湖南精益电机制造有限公司采购制度优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计目录1湖南精益电机制造有限公司简介 湖南精益电机制造有限公司采购制度优化设计湖南精益电机制造有限公司简介湖南精益电机制造有限公司成立于2002年，注册资本150万，公司地址位于湖南省长沙市雨花区万家丽中路二段539号1110号房，公司经营范围包括农业机械服务、销售;机械配件的零售;玻璃钢材料、电线、电缆的批发;金属材料、机电设备、机电产品的销售;普通货物运输。公司主导产品有Y系列、Y2系列、YCT系列、YVF系列、YEJ系列、Y2EJ、MS系列、MC系列电磁制动等三相异步电动机及齿轮减速专用电动机和各种派生电动机，荣获农业部全面质量管理合格证书，经省级监督检验合格，畅销全国各地，远销中东、欧洲以及东南亚地区。湖南精益电机制造有限公司现有采购制度存在的问题作为制造类企业，原材料是必不可少的，原材料的质量关乎产品的质量，价格则关乎企业利润的大小。在原材料采购上，湖南精益电机制造有限公司在采购制度上存在以下四点问题：1.采购计划编制不合理。2.采购审批周期过长。3.供应商选择不够严谨。4.采购人员结构不合理。2.1采购计划编制不合理湖南精益电机制造有限公司的采购计划制定不够周密合理，没有细化到各个环节的任务，年度采购计划没有依据公司年度经营计划来制定。其次，相关的工作人员未结合具体的市场信息，而是以个人的主观思想来制定采购计划，因此制定的计划往往比较落后，以致在采购工作中常常处于一个被动的地位，尤其是当订货周期较短、交货日期较为紧张时，会造成在采购价格、采购材料质量、采购材料交货日期等方面在与供应商的谈判中缺乏优势，让企业自身处于不利的地位。湖南精益电机制造有限公司制定的年度总采购计划是较为简略的，并且没有对季度采购、月度采购以及日常采购展开计划的制定，所以公司经常存在原材料库存过剩以及材料跟不上生产、造成生产滞后的情况。湖南精益电机制造有限公司以年度计划为主，像精益这样的生产制造类型的企业，对产品的更新换代有一定的要求，按年制定的生产计划、采购计划时间跨度太长，难以满足生产的需要，就会造成产品以及原材料的库存积压，卖不出市场。2.2采购审批周期过长湖南精益电机制造有限公司在采购实施过程中存在一些效率不高的问题。在现行的供货流程中，只要有采购，就需要经过层层审批，采购员与供应商协商后，联系采购经理、财务部负责人、副总干事审批，最后再向总经理做一个流程汇报，导致工作效率极低，特别是审批人员出差的时候，这样一个周期是特别长的。一方面，这一过程带来的问题是公司的运营效率太低，这一问题在湖南精益电机制造有限公司里面有着很严重的表现形式。另一方面，企业往往会失去最佳的供应机会，从而导致供应成本的增加，进一步对企业的生产造成影响。这样缺乏系统筹划的采购制度带来的后果就是工作效率低下，极大地耗费时间和人力成本。湖南精益电机制造有限公司目前的审批流程如图1所示：图图SEQ图\*ARABIC1湖南精益电机制造有限公司目前的审批流程图2.3供应商选择不够严谨湖南精益电机制造有限公司作为一个制造类型的企业，所需要采购的原材料非常之多，并且涉及到的供应商的数目也很多。但是公司对供应商的管理和评价制度是不完善的，对供应商的选择更多的是通过与公司管理层关系的好坏来决定或者是片面选择价格更低的供应商。采购人员只注重到了比价和压价，缺乏对公司本身真正的采购需求的深入了解，并且没有与这些供应商建立长期和稳定的合作关系的想法，这实际上这都是非常不科学、不合理的行为。湖南精益电机制造有限公司没有对供应商进行合理的分类和评价，缺乏对供应商原材料质量的考核与监督。公司对原材料市场价格并没有严格的调查，但是在目前的市场下，绝大多数的材料种类多，材料的质量也同样参差不齐，供应商的资信等级也有很大的差异。这一系列不明确的战略因素以及对供应商选择不严谨的表现，导致湖南精益电机制造有限公司面临着极大的采购风险，公司内部出现采购商品交货不及时、没有售后服务、产品数量和质量与采购合同不一致等问题。2.4采购人员结构不合理湖南精益电机制造有限公司的采购人员严重不足，采购部门只配备5人，与强大的采购工作量相比，即使采购人员的个人能力很强，也无法保证高质量的完成采购任务。并且公司的采购岗位职责总体看来是较为粗略的，公司的采购人员职责十分笼统，没有将采购主管、采购计划人员与普通采购员的岗位职责区分开来，往往是采购部门每个人都需要对所有职责统一包揽，这样做的后果是采购效率会大幅度降低，不利于采购部门各人员的统筹协作。湖南精益电机制造有限公司关于采购人员结构的安排如表1所示：表SEQ表\*ARABIC1湖南精益电机制造有限公司采购人员结构表采购人员供应商的寻找、资料收集及开发工作对新供应商品质体系状况的评估及认证与供应商的比价、议价谈判对旧供应商进行评估，确定其稳定供货能力及时跟踪原材料市场价格行情，提升采购品质和成本采购计划编排．物料订购及交期控制部门员工的管理培训工作与供应商以及其他部门的沟通协调制度采购计划其他工作湖南精益电机制造有限公司的采购制度优化设计3.1合理制定采购计划对于采购计划的制定，首先要利用好往年或者往季的历史数据信息，分析出明确的销售计划，为采购计划提供参考。其次是明确好生产计划，其中包括所需物料的类别、质量标准、数量、规格型号等，确认详细的采购要素。最后是制定采购计划，依据采购要素做出采购预算，并且征求相关部门的意见，如果没有问题，领导就可以签字批准采购部门执行此计划。在整个采购计划的过程中和采购完成后，采购部都要进行跟踪，如果出现任何问题，需更正采购计划并及时补救。在条件允许的情况下，湖南精益电机制造有限公司可以创建一个市场调研采购部门。市场调研采购部门需要每月对市场进行考察，对于最新的市场资料和情况做出基本的调查，充分了解最新的产品以及原材料情况。根据市场对产品的需求来更新，按月制定详细的采购计划，不拉过长的周期战线，保证公司生产销售与市场同步，减少原材料不必要的库存积压，分部门完成采购的每一步。在月度计划完善的情况下，统筹年度采购计划，并且制定灵活的日采购计划，日常的经营需求计划是为了应变临时之需。按月制定采购计划可能会在一定程度上加大市场调研采购部的工作量，但在制造类企业里，产品的更新换代是非常快的，只有公司的生产跟上市场的需求，才能提高企业的竞争能力，减少盲目的原材料采购，降低亏损，减少成本。湖南精益电机制造有限公司优化后的采购计划图2所示：图图SEQ图\*ARABIC2湖南精益电机制造有限公司优化后的采购计划图3.2完善采购审批图SEQ图\*ARABIC3湖南精益电机制造有限公司优化后的原材料审批图湖南精益电机制造有限公司现有的采购审批周期过长并且在目前公司的实际情况下是难以执行的。公司采购审批流程要在现有基础上进一步改善和优化，最重要的是审批流程要精简，目前的审批是在原材料的大批量采购时，需要层层领导的审核，这样确实能确保材料采购环节的结构合理性，但也耽误了进度，往往只是走一个签字的过程，可以适当减少采购过程中的审批人员，公司的日常采购工作由采购部和财务部审核即可。采购部门可根据实际的物资采购需求，填写采购申请单，报送审批权限部门或人员进行审批。根据采购金额来进行一个简单地区分，若采购金额小于1万元，则只需采购部经理直接审批即可；若采购金额在1万元—5万元之间，则需要采购部经理和公司副总经理共同审批；若采购金额在5万元以上，则需要公司总经理审批。采购部根据每月数据统计在每月初做出详细采购计划后，交予副总经理审批同意后就可以实施，不需要再经过总经理这一层审批，减少了审批过程。通过这种扁平式的管理方式大大改变了现有的审批周期过长的问题，采购订单的审核过程缩短了，原材料购买也会更及时，企业才能持续经营下去。通过简化公司的采购审批流程图SEQ图\*ARABIC3湖南精益电机制造有限公司优化后的原材料审批图3.3严格选择供应商图SEQ图\*ARABIC4湖南精益电机制造有限公司优化后的供应商选择标准对所有的供应商划分为战略合作供应商和常规合作供应商，其中战略合作供应商等级是最高的，可以不对其进行评价。仅对常规合作供应商进行评估，可分为已经履约评估的供应商和未经过履约评估的供应商，已经履约评估的供应商进行评估后按照6A.三次评估中两次及以上为优秀、6B.评估合格、6C.确认不合格来依次分为优秀、合格、不合格，未经过履约评估的供应商图SEQ图\*ARABIC4湖南精益电机制造有限公司优化后的供应商选择标准3.4合理确定采购人员结构针对湖南精益电机制造有限公司目前存在的采购人员结构不合理的问题，结合采购工作的实际情况，不同岗位确定好有不同的职责，对湖南精益电机制造有限公司采购部门的人员职责优化如表2下：表SEQ表\*ARABIC2湖南精益电机制造有限公司优化后的采购部门人员职责各岗位人员职责采购主管（1人）制定和修订采购制度监督和考评采购人员决策购进业务活动统筹安排采购资金计划人员（1人）组织领导采购人员搜集市场信息制定采购计划指导采购人员与供应商工作开展合同的审议和管理普通采购人员（3人）货源、价格、服务与供应商进行谈判办理物品入库手续发票的核对与付款搜集调拨信息节省购进费用支出4总结通过实际的调研考察工作发现湖南精益电机制造有限公司确实存在很多采购方面的问题，针对这些问题本次毕业设计对公司的采购制度从采购计划编制不合理、采购审批周期过长、供应商选择不够严谨、采购人员结构不合理这些方面进行了优化设计，能够很大程度的提高公司在采购业务上的科学与合理性，该方案在采购系统中发挥了更完善的作用，使得公司的采购流程更加规范有序，大幅度的降低了公司的原材料以及辅料的采购成本，并且完善了公司供应商的制度体系管理，极大地提高了公司采购工作的透明度以及工作效率，减少了真正投入生产的成本。公司完成了采购制度的系统性优化，下一步必须落实和跟进。在日常的采购制度中，这就要求从公司层面能够对采购制度进行大量的宣传与教育，增强有关人员对优化后的公司采购制度这一方面知识的了解，从而使采购人员对采购制度的具体实施有一个宏观地管理。参考资料

[1]胡幼纲.论供应商库的建