青春发艺理发店采购环节内部控制优化设计

湖南商务职业技术学院目录TOC\o"1-3"\h\u1.基本情况 青春发艺理发店采购环节内部控制优化设计1基本情况1.1青春发艺理发店基本概况图1店面正面照青春发艺理发店创立于2013年，位于广东省广州市番禺区，占地面积100平方米，两层，总面积200多平方米。主要经营洗发、造型设计、面部护理、头发护理、养生按摩等服务。店内共18人，由夫妻二人经营，员工16图1店面正面照1.2主要采购的商品表1主要采购的产品 产品名称产品类别染发产品洗发产品面部护理产品头部护理产品按摩用具、材料其他用具双氧奶水润修复洗发水植物绿豆补水洗面奶水疗SPA丝滑光感发蜡草药包毛巾染发膏氨基酸柔顺洗发水自然芦荟补水面膜珍珠黑生态养发膏精油围布漂发剂改善干枯染烫洗发水玻尿酸补水面膜花语香水护发精油拔罐用具消毒工具精油润养洗发水烟酰胺祛斑祛痘面膜刮痧工具染发工具2采购环节内部控制状况2.1采购环节内部控制的概况企业在实施内部内部控制流程时必须遵循实际情况，不能盲目地进行控制，要合理地制定流程方案。企业实施内部控制的原则包括全面性原则、重要性原则、制衡性原则、适应性原则、成本效益原则五大原则。虽然青春发艺理发店是一个比较小地店铺，但这五大原则也不可或缺。青春发艺理发店刚开始经营时人手严重缺失，资金也比较紧张，经营者在各个方面都必须投入大量的精力去管理、操作，容易顾此失彼，忽视了采购环节的内部控制。青春发艺理发店目前的店内员工有16名，加上老板与老板娘共18名员工，相对刚开始的人手不足情况已经改善了一些，但采购环节还是存在许多问题。老板负责采购方面，每个月不固定时间采购，时间分配不合理，人手分配也不均衡，旺季时会出现材料不足的情况，淡季则会造成材料堆积。一些面部护理产品、按摩材料保质期短、或对储存条件有要求，材料堆积的话储存成本便会大大提高，容易出现过期或者变质的现象，从而造成亏损。每个季度的时尚流行趋势不一样，盲目采购太多很容易使冷门颜色的染发膏堆积，也会造成亏损。2.2采购商品的渠道市场不是一成不变的，面对外界环境的不断变化，采购环节必须跟随着调整方案，与供应商进行沟通谈判，达到双赢。青春发艺理发店开店之初在周边的批发商进货，商品的种类少、价格高，商品价格的透明度太低，很容易被供应商误导抬高价格。后来汲取同行的经验去稍远一些的市场进行实地考察，参考各地供应商的信息对他们进行分析、评价，根据供应商的规模、销售额、销售评价等多方面分析比较，再对产品的质量、价格、售后等方面分析，经过多方位的考察比较，最终采购地址确定为市桥美发用品批发市场、新一派美发用品批发市场两家市场。2.3采购商品的注意事项 2.3.1合理选择采购渠道和供应商企业要追求更高的利润，对成本的控制必不可少，寻找最高性价比的材料，降低成本的同时也要给顾客提供最好的产品、服务等。供应商的选取与维护对商家来说是至关重要的，选择供应商的方法有六种：根据直观判断法对供应商进行调查与征询。根据评分法对供应商的优劣档次进行评分。根据加权综合评分法对供应商的各个重要标准，比如产品的质量、价格等进行评分。根据采购成本比较法计算与分析各个不同供应商的采购成本。发广告招标。根据协商选择法，与供应商分别进行协商，再确定最佳供应商。青春发艺理发店是家独立的小店，在精挑细选后选定的供应商都是长期合作，在市桥美发用品批发市场采购洗发、护理、精油等产品，在新一派美发用品批发市场采购吹风机、毛巾、消毒用品等材料。2.3.2商品验收商品验收是十分重要的环节，严格的商品验货验收能减少供货方与收货方不必要的损失，还能起到监督供货单位跟承运商的作用。商品验收有质量、规格、数量、包装、卫生等方面，在商品验收过程中，如果发现物品数量或质量问题，应该及时并严格按照合同条约进行处理，当规格、包装不符合要要求时，应当先将合格的商品验收，再将错误的商品情况向发货人进行说明核对，进行解决。使用损坏或过期的产品会影响店铺的声誉与信誉度，给理发店造成巨大的损失。3采购环节内部控制存在问题3.1采购预算不合理采购预算是企业在一段时间内工作计划的所需物资的用款计划，在编制采购预算时要考虑到采购商品的数量、采购商品的品质。青春发艺理发店在采购环节中，采购数量的批量不合理，没有相应的采购计划，看着当季销量随心采购。采购数量会影响进货价格，合理的采购预算能压低价格，减少运费。青春发艺理发店的采购没有进行市场调研，造成采购预算不合理，当季热门颜色、受欢迎的护发护理产品会盲目增大采购量，从而导致产品的堆积、资源的浪费，给造成店铺损失。以当季采购一品牌染发膏为例，如下表：表2采购成本分析染发膏颜色原价（元）折扣（%）数量（瓶）总价（元）冷棕色4350486苦亚麻色43505107.5茶色435016344深玫瑰435016344巧克力棕4350486青春发艺理发店经营前期的采购价格偏高，采购预算不够精细，采购成本影响理发店的销售成本，进而影响理发店的利润，采购成本是企业运行资金投入的最大的一部分，在竞争愈加激烈的情况下，控制好采购成本的范围是店铺赚钱的基础。3.2理发店人员分工不明确不管是小企业还是大企业，都应该有一个明确的人员分工，而青春发艺理发店没有专门的采购人员，一般都是老板或者老板娘亲自去采购，没时间就会派遣一名学徒去采购，这就造成了职位不明确的现象。而学徒因为自身业务素质的问题，使得采购时不能很好的询价、辩价，容易被供应商虚抬价格。一些材料价格会不时变动，采购人员或会在其中收取回扣，给店铺造成损失。另一方面，学徒拿着不高的工资，要同时干着两份比较辛苦的工作，难免会产生厌烦、抵触心理，从而对采购工作不那么认真，吃回扣、以次充好等事件发生的概率增加。3.3商品验收环节不合理商品验收是避免商品积压，减少经济损失的重要手段。不仅可以防止企业受到损失，还可以对供应商进行监督，把控供应商产品的质量。所有商品入到仓库前，应该安排验收人员对商品进行拆包检查，虽然厂家在装车发出货物时会进行严密的包装，但一些玻璃包装产品难免会出现破裂情况，管状物品挤压可能会造成渗透溢出。还要准备好相应的采购订单资料，供应商在发货时可能会出现错发、漏发等现象，根据采购订单一一检查盘点，能在入库前知道商品破损、错发等情况，方便与供应商协商，给企业减少麻烦与损失，所以商品验收环节是必不可少的。但青春发艺理发店疏于对商品的验收检查，没有安排特定的工作人员去验收，老板二人忙不过来时就会叫一名员工签收，员工专业性不强，对检查验货方面的知识掌握不够，容易出现漏看、错看的情况、店里验收出现人手不足的情况时还会直接签收，出现破损情况后无法与厂家协商从而造成亏损。表3当季采购亏损成本商品名称商品价格（元）亏损数量（件）亏损总价（元）亏损原因花语香水护发精油1181118瓶身破裂，未及时发现拔罐玻璃罐小号236破裂拔罐玻璃罐大号428破裂草本洗面奶38138压扁一次性手套（双）0.04301.2漏发染发脖围0.05221.1漏发4采购环节内部控制优化4.1规划合理的采购预算如果说采购是保证企业健康运行的前提条件，合理的采购预算便是采购环节的一个好的开始。青春发艺理发店没有规划合理的采购预算，随心盲目采购，导致资金经常超出,如果要控制好资金在采购方面的流出，必须要规划好合理的采购预算。图2采购预算规划流程图4.2制定合理的采购计划在制定采购计划时，需要遵循实事求是的原则，把成本控制线拉到最符合心意的价位的同时还要留有一定的余地，为意外情况发生做准备。采购预算的成本需要根据市场情况进行比较、确定，这样制定的采购计划才有合理的依据。青春发艺理发店要制定一个合理的采购计划，对采购的全过程进行细致的分工与监督，把采购环节中每一步的损失降到最低。合理的采购计划于流程能完善采购活动内的制度，减少采购员吃回扣、以次充好等现象。首先要进行市场调研。青春发艺理发店要掌握当季的流行趋势，不盲目跟风采购大量的热门色号，汲取同行的经验，避免造成不必要的损失。制定销售情况登记表。将每日的销售情况登记下来，采购时根据表格进行数据分析，制定专门的采购计划。表4采购计划表商品类别商品名称采购数量销售数量销售百分比染发膏面部护理产品养生草药包从表格上的数据进行市场分析，得出哪些产品是当季热门，销售量为多少，定制合理的采购计划进行采购，避免造成不必要的浪费。采购要遵循一套合理的流程，出错后能迅速找出是哪个环节出了问题，及时补救。图3采购计划流程图4.3优化理发店人员分工采购环节对店铺的成本控制起着非常大的作用，小企业的人数较少，无法设置正规的部门，这时可以采用负责人的方式规定职责。选拔能力强的员工带领其他稍差一些的员工做事，选出负责采购的采购员、入库成员、管理人员、财务人员，采购的那段时间减少这些员工的工作量，各司其职，做事效率提升，出错率大大降低。随着店铺的发展扩大，人员不断增多也不会毫无条理。选拔出相应的人员后还需给工作人员进行专门的培训，使其具备该岗位上所需的知识与能力，老板对各岗位人员的日常工作进行记录评估，看员工的工作内容是否符合岗位要求，工作任务是否过多等。清点库存；填写入库单、退货单。清点库存；填写入库单、退货单。仓储人员监督每个岗位的工作。管理人员根据销售情况登记表制定采购计划；采填写采购申请单。采购人员审查、填写订货单。财务人员图4理发店人员分工图4.4制定材料验收环节 1.核对采购计划：做好验收材料的准备，搜集合同、协议等有关材料，根据发货单、明细表等核对货物，清点验收的货物是否为理发店需要采购的物资；2.核对货物数量：根据合同清点验收的货物数量是否与计划数量相符，成套产品必须配套验收；3.检查货物质量：质量检验包括外观质量