成都智达电器制造有限公司采购与付款业务内部控制优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计

目录

1公司简介............................................................................................................1

2成都智达电器制造有限公司采购与付款管理现状........................................1

3公司采购与付款内部控制存在的问题............................................................2

3.1采购审批流程缺乏效率.........................................................................2

3.2采购授权审批不合理.............................................................................3

3.3预付账款的后续监督管理不到位.........................................................3

3.4应付账款管理不严.................................................................................4

4公司采购与付款内部控制优化设计................................................................4

4.1提高采购审批效率.................................................................................4

4.2制定合理的采购审批授权.....................................................................5

4.3强化SPA系统对预付款的管理............................................................6

4.4加强应付账款流程设计的管理.............................................................6

5设计效果及小结................................................................................................7

参考资料...............................................................................................................9

I

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成都智达电器制造有限公司采购与付款业务内

部控制优化设计

1公司简介

成都智达电器制造有限公司成立于2008年，位于金堂县赵镇工业园区金凤

路298号，占地12637.97平方米，固定资产2000余万元，公司拥有200余人

（包括各类管理和工程技术人员），通过IATF16949:2016质量体系认证。产业

涉及彩电、汽车零部件及配件制造；汽车零配件批发；汽车零部件研发；电工

器材制造；电工器材销售，是一家集消费电子产品和核心部件研发生产于一身

的综合型企业，企业近年来紧跟市场指引，加强内部管理，增加创新投入，大

力提升核心技术与创新能力。创建消费电子科技革新平台，加大智能化管理，

促进产业结构升级，不断增强企业市场竞争力。具体组织结构图见图1-1。

图1-1成都智达电器制造有限公司组织结构图

2成都智达电器制造有限公司采购与付款管理现状

成都智达电器制造有限公司主要采购材料是电器部件小零件和彩电显示屏

等核心材料。公司对各部门任务分工和工作职责都做出了明确要求，目前采购

人员采用的是SAPERP软件系统，仅有财务部和仓储部共享收货信息。收货流

程是先由仓储部人员在系统中录入收货明细表，再由财务人员进行实时审核、

批准、是否收货。

在付款方面，公司财务部负责对采购货物进行付款。在付款时，需要确

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认每一笔采购凭证真实、准确无误后，进行几轮的审核，然后再借助现有的信

息系统，在公司结算系统中进行付款。

公司采购付款管理统一由财务部门和采购部门协同配合流程审批，所有物

资采购工作一律实行比价采购制度。严格执行决策、监督、检查等物资采购程

序。采购物资的数量、质量、金额须严格纳入公司计划管理，根据项目实施情

况按计划实施采购。公司支付采购进度款、材料设备款及各项费用时要严格执

行签字程序。在此流程中涉及部门多浪费太多有效时间，造成了相应的时间成

本。

对于公司采购人员采购的数量和质量监管由于流程太过于繁琐，每个部门都

是走个形式主义，没有认真检查相应的问题，造成公司在采购这一块资金流出

不明确。对供货商预付款的管理也没有明确的制度要求，通常都是采购人员直

接给财务部报清单后审批下发。预付款支出也在公司存在着问题，公司应该关

注给出相应的优化方案。

3公司采购与付款内部控制存在的问题

3.1采购审批流程缺乏效率

成都智达电器制造有限公司实行的SPA系统，每一个订单的审批流程需要

经过部门经理、财务部、费用部门、总经理的授权审批。

SPA系统是企业财务人员借助总账系统可以实现日常财务工作的无纸化办

公。凭证录入、审核、登记账簿（包括：总分类账、明细账、日记账等）、结

账等都由系统协助您完成，提高工作效率的一个综合系统。

同时，不管金额大小，审批申请都需要经理以上头衔的经理审批。倘若合

同总金额在五十万元以上的采购申请，需要采购总经理的审批；若合同总金额

在一百万元以上的采购申请，还需财务经理，运营经理各自审批，依次推算递

进。由于审批过程中涉及的部门和人员较多，走完一个订单的审批流程一般都

会耗用较长的时间，毕竟审批的经理并不常在办公室，时常开会或出差不在岗。

因此，审批流程常常因为管理层而耽误很长时间，影响了订单生成和货物的延

迟采购，也会因此影响了公司业绩。如图3-1所示。

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图3-1审批权限

3.2采购授权审批不合理

所谓授权审批，顾名思义即是授权、权限和审批三个方面。任何采购订单

都需要管理层的审批，这是符合企业规章制度的做法。但是，企业经理人常常

身兼多职，公务和出差特别繁忙，根本无暇到SPA系统审批一个区区几百块钱

的采购订单，的确是大材小用。因此，很多部门经理都委托其助理或秘书代劳

审批。

成都智达电器制造有限公司共计有11个部门，有超过5个部门的经理会因

出差等原因将SPA系统的审批授权下发给其助理，请助理代劳在经理的SPA系

统账号中操作审批流程。也就是说，超过50%的部门都不是经理审批采购订单，

而是部门秘书代劳。但助理属于文秘工作，其工作经验、专业背景和对项目专

业的理解远不足以对审批做出合适的判断，久而久之，这种审批也慢慢变成一

种形式，失去了内部控制的意义。这种不合理的授权审批制度对企业发展存在

一定的缺陷，是企业很大的风险隐患，长期如此下去，仍有可能导致企业偏离

控制目标。

3.3预付账款的后续监督管理不到位

当企业采购需要定制的大件设备或涉及采购订单的金额比较大的时候，供

应商往往会要求预付款。这一方面是供应商资金周转不过来，又或者定制的大

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型设备时间较长，供应商提出预付款也是以防企业后续中途取消订单等风险。

通常由于工作交接不顺畅或者人员变动，导致预付款项没有及时做冲销，

导致会计信息的遗漏和不完整；又或者两年以上的预付款订单至今仍未收到货

的，也没有收到供应商的预付款退款的，则有存在坏账风险。这种操作在企业

整体营运中较难被发觉错误，往往是通过员工的日常工作总结得出，虽不直接

影响或对企业造成严重危害，但经年累月，仍有可能导致企业偏离控制目标。

3.4应付账款管理不严

财务付款申请的正常流程都是应付账款会计收到发票后，核对发票、检查

是否入库、发票所列项目是否一致，发票是否符合企业报销规定，签字确认，

再记账。成都智达电器制造有限公司将采购订单的费用确认这一部分的权限下

发给了费用部门，由费用部门做费用确认，因而，应付账款会计并没有在SPA

系统查看合同的权限，而是只需要核对发票与采购订单是否有误，而不需要核

对合同费率和收费是否标准，不需要对付款的内容及相关条款是否与合同一致

进行审查。合同审核环节只在费用部门，而不是在财务部。如图3-4所示。

图3-4付款业务申请流程图

4公司采购与付款内部控制优化设计

4.1提高采购审批效率

为了更好实现成都智达电器制造有限公司采购流程更有效率，采购流程需

要调整为更精简的流程。建议成都智达电器制造有限公司实施分类别审批的采

购流程，应当按照金额审批，或超过某个金额再加一个级别审批等。省去那些

繁琐的不必要的采购审批流程，可让采购效率事半功倍。

只要在SPA系统里设置仅当采购金额在10万元以内的采购订单，使用本部

门的成本中心且符合当年预算范围内的费用，采购申请由部门经理批准购买，

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然后，采购申请即可直接到采购部门，由采购部门起草采购订单，采购经理批

准采购订单即可。当采购申请金额在10万至50万元的采购申请，成本中心在

本部门且费用符合当年预算内，由部门经理和采购经理的审批即可进行采购。50

万至100万元以及100万以上的采购订单在审批级别递增的基础上，财务经理

和总经理的审批，以此类推，形成金字塔审批，这样一来，不仅减少了繁忙的

管理层处理这些日常琐碎事务的负担，让企业内部控制流程变得清晰简单和明

了，也控制了需要被控制的关键点，体现了内部控制的价值，而且提高了员工

的工作积极性，整体提升采购部门的工作效率。加快了企业整体经营步伐，提

高企业整体经营效率。如图4-1所示。

图4-1优化后的审批权限图

4.2制定合理的采购审批授权

成都智达电器制造有限公司应完善关于企业管理层审批授权的内部控制制

度，规定有审批权限的管理层，不在岗情况的授权，需上传至其上一级或更高

领导的审批，禁止下发给较低级别岗位的员工。比如，休假离岗或出差在外的

主管、经理以上级别的领导，应当在出差或休假前将授权管理以邮件或内部公

文形式发布至管理层或企业，邮件或公文中写明将审批权限上传至其上一级某

级别领导或者其下一级别的管理层或领导。同时，审批授权不得下发至跨级别

员工或授权给其秘书，使企业流程更采购部对于收到供应商资料，进行资格审

核并确定合格的供应商。

除此以外，管理层以及内部控制监督人员应时时关注和调整授权审批制度

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和权限，不断修正审批控制的缺陷。企业建立良好的授权审批体系，有利于畅

通信息反馈渠道，增进员工与企业管理层的信息互动，大幅度提高员工工作效

率，降低经验成本和提高决策成功率，有助于企业的未来良好发展。

4.3强化SPA系统对预付款的管理

预付款的管理一般说来有两个步骤，一是预付款的支付比例，二是后续的

冲销。对于成都智达电器制造有限公司来说，最大的困难点在于无法使预付款

系统化，使已经支付的预付款更快捷地被管理和查看。因此，建议应当申请和

实现SPA系统在订单中的预付款功能，实现该功能的SPA系统的详细操作如下

解析。

举个例子，成都智达电器制造有限公司正为供应商A起草采购订单，采购

订单中要求签订合同后预先支付20%的预付款。采购员在SPA系统上输入采购

数量与规格等内容的同时，在供应商信息的下方有预付款选项的选择，并可以

输入预付款的比例。

生产订单后，由采购员在系统上操作同意预付款申请，相当于采购部确认

了预付款债务后，该笔预付款进入财务审批流程，应付会计根据供应商提供的

预付款申请通知，确认预付账款，预付款支付成功。待货物验收入库后，仓库

在系统里按照数量确认收货，应付会计根据供应商开具的全额发票进行财务做

账。当会计人员在系统输入相应的订单号码时，界面显示全部订单金额，并同

时弹出对话框提醒用户，该供应商有预付款记录，提示是否根据现有的应付账

款进行冲销。这时，会计就可以输入需要冲销的预付款金额，应付账款就会相

应抵减后形成最终需支付供应商的应付款项。方有违约赔付违约金。这样有效

地减少了公司的资金压力缓解财务资金问题。

为确保采购付款安全，削减采购成本，成都智达电器制造有限公司对采购

管理体系实施了全流程梳理。通过引入采购管理信息系统SRM，将自身采购计

划与供货商数据进行对接，实现快捷采购，增强对采购各流程的控制，改善采

购业务内控效率，增加流程透明度，防止采购过程弄虚作假，达到削减采购成

本的目的。

成都智达电器制造有限公司的采购系统是一个面向供应商的全方位采购管

理信息化平台。经过全面的建设，已经涵盖了请购、供应商准入、定价、订单

跟踪，到验收、付款、以及供应商评估的全过程。成都智达电器制造有限公司

采购管理信息化平台的构成如下图4-3所示：

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图4-3采购管理信息化平台构架

4.4加强应付账款流程设计的管理

于上述财务付款业务申请流程的介绍中我们看到，合同审核环节只在费用

部门，而财务部并没有审核合同的权限，因而，稍有不注意就容易导致供应商

对某些合同服务订单收费不合理的现象。因此，应付账款会计也应有审核合同

的权限，新建议修改的付款申请流程图如图4-4所示，费用部门核对合同审核费

用之后，会计员审核发票的同时，也同时核对合同的内容是否和发票一致，确

认无误后再记账付款。如此以来，费用和发票经过二次审核，减少供应商不合

理收费的风险。此过程二次审核全部由费用部门完成，对二次的发票全面的审

核确定没问题后由会计登记记账付款。

图4-4付款内部控制流程图（优化后）

5设计效果及小结

采购与付款业务环节的内部控制，直接体现公司经营活动水平，是公司整

体内部控制环节的重中之重。通过运用内部控制理论并结合公司具体的实际情

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况，系统地分析了成都智达电器制造有限公司采购与付款业务环节的整体内部

控制