深圳市科瑞爱特科技开发有限公司差旅费报销制度优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计目录1深圳市科瑞爱特科技开发有限公司简介 12公司现行差旅费报销制度 13现行差旅费报销制度中存在的问题 13.1报销制度的时间没有严格规定 13.2报销费用的规定不够完善 13.2.1现行制度住宿和伙食费用的标准没有与时俱进 23.2.2交通工具标准没有规定完善的实行条件 23.3缺少防止虚假报销以及惩罚的措施 24公司现行差旅费报销制度优化设计 34.1补充报销制度办理程序的内容 34.2必须与时俱进公平的调整报销费用的规定 34.3加强报销的信息管理化 44.4增加虚假报销的惩罚措施 45结束语 5附录一深圳市科瑞爱特科技开发有限公司现行差旅费报销制度 7附录一深圳市科瑞爱特科技开发有限公司优化差旅费报销制度 10深圳市科瑞爱特科技开发有限公司差旅费报销制度优化设计深圳市科瑞爱特科技开发有限公司简介深圳市科瑞爱特科技开发有限公司注册地址位于深圳市宝安区西乡街道南昌社区南昌工业区6号3层，注册机关为宝安局，法人代表为余建平，经营范围包括一般经营项目是：不间断电源、电子产品、软件、硬件的技术开发、销售及上门维修；国内贸易，货物及技术进出口。（法律、行政法规、国务院决定规定在登记前须批准的项目除外），许可经营项目是：开关电源器、逆变电源器的生产。公司现行差旅费报销制度中存在的问题经过反复的了解深圳市科瑞爱特科技开发有限公司的差旅费报销制度，发现制度中还是有些许的不足之处，还需要一定的修正和完善。比如此公司的报销制度不够详细，有些还不太准确让人信服，还有的跟不上时代。这些问题需要一步步细化解决，然后进行规合整理，然后再定制一套完整的属于深圳市科瑞爱特科技开发有限公司的差旅费报销制度。深圳市科瑞爱特科技开发有限公司还存在着报销制度的办理程序、费用规定、预防和惩罚的措施的问题，这些问题大大小小的影响着整个公司的运行，需要仔细研究，一步步解决。3.1报销制度的时间没有严格规定公司的报销制度内容不严谨，重点在于时间没有充分考虑，这一点体现在报销制度中的第一大条中，也就是办理程序的第三点“关于出差人员出差回到公司，第一件事情就是要写一个规范的报告，把写好的报告给分管领导看，分管领导审核要给出反馈”。这其中只交代了报销人员出差回公司后要干些什么事情，并没有规范好报销时间，差旅费报销人员报销的时间没有规定，很容易使报销人员丢失单据和忘记一些重要事项；分管领导对于报销工作的审核、审批、考核结果、签署意见也没有时间限制，这样会使报销工作变得缓慢，分管领导变得懒散，从而使报销工作效率降低。3.2报销费用的规定不够完善3.2.1现行制度住宿和伙食费用的标准没有与时俱进此公司现行报销制度的报销费用普遍都偏低。关于住宿费和伙食费，制度中规定的最高的费用都只有100人民币，住宿费和伙食费的报销费用水平还停留在几年前，没有充分考虑到当代的消费水平，没有对住宿费报销费用做及时的调整。从当前时代的住宿伙食费来看，可以适当为员工增加可用的报销费用，如不及时调整，员工们寻找相应费用的住宿酒店可能会比较难，伙食方面的营养也不太可观，出差本来就是一件需要消耗大量体力与精力的事情，没有良好的伙食补助的话做任务的效率会大大降低，这切实关系到员工的利益，同时也是关于公司的利益。公司现行差旅费标准如下表：表一现行住宿标准（金额单位：元）表二现行伙食补助费表三现行市内交通费3.2.2交通工具标准没有规定完善的实行条件现行报销制度中的费用标准中的第四个表中，只交代了不同人员应该选择怎样的交通工具，而对交通工具的选择没有明确的实行条件，什么时候运用什么交通工具，怎样去使用交通工具，需要办理何种手续，这些并没有详细说明。表四现行交通工具标准3.3缺少防止虚假报销以及惩罚的措施随着对报销制度的不断了解，想投机取巧的人越来越多，因此，我们不能局限在传统的约束规章制度，而是要跟进时代，多运用一些信息化的知识，用更有效的方法减少一些报销不及时、转嫁费用和虚报支出等不良情况发生。不仅要有防止措施，还需要惩罚措施，这样才能更有力的打击不良现象的发生。4公司现行差旅费报销制度优化设计通过对以上问题的分析，针对不同的问题，应该用以下方案来解决。4.1补充报销制度办理程序的内容关于以上所说的报销制度中公司人员的报销时间需要严格规定，优化的制度中可以限定出差人员回公司后一个星期内（7天）报账，不能超过一个星期。分管领导的审核、审批、考核结果、签署意见等如果没有出现特殊情况，那么报销人员何时提供报销信息，分管领导就何时开始审核，做到“即报即审”，不能拖沓。4.2补充交通工具实行条件的规定首先，制度应规定，原则上公司高管及以上级别的人员出差可以乘坐飞机，其他人员出行时所乘坐交通工具一般以火车硬座，大巴为主，动车以二等舱为标准，除此之外特殊或紧急事宜需乘坐软卧，高铁，飞机者需事先填报申请单，经主管领导批准后方可乘坐，关于各类交通工具的详细选择制度如下表：表五交通工具标准表六出差申请单通过以上对交通工具这方面的报销费制度优化，能很好的减少报销人员以及财务人员很多不必要的疏忽，以及出差人员滥用交通工具的情况，从而规范了出差成本，最大程度的提高了公司利润。4.2必须与时俱进的调整报销费用的规定报销费用方面必须照顾到每个职工的切身利益，把企业自身利益与公平最大化的协调起来。制度的实行要根据时代的变换来变换，不能过去用什么制度，如今还用什么制度，原报销费规定的住宿费的分类不够符合时代要求，也不够完整，所以制出了以下费用标准说明表：表七费用标准说明表4.3加强报销的信息管理化公司需要规定公司全体职工出差都是用信用卡消费结算，不要大多数情况下使用现金。为能使职工清楚使用信用卡的操作，公司要安排对全体员工进行信用卡使用的培训，必须要掌握使用信用卡报销的流程和手续。信用卡报销能提高职工费用使用的透明度，能减少转嫁费用和职工虚假报销的发生。除此之外，为进一步加强报销管理，要增强职工的诚信理念，让员工能够严于律己，打造公司优良的诚信道德氛围。为了制止住宿费的虚假报销，报销制度中要说明不但公司要加强审核工作，当地主管税务部门也不能懈怠。税务部门要不定期的查验酒店、宾馆的发票，如发现虚假开发票，严惩不贷。另外，公司的员工报销住宿费时，需要两个条件，一是提供发票，二是提供银行卡消费凭条，不能使用现金，如果报销时不能达到这两个条件，则不能报销。4.4增加虚假报销的惩罚措施关于出差回公司后，制度中要规定不能在一个星期之内报销的员工，超过一个星期报销费用，每一天30元的罚款，超过规定日期一个月以上的，每一张单据按每月30元积累加罚（发票日期），并且要追究部门担保人责任人。所以担保人要严格监督催促报销人员的报销工作。当然，分管领导的审核工作如果不及时，也会根据不同的情况罚款。无论任何原因的虚假报销，都要在公司范围内通报批评，警示其他未作虚假报销的员工和打算要虚假报销的员工，使其认识到虚假报销的严重性，不敢触碰公司规定的底线。5.结束语此次对深圳市科瑞爱特科技开发有限公司差旅费报销制度的优化设计，是锻炼逻辑思维和发现思维漏洞的过程，学到的东西也非常多，它让我知道差旅费的使用对企业还是非常重要的，一个企业的正常运行，难免会有差旅费的支出，正确规定使用差旅费，能够降低公司员工出差的成本，提高公司的利润，错误以及不规范的使用差旅费，则会加大公司员工出差的成本，降低公司利润。参考资料[1]刘爱荣.企业差旅费财务管理模式及其创新研究[J].企业改革与管理,2020(20):164-165.[2]冯金叶.差旅费报销中的常见问题及应对措施[J].当代农机，2020(4):78-80.附录Ⅰ深圳市科瑞爱特科技开发有限公司现行差旅费报销制度差旅费报销管理制度为了有效地控制和减少旅行费用，提高各类工作效率，特别制定出本制度来规范公司人员。一、办理程序1、出差申请表必须事先填写，标明好旅行地点、理由、日数、所需经费，并可让各部门的负责人写出意见，经过允许后才可出差。2、如果出差人员需要借款，必须经过部门负责人和领导签字后，再让财务部人员严格的审核，最后才能借款。3、关于出差人员出差回到公司，第一件事情就是要写一个规范的报告，把写好的报告给分管领导看，分管领导审核要给出反馈。4、根据《出差申请表》和分管领导签署的有效出差证件，审核人员只能按受理标准经批准后报销差旅费。5.如果出差人员出差的人员数量和出差天数、出行的交通工具均与先前填写的出差申请单上所明确的内容不同，是不能进行报销的。如果出现特殊原因，可以适当改变要求，但是必须经过分管领导同意。6.不能造成账务混乱的情况，否则将会进行一定的惩罚。二、费用标准总的来说：差旅费要以节约的理念出发，包括出差人员的补助费用，住宿费用，交通费用，费用超支是不能补的。（1）住宿标准：（2）伙食补助费：（3）市内交通费：（4）交通工具标准：三、报销办法(一)住宿费报销办法 1、对于出差人员的住宿费用报销，我们采用实报实销的方式，实际住宿天数和实际住宿费用都据实报销。 2、如有接待单位提供住宿，或者住在亲戚朋友家的，都不能报销住宿费。 3、原则上出差人员必须按照规定的报销标准报销，但如有特殊情况，可告知领导，领导无意见的话，就可以实报实销。 4、异性出差每人住一间房，同性则两人一间房，副总经理及以上级别的出差人员，可以单独住一间房。 (二)伙食补助费报销办法 出差当日12点以前出发按照1天计算，，12点以后出发按照半天计算。出差当日12点以前返回公司按照半天计算，12点以后返回公司按照1天计算。 （三）交通费报销办法 1、出差中需要坐卧铺但是没有坐的，是不给报销的。还有订票费，退票费按理来说是不能报销的，但如果出现特殊情况，写申请给领导看过并且同意后方可正常报销。 2、如自己携带车辆、人员，不能给予报销。 3、一般情况下出差不能坐出租车，但下列情况除外: (1)出差的地方离公司非常的远，出行不方便的，交通工具缺少的。 (2)特殊情况身上必须带着现金去出差的，为了安全着想。 (3)需要运货，或者时间非常赶。 (4)陪同重要客人外出的; (5)执行特殊业务或夜间办事不方便的。 4、所有出差人员都应考虑到用最经济，性价比最高的出行方式出行，要考虑到出差成本，因为是以节约的理念出发，不能私自绕开最捷径的路线，去探亲访友，瞒着公司旅游，办私事之类的，硬是有特殊情况，可以写申请报告，经过领导审批同意之后才能报销。(四)通讯费报销办法公司根据具体情况给予每个出差人员每天10的通讯费用。(五)其他1、如果在出差过程中因业务必须招待其他公司合作伙伴，首先要让领导知晓，事后再回公司填写相关的申请单和报销单。 2、应该保留完整的收据，发票等凭据，如丢失一些必要的凭据信息，不给予报销，而且有身份证实名的车船票必须打印复印件。四、补充规定1、两人以上出差人员，在请示主管领导允许后，可就随行高一级人员标准执行。2、外出(本市，木区)办事处的人员，如因办理业务路途较远，而中途无法返回公司就餐，可享受伙食补助费，但需领导允许。3、外山参加会议，会议费用中包括食宿时不再享受食住费用，只享受市内交通费。会议费用中不含食宿时，按前述标准予以补助。4、外出学习驻厂人员，伙食补助每天15元。五、本制度自发布之日起执行附录Ⅱ深圳市科瑞爱特科技开发有限公司优化差旅费报销制度差旅费报销管理制度为有效控制和压缩差旅费用的支出，提高各类业务人员的办事效率，特制定本制度。一、办理程序为了有效地控制和减少旅行费用，提高各类工作效率，特别制定出本制度来规范公司人员。 一、办理程序 出差申请表必须事先填写，标明好旅行地点、理由、日数、所需经费，并可让各部门的负责人写出意见，经过允许后才可出差。 2、如果出差人员需要借款，必须经过部门负责人和领导签字后，再让财务部人员严格的审核，最后才能借款。 3、关于出差人员出差回到公司，第一件事情就是要写一个规范的报告，把写好的报告给分管领导看，分管领导审核要给出反馈。 4、根据《出差申请表》和分管领导签署的有效出差证件，审核人员只能按受理标准经批准后报销差旅费。 5.如果出差人员出差的人员数量和出差天数、出行的交通工具均与先前填写的出差申请单上所明确的内容不同，是不能进行报销的。如果出现特殊原因，可以适当改变要求，但是必须经过分管领导同意。6、出差四公司应在星期内报账，超过出期报销差费，每天按30元罚款，若迟报时间超过一个月以上，每张单据按每月30元累积加罚(发票日期)，并追宄其部门担保人责任。7、不能造成账务混乱的情况，否则将会进行一定的惩罚。二、费用标准.总的来说：差旅费要以节约的理念出发，包括出差人员的补助费用，住宿费用，交通费用，费用超支是不能补的。表八交通工具标准表九出差申请单表十费用标准说明表三、报销办法(一)住宿费报销办法 1、对于出差人员的住宿费用报销，我们采用实报实销的方式，实际住宿天数和实际住宿费用都据实报销。 2、如有接待单位提供住宿，或者住在亲戚朋友家的，都不能报销住宿费。 3、原则上出差人员必须按照规定的报销标准报销，但如有特殊情况，可告知领导，领导无意见的话，就可以实报实销。 4、异性出差每人住一间房，同性则两人一间房，副总经理及以上级别的出差人员，可以单独住一间房。 (二)伙食补助费报销办法 出差当日12点以前出发按照1天计算，，12点以后出发按照半天计算。出差当日12点以前返回公司按照半天计算，12点以后返回公司按照1天计算。 （三）交通费报销办法 1、出差中需要坐卧铺但是没有坐的，是不给报销的。还有订票费，退票费按理来说是不能报销的，但如果出现特殊情况，写申请给领导看过并且同意后方可正常报销。 2、如自己携带车辆、人员，不能给予报销。 3、一般情况下出差不能坐出租车，但下列情况除外: (1)出差的地方离公司非常的远，出行不方便的，交通工具缺少的。 (2)特殊情况身上必须带着现金去出差的，为了安全着想。 (3)需要运货，或者时间非常赶。 (4)陪同重要客人外出的; (5)执行特殊业务或夜间办事不方便的。 4、所有出差人员都应考虑到用最经济，性价比最高的出行方式出行，要考虑到出差成本，因为是以节约的理念出发，不能私自绕开最捷径的路线，去探亲访友，瞒着公司旅游，办私事之类的，硬是有特殊情况，可以写申请报告，经过领导审批同意之后才能报销。 (四)通讯费报销办法 公司根据具体情况给予每个出差人员每天10的通讯费用。 (五)其他 1、如果在出差过程中因业务必须招待其他公司合作伙伴，首先要让领导知晓，事后再回公司填写相关的申