湖南今升购物股份有限公司往来账款管理优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计目录1公司简介 湖南今升购物股份有限公司往来账款管理优化设计1公司简介湖南今升购物股份有限公司在2011年9月19日成立，位于长沙市芙蓉区雄天路1号隆平高科技园内湖南科技创业大厦B栋第16层。该公司拥有着先进的技术以及广阔的经营范围，包括电子服务、食品销售、非酒类饮料、体育文化器材、进口商品等方面。该公司品质优良，在2014-2015年连续3年荣获中国通讯营销行业十佳畅销产品供应商奖，面对市场竞争，公司积极创新，扩宽网络渠道，发展网上购物，打造公司的品牌名誉。公司主要和一些购置酒水的购买商和供应商有经济往来。公司现有行政人事部、市场销售部、售后服务部、财务部四个部门，现有职工50人，由财务部门负责往来账款的管理，往来账款结构图如下图所示。图1公司组织结构图2公司往来账款管理现状与存在的主要问题2.1公司往来账款管理现状为了详细了解公司往来账款情况，对该公司2018年和2020年三年的往来账款进行了统计，发现往来账款余额随着账龄的推移不断增大（如表1所示）,表12018-2020年应收账款有关财务指标项目2018年2019年2020年销售收入(元)1023564.4687878.62119613.6净利润(元)-13515.8-34865.97069.2应收账款余额(元)893200.01230200.01637546.3应收账款周转率（次）1.150.651.48应收账款周转天数313553243应收账款占销售收入比重87.26%178.84%77.26%应收账款占总资产比重43.54%37.79%37.58%根据表1可以看出，2019年湖南今升购物股份有限公司的往来账款管理存在较大问题，其中拖欠一年及以上的往来账款占总数一半以上，这种情况下，公司的该部分账款失去了流动性，没有变现的能力，已经不是流动资产了。公司存在较大比例的应收账款为得到落实，说明该公司的往来账款管理中存在了较大的问题，这也为公司带来了较大的损失，除去账面上的损失，还有应收账款的成本管理损失。2.2公司往来账款管理存在的主要问题2.2.1公司往来账款的岗位职责不明确湖南今升购物股份有限公司规模较小，财务部门的人员也较少，但业务又很多，一个财务人员经常会要做几个人的事情，比如与往来账款有关的项目经常会安排往来会计之外的人员进行登记和核算，这也就导致了往来账款的债权和债务很混乱，甚至某些往来账款真实业务的管理也很混乱，无法找到往来账款的凭证，公司往来账款的真实情况很难查清楚，也从一定程度上导致公司财务系统的会计核算不完善。出现这些问题的主要原因，是因为公司高层出于可靠性考虑，安排了自己的亲戚在财务部门从事财务工作，出于对亲戚信任，他们的职位是没有进行明确的规定，分工也不合理，工作范围经常交叉，很大一部分往来账款的核算和管理工作没有明确指出由谁负责，当出现离职时也没有进行完整的工作交接，甚至没有合法完整的和有效的方法来记录会计凭证，最终导致相关信息损失和坏账继续增加。2.2.2公司往来账款管理混乱，缺乏完善的往来账款管理制度湖南今升购物股份有限公司的往来账款管理制度不完善，首先是公司领导对往来账重视度不高，公司各部门之前在往来账款方面没有很好的衔接，也没有明确各部门在往来账款管理中的责任，总体来说该公司缺少一套完整的往来账目管理体系。公司属于中小企业，规模相对较小，在业务合作方面往往只考虑公司利润，不会对合作方的各种资质进行核实及考察。在双方进行业务往来签订合同时，也没有具体的规章制度及专业人员进行核对，多数情况下只核对了合同中的数量、价钱，但是在收款方式、结算时间、违约条款方面都没有综合考虑。公司的业务人员往往为了最求业绩，只关注业务量，不关注合作客户的往来账款有没有清算。公司也没有在往来账款方面对业务部门的工作进行考核，这种情况也是导致公司往来账款存在问题的原因之一。另外，由于缺乏联动机制，各部门之前协调性查，公司多次出现财务人员在合作单位催账，而其他部门的人员完全不插手的情况。由于信息不对称、流程设计缺陷，其他部门没有签字审核的权利，整个往来账款管理现状比较混乱。2.2.3公司往来账款的监管制度不够严谨公司由于工作职责的划分不明确，往来账款中存在坏账和挂账，坏账将使公司蒙受巨大的损失。由于公司往来账款中的数据很大，给往来账款的管理带来了很大的问题，想清查一些往来账款，查找客户或供应商的账号都非常困难，给后续的催收工作带来很大的麻烦。由于无法收回欠款，无法定期与相关单位核对账款，有些欠款公司还经常提出与公司应付账款相抵触，但又缺乏详细的记录，使往来账款的账目很不清楚。造成这些后果的最根本原因是因为公司对往来账款缺乏监管，既没有成立专业的监督管理部门，也没有配备专门的监督管理人员，任由财务人员自己处理，没有定期进行核查，导致财务人员放松警惕，对待工作也就不严谨，会计工作质量较低。3公司往来账款管理优化设计3.1建立健全公司的往来账款管理岗位制度湖南今升购物股份有限公司应该建立严格的财务人员岗位制度，明确规定不相容的职位制度，对财务人员特别是往来账款管理人员进行明确的职责分工，以防止往来账目中存在欺诈行为，公司员工应加强彼此之间的沟通。当公司中各部门需要交接工作时，员工应该积极完成交接工作，避免交接中材料不一致和交接信息不完整。例如，某一个往来账款尚未收回，而处理该账目的会计人员已经离职，则必须在该会计离开工作岗位前下将其收回，以确保往来账款的管理不会出现混乱情况，各会计岗位员工相互交流可以提高往来账款管理员工的工作效率，每个部门的员工都应该要坚守自己的岗位，履行职责，要切记公私分明。以确保财务人员能够更好的履行职责，对往来账款相关岗位职责进行管理。总账会计职责：与银行各项业务对接，对未收回的账款进行督促。往来会计职责：依据公司和财务管理的各项有关规定，在科长的指导下，对应收账款、应付账款、进行对账确认、监控往来情况、清理呆坏账款，及时反馈、解决往来账款管理过程中发现的问题，以确保往来账务清晰和资产安全，防范呆坏账风险。出纳职责：登记现金及银行存款日记账、费用报销。主管主管总账会计往来会计出纳总账会计往来会计出纳对各类的往账款的进行对账确认，并完成账务处理。反馈、解决往来账款管理过程中发现的问题，以确保往来账务清晰和资产安全，防范呆坏账风险办理现金收付和银行结算业务。对未收回的账款进行相应的督促。费用报销及登记现金及银行存款日记账对各类的往账款的进行对账确认，并完成账务处理。反馈、解决往来账款管理过程中发现的问题，以确保往来账务清晰和资产安全，防范呆坏账风险办理现金收付和银行结算业务。对未收回的账款进行相应的督促。费用报销及登记现金及银行存款日记账图2往来账款管理相关会计岗位职责3.2制定严格的往来账款管理制度为了规范公司往来账款管理，改善往来账款管理现状，公司制定严格的往来账款管理制度，对往来账款管理部门、往来账款管理人员、往来账款账龄分析、往来账款对账事宜等方面制定出切实可行的制度。首先明确往来账款管理部门是财务部，尽管管理往来账款涉及多个业务部门，但是收款和付款的最后阶段仍在财务部门。财务部与各个部门进行协调，首先对未结帐户数量设置上限，然后向领导层报告，在由领导层确定红线，明确清算拖欠的款项，不再向拖欠的单位付款；第二，由财务部门选择经验丰富的财务人员来处理清查账户余额，对于大量预留帐户和较长的帐户，指定一名专职会计师进行管理，并设置一个AB职位进行轮换；第三，对应收账款定期进行账龄分析，为了更清楚、详细地了解每一笔应收账款的账龄，设计一张账龄分析表，用于详细分析账款的具体情况；第四，明确往来账款对账的时间，规定根据往来账款的实际情况每半个月、一个月进行一次对账，及时找出超过期限的应收账款和应付账款，对于超过期限的应收账款，及时发出催收通知，对于超过期限的应付账款，及时通知相关的业务报门，收集有效凭证进行报账，按时进行付款，以免影响公司信用。明确财务部对往来账款管理的职责，以财务部为主导，协调其他部门拟定往来账，并上报单位领导。明确财务部对往来账款管理的职责，以财务部为主导，协调其他部门拟定往来账，并上报单位领导。财务部设立AB岗转职往来账会计用于往来账款的管理工作，并明确往来账款催收制度。财务部设立AB岗转职往来账会计用于往来账款的管理工作，并明确往来账款催收制度。定期对往来账目进行审查和账龄分析，逾期款项进行动态追踪，并上报领导账目情况。定期对往来账目进行审查和账龄分析，逾期款项进行动态追踪，并上报领导账目情况。明确对账时间和对账制度，及时开展对账工作。账中找到的调节项要及时做调账处理。明确对账时间和对账制度，及时开展对账工作。账中找到的调节项要及时做调账处理。图3往来账款管理流程3.3制定往来账款内部控制制度湖南金升购物有限公司往来账款管理包括公司财务管理各个方面。为了管理往来账款的规模和异常变化，有必要在全过程和精细化管理的要求下建立严格的内部控制体系。经常核对往来账款账户，严格落实往来账款监督和管理包括项目选择、项目审查、合同签署、采购计划、仓储、生产、销售提款、资金支付等，制定内控流程，分清往来管理职责，不仅要在业务和财务两个部门落实，公司的其他部门的也要重视往来账的情况。每个部门在内部控制流程分配的职责范围内执行检查，批准和后续记录。所有部门对于合作伙伴资格要求、业务发展模型、信贷额度、付款方式、财务账户、付款收款、坏账、摊销等方面都有相应的审查方法。对于公司往来账款管理分为三个阶段。事先，业务部门必须提供详细的研究报告，以了解客户打算开展的合作公司的信誉、业务状态、业务资本和付款周期，并整理出审核材料。合同管理部门应当对业务单位提供的各种资格进行审核，并仔细核对合同中的运输方式、地点、时间和付款方式是否匹配，并且违反合同责任条款是否会对公司或其他问题带来重大的不确定风险。签订合同时，财务部门必须检查合作单位的账户状态、资金的收付条款与公司确定的付款方式之间是否有差异。事中，需要设计一个更全面的资金审批制度。签订合同过程中业务部经理、合同部经理、财务部经理都需要参与合同的会签。购销台账、完整登记；支付货款时，业务部门必须提供合作公司的信息，包括采购合同、采购订单、发票和仓库清单。销售业务报销需要提供销售合同的副本、销售清单、购买订单、销售发票、下家到货证明以及上家已付款和下家应付款的凭证复印件。业务员签字后，由业务经理确认，合同部门签字并确认合同的履行，并附上合同履行的确认书。财务部首先确认另一名会计师负责本次交易，然后由财务部的领导签名，最后由公司总经理签署。事后，月度结束，人事考核部门要协调业务、财务、合同管理部门共同核对账目。检查业务发展状况是否与财务报告状况匹配，以及是否有特殊事项。如果经多方确认是正确的，人事部门将根据销售量、往来挂账情况等打分，将考核分数由各部门和领导签认后交人事部门，作为计算奖金发放与扣款的依据。业务部门提供客户详细调研报告并出具切实的证明材料财务部门签合同时要检查合作单位挂账情况以及资金收付条款与公司制定的货款结算方式业务部门提供客户详细调研报告并出具切实的证明材料财务部门签合同时要检查合作单位挂账情况以及资金收付条款与公司制定的货款结算方式事前 事中资金支付环节要设计较全面的资金审批制度对合同执行情况进行签字确认，并附合同履行确认表，财务部门先由对口会计对往来挂账审核确认在进行签字。事中资金支付环节要设计较全面的资金审批制度对合同执行情况进行签字确认，并附合同履行确认表，财务部门先由对口会计对往来挂账审核确认在进行签字。人事部门要协调业务、财务、合同管理、考核部门一起对账。确认业务开展情况与财务挂账情况是否一致，人事部门依据销售量、往来挂账情况作为计算奖金发放与扣款的依据人事部门要协调业务、财务、合同管理、考核部门一起对账。确认业务开展情况与财务挂账情况是否一致，人事部门依据销售量、往来挂账情况作为计算奖金发放与扣款的依据事后事后图4往来账款管理优化流程图4评价对于一个公司而言，往来账款的重要性是不容忽视的，毕竟往来账款能够反映一个公司的经营状况，湖南今升购物股份有限公司通过加强对往来账款的管理和监督，建立健全公司的岗位制度，定期清理公司的往来账款，从内部控制把握好往来账款的风险管理，定期清理关于往来账款的挂账和坏账，注重公司的信誉管理风险，提高公司的发展能力为以后公司的发展打下坚实的基础。保证了公司合理的现金流量和较高的销售利润，提高了公司信誉，塑造良好的外部形象。

参考资料[1]陈红.加强往来账款管理防范