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文档简介

会议管理制度及流程一、制定目的及范围为提升会议管理的效率与效果，确保会议的组织、实施与反馈环节规范化，特制定本制度。本制度适用于公司内部各类会议，包括但不限于项目会议、部门例会、培训会议及临时会议。二、会议原则1.会议应遵循“必要、有效、简洁”的原则，确保每次会议都有明确的目的和预期成果。2.会议参与人员应根据会议主题进行合理安排，确保与会人员具备相关的知识和经验。3.会议记录应真实、准确，确保信息传递的有效性。三、会议流程1.会议筹备1.1会议申请：会议发起人需填写“会议申请表”，明确会议主题、目的、时间、地点及参与人员。1.2审批流程：会议申请表需提交至部门负责人审批，确保会议的必要性与合理性。1.3通知与准备：审批通过后，会议发起人需提前三天通知与会人员，并准备相关资料与议程。2.会议实施2.1会议签到：与会人员在会议开始前进行签到，记录出席情况。2.2会议主持：由会议发起人或指定主持人负责会议的引导，确保议程的顺利进行。2.3议题讨论：按照议程逐项讨论，确保每个议题都有充分的时间进行交流与讨论。2.4记录要点：指定专人负责会议记录，记录讨论要点、决策及后续行动项。3.会议总结3.1总结发言：会议结束前，主持人需对会议内容进行总结，明确后续行动项及责任人。3.2会议记录整理：会议记录人需在会议结束后24小时内整理会议记录，并形成正式文档。3.3记录分发：会议记录需在整理完成后及时分发给与会人员，确保信息的传递与共享。4.后续跟进4.1行动项跟进：责任人需根据会议决策，制定具体的实施计划，并在规定时间内完成。4.2反馈机制：与会人员可对会议效果进行反馈，提出改进建议，以便于后续会议的优化。四、会议记录与档案管理所有会议记录需按照公司档案管理规定进行存档，确保信息的可追溯性。会议记录应包括会议申请表、会议议程、会议记录及与会人员签到表，存档期限为三年。五、会议纪律1.与会人员职责：与会人员应提前做好准备，积极参与讨论，确保会议的有效性。2.会议行为规范：与会人员应遵守会议纪律，不得无故缺席或迟到，会议期间应保持专注，避免使用手机等干扰设备。六、会议评估与改进定期对会议管理制度进行评估，收集与会人员的反馈意见，分析会议的有效性与效率，必要时对制度进行调整与优化，确保会议管理制度的持续改进。

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