非凡石材公司采购业务内部控制优化方案设计

湖南商务职业技术学院毕业设计

目录

1公司简介..........................................................1

2企业采购业务现状..................................................1

2.1采购部岗位职责...............................................1

2.2主要采购商品.................................................2

2.3采购业务现况.................................................2

3非凡石材采购业务内部控制存在的问题................................3

3.1辅料采购人员配备不足........................................3

3.2供应商管理存在缺陷..........................................4

3.2.1缺货到货不及时.........................................4

3.2.2没有比价询价核价管理...................................4

3.3辅料仓库混用................................................4

3.4部门之间沟通不到位..........................................5

3.4.1销售部与采购部沟通不到位...............................5

3.4.2设计部与预算部及采购部沟通不到位.......................5

4非凡石材采购业务内部控制优化方案设计..............................5

4.1完善辅料采购人员配备........................................5

4.2优化供应商管理..............................................5

4.2.1优化缺货加急采购工作...................................6

4.2.2加强供应商到货时间管理.................................6

4.3规范仓库管理................................................7

4.4优化部门之间的沟通流程......................................7

4.4.1优化销售部与采购部沟通工作流程.........................8

4.4.2优化设计部及预算部与采购部沟通工作流程.................8

5总结..............................................................8

参考资料............................................................9

II

湖南商务职业技术学院毕业设计

非凡石材公司采购业务内部控制优化方案设计

1公司简介

非凡石材是湖南简艾汇美石业有限公司旗图1非凡石材工厂照片

下定位高端石材品牌，致力打造简约、精致和舒适

的生活空间，是一家集原材料开发、石材设计、生

产加工、板材批发、物流运输、品牌营销和优质服

务为一体的石材整装定制方案供应商。拥有湖南省

最具规模的大理石及异型石材生产基地。位于长沙

湾田国际工厂占地2400多平方，长沙湾田国际和

南湖大市场均匀门店。该品牌成立于2014年，注

册地是湖南省长沙市望城区丁字湾

街道湾田国际石材城二区一栋4号，注册资金500万人民币，2021年公司主营

业务收入5631.1万元。公司的组织结构图具体如下图2所示：

图2非凡石材公司结构

2企业采购业务现状

2.1采购部岗位职责

采购部主要负责公司生产运营物资的采购，有效控制采购成本，保证采购质

量，确保采购工作顺利进行，为公司项目按时交付货物提供物资保障。

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部门经理负责采购部工作中管理，监督指导各岗位工作；采购员负责日常公

司物资采购，按照采购通知，及时按质按量的完成采购任务；库管员负责公司日

常物品出入库记录，根据公司《物料验收规范》对来料进行验收并做好记录，每

周盘点物品等；询价员掌握常用物品的品牌、规格、质量、供货厂商,并了解其

价格波动规律，按重要性、急用程度安排采购，物品采购做到货比三家。采购岗

位职责如图3所示：

图3采购部门岗位职责图

2.2主要采购商品

采购部主要负责采购各类石材及加工安装所需要的各类辅料。主要采购产品

如表1所示：

表1主要采购产品

石材采购辅料采购

米色系白色系灰色系黑色系特殊石材加工辅料安装辅料护具

奥特曼米黄雅士白伯爵灰黑白根奢石角磨机膨胀螺丝手套

西班牙米黄鱼肚白布鲁斯灰黑金花玉石画磨头角钢口罩

莎安娜米黄爵士白西西里灰黑金玉山水画磨片美缝剂套袖

埃及米黄冰花白灰木纹黑木纹青玉砂纸AB石胶水鞋

白沙米黄汉白玉云多拉灰白玉水性防水大理石胶防水围裙

阿曼米黄大花白灰木纹红玉油性防水安全帽

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土耳其米黄雪花白意大利灰蓝金沙切割机工作服

卡布奇诺米黄象牙白灰姑娘威尼斯棕气泡机

法国鎏金霸王灰切割片

欧典米黄波斯灰砂纸

金线米黄云石胶

罗马米黄抛光片

云彩米黄抛光腊

2.3采购业务现况

非凡石材公司采购业务主要分为两个部分，大理石板材采购和加工辅料采购，

两部分分别管理。

大理石板材采购根据公司的订单及客户要求进行采购材料，一般采购量大、

金额高，且天然大理石每批次产品质量不同，公司在采购上更严谨更规范。

加工辅料采购根据日常工厂加工所需要的辅料，在指定供应商处采购辅料，

但辅料种类繁多，工厂加工特殊异形材料所需要的辅料也与日常不同，每月采购

具体多少也不一定，常出现特殊辅料不全加急采购的情况。并且因辅料采购人员

只有一人，日常负责制定采购计划、购买辅料、收货验货、入库出库，在工作上

难免出现流程不完整、辅料仓库物资保管不合理不到位的情况。

公司的采购流程具体如下图4所示：

图4采购流程

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公司辅料采购流程不全，目前只在唯一供应商处采购辅料，存在一定的问题，

为了加强公司采购管理，规范采购流程的是非常有必要的。

3非凡石材采购业务内部控制存在的问题

3.1辅料采购人员配备不足

辅料采购工作没有得到足够的重视，公司采购部主要重心在板材采购上，而

辅料采购和库存只由一位工作人员负责管理。虽然辅料单价低，但是日常加工辅

料消耗多，采购工作频繁，库存进出频繁，一年下来的辅料支出费用也并不低。

且辅料品质好坏，价格的高低、辅料库存都把握在一位采购员的手中，在采购过

程中如果采购员单独和供应商联系，可能出现除了采购员自己知道辅料涨跌价，

公司其他部门是无从得知的，缺少相应的内部控制，这样在采购过程中也容易出

现受贿现象。辅料采购员日常工作单打独斗，要进行采购、收验货、出入库，也

难免出现询价、比价、市场价格调查不到位的情况，导致高价采购增加采购成本。

且没有其他人员配合容易出现工作上的疏漏，辅料订购不及时、验收货物时质量

检查不到位、等特殊情况下影响了工厂加工进度。

3.2供应商管理存在缺陷

3.2.1缺货到货不及时

目前公司只在指定就近供应商处购买辅料，一来节省运费，二来配合日常工

厂加工紧急时采购方便，但公司所需要的辅料因加工订单不同，需要的特殊辅料

没有备货或者采购量少不够，加急到指定供应商处进行采购也会出现供应商缺货

的情况。采购员只从唯一指定供应商处进行采购辅料，有到货不及时的情况，质

量不合格的时候，导致工厂加工延误。

3.2.2没有比价询价核价管理

从唯一供应商签订同，就竞争态势而言，采购方处于不利的地位，辅料价格

不是一成不变，价格有起伏也可能增加采购成本，没有核价管理，在采购询价之

后就由采购员直接导入采购管理系统，所询的价格也没有经过专业的采购、成本

和上级批复，并且缺少比价过程。

3.3辅料仓库混用

工厂仓库分为四个部分，特殊石材展示存储厅，常见石材展示存储厅，预加

工石材存储厅和辅料仓库。辅料仓库除了加工辅料，还一同存储了安装材料和

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销售物料，三个部门的材料放在同一仓库，三个部门存储材料分别管理，仓库内

物品分别存放，除了仓库门，没有其他间隔的门或上锁的柜子，如部门库存有误，

物品丢失的责任无法明确划分责任，库存不准确也影响日常采购。

3.4部门之间沟通不到位

大理石采购首先要销售部负责与客户确认板材，设计部负责测量客户实际使

用面积，预算部负责计算损耗和确认最终使用面积，采购员再进行采购石材。是

一环扣一环的工作流程，部门之间的沟通是非常重要的。

3.4.1销售部与采购部沟通不到位

由于天然石材会有瑕疵，且每个批次石材都会不同，颜色花纹都会有差异，

所以在石材采购前都需要和销售员进行沟通确认采购的板材颜色花纹，传达信息

只由口头描述和材料图片资料是不够的，容易出现理解误差，图片资料也因为光

照或其他因素容易出现色差，采购的材料也就无法让客户满意。

3.4.2设计部与预算部及采购部沟通不到位

订单在设计过程中，客户的要求也在变化，会有加减的情况，预算部按照设

计部图纸进行预算面积，采购部按照计算面积在加工前一周进行采购，当客户装

修方案变动，出现大面积的项目增加和减少情况下，设计部没有紧急和采购部沟

通，按部就班依然和预算部重新整改方案，导致采购部消息滞后，采购材料多了

和采购少了的情况，因为大理石的特殊性，相同的板材之间也会有色差，板材采

购少了就会导致最终安装的效果不好，有色差或纹路没对齐，采购多了也无法退

换货物。

4非凡石材采购业务内部控制优化方案设计

4.1完善辅料采购人员配备

采购管理是企业运行命脉，采购部门就是企业的核心部门，采购人员也就决

定了采购工作的好坏，目前公司辅料采购人员只有一人，工作中难免出现疏漏流

程不完善的时候，一旦工作失误损失也是不可预计的，从公司目前情况来看，辅

料采购只有一人是不合理的，应当至少增加一名人员，日常工作量化，根据工作

情况分工协作，加强岗位的内部牵制。

根据采购流程完善辅料采购询价议价比价工作，一人负责制定采购计划，一

人负责询价比价，选择合适的供应商签订采购合同，配合库管员验收货物等，俩

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人各负责不同部分，相互配合相互制约，各自承担相应责任，规范辅料采购流程。

优化后辅料采购流程如图5所示：

图5优化后辅料采购流程图

4.2优化供应商管理

采购行业里流传一着“选择大于管理”，可以看出供应商选择的重要性。实

践证明唯一的供应商并不能满足日常采购需求，也无法合理管理。采购员在日常

采购工作过程中，可以留意考察其他供应商，对采购工作而言供应商的选择上并

不是一成不变的，有其他合适供应商也可以尝试进行合作，以公司利益出发，站

在公司的立场办事。

4.2.1优化缺货加急采购工作

针对缺货加急采购或特殊辅料采购，可以到不同的供应商处进行采购，因为

没有长期合作采购的量少，所以很多供应商通常不愿意供货，采购组也可以完善

采购话术，若有更优惠的价格和合适的产品也可以考虑长期合作。

日常也应维护与供应商的关系，一方面也可以了解行情，熟悉市场情况；另

一方面有紧急采购的情况，熟悉的供应商也会好说话一些，为采购工作提供便利。

4.2.2加强供应商到货时间管理

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供应商到货不及时影响生产进度，下单前可以确定到货时间，并且要求供货

商回签采购订单。在签订采购合同的时，可将到货时间不得超过半天或一天写进

合同，下单前双方达成意愿的情况下，供应商到货影响加工进度时，供应商应履

行相应的采购折扣等。

此外根据库存情况采购员也应当提前制定采购计划，及时的补货，避免缺货

导致工厂加工进度延后。

4.3规范仓库管理

好的仓库管理能保证物品的良好储存及物资的质量，充分利用各种物资，提

高企业经济效益。

辅料仓库因为三个部门共用，但分开管理，场地限制没有办法避免，可以由

采购部门专门负责仓库库存的管理和验货，销售物料和安装物料存放并不多，一

同管理难度也不大，仓库管理人员一同负责日常出入库记录，就可以大大减低库

存不准确的概率。

仓库管理日常工作细化应细化如下：

1.上班后都应巡视仓库，有无可疑情况，有情况要立即向上级汇报，下班前

检查门窗是否锁好，开关电源是否关闭。做好仓库的安全、整理工作，及时检查

火灾隐患。

2.收货物时，对进仓货物必须严格根据已审批的请购单按质、按量验收，并

根据发票记录的名称、规格、数量、型号、单位、价格、金额打印入单，并在货

物上标明进货时间。质量不达要求的必须坚决退货，严格把好质量关。

3.验收后的货物，必须按类别固定位置存放，做到整齐美观。

4.物品出库时严审领用手续是否齐全，审批人签名试样，对手续不全或欠妥

者，一律不发。

5.物品出库或入库要打印出库单或入库单，随时查核，做到入库及时，当日

单据当日清理。

6.做好月底仓库盘点工作，及时结出月末库存数量报给财务主管，做好各种

单据报票的归档管理工作。

7.配合采购的工作，库存量少的情况应当提前报备给上级，提前做好采购计

划。

4.4优化部门之间的沟通流程

有效的沟通可以使工作更高效，有利于营造良好的工作氛围，增加组织凝

聚力，而采购部的工作与销售部、设计部、预算部及加工部都是息息相关的，部

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门与部门之间的沟通、信息的传达都非常重要。

4.4.1优化销售部与采购部沟通工作流程

采购部在采购石材前应与销售部确认板材，拿客户确认的石样品进行比对，

采购部根据客户最终确认的样板材料进行采购，以确保购买的石材色差样式最小

化，避免货不对板客户不满意的情况。

销售在与客户沟通过程中也不应为了签单去美化石材，天然大理石就是有瑕

疵和色差应该和客户沟通到位，对客户负责对公司负责，也能减少了采购工作难

度。

4.4.2优化设计部及预算部与采购部