湖南远利恒泰医疗科技有限公司差旅费报销制度优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计目录TOC\o"1-3"\h\u226311.湖南远利恒泰医疗科技有限公司简介 湖南远利恒泰医疗科技有限公司差旅费报销制度优化设计1.湖南远利恒泰医疗科技有限公司简介湖南远利恒泰医疗科技有限公司成立于2017年05月05日，注册地位于长沙高新开发区延农路41号1栋601第03-2户室。经营范围包括医疗器械技术开发；三类医疗器械、二类医疗器械、一类医疗器械的生产；机电设备安装服务、、电子自动化工程、电子设备工程；提供建筑设备服务；建筑工程施工；建筑机械设备的经营和租赁；医疗设备租赁服务；医疗器械技术咨询和交流服务；医疗信息、技术咨询服务；一类、二类医疗器械研发；一类、二类医疗器械批发。2.公司现行差旅费报销制度湖南远利恒泰医疗科技有限公司现行的差旅费报销制度于公司成立之初开始制定实施，已有4年之久，由财务部为主，行政部为辅，最后再交由公司总经理审批做最终决定。湖南远利恒泰医疗科技有限公司共设有10个部门，进行出差的通常是商务部、售后部及工程安装部的部门经理和一般人员。商务部出差主要负责品牌商铺的招商；进行产品开发的调研；拓展外地市场，做产品宣传。售后部出差是定期回访客服，进行满意度的调查；对顾客反映有故障的机器设备等到现场确认现象及原因，进行拍照记录，并如实填写售后服务会签单，与客户沟通好后续问题。工程安装部出差负责对安装成本进行测算，确定项目的工程造价；进行工程项目的施工、安装与调试。湖南远利恒泰医疗科技有限公司的差旅费报销在财务工作中占有相当重要的地位，因为不完善的制度、标准设置不准确等多种主客观因素，导致差旅费报销数额大、业务量大、很容易造成费用超支，所以，出差人员很容易钻差旅费项目上的空子，导致差旅费管理和控制难度系数较大，进而给公司财务部的工作造成一定的困难。3.现行差旅费报销制度中存在的问题不同公司或部门对于差旅费的具体范围及标准有不同的规定。近段时间，通过对湖南远利恒泰医疗科技有限公司现行差旅费报销制度的了解中，发现该公司在差旅费报销时间、报销范围、报销流程及制度的执行方面都存在着一些问题，应引起该公司的重视并及时解决。3.1现行差旅费报销制度报销时间跨度大湖南远利恒泰医疗科技有限公司现行的差旅费报销制度对于报销时间没有具体规定，有的职员拖很长时间才来报销，一些出差人员的出差位置较近，所产生的费用相对较少，他们怕找领导签字麻烦，所以喜欢加一点，赚一点钱，等金额较大时再一次性报销。一些出差人员出差频繁，次数过多，每一次出差的时间相隔太长，以至于出差的次数记不清楚，有一些票据丢失不见，这些情况都给财务人员的工作增加了很大的难度，财务人员要逐一审核所有报销单，但是也不可能记得每一个人具体的出差情况，因而对于报销单的内容不能做深入的了解和审核，不能起到审核和监督的作用。例如，湖南远利恒泰医疗科技有限公司安装部职员王鹏于2019年4月9日至20日多次在湘潭出差，由于出差地点较近，次数又频繁，他累计一次性报销，由于没有及时报销，时间跨度大，导致财务人员无法判断有没有重复报销差旅费，加大了工作难度。3.2现行差旅费报销制度审批报销流程没有严格规定湖南远利恒泰医疗科技有限公司现行的差旅费报销制度流程复杂繁琐，没有严格的规定。出差人员应在出差的前一天仔细填写好出差申请表，经分管的领导保证、总经理核准后才可以出差；出差人员如果需要进行借款的，要拿着已经批准好的出差申请表，填写借支单，经过财务审核同意后可借款；出差人员出差回公司后及时报告出差情况，由经理签署评估意见；出差人员归纳好相关票据，填写《差旅费报销单》，待分管领导和经理签字后，再交会计人员填制记账凭证，会计主管对其费用进行审核，符合标准的应当签字，最后出差人员凭签字凭证找出纳报销（多退少补），报销流程图见图1。湖南远利恒泰医疗科技有限公司现行的差旅费报销制度流程没有严格的规定主要体现如下：第一，部分出差人员在出差前没有严格按照流程进行相应的申报，而是在出差后进行补充申报；第二，现行的差旅费报销制度对于报销流程中职员填写差旅费报销单没有严格规定，有些职员在填写时写错了，为了图方便不会重新填写而是直接在报销单上进行涂改；第三，现行的差旅费报销制度对于多人出差应由谁报销没有进行严格的规定，所以出现了多人多次单独报销同一个公务差旅费的情况，使得差旅费的管理更加杂乱，经常出现多报和重复报销的问题。例如，公司商务部职员周奕阳2020年7月15日去深圳出差，因部门领导不在，也没有事先和领导手机沟通报备就擅自出差，由于出差前没有按照规定填写出差申请单，事后补填审批又有一些单据不齐全，不知道情况是否属实。此行为受到了公司通报批评的处分。注明出差地点、事由、天数、所需资金持签字的凭证找出纳报销注明出差地点、事由、天数、所需资金持签字的凭证找出纳报销出纳多退少补并保存相关票据出差人员提前一天填出差申请单出纳多退少补并保存相关票据出差人员提前一天填出差申请单会计主管审核费用及凭证符合标准的签字会计主管审核费用及凭证符合标准的签字分管领导签字担保按费用标准审核出差费用，不符合标准的不签字，特殊情况需经总经理审核通过分管领导签字担保按费用标准审核出差费用，不符合标准的不签字，特殊情况需经总经理审核通过经理审批签字会计人员填制记账凭证经理审批签字会计人员填制记账凭证财务审核借款分管领导经理先后签字财务审核借款分管领导经理先后签字经理签署考核意见经理签署考核意见出差人员汇报出差情况出差人粘贴票据，填写报销单出差人员汇报出差情况出差人粘贴票据，填写报销单图1现行审批流程图3.3现行差旅费报销标准设置不严谨湖南远利恒泰医疗科技有限公司制定了现行差旅费报销制度的差旅费管理的费用标准，但只是对于出差人员在出差途中关于住宿费和伙食费的综合做了说明，并没有严格设置各项费用的标准。因此，一些出差人员就钻差旅费报销标准的缺陷，如有的只有去程票或者返程票；有些员工因自身原因丢失了出差交通费的票据，报销时不能提供原始票据；出行过程中搭乘亲戚朋友的便车；有些路程较短的到隔壁市县送个材料，可能就2、3个小时，没到吃饭时间就回自己单位了，但是出差人员故意将出差的时间进行延长等办法来将费用进行扩大从而拿到伙食补贴。有些员工在出差的时候，给商家一定的好处，让其帮忙开虚假发票，然后拿回来报很多费用，例如原本的餐饮费改为住宿费。更甚于有些员工在出差的时候，真实花费的住宿费比公司规定的报销标准要低很多，于是员工就把在住宿时在旅舍的其他费用全部在住宿中结清，财务部对此又没有办法进行鉴识，因此差旅费的报销金额大大增加。例如，公司售后部经理谈锦2020年10月27日去株洲出差，因当天正好有亲戚开私家车去株洲，选择了乘坐亲戚的车，当出差回来报销时，以票据丢失为理由违规虚报了交通工具是城轨。此行为受到了公司警告处分并处以罚款50元。4.公司现行差旅费报销制度优化设计4.1做好及时报销差旅费用的管控湖南远利恒泰医疗科技有限公司现行差旅费报销制度报销时间跨度大，加重了财务人员的工作难度，差旅费报销制度应要求差旅费人员严格按照本单位财务制度报销一次，而不是一起累加。所有费用按部门具体报销时间在一个星期内报销。如遇特殊情况，报销时间延长15天。报销时间超过一周的，每天罚款20元。逾期报销时间超过一个月的，每件（签发日期）累计罚款20元，并由部门担保人负责。如果出差时间跨度大，也要每月上报一次，及时整理和清理出差报销账单，对于没有合法、正当发票的差旅消费金额，由财务部人员除去的那一部分费用，在原则上由出差人员自己担负。因此，发生费用时出差人员应索取合法的相关票据，返回公司后，出差人员要及时收集整理好发生的票据，并按照公司“差旅费报销单”的规定分类粘贴，以区分餐饮费用、娱乐费用、交通费用和其他费用，这有利于财务部人员的分类和处理。公司财务部门要对员工传达好报销要求，及时快速重复传达最新要求信息，还要进行必要的督促和监督。不能说员工忘记了，就不管了，要让员工加强这方面的紧迫感。公司可以将员工、财务对差旅费报销工作处理的及时性、准确性纳入考核体系中，形成自我激励管理，奖惩制度挂钩，推动差旅费报销工作的运转。4.2严格制定差旅费报销审批流程湖南远利恒泰医疗科技有限公司现行的差旅费报销制度流程复杂繁琐，没有严格的规定，差旅费报销制度应建立健全因公出差差旅费报销制度，严格规范简化差旅费报销审批流程（见图2报销审批流程图）。出差人员应先填写出差申请单（见表1出差申请表），明确出差时间、地点、交通工具和预计差旅费用项目等，并将出差申请单报分管领导批准。如果出差人员需要借差旅费，必须向财务部提交审批同意过的出差申请单，按照流程办理借款手续，认真填写借款申请单（见表2借款单），出纳按规定支付借款。出差人员应在出差回公司后五天内处理报销，根据差旅费用标准填写差旅费报销单（见表3差旅费报销单），由部门经理和财务部审核署名，财务经理批准。部门经理审核本部门主管审核部门员工发生费用部门经理审核本部门主管审核部门员工发生费用审核未通过返回报销人审核未通过返回报销人财务审核票据是否有误财务审核票据是否有误 到财务部报销领款总经理审核签字到财务部报销领款总经理审核签字图2报销审批流程图表1出差申请单表2借款单表3差旅费报销单人员出差前均需认真填写好出差申请单，交给直接领导审核后再交由行政部备案，若遇特殊情况不能及时填写，则应临行前微信/电话向直接上级备案，回公司后及时进行相关手续的补办。出差人员出差回公司后及时报销差旅费，填写报销单时，要按所列项目填写，包括出发时间、到达时间、出发地点、到达地点、天数、交通工具、交通费用、补助标准等全部信息，填写要求书面干净，不可以字迹潦草，不能随便进行涂改、有划痕或是其他的修改陈迹，错误的文字不能出现，报销的票据需整理整齐，用胶水粘贴。当是多人出差时，如果多个职员出差的差旅费用差不多，都是火车票、住宿费且费用相同，那么必须一起填报，并在报销单摘要里写清楚哪几个人，如果多个职员出差的差旅费用都不一样，则分散填写差旅费报销单。4.3严格设置差旅费报销标准湖南远利恒泰医疗科技有限公司现行的差旅费报销制度对差旅费的标准没有制定严格的标准，差旅费报销制度要制定严格的差旅费标准，实行厉行节约和反浪费，加强差旅费管理制度，严格控制出差的次数和天数，严格控制差旅费费用规模，严格控制差旅费预算管理和报销审批。员工在出差前认真填写好出差申请单，申请单上写明起止的时间，在规定时间内完成出差任务，不能拖延时间来拿到相应的补贴，违者一经发现处以20-50元不等的罚款，若因特殊原因或情况变化需增加出差时间，应和上级领导提前报备，并说明原因,这样能有效避免员工故意拖延出差时间拿补贴的现象。出差人员报销差旅费时，所报销的项目必须是真实存在的，并取得相关的、真实合法的、内容完整清晰的原始凭证，凡是在出差过程中真实发生的合理费用都可报销，如：住宿费、伙食费、机票、车票等，出差人员报销时将取得的原始凭证按规定分类好，不能以票据丢失等为理由谎报差旅费，如果票据丢失，明确是个人所丢失，那么那一项就不能进行报销。住宿费、车费等的实际发生额没有达到标准金额的，不可以进行报销，超出其标准的部分（见表4住宿费标准、表5交通费标准）由员工自己承担。为避免职员利用公司给予的权利在出差时贪图享乐，对于弄虚作假等的行为公司将会给予严厉的惩罚。表4住宿费标准人员地区特区直辖市省会城市县级市及以下总经理据实报销经理180元/天130元/天120元/天80元/天一般人员150元/天110元/天100元/天60元/天表5交通费标准人员地区特区直辖市省会城市县级市及以下总经理据实报销（含副总经理，下同）经理10元/天8元/天5元/天3元/天一般人员10元/天8元/天5元/天3元/天5.结束语在公司里差旅费是一项占比很重的经常性支出项目，创建科学合理的差旅费管理制度具有十分重要的意义。这次做毕业设计我自己独立的学习和探索，查看相关的资料和册本，使自己的设计逐步完善起来，每一进步我都感觉很棒。即使我的设计不是很完美，有很多缺点，但是我付出了自己的劳动，这是我最自豪的。没有学习就不可能有研究的能力，对自己的研究就不会有所突破，那也就不叫设计，希望这一次经历能让我在以后的工作学习中激励我继续进步。参考资料（1）刘进莲.浅谈差旅费的报销制度[J]中国知网.2019年（2）新企业会计准则[S].北京.财政部.2017年（3）王慕红.内控制度中的差旅费报销的流程探讨[J].中国知网.2016年附录I湖南远利恒泰医疗科技有限公司现行差旅费报销制度1.目的加强公司员工差旅费工作，合理控制公司经营费用，保证员工合法权益。2．使用范围本制度适用与全公司3．差旅管理内容（1）定义：外出至长沙地区外，且时间超过12小时的职务范围内的工作活动。（2）出差期间包含公休日的，可以凭《出差申请单》申请调休。（3）出差期间可申请出差补贴，补贴标准按表1执行，出差补贴中已包含伙食费、住宿费及税金等，除公司领导批准的商务宴请外，不再核算餐饮和住宿费用。单日出差时间超过12小时方可核算出差补贴。表1补贴标准职位类别补贴金额城市类别新一线城市新一线城市其他城市及所有城市下级乡镇总经理/副总经理按实际消费报销按实际消费报销按实际消费报销部门经理280220200一般员工260200180（4）出行标准：市内出行倡导公交、地铁出行，紧急或交通不便情况下可乘坐出租车；乡镇出行可根据实际情况选择，如包车则说明情况并得到直接上级领导批准；城市间出行：可选择普通列车，乘坐时间4小时（含）内硬座，4小时以上硬卧，选择高铁及动车，乘坐二等座，不建议选择长途汽车（车程4小时以上）；如选择飞机出行，则应提前报备且经直接上级领导批准，只可乘坐经济舱。附录II湖南远利恒泰医疗科技有限公司优化差旅费报销制度1.目的为规范出差行为，提高工作效率，加强公司管理制度，规范差旅费的合理性，根据本公司实际情况特制定，以公司的发展是一切为重要的指导方针，合理控制费用，使公司各项管理规范化、制度化。2.适用范围本制度适用于公司全体员工费用报销的申请、批准及财务账务处理。3.借款（1）因为公事借款的，必须填写借款单，写清借款缘由，借款单要书写准确，明确用处，必须用黑色签字笔填写，大小写金额必须一致，不得填涂修改。（2）填写借款单要说明是现金借款还是银行借款，不足2000元的款项可以用现金支付，借用网上银行时必须提供收款人全称，如果没有收款人全称，财务不可以付款。（3）经办人填写借款单后，部门主管应先审批，审批同意借款后，必须在借款单上署名，并交总经理审核，总经理审核签字后交财务经理签字，出纳才允许付款。（4）借款数额在2000元（含2000元）以上，必须提前一日通知财务备款。（5）严格实行“前账不清，后账不借”制度。（6）员工借款必须在15个工作日 内归还，如果员工借款超过了预期的还款日期或者当月没有偿还（除月末借款外），财务部有权利通知人事部从其工资中扣除。（7）员工长期借款、部门调动或辞职时，如果有欠款，必须清算借款。（8）申请借款的员工，本着“公款公用”的原则，不可以私自借给他人。4.报销（1）必须填写报销申请单，报销的项目必须取得真实合法、内容完整清晰的原始凭证。（2）将取得的票据整理分类好，交由部门主管审核，再经由出纳审批，经出纳审批后交总经理审核，总经理审核完成后，出纳查对付款。（3）费用报销时先冲销报销人借款，借款若有余款，报销时将余款交由财务，如果有超过借款部分的，报销时财务将差额补足。（4）差旅费借款必须在出差回公司5天内报销，按照返程票面上的日期计算报销期限，遇到节假日顺延。5.具体报销标准以所乘坐交通工具出发时间到返回长沙的时间作为实际出差时间，12：00（以后出发或12:00以前到达）以半天计算，12:00以前出发（或12:00以后到达）以一天计算。（1）交通工具标准人员工具飞机火车轮船长途汽车出租车总经理普通舱软卧软座二等舱实报实报经理需申请硬卧硬座三登舱可乘实报一般员工硬卧硬座三登舱可乘需申请*注：出差人员乘坐车船必须按最简捷的线路，不可以绕行。（