东莞戴卡电子科技有限公司管理费用报销审批流程优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计

目录

1公司简介...................................................................................................................1

2公司管理费用审批现状...........................................................................................1

2.1公司管理费用的支出情况.............................................................................1

2.2公司管理费用报销审批流程.........................................................................2

3公司管理费用报销存在的问题...............................................................................2

3.1办公费支出较为随意.....................................................................................2

3.2预算管控不到位.............................................................................................2

3.3无预算外支出审批流程.................................................................................3

3.4业务招待费支出不规范.................................................................................4

4公司管理费用报销审批流程优化设计...................................................................4

4.1办公费报销审批流程.....................................................................................4

4.2制定合理的年度预算.....................................................................................5

4.3增设预算外管理费用审批流程......................................................................6

4.4规范业务招待费审批流程..............................................................................7

5小结............................................................................................................................8

参考资料.......................................................................................................................9

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东莞戴卡电子科技有限公司管理费用报销审批流程

优化设计

1公司简介

东莞戴卡电子科技有限公司成立于2012年，注册地位于东莞市黄江镇，是

一家以从事批发业为主的企业，企业注册资本500万人民币。东莞戴卡电子科

技有限公司对外投资了2家企业；知识产权方面有商标信息18条，专利信息41

条；此外还拥有行政许可9个。经营范围包括：研发电子产品、模切自动化设

备、模切技术；电子保护膜、电子屏蔽材料、泡沫材料、橡胶材料、工业胶水

销售；货物进出口、技术进出口。下设六部：销售部、市场部、行政部、财务

部、技术部、工程部。其组织结构下见图：

图1-1东莞戴卡电子科技有限公司内部组织结构图

2公司管理费用审批现状

2.1公司管理费用的支出情况

东莞电子科技有限公司的管理费用从2019年的337.52万元上升至2022

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年的420.48万元，管理费用上涨较快。

表2-1管理费用支出情况。

单位：万元

2019年2020后2021年2022年

337.52365.74398.54424.08

2.2公司管理费用报销审批流程

费用申报领导批准财务处报销

图2-1费用报销流程

公司现行管理费用报销具体流程：经办人填写报销单→②部门领导人批准→

③财务负责人审批→④总经理审批→⑤出纳审核付款→⑥经办人签字领款

3公司管理费用报销存在的问题

3.1办公费支出较为随意

办公用品由各部门按需采购，采购随意性较大。会议费管理较为宽泛，业

务部门在召开会议前没有提前规划会议的地点、出席人员和召开会议目的，有

时规划不到位导致突发临时变动，需公司花费大量的人力、金钱去应对紧急情

况的发生。

3.2预算管控不到位

东莞戴卡电子科技有限公司2022年发生管理费用424.09万元，超预算23.58

万元，管理费用明细如下：

表3-12022年管理费用支出表

单位：万元

2022年发生额2022年预算同预算比

员工薪酬241.19235102.63%

租赁费72.9970104.27%

无形资产摊销5.475109.40%

维修费9.748121.75%

水电费12.2211111.09%

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车辆费用10.369115.11%

业务招待费8.686144.67%

差旅费8.736145.50%

办公费20.2818112.67%

咨询审计费1.56278.00%

财产保险费2.602.5104.00%

研发支出25.8425103.36%

其他4.42588.4%

合计424.08402.5105.36%

通过2022年度的预算执行情况表可知，同预算比变动最大的是业务招待费

（同预算比144.67%），差旅费（同预算比145.50%）以及办公费（同预算比为

112.67%），除这三个明细费用科目外，其他明细科目费用的预算控制执行较好，

没有出现大幅度的超支现象。从业务招待费和办公费来看，企业的内部控制做

的不够好，还有很大的上升空间。

管理费用未按预算进行，问题有以下几点：

1.企业管理层缺少管控力度，预算的执行没有与绩效考评挂钩，企业财务

没有对预算执行情况进行跟踪和复盘，这一系列原因导致实际发生的管理费用

与预算管理费用出现偏差。

2.预算制定后没得到重视，无论超支还是节约各部门都不用承担相应的责

任，预算就无法达到目的。

3.3无预算外支出审批流程

东莞戴卡电子科技有限公司没有对预算外支出制定合理的审批流程，导致

业务招待费、差旅费和办公费等费用的预算外支出严重超标，每年的管理费用

只增不减。

东莞戴卡电子科技有限公司2022年业务招待费超支2.68万元，差旅费超

支2.73万元，办公费超支2.28万元，对于超支费用，公司未设置相应的预算

外报销流程，并且管理层也没有设置预算超支后与个人工资业绩相关的成文规

定，各部门的预算即使超支了也没有任何压力。对于各部门水电费和研发支出

预算控制相对较好的费用，也没有对其给予奖励等，这就相当于设置了年度预

算表，但没得到良好的执行，形同虚设。

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3.4业务招待费支出不规范

业务招待费是公司日常支出的一项重要内容，但是由于其特性是隐形性、

不透明，招待费就变成了各种隐形费用的大箱子，公司某些员工也利用职务之

便，将一些鱼龙混杂的费用也变相的计入里面，比如吃喝住行，请客送礼，还

有自己的购物费、娱乐费等，采购人员在私欲的驱使下，利用业务招待费饱其

私囊，这种现象络绎不绝，屡见不鲜。部分招待人员在选择客户招待场所时，

不管重要客户和普通客户都盲目的选择高端商业场所进行商务洽谈。

4公司管理费用报销审批流程优化设计

4.1办公费报销审批流程

办公费属于变动可控费用，其中有很多费用是可以通过控制来节省，所以

对公司办公费用的问题做出了以下四点优化设计。

第一，采购办公用品前，采购人员可以做一个摸底，统计各部门复印纸的

使用情况，合计数量后，在合计后的基础上采购时再增加10%的复印纸，以免发

生紧急情况发生。采购人员在采购时，不要为了完成公司的任务，而敷衍了事，

应在采购时做到货比三家，因为是一次性采购，复印纸等其他办公用品也是企

业长期需要的办公用品，以长期合作为由可以和批发商谈价格，商量好双方都

能接受的价格后，视情况而签定合同。

表4-1办公用品申领表

部门部门人数

办公用品种类申请数量

使用范围

第二，每月在公司做好节约使用办公用品的宣传，也不仅仅是办公用品，

水电也要做好宣传，在办公室贴“节约用纸，从你我做起”等宣传标语，组织

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以“节约”为主题的活动，设置奖惩制，鼓励节约，反对铺张浪费。

第三，会议从简，能发通知说明的事项就不要例会，减少会议布置成本，

如果有必要事情需要开会时，先将要展开讨论的议题整理，开会规模确定后，

向领导提出申请，申请内容至少包括：开会内容、开会人数、申请经费。批准

后方可采购会议所需材料，布置场地。

会议申请会议准备会议开始

图4-1会议开办流程

第四，划分报销费用的金额的等级，当费用报销金额在财务部审核后，报

销单金额为1万元以下的由总经理审核，金额为1万元以上的由董事长审核。

费用报销申财务部门审

部门负责人

请人核单据

1万元以下1万元以上

总经理审批董事长审批

图4-2费用报销审批流程

4.2制定合理的年度预算

年度预算编制应围绕东莞戴卡电子科技有限公司的总体战略计划以及年度

经营目标进行，结合市场情况，从实际出发，遵循自下而上，自上而下，全员

参与，全员沟通的原则，做好年度预算的编制。

1.每年11月15日前，财务部门通过OA办公平台下达年度预算编制方案；

2.各部门结合企业总体战略目标根据下达的预算方案进行预算起草编制，

11月30日前报至财务部；

3.财务部负责对各部门上报的年度预算草案进行审核、汇总，根据预算管

理部门的要求和规定，保证预算草案不偏离总体战略目标，确保草案的可行性

和科学性，对预算草案审核中发现的问题，待预算执行机构进行开会讨论，对

各自的年度预算方案达成一致目的后，于12月20日上报预算管理部门再进行

审核汇总；

4.经过审核、汇总，对整体预算进行平衡后，预算管理部门召开专门的会

议，重点对预算的编制的可行性和科学性进行讨论和认证，报经股东会最终审

议批准；

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5.经过股东会的审核批准后，最终以文件的形式逐级传达，落实到各部门，

各岗位，个人员，形成全方位的预算执行系统，将预算年度细化到季度、月度，

以确保其顺利执行，通过严格的预算分期控制，来实现企业的年度预算目标。

图4-3预算编制流程图

每月初下达月度预算，次月初进行考核。严格按照奖惩管理制度进行对职

工的管理，通过员工的绩效考评，将职责落实到个人。

4.3增设预算外管理费用审批流程

为了防止出现预算外支出处理不当从而造成不必要的运营成本，东莞戴卡

电子科技有限公司应做好出现预算外支出的准备，以备不时之需。出现预算外

支出时，填写预算申请表向管理层提出申请，审批后方可支出，在费用报销时

此表作为报销的依据。

表4-2预算外支出申请表

申请部门申请日期

内容：申请金额：

小写：元

大写：万仟佰拾元

部门预算审核员审核：

签名：

日期：

部门负责人确认：

签名：

日期：

预算管理小组审核：

签名：

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日期：

总经理审批：

签名：

日期：

4.4规范业务招待费审批流程

1.为了防止员工招待客户时所有吃喝住行的费用都往里面塞，明确业务招

待费的范围：餐饮、酒品、礼品、负担客户旅游费及住宿费。

2.招待客户时，为了促成公司的业务，应当将业务招待费的权利放在员工

手上，在业务往来频繁的公司，招待规格稍微高一点，以彰显对甲方的尊重，

要看其与公司往来，来决定招待规格，在每次的招待前要对其进行预算，避免

相关员工从中牟利。各部门在招待客户之前，填写《业务招待费申请表》，经领

导审批同意后，业务招待人员可凭业务招待费申请表去财务处领款。

表4-3业务招待费申请审批表

部门：申请日期：年月日

客户单位客户陪同客户等级

陪同人员人数：名单：总预算金额

地点：人数：预计费用：

餐饮费地点：人数：预计费用：

地点：人数：预计费用：

预算明细

住宿费酒店：房型及房数：天数：

其他费用预计费用：

旅游费：礼品数：

申请招待理由及目标

申请人：

部门经理意见

审批人意见