2024年度会议策划与服务详细合同版B版

甲方：XXX乙方：XXX20XXCOUNTRACTCOVER专业合同封面RESUME甲方：XXX乙方：XXX20XXCOUNTRACTCOVER专业合同封面RESUMEPERSONAL

2024年度会议策划与服务详细合同版B版本合同目录一览1.会议策划与服务概述1.1会议目的与主题1.2会议时间与地点1.3会议规模与参会人员2.会议策划与组织2.1策划方案提交与审批2.2会议议程安排2.3会议场地布置与设施3.会议宣传与邀请3.1宣传材料设计与制作3.2参会人员邀请与确认3.3会议官方网站与社交媒体运营4.会议注册与接待4.1注册流程与资料准备4.2接待服务与住宿安排4.3交通安排与接机服务5.会议发言与嘉宾5.1发言嘉宾邀请与确认5.2发言议题与时间安排5.3嘉宾接待与出场安排6.会议技术与设备支持6.1音响设备与投影仪6.2无线网络与直播服务6.3技术支持团队与现场协调7.会议餐饮与活动7.1餐饮安排与口味选择7.2茶歇服务与现场布置7.3晚会活动策划与执行8.会议资料与礼品8.1会议手册与参会资料8.2礼品设计与定制8.3资料发放与礼品赠送9.会议费用与支付9.1会议预算与费用明细9.2费用支付方式与时间9.3发票开具与报销流程10.会议取消与变更10.1会议取消的条件与后果10.2会议变更的时间与方式10.3双方的责任与权益11.保密与知识产权11.1会议内容的保密义务11.2知识产权的保护与授权11.3违约责任与赔偿12.法律适用与争议解决12.1合同适用的法律法规12.2争议解决的方式与地点12.3双方的权利与义务13.其他条款13.1合同的生效与终止13.2双方的沟通与协作13.3合同的修改与补充14.合同的签订与盖章14.1合同的签订日期与地点14.2双方的授权代表与签字14.3合同的盖章与复印件效力第一部分：合同如下：第一条会议策划与服务概述1.1会议目的与主题本合同项下的会议旨在为与会者提供一个交流平台，分享行业最新动态，探讨发展趋势，促进合作伙伴关系，并推动相关领域的创新与合作。会议主题为“2024年度行业创新与发展论坛”。1.2会议时间与地点会议将于2024年5月15日至17日，在中国北京国际会议中心举行。具体时间安排将根据双方商定的议程进行调整。1.3会议规模与参会人员预计会议将有500名专业人士参加，包括行业领导、专家学者、企业代表以及媒体记者。参会人员名单将在双方协商确认后公布。第二条会议策划与组织2.1策划方案提交与审批乙方应在合同签订后十个工作日内向甲方提交会议策划方案，包括会议议程、主题演讲嘉宾、互动环节等内容。甲方应在收到方案后五个工作日内审批，并提出修改意见。2.2会议议程安排乙方负责制定并调整会议议程，确保议程内容的充实与平衡。甲方有权对议程进行审查，并提出合理化建议。2.3会议场地布置与设施乙方负责会议场地的预订、布置以及提供必要的会议设施，包括但不限于音响设备、投影仪、无线网络等。确保会场设施满足会议需求。第三条会议宣传与邀请3.1宣传材料设计与制作乙方负责会议宣传材料的设计与制作，包括会议官方网站、会议日程、宣传册等。宣传材料应突出会议主题，展示会议的特色与价值。3.2参会人员邀请与确认乙方负责邀请参会人员，并确保邀请对象的准确性与及时性。甲方有权提供参会人员名单，并协助乙方进行邀请工作。3.3会议官方网站与社交媒体运营乙方负责建立并维护会议官方网站与社交媒体平台，提供会议信息更新、嘉宾介绍、在线注册等功能，并开展线上宣传与互动。第四条会议注册与接待4.1注册流程与资料准备乙方负责制定会议注册流程，提供注册表格、参会指南等资料，并确保注册工作的顺利进行。4.2接待服务与住宿安排乙方负责为参会人员提供接待服务，包括会场接待、签到、领取材料等。同时，乙方负责协调参会人员的住宿安排，提供酒店预订服务。4.3交通安排与接机服务乙方负责为参会人员提供交通指南，协助解决参会人员到达会议地点的交通问题。如需接机服务，乙方应提前与参会人员联系，并安排接机车辆。第五条会议发言与嘉宾5.1发言嘉宾邀请与确认乙方负责邀请与确认会议发言嘉宾，并提供嘉宾接待服务，包括住宿、交通、资料等。5.2发言议题与时间安排乙方负责与嘉宾沟通，确定发言议题与时间。确保议题覆盖会议主题，并提供合理的发言时间安排。5.3嘉宾接待与出场安排乙方负责嘉宾的接待工作，包括接待室的安排、嘉宾出场时间的协调等。确保嘉宾在会议现场的舒适与便利。第六条会议技术与设备支持6.1音响设备与投影仪乙方负责提供音响设备与投影仪，确保会议演讲与展示环节的顺利进行。并提供设备使用前的测试与调试服务。6.2无线网络与直播服务乙方负责提供会议现场的无线网络服务，确保参会人员能够正常使用互联网功能。如需直播服务，乙方负责现场信号的采集、传输与播放。6.3技术支持团队与现场协调乙方组建技术支持团队，负责会议现场的技术保障与协调工作。确保会议设备正常运行，并及时处理突发事件。第八条会议资料与礼品8.1会议手册与参会资料乙方负责制作会议手册，包括但不限于会议日程、嘉宾介绍、参会指南等内容。会议手册应提供给每位参会人员。8.2礼品设计与定制乙方负责会议礼品的创意设计与定制，礼品应符合会议主题，并向参会人员发放。8.3资料发放与礼品赠送乙方负责会议资料与礼品的准备、发放工作。确保资料完整、准确，礼品分发到位。第九条会议费用与支付9.1会议预算与费用明细乙方负责制定会议预算，并向甲方提供详细的费用明细，包括但不限于场地租赁、设备租赁、宣传费用等。9.2费用支付方式与时间甲方应按照双方协商确定的支付方式和时间，向乙方支付会议费用。9.3发票开具与报销流程乙方负责为甲方开具正规发票。甲方按需进行报销，并遵循内部审批流程。第十条会议取消与变更10.1会议取消的条件与后果如因不可抗力等原因导致会议取消，双方应协商解决。如因甲方原因取消会议，甲方应支付乙方已发生费用。10.2会议变更的时间与方式如会议时间、地点等发生变更，乙方应及时通知甲方，并采取合理方式调整。10.3双方的责任与权益会议取消或变更后，双方应按照实际情况承担相应责任，并协商处理相关权益问题。第十一条保密与知识产权11.1会议内容的保密义务双方对会议内容、嘉宾发言等保密信息承担保密义务，未经对方同意不得泄露。11.2知识产权的保护与授权乙方负责对会议中涉及的知识产权进行保护，并获取相关授权。11.3违约责任与赔偿如一方违反保密义务或知识产权保护规定，应承担违约责任，并赔偿对方损失。第十二条法律适用与争议解决12.1合同适用的法律法规本合同适用中华人民共和国法律法规。12.2争议解决的方式与地点双方发生争议时，应通过友好协商解决；如协商不成，任何一方均可向合同签订地人民法院提起诉讼。12.3双方的权利与义务双方在合同有效期内应履行各自的权利与义务，并遵守相关法律法规。第十三条其他条款13.1合同的生效与终止本合同自双方签字盖章之日起生效，合同期限至会议结束。13.2双方的沟通与协作双方应保持密切沟通，共同协作，确保会议的顺利进行。13.3合同的修改与补充如合同内容需要修改或补充，应由双方协商一致，并以书面形式进行。第十四条合同的签订与盖章14.1合同的签订日期与地点本合同于2024年1月15日在中国北京签订。14.2双方的授权代表与签字甲方授权代表：___________，乙方授权代表：___________。14.3合同的盖章与复印件效力本合同一式两份，双方各执一份。双方盖章后，两份合同具有同等法律效力。第二部分：其他补充性说明和解释说明一：附件列表：1.会议策划方案详细内容：会议主题、议程、演讲嘉宾、互动环节等策划方案。提交时间：合同签订后十个工作日内。审批时间：收到方案后五个工作日内。2.会议宣传材料详细内容：会议官方网站、会议日程、宣传册等。设计时间：根据会议时间合理安排。提交时间：会议前一个月内。3.会议邀请函详细内容：参会人员名单、会议主题、时间、地点等。发送时间：提前一个月开始发送。确认回复：跟踪确认参会人员的回复情况。4.会议注册指南详细内容：注册流程、所需材料、联系方式等。发放时间：会议前一个月内。注册表格：提供线上注册表格。5.会议日程表详细内容：每天的具体议程、发言嘉宾、时间等。发布时间：会议前一个月内。更新频率：如有变动，及时更新。6.会议场地布置与设施清单详细内容：音响设备、投影仪、无线网络等设施安排。提供时间：会议前一个月内。确认时间：会议前一周内。7.参会人员住宿安排表详细内容：酒店信息、房型、价格、预订情况等。提供时间：会议前一个月内。确认时间：会议前一周内。8.交通指南详细内容：参会人员到达会议地点的交通方式、路线等。提供时间：会议前一个月内。接机服务：提前安排接机车辆。9.发言嘉宾资料详细内容：嘉宾简介、发言主题、时间安排等。提供时间：会议前一个月内。确认时间：会议前一周内。10.技术支持与设备清单详细内容：音响设备、投影仪、无线网络等设备安排。提供时间：会议前一个月内。确认时间：会议前一周内。11.礼品设计与定制要求详细内容：礼品创意、设计元素、定制规格等。提供时间：会议前两个月内。确认时间：会议前一个月内。12.会议费用明细表详细内容：场地租赁、设备租赁、宣传费用等各项费用明细。提供时间：会议前一个月内。确认时间：会议前一周内。13.发票开具与报销流程指南详细内容：发票类型、开具时间、报销流程等。提供时间：会议前一个月内。确认时间：会议前一周内。说明二：违约行为及责任认定：1.会议取消违约行为：未按合同约定时间、地点、规模举行会议。责任认定：根据取消原因，双方协商确定违约责任。示例说明：如因甲方原因取消会议，甲方应支付乙方已发生费用。2.会议时间、地点变更违约行为：未提前通知对方，擅自变更会议时间、地点。责任认定：根据变更原因，双方协商确定违约责任。示例说明：如乙方因故需调整会议时间，应提前一周通知甲方，并协商解决。3.未按约定提供服务违约行为：未按合同约定提供会议策划、组织、宣传等服务。