数据与档案管理制度

数据与档案管理制度1.前言为了规范企业的数据与档案管理工作，保障数据的安全性，提高数据的有效性和可靠性，特订立本制度。2.目的和适用范围本制度的目的是建立一套科学且高效的数据与档案管理体系，以确保数据的完整、准确、安全和合规性。适用于全部涉及数据与档案管理的部门和岗位。3.定义和缩写数据：指企业中产生、收集、保管和使用的各类信息。档案：指企业中依据法律法规和业务需要，经过整理、保管和管理的各类文件、资料、记录等。4.数据管理4.1数据收集与录入全部数据的收集和录入必需遵从事先设定的标准和流程。数据录入人员应具备相关操作权限，并确保所收集数据的准确性和完整性。数据录入人员应定期备份数据，并确保数据备份的安全性。4.2数据存储和保护数据必需存储在企业内部的安全服务器，禁止存储于个人设备或云盘等非企业掌控的存储介质。针对紧要数据的存储，应采取备份和冗余存储的方式，确保数据的可恢复性和可用性。数据的存储和传输过程中，应采取加密和访问掌控等安全措施，确保数据的安全性和保密性。4.3数据访问和权限管理数据的访问权限应依据岗位需要进行分级管理，确保员工只能访问其职责范围内的数据。企业应订立认真的数据访问权限管理制度，并定期审核和调整权限。对于离职员工或调岗员工，应及时收回其访问权限，并限制其对数据的访问。4.4数据质量管理企业应确保数据的准确性和完整性，建立数据质量管理机制。数据质量检查应定期进行，发现问题应及时矫正并记录。企业应建立数据修复机制，对发现的数据异常进行修复和矫正。4.5数据备份和恢复企业应定期订立数据备份方案，确保业务数据的安全。数据备份存储介质应离线保管，备份数据应定期测试和验证可恢复性。在数据丢失或损坏时，应及时进行数据恢复，并记录恢复过程和结果。5.档案管理5.1档案归档和分类档案应依照文件编号和档案分类规定进行归档和分类管理。档案管理员应保证档案的完整性、可追溯性和可访问性。档案管理系统应具备档案查询和检索功能，方便用户查询和使用档案。5.2档案保管和存储档案应妥当保管，并存放在特地的档案库或柜中。档案存储环境应符合温湿度要求，并定期检测和记录环境参数。不得随便销毁和移动档案，必需经过相关审批程序。5.3档案借阅和归还档案借阅应填写相关借阅单，并经相关责任人审批。档案借阅期限不得超出规定的时间，并应按时归还。档案借阅记录应认真记录借阅人、借阅日期等信息，确保档案流转的可追溯性。5.4档案销毁和移交档案销毁应遵从相关法律法规和企业规定，经过审批程序。档案销毁前应进行档案清点，记录销毁档案的相关信息。档案移交时，应确保档案的完整性和准确性，并办理相应手续。6.监督与评估6.1监督机制企业应设立数据与档案管理监督机构，负责监督管理制度的实施情况。监督机构应定期开展数据与档案管理的检查和评估工作，发现问题及时整改。6.2评估标准评估标准应包含数据准确性、数据安全性、档案归档规范性等方面的指标。评估结果应进行统计和分析，为改进工作供应参考依据。7.违规处理对于违反数据与档案管理制度的行为，将依据企业相应管理规定进行处理，包含但不限于警告、记过、降职、开除等惩罚。8.附则本制度必需严格遵守，并不绝依据实际情况进行修订和优化。全部相关人员都应对本制度进行认真学习和遵守。