湖南微品贸易有限公司往来账款管理优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计目录1公司简介 湖南微品贸易有限公司往来账款管理优化设计1公司简介湖南微品贸易有限公司是一家以销售日用百货、家用电器、电子产品、办公设备的批发等为主要的业务，公司以“只销售高品质的商品”为宗旨，以为客户找到最合适的用品为经营理念致力于为客户提供最好的服务和商品为终极目标。湖南微品贸易有限公司于2015年成立，注册资金有300万人民币。目前公司主要一下几个部门：市场部、业务部、财务部、行政部、采购部。公司目前的业务有三种：一种是在线下实体店，另一种是线上网店，第三种是微商通过微信销售。近两年因疫情有些客户资金周转困难款项收不回来，导致公司现金周转不灵，公司压力有点大。图1公司组织结构图2公司往来账款管理现状湖南微品贸易有限公司由于公司成立不长，规模小，公司资金不够，没有能力聘请专业的管理层来管理公司，一切都靠公司的管理层自己摸索和之前总结的经验，公司正在上升期管理层忙着开拓市场导致对往来款项重视不够，加上公司内部管理机制也不完善，往来款项规章制度公司也没有明确，以至于各个岗位的人不明确自己的具体职责，员工也没有有意识的去关注往来账款的情况；其次，公司业务需要又给许多公司提供各项服务，公司与各个客户销售的商品同每月业务量也有不同，收款也有杂乱、没有条理；老顾客的货款收款也没有个确定的管理系统，并且目前公司还没有制定好一套统一的客户管理系统，所以公司有些款项收回时间长，甚至成为坏账导致公司现金周转不及时，导致公司处于险境，对公司非常不利。3公司往来账款管理存在的主要问题3.1缺乏应收账款催收机制现代社会赊销和分期付款盛行，近两年又受疫情的冲击，许多公司经济压力大，为了缓解公司经济压力许多客户提出希望分期付款或者先签合约过一段时间再清账。湖南微品贸易有限公司为了能留住客户只能同意客户的请求。同时这也给公司带来了许多困扰：分期付款的客户越来越多应收账款也越来越多；客户付款不及时，款项收回时间和商品销售、业务办理时间相差甚远。因应收账款催收机制的缺乏，而财务部和销售部也没有及时与客户联系收回应收账款，公司也没有具体的应收账款催收措施导致应收账款越来越多，有些客户抓住这个漏洞分期多办理一些业务，却对付款一事闭口不谈，导致应收账款一拖再拖。公司应收账款催收信息不全，又没有专人负责应收账款的催收，最后形成坏账，给公司造成巨大的损失不说其他公司更可能有样学样，造成非常不好的影响。3.2往来账款的责任制度不明确公司的经营期间往来账款的收回和付出先后经过：市场部谈好业务定价格、业务部门运货、财务部门收款等事项到最后进行应收账款核实、收款，客户信息需要经过多个部门。但是因为公司各个部门都处在磨合期，公司往来账款的管理中各个部门的联系配合力度低，工作不积极，缺乏健全的责任制度来管理员工，督促员工的工作进度。往来账款责任制度的不明确导致应收账款出现在公司的市场部门、业务部门、采购部与财务部门都存在大量的应收账款。往来账款责任制度的不明确造成员工相互推卸责任，导致了应收账款的一直被弃置一旁，没有专门的人进行核对清理，形成呆账，坏账，在进行欠款回收时，也没有有效的管理方法，进行记录处理，公司部门之间缺少沟通配合，没有明确的责任管控制度，导致对于损失账款无法追究具体是谁的责任。3.3客户的信息追踪与管理缺乏湖南微品贸易有限公司没有在接手客户时就第一时间为客户建立档案的制度，员工也没有为客户完善信息的意识，只是一心的想着为客户解决问题，帮助客户办完事，办好事，有些员工甚至一办完事就与客户失联；另外有些客户与公司有好几项合作，事情又由不同员工负责这又出现了“只做好自己的事的情况”。公司没有对客户进行系统的了解，各个部门之间在客户的信息管理上缺乏沟通和交流，导致对客户信息的传递不完整，员工在客户办完业务后就没有后续了，也没有进行催款这是不仅给公司增加负担而且容易造成应收账款对公司来说非常危险的。3.4财务人员专业素质较低公司虽有经验丰富的老员工，但是公司每年也会招收新员工和大量实习生，有些新员工往往是没有熟悉流程直接上手，这就导致湖南微品贸易有限公司财务人员缺乏专业的财务素质，往来账款没有定期核对的时间，这导致有的职工借款长期没有归还，有些应付的没有及时付款而多增利息；更甚至由于到年底一些客户原始单据不全，业务员就急于结账而草草了事。直至往来账款余额逐年累计增长，出现大量坏账，才发现不对劲，给公司带来了不必要的经济损失，也让客户对公司的专业能力有所怀疑导致客户的流失。另外，由于大多数财务人员都是实习生，他们的专业能力有待考证，参差不齐，经常会出现将客户重复记账或者记错等一些常识性错误，不仅加大了工作量还将客户账目搞得很乱，难以理清。4公司往来账款管理优化设计4.1建立应收账款追收机制公司需要建立应收账款的追收机制，成立一个应收账款催收小组，建立往来账款定期核对制度，优化往来账款管理流程，设计往来账款催收流程图（如图2所示）。首先就要对账，每月和客户定好日期和对账方式，定期核对应收账款，并且按不同金额选择催收方式和频率，建立应收账款提醒频率表（如表1所示），这样才能有效的减少在对账和催收花时间，提高工作效率。对账时要求客户带上对账单，以减少许多不必要的麻烦和冲突，如果出现核对不一致的情况，也能及时发现并找到原因处理好。其次，排查应收账款并找出未收到的账，如果多且追收棘手的话派专人处理，必要的时候交给专门的催账机构或者启动法律手段来维护公司利益。如果出现核对不一致的情况，也能及时发现问题并快速处理好。图2往来账款催收流程图表1应收账款提醒频率表金额催收（对账）方法提醒频率小于5000发邮件（邮寄）1月一次5000-10000电话1月两次10000以上上门15天4.2明确往来账款责任制度，建立激励制度由于公司往来账款经手的部门多，所以公司要建立往来账款管理责任制度，设计往来账款部门责任图（如图3所示）。图3往来账款部门责任图从最先经手的市场部开始，其次是业务部和财务部。市场部：找到客户谈好条件签约后就要把客户移交给业务部，移交时要有之前的市场部人员签字以免后来找不到联系人，导致客户信息了解不全面。业务部：为客户办理好业务，处理售后最后了解客户付款方式是分期还是一次结清，如果是一次结清就跟客户沟通付款，并且和财务部核实，分期就把信息移交给财务部并签字留联系方式。财务部：跟客户核对应收账款外，催收客户款项。其次每月各个部门可以开一个大会总结应收账款收回情况，并且把一些难处理的账目和公司清出来，交由专门处理坏账部门或者合作机构处理。将客户应收账款的催收明确到个人的同时设立催收奖励制度激励员工，设计催收奖惩具体细则（如表2所示）：催收款超过3000奖励了100超过10000奖励300超…以此类推，还可以设立催收冠军，催收超过3万可以将提成增加到15%等，激励员工，积极处理应收账。表2催收奖惩表奖励收回金额300070001000013000………奖励金额100200300600………销售冠军本月提成上调10%，并且奖励5000连续保持高业绩提成上调5%，升为小组长保持1年记录升为销售主管惩罚没有完成最低标准提成降2%零催收反思报告1000字连续零催收辞退4.3优化客户的信息追踪与管理公司优化客户的信息追踪与管理流程，包括客户开发过程、信息管理过程以及客户应收账款收回与否。设计完善的客户信息搜集过程（如图4所示）。图4客户信息搜集过程图在信息管理过程中不断完善客户信息表，具体有：谈业务了解基本信息；初步洽谈搜集顾客与别的公司或者在银行或税务局等信用要求高的地方信誉情况；签合同定价时可以与客户谈好付款时间、付款方式、优惠条件等；在合作期间我们也要定期洽谈，如其公司有紧急情况或者突发事件导致应收账款延迟也可及时知道，客户在银行等征信较强业务量大的，可以考虑长期合作并且给与适当优惠，如：10天内付款优惠3%，15天2%等。通过不断完善客户信息，将给公司带来的便利非常多：如，市场部有意长期合作直接可调取联系方式，业务部联系客户方便，财务部催款也方便找到联系人给公司各个部门都带来了好处。通过不断完善，建立完整的客户信息表（如表3所示），这样就可以非常方便地对客户进行管理。表3客户信息表客户名称开始合作日期联系电话购买商品开户银行付款时间有无逾期信用等级长沙筑嘉信息技术有限公司2018.713787118880热水器长沙银行15天内无优湖南亿莱米展示展览有限公司2019.115116032082空调、微波炉中国银行60天内有差长沙一二三环保科技有限公司2016.518684672018电缆中信银行5天内无优+湖南康丰能源建设有限公司2017.413974833309插板、灯管建设银行15天内无优湖南同行假日国际旅行社有限公司2015.10731-83578780插板、水龙头长沙银行10天内无优湖南骏成网络科技有限公司2017.115116129918微波炉、插板长沙银行20天内无良湖南一川房地产策划代理有限公司2015.918674891088微波炉、空调长沙银行5天内无优+长沙创富物流有限责任公司2016.913467704230空调长沙银行15天内无优湖南一川影视传媒有限公司2018.718674891088冰箱，微波炉中国银行10天内无优湖南联太房地产经纪有限公司2013.70731-89927810插座、微波炉长沙银行10天内无优4.4提高财务人员的专业素质为了提高财务人员素质，公司首先提高招聘门槛招以财务基础好的员工，其次最重要的是继续教育，因此需要设置了以下制度:财务人员的培训分为初级、中级和高级。第一：初级，是为刚入行的，员工培训是必不可少的，把初级财务分给几个高级财务，每个小组有一个中级或者3年以上经验的老员工带领，并且小组成员每周写报告，总结自己学到的和不知道的，由组长统一解答；第二：公司定时普及继续教育，不同级别的分批进行；第三：设置证书奖励制度，获取初级证书奖励400元、中级证书600元、高级证书800元、注册会计师1000元等，通过增加这些福利鼓励员工继续教育终生学习。图5提高财务人员素质图5评价湖南微品贸易有限公司针对往来账款管理方面的问题尤其是应收账款方面进行了一系列的优化设计。往来账款的收回率大大提高，之前未收到的应收账款现在已经收回80%，比之前高了10%，公司资金的周转更加稳定了，而且公司的客户信息管理也得到了很大变化，变得完善，更详细了。往来账款责任制度的完善也为公司往来账款的收回率提供了保障，不同部门的员工信息传递又快又及时，之前员工互相推卸责任，往来款项难以收回或者收回时间久的情况不复存在；奖励机制的完善也极大程度的提高了员工工作的积极性。其次，公司通过完善客户的基本信息，能够完全、准确了解客户信用情况和经营的详细情况，与客户建立良好的合作关系，更好的保障公司的基本利益。另外，公司为员工提供了继续教育的机会丰富了员工的财务知识，培养员工的财务素质，鼓励员工终身学习财务知识，更新员工的财务知识，将学习到的知识运用到实际工作中来，从而提高公司的行业竞争力。

参考资料[1]翟润堂.如何加强往来款项管理提高风险管控能力.中小企业管理与科技(中旬刊)，2020，