湖南速峰体育产业发展有限公司管理费用报销审批流程优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计目录TOC\o"1-3"\f\h\z\u1 公司简介 湖南速峰体育产业发展有限公司管理费用报销审批流程优化设计公司简介湖南省长沙市速峰体育产业发展有限公司（以下简称速峰体育产业发展有限公司）于2018年03月21日成立，注册地址位于长沙市雨花区马王堆南路259号汇达大厦807房，谭浩为法定代表人。公司注册的资本是500万元，现有员工158人，是一家集中的健身教练培训学院、体育赛事运营、青少年体育培训、体育中考培训及健身俱乐部运营于一体的综合型体育产业公司。经营范围包括健身服务；体育活动的策划与组织；培训活动的组织；运动场馆服务；体育运动咨询服务；体育设备；器械出租；全民健身科技服务；会议；展览及相关服务；体育用品及器材；营养和保健品的销售；体育健康服务。公司的组织结构图具体如下图1-1所示：图1-1速峰体育产业发展有限公司内部组织结构公司管理费用报销中存在的问题速峰体育产业发展有限公司管理费用报销审批流程主要是线下手工报销模式，主要流程如下图所示：图2-1管理费用报销审批流程我通过查询速峰体育产业发展有限公司的资料及单据以及对速峰体育产业发展有限公司管理费用报销流程的了解，我认为公司管理费用流程报销中存在以下问题：2.1公司工资发放不及时速峰体育产业发展有限公司工资发放前，首先通过人事统计考勤，然后财务核实业务提成和报销数据，有时也因部门负责人核算不及时，工作积压，导致工资计算表不能及时提出，之后工资还需要层层的签字，但我在公司实习期间就发现工资大量时间需要花在流程上，致使工资发放时间延迟。公司承诺15号发放工资时间，总是拖到二十几号，员工抱怨大容易造成员工失去工作的积极性，对公司满意程度低，责任心不高等。2.2公司业务招待费用报销随意速峰体育产业发展有限公司2020年发生招待费28万元，在翻阅相关的报销附件时，我发现在业务招待中对象随意，招待的不仅是公司领导或者有业务往来公司的领导及领导同行人员而且还招待公司亲戚、朋友以至私客公待，并且公司在业务招待中没有监管力度，从而出现极大诱惑力，通过业务招待工作谋取个人利益现象严重，在业务招待时不仅领导可签单普通员工也可签单，随意加码签单报账，存在多开、乱开发票现象。其次在招待费用内容这块也是分不清费用如何开支，有的员工甚至将礼品及旅游也开在招待费用中，公司没有具体对招待费用内容划分。最后在业务招待中为联络客户感情达到目的，公司有时会为客户订豪华酒店，进高档餐厅，到豪华娱乐场所进行消费，消费无节制，招待费用快速增长，浪费严重。2.3差旅费线下审批流程繁琐速峰体育产业发展有限公司费用报销流程主要是传统手工报销模式，流程是报销人员填写报销单据，再由部门经理审核签字，然后经会计人员审核，财务经理复核，领导审批，最后付款。因线下审批报销繁琐，找领导和经理签字都需要运气，若是碰到休息日则需要等上几天，若是领导工作繁忙记不住签字审核则也要等待与提醒。如此，报销审批流程则需要时间来审批，这样不仅让财务人员工作堆积，而且还让员工长时间等待，失去对工作积极性。公司管理费用报销审批流程优化设计针对以上管理费用报销审批流程存在的问题，我的建议如下：首先对于工资发放不及时问题建立完善工资发放机制及完善工资审批流程，其次对于招待费用支出不规范、无节制问题提出严格规范招待费用审批流程工作，建立事前审批流程。最后对于差旅费报销审批流程繁琐问题进行革新，建立线上差旅费报销申请与审批流程，规范化差旅费报销限额。3.1工资审批流程优化设计3.1.1完善工资发放机制公司为规范工资核算及审核，并及时将工资发放至员工手中，需要完善工资发放机制。首先，需要明确各自职责，各部门主管负责本部门员工每月的出勤、绩效、加班、奖励及其他补助、罚款的计算、汇总、呈报，人事部根据各部门提交的资料编制工资表，财务部审核及计算代扣缴的个人所得税，总经理审批。若由于部门负责人资料呈报不及时，工资核算资料错误，导致工资延迟或工资发放错误由直接部门负责人承担相关责任。人事部、财务部于每月同时跟进当月的工资核算流程，员工工资核算接受员工自行监督，若有遗落、错算等失误出现，当事人应当天到相关部门说明，经查实，应于下月补发或减少。3.1.2工资发放审批流程图3-1工资发放审批流程3.2业务招待费报销审批流程优化设计3.2.1建立业务招待费用申请流程公司在招待人员时需要提前两天在线上填写招待费用申请单，详细填写招待事由及人员职务、人数、地点及申请预算，规定申请审批流程需在一天内审核完成。图3-2线上招待费用申请流程3.2.2规范业务招待费用标准公司招待时以“热情周到、勤俭节约”为原则，首先规范招待对象，要按其职位划分接待人员：招待重要领导时由人事部与公司领导商议后安排人员，招待本公司领导或负责人和外单位负责人或经理时由人事部接待人员安排接待，招待其他人员时由本部门往来人员接待，接待人员人数不得超过来客人数。其次对于业务招待费用的标准进行对象划分：表3-1业务招待费报销限额单位：元标准人员每人用餐标准每人酒水标准每人住宿标准其他人员招待60-10080-150110-150经理或负责人80-120100-200130-200重要领导100-200200-300200-300最后赠送礼品标准应按后勤部统一选定、管理、登记造册。经办人需填写申请单经领导审批即可领取。一般公司不赠送礼品，若对方先赠送，我方需将礼品交由后勤部管理，回赠时也因在申请单中备注说明。严格把控招待费用内容，仅限于将公司生产经营活动有关的列为招待费用，像与公司生产经营无关的职工福利费、奖励及销售获得的佣金不列为招待费用。各部门依据招待费用标准进行严格把控，无特殊缘由超出部分自行承担，财务部按照报销标准及流程严格监督审核，落实先申请后使用，实报实销，各类发票必须规范以原始票据为准，每月各部门进行招待费支出统计，各部门每年招待费限额为以年营业额的万分之五，若出现超出部分由本部门自行承担。3.2.3完善业务招待费用报销审批流程图3-3业务招待费用报销审批流程公司员工需在招待工作完成后一个星期内线上填写报销单据，线下提交各类发票给财务部，财务部线下审核要注意发票要清晰可识别，若出现缺失及不完整的发票不予报销，注意程序要规范及费用标准执行情况是否属实。报销中出现特殊情况因备注说明由公司领导审核后方可报销对于用出现公款私用、贪污公款这类事情出现时“违者必究”，谎报或开虚假发票的经查实，对于数额较少的退回其金额后处以1000-3000不等的罚款，数额较大且情节严重者交公司领导决议后依照法律处理。3.3差旅费报销审批流程优化设计3.3.1设立线上出差申请公司员工出差前要在线上提交出差申请单及借支凭单，注明详细出差人员、时间、地点、天数、预计支出的费用。出差人员不得在出差途中改变行程路线，若有突发事件另作补办手续，若因擅自改变路线且没有补办手续的（返回公司后7天内）不报销。图3-4线上出差申请审批流程3.3.2建立差旅费报销的限额出差实行包干制度，若费用超出标准部分由个人承担。出差期间因业务往来发生的费用需经财务部核实后给予报销，差旅费报销费用限额如图：表3-2差旅费报销限额单位：元职位项目职员主管、经理总经理交通工具按普通标准乘坐汽车、高铁二等座汽车、高铁二等座汽车、高铁一等座、飞机住宿（人/日/元）一线城市300380450二线城市20030036一般地区150200280餐费(人/元)一线城市120150200其他地区80100120财务部对各部门每月进行差旅费统计，每月不得超出25000元差旅费报销限额，若出现此类情况需要部门经理经领导同意的情况后方报销，不同意则本部门自行承担。3.3.3建立线上出差报销审批流程在预实结合下，事后各个部门的差旅费进行预算监控，然后按照预算与实际情况来看业务发展情况，出差事后进行以下管控：（1）员工出差结束后应在15天内线上填写《差旅费报销单》，线上申请及审批意见，线下粘贴齐全相关资料交于本部门管理员。（2）本部门管理员在创建费用报销单，详细填写出差时间、地点、费用等明细项目，然后线上提交本部门经理审核。（3）本部门管理员线下交于员工出差单据于财务部审核，待线上审批流程至领导审核后，系统报销完成，财务部于3天内向员工支付或收取差旅费。（4）若因出差期间工作需要、或出现意外事件等，需要延长时间出差或改变行程的，应填写备注说明，若因非业务原因导致差旅费费用增加则需要个人自理。图3-5线上出差报销审批流程设计方案实施效果速峰体育产业发展有限公司管理费用报销审批流程中存在的问题有:公司工资审批、发放不及时，业务招待费用支出随意，差旅费审批流程繁琐。针对这些问题，我的建议有：制定工资发放机制，明确各个职责，规定发放时间；对于招待费用的问题，进行合理控制，规范费用标准，建立事前申请流程，优化审批流程；差旅费费用报销繁琐问题提出线上申请审核，建立费用限额标准，简化申请报销差旅费流程审批。通过不断优化费用报销审批流程，有效整合公司业务、财务流程，成本支出将会得到有效控制，企业的管理水平将不断提升，从而实现公司的持续健康发展的目标。

参考资料[1]朱中才.企业管理费用控制问题研究[J].大众投资指南,2020，(22):91～92.[2]杨家钢,李金莹.探讨总公司管理费用预算管理问题[J].时代金融,2020，(18):119～121.[3]曹振峰.现代企业成本费用管理存在的问题及解决措施[J].商场现代化,2020，(10