协会理事会会议召开规定

协会理事会会议召开规定合同编号：__________地址：__________联系方式：__________地址：__________联系方式：__________鉴于甲方为某行业协会，乙方为甲方会员单位，为规范协会理事会会议的召开，保障会议的顺利进行，甲乙双方依据《中华人民共和国合同法》及相关法律法规，本着平等、自愿、公平、诚信的原则，经友好协商，达成如下协议：第一条会议召开时间、地点1.1理事会会议原则上每半年召开一次，具体时间、地点由甲方提前一个月通知乙方。1.2会议地点一般为甲方所在地，特殊情况可由甲方提出，乙方同意后可更换会议地点。第二条会议议程安排2.1甲方应在会议召开前至少十五个工作日向乙方提供会议议程，并根据乙方反馈意见进行调整。2.2会议议程包括但不限于：审议理事会工作报告、讨论行业发展趋势、交流会员单位经验等。第三条会议准备工作3.1甲方负责会议的筹备工作，包括会议场地、会议资料、住宿、交通等事宜。3.2乙方应在会议前向甲方提供参会人员名单，并按照甲方要求提前缴纳会议费用。第四条会议召开及参会要求4.1乙方应按照甲方提供的会议议程准时参加会议，并有权对议程提出修改意见。4.2乙方应指派具有决策权的代表参会，参会代表应具备充分的代表性和权威性。第五条会议纪要与决定5.1会议结束后，甲方应根据会议内容整理会议纪要，并于会议结束后十个工作日内发送给乙方。5.2会议纪要经乙方确认无误后，具有同等效力，甲乙双方均应严格按照会议纪要执行。第六条保密条款6.1双方在会议期间交换的资料、信息等均属于保密信息，未经对方同意，不得向第三方披露。6.2双方违反保密条款的，应承担相应的法律责任。第七条违约责任7.1甲方未按照约定时间、地点召开会议的，应向乙方支付违约金，违约金为会议费用的20%。7.2乙方未按照约定时间缴纳会议费用的，甲方有权取消其参会资格。第八条争议解决8.1双方在履行本协议过程中发生的争议，应通过友好协商解决；协商不成的，可以向有管辖权的人民法院提起诉讼。第九条其他约定9.1本协议自双方签字（或盖章）之日起生效，有效期为____年。9.2本协议一式两份，甲乙双方各执一份，具有同等效力。甲方（盖章）：__________乙方（盖章）：__________代表（签名）：__________代表（签名）：__________日期：__________日期：__________一、附件列表：1.会议议程2.会议纪要3.保密协议4.会议费用支付凭证5.违约金支付凭证二、违约行为及认定：1.甲方未按照约定时间、地点召开会议，认定为违约行为。2.乙方未按照约定时间缴纳会议费用，认定为违约行为。3.双方未履行保密义务，泄露对方提供的保密信息，认定为违约行为。三、法律名词及解释：1.甲方：指某行业协会。2.乙方：指甲方会员单位。3.理事会会议：指甲方定期召开的会员大会。4.会议议程：指会议的具体时间、地点、内容等安排。6.保密信息：指会议期间双方交换的未公开的资料、信息等。7.违约金：指违约方按照约定向守约方支付的赔偿金。四、执行中遇到的问题及解决办法：1.会议时间、地点变动：若甲方因特殊情况需要调整会议时间、地点，应提前通知乙方，并尽可能提供替代方案。2.会议费用缴纳：乙方应按照甲方要求的时间提前缴纳会议费用，如有困难可与甲方沟通协商。3.会议纪要确认：甲方整理的会议纪要应发送给乙方，乙方确认无误后签字盖章返回给甲方。4.保密义务履行：双方应严格遵守保密条款，不得向第三方泄露会议期间交换的保密信息。5.违约行为处理：如发生违约行为，违约方应按照约定承担相应的法律责任，支付违约金或进行其他赔偿。五、所有应用场景：1.甲方为某行业协会，乙方为甲方会员单位，双方签订本合同规范理事会会议的召开。2.甲方需要乙方参与会议，乙方派