北京指南针科技发展股份有限公司办公用品采购业务财务融合流程设计

湖南商务职业技术学院毕业设计

目录

1北京指南针科技发展股份有限公司简介...............................1

2北京指南针科技发展股份有限公司办公用品采购管理现状、存在问题及产生原

因分析.............................................................1

2.1管理现状....................................错误!未定义书签。

2.2存在问题分析................................................2

2.2.1公司采购办公用品以价格为导向..........................2

2.2.2公司内部数据不准确....................................2

2.2.3采购无效流程多、耗时长................................2

2.2.4临时变更或订单取消....................................2

2.3问题产生原因分析............................................3

2.3.1在价格为方面..........................错误!未定义书签。

2.3.2在内部数据方面........................错误!未定义书签。

2.3.3在采购流程方面........................错误!未定义书签。

2.3.4在订单方面............................错误!未定义书签。

3北京指南针科技发展股份有限公司办公用品采购业务财务融合流程设计...4

3.1问题解决方案................................................4

3.2业务财务融合设计............................................4

3.2.1流程表设计............................................4

3.2.2流程图设计............................................5

3.3相关财务核算................................................6

4总结语...........................................................9

参考资料..........................................................10

湖南商务职业技术学院毕业设计

北京指南针科技发展股份有限公司办公用品采购

业务财务融合流程设计

1北京指南针科技发展股份有限公司简介

自1997年指南针品牌创立至今，北京指南针科技发展股份有限公司始终致

力于提供优质的股票数据分析和信息服务。为此，该公司具有一个由清华大学

计算机教授和研究生构成的核心团队，包括来自中外知名高校的专业研发团队

和业内资深投资顾问队伍，他们共同努力，将交易获得的高级商业数据经过深

度加工和提取，最终形成一款简洁易用、高效实用的数据分析产物，以满足投

资人的需求。为投资人提供卓越的服务，以满足他们的需求。

经过二十六年的不懈努力，指南针品牌已经发展成为一家全面的、综合性

的金融信息服务企业。

本文通过分析北京指南针科技发展股份有限公司办公用品采购管理的现状，

探索问题及其形成的成因，以提供有效的解决办法。

2北京指南针科技发展股份有限公司办公用品采购管理现状、

所存在问题及产生原因的分析

2.1管理现状

办公室生活用品是企业日常工作中不可或缺的一部分，它们可以分为文书

归档用具、桌面用具、办公室设施、财务管理用具等，企业在采购这些生活用

品时，会根据实际情况进行灵活选择，以满足不同的需求。

北京指南针科技发展有限公司在供应管理方面存在着许多不足，无论是理

论上或者实践上，都远远滞后于其他公司。一方面，由于缺少相应的基础理论

研究，经营者无法为公司提出科学的理论指导，使得采购管理成为一种管理科

学得不到充分的发展。另一方面，由于传统的采购管理模式存在不足，导致公

司的整体采购成本一直处于较高水平。

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2.2存在问题分析

2.2.1公司采购办公用品以价格为导向

办公用品种类有很多，质量也参差不齐，所以产品的价格也有所差异。公

司的采购员在从采购办公用品时，普遍会通过购买价格最低的产品来显示其下

单的合理性及对公司开支的有效规划。但有时候价廉不一定就是物美，以价格

为导向很容易买到低档劣质品，进而给公司造成不必要的损失。价格只是采购

的一部分，它被成为“获取成本”，但是采购办公用品除了价格，还有许多别的

成本，比如质量、运输、存储等成本。只考虑获取成本，往往会导致企业用一

个“好价格”拿到了产品，却输掉了竞争总成本。

2.2.2公司内部数据不准确

采购者作为公司外部资源的整合者，最担心的就是在采购过程中，原本已

经打算与供应商建立合作，但公司突然要求购买另一件产品，或是对于现在需

要购买的产品进行变更，不再需要最初的那个产品。这一突发的决定不仅影响

严重影响了整体的调度计划，而且还破坏了供应商的正常运营秩序。

因此，市场的变化会让采购者不得已的改变采购计划，但除了这些外部原

因，还包括公司内部数据不准确、决策层需求不明确等内部原因。

2.2.3采购无效流程多、耗时长

采购者在采购过程中，时常会出现“完成采购任务仅仅需要两个小时，但

是经过公司流程并得到批准需要最少两周时间”的问题。公司的决策是规范的，

这是毋庸置疑的，采购者需要根据公司的决策采购产品，这也是必须的，采购

组织流程也当然是需要规范有效的，但是公司的流程太繁琐，条款批不下来对

于采购者来说，也是一个很大的困扰。

2.2.4临时变更或订单取消

市场变化无常，公司也难以准确预测未来。为了满足生产需求，公司不得

不在开发新品的同时进行生产，产品结构和功用反复调整，这对供应商来说是

一个挑战。由于订购数量不稳定和经常更换商品，许多供应商会感到疲惫不堪，

甚至有些供应商会直接宣布结束合作，这对于企业和采购人员来说都是一个巨

大的挑战。

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2.3问题产生原因分析

2.3.1在价格方面

对于企业来说，办公用品是必需品也属于消耗品，对公司没有明显的利益

关系，所以公司采购办公用品时，会选择价格相对低廉的产品，这样能节省一

部分成本。企业的本质是以盈利为目的的，公司必定会多关注于对公司最有力

的金融部分，而非办公产品，所以公司在采购办公用品时，多以价格为导向。

2.3.2在内部数据方面

公司内部数据不准确的因素有很多，比如缺乏规范性的流程和机制，不能

确保公司内部不同业务之间的信息是一致的，公司许多时候在管理过程中，都

不能将信息在所属的部门进行互换，这就导致在工作过程中，时间成本特别大。

还有一些员工在工作过程中，对已知信息的认知有偏差，这就导致在实际工作

时，相关部门的工作人员很难及时沟通掌握信息，在处理业务时，出现失误。

这些都是公司内部数据不准确的原因。

2.3.3在采购流程方面

公司在采购过程中，经常会出现采购的物资与实际需求不一致的情况，另

外公司的OA系统信息化跟公司内部职位制度相对来说不是特别完善，有时候会

经常出现无效审批和审批时间过长的问题。出现这样的问题，首当其冲的就是

公司的采购部门，对其采购效率和成本都造成很大影响。

2.3.4在订单方面

公司内部的决策可能是经常变化的，市场需求也是一直在变动的，公司会

首先根据客户的需求，制定相关策略来调整生产，这就有可能今天需要这个物

资，而明天却因为客户的需求改变而不再需要，这就需要采购部门变更订单信

息或者取消订单去购买别家供应商的别的产品。

北京指南针科技发展股份有限公司致力于设计一套完善的业务财务流程，

以满足客户需求。

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3北京指南针科技发展股份有限公司办公用品采购业务财务融

合流程设计

3.1问题解决方案

首先公司需要培训一批高素质的业务财务融合人才，做好后备人才保障。

对于财务人员来说，要重点培养业务方面的相关知识，特别是要结合公司实际

情况。对于业务人员来说，要学习财务相关知识，强化财务管理、经济效益。

两方人员还应该将心比心，多沟通，多谅解。

优化公司业务财务融合绩效考核机制，提高两个部门积极性。公司要尤其

注意两个部门跨部门工作的实际情况，还需要做到短期目标和长期目标的统一，

考虑职员情况，多奖少罚，让员工参与公司的价值增值过程，吸引和留住优秀

的员工，提高工作效率，加快业务财务融合进程。

健全业务财务融合信息化系统，落实技术支持。健全的系统能提高财务管

理效率和质量，提高公司竞争优势。公司应该充分利用先进的计算机技术和工

具，进一步提高财务信息采集的速度和水平，发掘信息的潜力意义，为决策提

出有力的支撑，从而提升企业的价值创造能力。

3.2业务财务融合设计

3.2.1流程表设计

序号操作步骤角色提示内容

1打印机墨盒、黑色行政助理根据需要采购的办公用品，填写办公用品

签字笔、黑色签字采购需求汇总表

笔笔芯、夹子、纸

杯

2填写借款审批单行政助理1.根据现金需要量填写借款审批单

2.将借款审批单提交行政部经理审核

3审核借款审批单行政部经理1.审核借款审批单的准确、合理性并签字

2.将借款审批单提交财务部经理审核

4审核借款审批单财务部经理1.审核借款审批单的准确、合理性并签字

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2.将借款审批单转给出纳支付现金

1.接收经审核的借款审批单

5填写两联式借款单出纳2.按借款审批单金额填写两联式借款单

（出纳拿结算回执联、会计拿结算凭证联）

6支付现金出纳按借款单金额支付现金给行政助理

7编制记账凭证费用会计1.根据经审核借款审批单编制记账凭证

2.将记账凭证交财务部经理审核

8审核记账凭证财务部经理审核费用会计编制的记账凭证的合理性

9登记现金日记账出纳1.根据经审核的记账凭证登记现金日记账

2.将记账凭证交费用会计

10登记明细账费用会计登记（其他应收款）科目明细账

11去服务中心采购行政助理去服务中心购买办公用品

1.依照服务公司办公用品定价有关规则，

12结算费用并开具发服务公司业计算费用，收取现金；

票务员2.依照实际出售办公用品数量及单价开

具增值税普通发票

1.接收行政助理提交的单据

13传递单据出纳2.将借款单的结算回执交给行政助理

3.将单据传递给费用会计制作凭证

1.根据发票及借款单的第二联（结算凭证）

14编制记账凭证费用会计编制记账凭证

2.将记账凭证交财务部经理审核

15审核记账凭证财务部经理审核记账凭证的准确、合理性并签字

16登记科目明细账费用会计登记管理费用和其他应收款科目明细账

表格1业务财务融合流程表

3.2.2流程图设计

开始

行政助理：编制采购需求汇总表

费用会计：编制费用记账凭财务部经理：

证5审核记账凭证

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行政助理：填写借款审批单

出纳：传递单据

费用会计：登记明

行政部经理：审核借款审批

细账

单行政助理：填写支出凭证

财务部经理：审核借款审批单

服务公司业务员：结算费用

开具发票

出纳：填写三联式借款单

行政助理：拿现金去服务中心采购

出纳：支付现金

费用会计：编制借款记账凭证

结束

财务部经理：审核记账凭证出纳：登记现金日记账费用会计：登记明细账

图1业务财务融合流程图

3.3相关财务核算

例如公司购买办公用品电脑五台花费5万元，并取得5000元增值税专用发

票，统一由财务部购进，交给仓库保管，各部门按月领用

借：固定资产-电子设备-在库45000

应交税费-进项税额5000

贷：银行存款50000

领用时

借:固定资产-电子设备-在用45000

贷：固定资产-电子设备-在库45000

假如公司规定使用4年则每月计提折旧937.5元

借：管理费用937.5

贷：固定资产-累计折旧937.5

买签字笔、书本等办公用品可进低值易耗品，如公司购进1800元签字笔，

可写会计分录为：

借：低值易耗品1800

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贷：库存现金（或银行存款）1800

然后摊销低值易耗品，摊销的时候分录如下：

借：管理费用1800

贷：低值易耗品1800

各部门批准领用时，

借：管理费用-办公费1800

贷：低值易耗品1800

登账如下：

图2记账凭证

图3银行日记账

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图4管理费用明细账

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图5其他应收款明细账