4.3.2备齐发货手续...........................................6

4.3.3设置奖罚机制...........................................7

4.4严格规范销售合同的管理......................................7

4.4.1规范销售合同的编制过程.................................7

4.4.2提高员工的合同风险意识.................................8

4.4.3加强员工的合同管理意识.................................8

5方案实施效果......................................................8

参考资料............................................................9

湖南商务职业技术学院毕业设计

广西好味食品有限公司销售业务内部控制优化设计

1广西好味食品有限公司简介

广西好味食品有限公司于2010年成立，旗下“好味”品牌始创于2003年，

经过多年的发展，得到广大消费者的认可和喜爱。公司是一家集研发、生产和销

售为一体的公司，主要生产、销售蛋白饮料，乳酸菌饮品，乳味饮料豆奶。产品

主要销往国内广西、广东、湖南、江西、云南、贵州等地。公司注册资本1000

万，现有在职员工100余人，申请注册了二十余项实用新型和发明专利。公司本

着以诚为本、做一流品质的宗旨，创好味品牌为公司的公司目标，全力打造成一

个具有竞争力的，可持续发展的健康产品品牌运营公司。为规范管理流程，提高

运营效率，公司建立了职能制组织机构，广西好味食品有限公司的组织架构如图

1所示。

图1广西好味食品有限公司组织架构图

2广西好味食品有限公司的销售业务内部控制制度

2.1公司销售业务现状

广西好味食品有限公司主要以销售各种乳制饮品来盈利，主要采取厂家直销

和网络销售两种方式进行销售。厂家直销主要是采取联合促销的方式，与各商家、

超市联合销售，销售渠道较为单一，且因局限于交通的问题，只能将商品出售于

本省及邻省；但自网络购物出现后，公司就增加了网络销售这一渠道，与各大快

递平台合作，这有效的解决了交通运输的问题，公司的商品得以销往全国各地。

1

湖南商务职业技术学院毕业设计

自2018年以来，为响应国家振兴奶业行动的号召，公司在原有的产品基础上，

又新增了核桃豆奶、含乳饮料、风味饮料和果味饮料等新产品。公司2019-2021

年营业收入及增减情况如表1所示。

表12019-2021年营业收入及增减情况表

单位：万元

2019年营业收入2020年营业收入比上年增减2021年营业收入比上年增减

225.3248249.016810.5146%256.86903.1533%

据表1可知，公司的营业收入逐年增长，与此同时2021年的营业收入虽然

有所增加，但与上年相比，营业收入增长率降低了7.3616%，公司的资产周转速

度变慢，盈利能力及营运能力也随之降低，公司的销售收入受到了影响，销售利

润也随之降低。

2.2公司销售业务内部控制基本情况

广西好味食品有限公司销售业务内部控制在执行过程中主要涉及销售部门，

财务部门、仓储部门和总经理办公室。销售部门主要负责处理订单、起草和签定

合同、编制销售计划、执行销售和信用政策以及催收货款。财务部门主要负责销

售金额的结算、记录以及催收货款的监督，应及时记录收回的应收账款，防止账

上出现差错、遗漏的情况，并经常查看应收账款，防止逾期账款变坏账。仓储部

门主要负责货品入库及时验收、记账，掌握产货物的库存情况，定期盘点仓库货

品等。总经理主要负责公司的经营管理工作，组织制定分工明确的营销工作计划，

协助员工实现目标，监督分公司日常工作，确保正常运作，负责分公司业绩管理，

包括员工的工作安排、行为评价与监督、订单的审批等。

3广西好味食品有限公司销售业务内部控制中存在的问题

3.1销售业务定价流程不规范

合理的定价可以为公司的产品带来期望价值并确保公司的利润。但是由于公

司在拟定布标价格之前没有进行市场调研，仅根据相关部门提供的信息就直接拟

定目标价格，导致公司制定的价格在同行业中没有太大的竞争力，进而导致公司

销售量减少，销售利润降低。再者，公司销售人员在初步定价后，只交由销售部

经理和总经理进行审核、审批，没有让财务部进行审核，销售定价过程不规范，

导致大量产品滞销，造成了公司资产损失。

2

湖南商务职业技术学院毕业设计

3.2销售业务审批流程不完善

审批流程可以规范公司的销售行为，明确销售业务中涉及的审批权限，加强

对销售业务的监督与控制以及防范销售过程中的差错和舞弊。但就目前公司销售

业务审批流程来说，还远远达不到这样的效果，其主要原因如下：第一，在销售

人员与客户进行谈判和协商并草拟销售合同后，直接交由总经理进行审批，未将

销售合同交由财务部门审核，不管是权限内还是权限外的合同，都交由总经理审

批，加大了总经理的工作量，在一定程度上影响了总经理的领导工作，且销售合

同的签订未经过财务部门审核授权，导致了公司损失了一定资产，发生了舞弊行

为。第二，公司不管是编制开具销售发票通知单还是开具销售发票，都由销售人

员负责，没有进行明确的岗位职责分离，违反了国家法律法规的规定，给公司造

成了经济损失和信誉损失，使公司遭受到了外部处罚。

3.3发货业务管控流程有效性低

发货管控流程可以合理规范公司销售活动，明晰销售业务中涉及的审批职责，

强化对销售业务的监管与管理，防止产品销售过程中的错误和作弊，避免资产流

失。公司虽然建立了发货业务的相关制度，但并没有起到相应的效果。首先是公

司的客户销售订单未经适当审批，公司在发货业务管控流程中，销售人员未将客

户订单交由销售部经理审批而直接签发产品发货单，由于客户订单审批的不适当，

导致公司产生重大差错，使得公司遭受损失；其次是发货手续办理不齐全，仓储

部门收到销售人员签发的产品发货单，对发货单进行核实并备货，没有进行复核

就直接装箱，发货程序手续办理不齐全，极易导致多发货物发出的货物与订单中

的品种规格不一致，从而延误发货时间，给公司造成了资产损失和信誉损失；最

后是运输人员在运输过程中货物保管不善以及货物发出后未及时与客户沟通部

门将货物出库后，由运输部门运送货物，但由于运输过程中保管不善，导致销售

货物受损；销售人员在货物发出后未及时与客户进行沟通，没能及时处理发生的

意外情况。因为保管不善以及售后服务不及时，给公司造成了资产损失和信誉损

失。

3.4合同管理制度不合规

完善的合同管理制度可以规避公司风险，促进公司健康发展。但是由于公司

合同管理的不合规，使得公司在规避风险方面遇到了困难。主要原因如下：

3.4.1销售合同的编制过程不合规

3

湖南商务职业技术学院毕业设计

根据《中华人民共和国合同法》及相关法律法规的规定，销售人员在与客户

进行谈判时，可以根据实际情况对合同的部分条款在权限内进行修改，并在修改

后上报销售部经理进行审批。但公司的销售人员在修改合同后，未上报销售部经

理审批，而是自己直接修改，不能客观的评判条款的合理性，对公司产生了一定

的合同风险，此行为不合规，需要进行优化。

3.4.2员工缺乏合同风险意识

公司在接收到一些金额比较小的订单时为了节省时间与人力资源，一般不与

客户签订合同，而是以邮件、传真、电话等方式代替合同。这种情况下，一旦客

户拖欠货款，双方产生纠纷，因为没有书面合同约定，公司不易提供证据，在法

律维权方面会存在许多障碍，打官司容易败诉，公司会因没有合同而失去法律保

护，导致公司利益受到损害。

3.4.3员工缺乏合同管理意识

在销售的合同管理中，销售人员直接把空白和作废的销售合同当作普通垃圾

进行处理，未按照规定的合同制度将合同原件交还档案管理人员，这种做法极易

让有心之人有机可乘，用空白的合同与其他人员签订，从中获取私利。因为销售

人员缺乏合同管理的意识，使得合同管理不当，这极易导致公司产生涉税风险，

产生不必要的损失。

4广西好味食品有限公司销售业务内部控制优化方案

根据《公司内部控制应用指引第9号——销售业务》，公司为了加强销售业

务内部控制,规范销售业务行为,防范销售活动中的差错和舞弊行为，基于广西好

味食品有限公司销售业务定价流程不规范、销售业务审批流程不完善、发货业务

管控流程有效性低以及合同管理制度不合规等风险，设计以下四个方面的优化方

案。

4.1合理定制销售业务定价流程

公司销售人员在进行定价管理工作时，应先进行充分的市场调研，同时还要

确保信息的真实性与可信性，结合生产部、研发部等相关部门提供的信息，再根

据公司的生产成本和预期盈利情况以及市场价格浮动的上限与下限拟定目标价

格，销售经理审核、确定目标价格后，由财务部进行产品成本测算，若未通过，

销售部门需重新确定目标价格，通过后则由销售人员进行研究竞争对手的定价、

综合考虑定价因素、确定顾客心理价位、初步定价这些流程，最后在通过销售经

理和财务部门审核、总经理审批后，确定销售价格。如若销售定价流程制定不合

4

湖南商务职业技术学院毕业设计

理，则可能会让为谋私利的员工钻空子，与对手公司勾结，压低公司成交价格或

者出卖公司报价，使得公司遭受损失而相关人员却能坐收渔利。优化后的销售定

价流程如图2所示。

图2销售定价流程优化设计图

4.2完善销售业务审批流程

公司应制定完善的销售业务审批流程，需要结合销售人员的具体岗位来设置

授权范围，比如，在审批流程中应设置一个营销总监的职位，用以进行权限内销

售合同的审批，权限外的销售合同则由总经理进行审批，这样总经理可以有更多

的时间用于公司的领导与管理层面，更有利于公司的经营发展。现在公司销售业

务审批流程中存在的最大问题就是没有遵循不相容岗位相分离，导致一人身兼数

职，虽然在一定程度上节约了人力资源的成本，但也使业务办理中错误几率的增

加，难以有效的防范风险。所以，公司在编制开具销售通知单和开具销售发票时，

要实行不兼容岗位分离制度，编制开具销售发票通知单可以由销售人员负责，而

开具销售发票则由财务部门负责，不可交给同一部门处理，应进行明确的岗位职

责分离。公司优化后的销售业务审批流程如图3所示。

5

湖南商务职业技术学院毕业设计

图3销售业务审批流程优化设计图

4.3加强发货管理机制的有效性

加强发货管理机制可以有效保护资产安全、加强业务部门之间的配合、明确

相关职责、提升工作效率。加强公司发货管理机制有效性的方法如下：

4.3.1规范销售审批程序

首先，客户应该根据自己的需求下订单，销售人员首先要审查订单的品种、

规格、数量、交货时间、交货方式以及客户和收货人信息。接下来，订单提交给

销售经理审批，审批通过后，由销售人员出具产品放行单，并送仓储部审核发货。

4.3.2备齐发货手续

为齐全办理发货手续，强化发货程序的规范性，挽回公司信誉损失，仓储部

门在接收到销售人员出具的产品发货单后，应对发货单进行核实，并按照产品发

货单规定的货品、数量、包装方式以及发货时间等要求备货，除此之外，仓库管

理人员还要调节帐卡，核销库存并进行复核，复核时应再次检查货品、数量、包

6

湖南商务职业技术学院毕业设计

装方式、发货时间等是否有误，无误后方可包装或装箱。

4.3.3设置奖罚机制

为规范销售发货业务操作，加强对销售发货管理的控制，合理解决客户的退

货问题，以便于接受与处理售后问题，更好地节约成本。货物发出后，运输人员

应妥善保管货物，如若因运输人员保管不善导致销售货物受损，应给予相应的处

罚，若保管得当则给予相应的奖励；而销售人员需及时与客户就货物的品种、数

量和质量进行合理的沟通，提醒客户收货，确认到货情况，并协助处理出现的意

外情况，如若是因未能做到上述要求而遭到客户的投诉，也要给予相应的处罚。

优化后的销售发货流程如图4所示。

图4销售发货流程优化设计图

4.4严格规范销售合同的管理

销售合同管理制度具有法律效力，受到国家的保护，可以保护公司的正当权

利。公司销售合同管理制度规范管理要求如下：

4.4.1规范销售合同的编制过程

在销售合同的编制过程中，销售人员与客户谈判时，如合同条款有修改，则

7

湖南商务职业技术学院毕业设计

需报销售部经理进行审批，若因未报销售部经理审批而导致公司发生损失，则由

负责此合同的销售人员进行赔偿。

4.4.2提高员工的合同风险意识

为提高员工对合同风险的意识，可以组织员工集体学习风险提示、风险预警、

开展案例分析或者是制定各相关岗位的风险程序图等等，让相关员工了解各岗位

各环节中潜在的风险并加以防范，并让全体员工意识到风险无处不在，销售业务

任何流程都会遇到各种不同的风险，强化员工的合同风险意识，让员工知道不管

是大额订单还是小额订单，都要按规定签订合同，避免造成公司的损失，才能加

强合同风险控制的管理，达到规避合同风险的目的。

4.4.3加强员工的合同管理意识

在合同管理方面，可以加强公司员工的经济合同法律意识，定期举办讲座，

对公司员工采取分层次、分类别、分岗位进行合同管理的培训，了解相关国家最

新合同管理制度；还可以在员工入职培训时，让其学习合同管理的相关内容，了

解合同纠纷产生的各种原因和纠纷产生后的解决方案，让员工充分意识到合同管

理的重要性和合同管理不