谌公茶业有限公司管理费用报销审批流程优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计

目录

1谌公茶业有限公司简介.......................................................................................1

2谌公茶业有限公司管理费用报销审批现状.......................................................1

2.1报销申请环节.............................................................................................2

2.2报销审核环节.............................................................................................2

2.3报销结算环节.............................................................................................2

3谌公茶业有限公司管理费用报销审批流程存在的问题...................................3

3.1管理费用报销审批流程效率不高.............................................................3

3.1.1审核流程周期长..............................................................................3

3.1.2管理费用报销发票验证方式自动化水平低..................................4

3.2管理费用报销审批流程未实现管控目的.................................................4

3.2.1未达成预算管理目标......................................................................4

3.1.2未进行数据分类统计......................................................................4

3.3管理费用报销审批流程风险管控不完善.................................................4

3.3.1资金结算环节缺少多级审核程序..................................................4

3.1.2审计工作流于形式..........................................................................5

4谌公茶业有限公司管理费用报销审批流程优化设计.......................................5

4.1提高管理费用报销审批系统自动化水平.................................................5

4.1.1OA系统与移动审批结合进行线上审批.......................................5

4.1.2使用OCR、语音识别技术.............................................................5

4.2整合系统提升管控功能.............................................................................6

4.2.1报销审批系统与预算系统、人力资源系统等实时联动..............6

4.2.2管理费用数据分类统计..................................................................6

4.3完善费用报销风险管控体系.....................................................................7

4.3.1付款程序实行多级处理..................................................................7

4.3.2完善审计模式..................................................................................8

5小结........................................................................................................................8

参考资料...................................................................................................................9

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谌公茶业有限公司管理费用报销审批流程优化设计

1谌公茶业有限公司简介

谌公茶业有限公司主要从事酒、饮料和精制茶制造业，公司成立于2018年，

经营范围包括精制茶加工；茶叶生产、加工、销售；茶饮料生产、加工、销售；

茶园培植；茶具销售；农副产品收购、初加工、销售；生态农业开发；休闲农

业旅游观光等业务。一直以来，谌公茶业有限公司的发展方向是以管理为基础，

质量为核心，以市场为导向，致力于为民提供更优质的服务，赢得了良好的社

会信誉，为企业在消费者心中树立了良好的企业形象。图1-1为谌公茶业有限公

司组织架构图。

图1-1谌公茶业有限公司组织架构图

2谌公茶业有限公司管理费用报销审批现状

谌公茶业有限公司管理费用报销流程共分为三个环节：首先经办人员将经

济事项发生的原始单据整理好，相关领导进行线下审批签字，审批通过后，经

办人需要根据原始单据的内容在费用报销系统内填写并生成费用报销粘贴单。

然后，审核人员根据经办人员在费用报销系统提交的报销粘贴单进行线上审核，

审核完毕后提交到下一环节，等待整个费用报销流程结束后，经办人员将纸质

版的单据邮寄到财务部，审核人员会对纸质版单据对该笔费用进行二次审核。

最后，结算岗位员工审核没有问题后按照公司规定对该笔报销业务进行支付。

公司管理费用报销审批具体流程如图2-1所示：

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图2-1管理费用报销审批流程图

2.1报销申请环节

报销申请环节的流程一般如图2-2所示：

图2-2报销申请环节流程

2.2报销审核环节

费用审核环节遵循谁审批谁负责的审批原则。财务部在审核时分为两个步

骤，第一步是审核费用报销系统内通过影像系统上传的相关附件，审核没有问

题后可以提交下一环节。第二步是等收到纸质版单据后再次对该笔报销的纸质

版进行线下审核。审核过程中出现问题的单据，审核人员将会把该笔单据退回

至经办人处，经办人改正后再次重复以上的审核流程。

2.3报销结算环节

报销结算环节遵循及时结清原则。在报销结算环节结算组和审核组的情况

类似，首先是需要在系统内核对经办人提交的报销粘贴单、发票和原始单据，

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审核没问题的进行支付处理，有问题的退回至经办人处进行更正。其次是等到

经办人将纸质版单据送到财务部后，审核人员审核没问题了会将纸质版单据交

接到结算组，结算小组员工在对纸质版单据进行线下审批。

3谌公茶业有限公司管理费用报销审批流程存在的问题

3.1管理费用报销审批流程效率不高

3.1.1审核流程周期长

审批流程时间过长直接导致费用报销流程时间的延长，公司费用报销流程

审批周期长主要体现在两个方面：

1)费用报销申请环节，经济事项发生后，提交报销粘贴单之前，经办人员需

要取得相关领导的纸质版签字的报销审批单，然后才能在费用报销系统内进行

费用报销。线下审批流程过长，同时还会时常存在审批领导不在岗的情况，造

成线下审批被迫中断，时间过长。如图3-1所示：

图3-1费用报销申请流程

2)费用审批环节，财务部审核组进行报销事项审核时首先是需要在费用报销

系统内对粘贴单和附件进行线上审批，然后纸质版附件邮寄至财务部时，还需

要进行二次的线下审批。不管是费用报销申请环节的审批流程过长还是费用审

批环节的重复审批都直接会导致人员时间的浪费，工作量的加大，更是拖延了

费用报销的时间，造成工作效率的降低。如图3-2所示：

图3-2费用审批流程

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3.1.2管理费用报销发票验证方式自动化水平低

员工在进行管理费用报销前，需要验证发票的真伪性。由于公司管理费用

报销系统与国税发票查验平台未实现对接，因此报销经办人和审核人员需要手

工在国家税务总局全国增值税发票查验平台上填写发票内容并进行查验。对于

手写发票或国税发票验证平台无法验证的发票，需要电话验证。

3.2管理费用报销审批流程未实现管控目的

3.2.1未达成预算管理目标

公司通过控制管理费用支出来降低运营成本，其中最有效的方法是精准把

握费用预算的执行情况。但由于公司没有建立精细化的费用预算系统，费用报

销无法与预算实现数据共享，无法实现有效的控制。预算管理仅仅是一张报表，

无法实现在管理费用报销过程中实时地对预算管理进行有效地控制和执行，导

致管理费用报销预算管理的控制作用不尽如人意，使得预算管理失去了应有的

优势。

3.1.2未进行数据分类统计

谌公茶业有限公司的费用报销系统存在问题：费用明细栏只能填写费用科

目，无法填写上一级科目，不利于精细化的费用分类统计；查询分析模块不能

按照费用科目进行查询分析，无法全面、深入地进行数据分析。这种填写方式

只能按照细分项进行统计，不能统计到大的会计科目，造成管理费用报销类型

和科目的分散，难以对管理费用支出数据进行全面、准确的统计和分析。

3.3管理费用报销审批流程风险管控不完善

3.3.1资金结算环节缺少多级审核程序

公司的费用报销资金结算程序只有一个岗位，缺少复核环节，存在支付风

险。资金支付只考虑了效率，忽略了风险，没有设置内部牵制制度。这种做法

容易出现支付错误风险，一旦出现问题，追回资金也比较困难。为了避免支付

风险，公司应该加强资金结算岗位的内部审核制度，设置复核环节，确保资金

支付的准确性和安全性。同时，建立内部控制机制，减少道德风险，提高资金

支付的可靠性。这样可以有效降低支付风险，保障公司资金的安全性。

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3.1.2审计工作流于形式

谌公茶业有限公司审计部门每年对其费用报销业务进行一次抽样审计。审

计人员检查费用报销影像系统中的样本业务报销过程，以确定费用报销流程中

存在的问题。然而，该审计过程主要侧重于检查电子费用报销单的填写和附件

是否完整，相当于对财务共享中心审核过程的检查，无法验证某些费用报销业

务的实际情况以及财务相关工作是否存在关联性工作的问题。因此，该审计工

作流程的形式化程度较高，难以达到风险控制的目的。

4谌公茶业有限公司管理费用报销审批流程优化设计

4.1提高管理费用报销审批系统自动化水平

4.1.1OA系统与移动审批结合进行线上审批

公司可以将线下审批环节全部转移到公司已经投入使用的OA系统上，使用

OA系统来解决审批流程过长、审批人员不在岗等问题。报销经办人员将原始单

据整理后，在OA系统上填写相关内容和上传附件，提交后等待领导的审批。OA

系统自动提醒下一阶段的审批人，只要审批人未处理事项，在系统中就会一直

显示。审核完毕的报销审批单会清楚地显示各个业务条线的领导审批意见和时

间，在进行费用系统报销时只需将纸质版的报销审批单作为附件上传至影像系

统即可。OA系统的具体审批流程可以参考图4-1。

图4-1OA系统审批流程图

4.1.2使用OCR、语音识别技术

OCR技术可以识别扫描成图像的文本信息，有重要的应用于费用报销中的

发票识别和信息提取。相比传统手工查验发票的方式，OCR技术可以大大缩短

时间，提高精准度，并减少经办和审核人员的工作量。在费用报销申请环节，

采用语音识别技术可以代替手工录入粘贴单内容，进一步提高员工的工作效率。

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4.2整合系统提升管控功能

4.2.1报销审批系统与预算系统、人力资源系统等实时联动

为了提高管理费用报销审批系统的效率和精度，需要将其与其他系统进行

整合，建立一个一体化的系统，包括管理费用预算管理和人力资源管理等。具

体步骤如表4-1所示：

表4-1管理费用预算审核步骤

步骤内容

员工在进行管理费用报销前，将报销资金推送至管理费用报销系统，并确

报销前

保金额和报销科目与管理费用报销时的报销金额和费用明细一致。

进行管理费用单据审核时，查询该笔报销单据对应的费用报销科目余额及

财务审核中

使用进度，以决定是否通过该笔费用报销。

费用预算系统直接核减该费用科目对应金额，保证资金的使用情况，避免

费用预算

超预算和减少费用预算调整的情况。

4.2.2管理费用数据分类统计

在管理费用报销系统中，应添加一个核算区来点选管理费用报销科目，确

保添加的科目正确无误。此外，在查询分析界面中，应新增报销项目、费用报

销明细的查询功能，并增加费用报销单的导出功能。这样，财务部工作人员就

能够随时查询任何管理费用报销科目和费用明细的费用报销情况，合理设计管

理费用报销工作，降低支出，为公司经营发展提供更有力的数据支持。管理费

用分类参考如下表4-2：

表4-2管理费用分类表

序号项目

1工资

2职工福利费

3折旧费

4办公费

5通信电话费

6差旅费

7运输费

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8保险费

9租赁费

10修理费

11诉讼费

12排污费

13绿化费

14物料消耗

15无形资产摊销

16业务招待费

17职工教育经费

18水电费

19仓库经费

20会议费

21审计费

22董事会费

4.3完善费用报销风险管控体系

4.3.1付款程序实行多级处理

为了强化资金支付管理，降低资金支付环节的风险，提高资金支付环节的

风险管控力度，公司资金支付要实现多级处理，即根据管理费用报销资金结算

金额的不同，设置多级资金结算程序，设置资金结算复核岗，采用交叉验证等

方式，来保证资金结算的安全性，如下表4-3所示。

表4-3资金分级处理表

20万以下一级处理

20-50万二级处理

50万以上二级处理并进行交叉验证

公司应建立举报投诉制度，鼓励员工对费用报销付款环节出现的舞弊情况

进行实名或匿名举报。审计部门要对举报内容进行评估分析，最后对被举报人

进行处理。实名举报人信息要严格保密，举报结果要适当反馈给举报人。这样

可以减少舞弊情况，降低资金损失，提高费用报销流程风险控制。

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4.3.2完善审计模式

为了提高管理费用报销审计质量，降低审计风险，公司需要完善审计方式，

采用现场审计与非现场审计相结合的方式进行审计工作。现场审计可以通过访

谈法、走访客户等方式进行信息收集，了解实际情况和当地市场情况，非现场

审计则可以对被审计部门的费用报销进行横向、纵向分析，构建费用报销架构，

查找风险点。通过将现场审计与非现场审计得出的情况报告进行比对验证，共

同发挥作用。如图4-2所示：

图4-2