湖南嘉宝家居有限公司付款审批流程优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计目录1 湖南嘉宝家居有限公司简介 湖南嘉宝家居有限公司付款审批流程优化设计湖南嘉宝家居有限公司简介湖南嘉宝家居有限公司创立于2004年，是一家专业从事于整体厨房、整体衣柜、木门等家具的定制，为客户提供集研发、设计、生产、销售、安装于一体的一条龙服务的本土大型家具嘉宝家居公司集团。2014年荣获“中国定制家具行业十强示范嘉宝家居公司”，嘉宝家居有限公司是湖南一家拥有自主产权式工业园的厨柜品牌，该公司六千平米的大型工业园区坐落于长沙市望城县丁字镇。公司秉承“客户满意度高于一切”的经营宗旨，致力于为客户提供样式多样化的产品和体贴的服务，同时也为客户提供一个方便快捷的一站式定制环境和平台，为客户做到“省心、省力、省时”。嘉宝家居一直本着“十年质保”的产品核心理念服务客户。随着公司的不断壮大，作为后起之秀的嘉宝家居通过几年的强势发展，尤其在市场占有率不断提升和品牌知名度加强的背景下，在整个行业里扮演了越来越重要的角色。湖南嘉宝家居有限公司岗位简介湖南嘉宝家居有限公司除总经理、副总经理之外还设有其他五个部门，分别是设计部、运营部、财务部、行政人力资源部和制造部。设计部负责产品的外观样式的设计，是公司的核心部门；运营部和制造部负责产品的销售和生产，起着沟通和桥梁的作用；行政人力资源部负责公司的接待和员工的应聘就职工作以及公司内部的嘉宝家居公司文化和员工关系；财务部则负责公司的日常财务核算，分析财务数据，拟定和完善公司的财务制度。各个部门相互关联又互相监督。其详细组织架构见下图2-1湖南嘉宝家居有限公司岗位介绍图湖南嘉宝家居有限公司存在的问题及现状分析湖南嘉宝家居有限公司虽然各部门分工明确，公司组织架构清晰。但公司管理过于随意，高层管理人员淡薄的管理意识，导致财务内部漏洞百出。员工也是懒散随意的工作态度，大家没有凝聚力，各自在自己的岗位上得过且过。公司上层对于公司财务方面的管理松懈，也导致了财务制度不健全不严谨。而财务工作最重视的就是财务制度的建设，其账务处理又是财务工作的基础。一旦基础不稳固，“上层建筑”也就是豆腐渣工程。所以打牢财务工作的基础工作才能使得嘉宝家居公司越来越强大。付款审批流程制度缺乏严谨性申请审批流程应该是层层递进，互相关联且制约的关系。经过研究却发现嘉宝家居公司财务内部的付款审批流程存在极大的随意性，审批程序极其简单且不规范。付款审批流程制度就是经办人填写完付款申请后，没有经过任何上级的批准或者规范的签字盖章，直接将付款申请移交给了出纳，将款项划出。这样就出现了跨级审批的陋习，违反了嘉宝家居公司内部控制的不相容职务分离的原则。长此以往，公司财务内部就会成一盘散沙，大家都我行我素，毫无规章可言。公司的资金流转也是一团乱，对于财务报表的成型和数据的分析都造成了困难。付款方式过于随意，无统一标准当今付款最为常见的几种付款方式无一例外就是支票、电汇和转账这几种付款方式。而公司的财务公章和个人名章以及个人签名就是决定付款是否成功的关键。当公司签发支票付款时，没有统一规范的要求，个人名章和个人签名随意更换，兑换支票银行预留签名不规范和不统一，由此容易被模仿和盗用。付款支票也是杂乱无顺序，导致重复付款的现象发生。审批时效影响工作效率财务工作是否可以高效且准确的完成，不仅需要专业的技能，同时与各部门的协调也是密不可分的。审批流程需要一层一层的通过，最终完成付款的整个流程。其中公司的过度集权，繁琐且不必要的审批流程则大大降低了公司整体的工作效率。一昧的传统审批流程，不仅容易出现很多细节上的错误，信息也不能及时进行传递和沟通，出现信息不对称的情况，员工没有一定的权利，从而导致财务工作的进行和上层领导的管理之间存在误差，拉低工作效率。员工工作态度懒散随意，资金复核不严谨嘉宝家居公司内部员工缺乏自律性，各有各的小团体，不够团结，公司没有凝聚力。员工对于申请付款的网银和单据上的收款人和金额是否一致没有进行严格的复核，随意核对就完成了审批流程的最后一步。并且未按照规定对财务单据进行连续编号,签字和保存。这不仅会造成原始单据的丢失，对之后的查账也带来了极大的不便，从而拉低了嘉宝家居公司的工作效率。湖南嘉宝家居有限公司付款审批流程优化设计规范付款审批流程制度嘉宝家居主要以门，橱柜和家具的定做为主业，需要对购买家具定做所需要的原材料进行付款申请。首先由经办人提出付款申请，其中要如实填写费用事项和原因，填写申请单含时间／地点／申请金额／用途等明细，确认按合同执行；再移交给副总经理进行核实申请事项是否属实；然后移交给总经理；接着移交给财务主管进行相关手续的交接和办理，把握对该项付款的发生对嘉宝家居公司的经营的影响，然后签字确定款项的划出；接着出纳进行资金再审，审核网银或支票和单据上的收款人和金额是否一致，复核签批单据后将款项划出。付款审批流程图如下：2-2湖南嘉宝家居有限公司申请付款审批流程图统一付款方式付款方式是付款审批流程的最后一步也是至关重要的一步，所以设置规范且统一的付款方式是十分有必要的。统一规定公司预留给银行的印章或签名是具有辨别性的，要求不容易被模仿或者盗用，只有公司内部的人员才告知。并对付款支票进行连续编号，从而防止被重复付款；对于之后的查账，也可以很清晰明了的找到，保证存根的完整性，提高工作效率。公司内部各司其职，一定程度的放权适当的放权给员工，采用内部控制的不相容职务分离制度。注重嘉宝家居公司内部人员的各司其职，减少繁琐的审批流程，从而大大的提高嘉宝家居公司的工作效率。不必要不论款项的大小都要通过一系列管理层的审批才通过下来，然后进行付款。因为这样会影响审批时效，降低工作效率。对于申请付款的款项可分“大钱和小钱”，对于款项较少的申请，可采取一定的放权制度，总经理将审批权力给财务主管，由财务主管进行决策和定夺。然后再直接移交给出纳进行审核和划款。这样就可以有效的提高审批效率，促进上层和下层的沟通。以金额为5000为例子的流程图如下：2-3湖南嘉宝家居有限公司付款审批流程图充分调动员工的工作积极性，形成团结上进的工作氛围一个公司的企业文化也是它发展壮大的精神力量。嘉宝家居有限公司可以不定期开一个员工动员大会，对员工进行精神和物质方面的鼓励。加强公司的人文关怀，多组织员工之间进行交流和学习，营造一个有凝聚力又团结且积极向上的工作氛围，从而可以大大的提高员工的工作积极性和增强员工对于公司的归属感。完善并健全资金复核的制度完善并健全资金复核的制度，对于已签发的支票或电汇的总额与所处理的付款凭单的总额进行再次核对，保证其一致性；确认支票收款人姓名和金额与付款凭单上的内容具有一致性。并对单据进行连续编号，保证其完整性和对作废单据处理的合理性。一旦付款程序完成，就在其凭单和凭证上加盖印戳或打洞等方式将其注销，避免重复付款，损害公司的经济效益。湖南嘉宝家居有限公司付款审批流程制度的优化给嘉宝家居公司经营带来的影响一套合理规范且科学的付款审批流程，不仅可以带动公司财务部的工作效率，更能提高整个公司的经济效益，所以每一个员工都应该学习并遵守相关规章制度。为嘉宝家居设计的付款审批流程的优化方案满足了嘉宝家居公司内部控制的要求，在遵循不相容职务分离的基础上，又做到了适当的放权。在申请付款审批流程的过程中，员工既行驶权利又承担责任，付款申请单层层流转，各部门相辅相成，井然有序的完成整个付款审批流程的财务活动，各部门之间既相互合作又相互制约和监督。其次规范统一的付款流程，也为之后公司现金流的监管和运用起到了一定的辅助作用，可以让管理层更加清晰明了了解资金的明细，由此更快做出经济决策。因为财务内部有了明确又规范的财务制度，所以一定程度上为嘉宝家居公司降低了财务风险，员工有了一定的自我管理权利，从而一定程度上节约了工作时间，嘉宝家居公司的工作效率也得到了显著提高。最后规范的财务制度直接创造价值。表现为系统的工作方法、精准的财务数据、整个财务部乃至整个公司的整体协调性，都大大提高了嘉宝家居公司的嘉宝家居公司协同效应，形成自身独有的财务优势，从而创造并保持嘉宝家居公司的竞争价值，在竞争愈发激烈的家居市场立于王牌地位。小结此次在为嘉宝家居有限公司设计的付款审批流程的优化方案中，针对其付款的流程，付款的时效，付款的方式，员工的工作态度，资金的复核等方面提出了全面且科学的建议。因为财务本身就是公司建设的基石，要想公司做大做好，基石就要又稳又牢。而每一个员工就是那“匠师”，一套完整规范的财务管控体系要求每一位员工都要去遵守和维护。不管是公司制度还是公司文