湖南鼎鸿食品有限公司应付账款管理制度优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计目录1湖南鼎鸿食品有限公司概况 湖南鼎鸿食品有限公司应付账款管理制度优化设计1湖南鼎鸿食品有限公司概况1.1公司简介湖南鼎鸿食品有限公司成立于2018年12月29日,注册地址位于湖南省宁乡市历经铺街道东城社区金玉路99号,法定代表人为陈赛。经营范围包括蔬菜制品生产及零售,熟食品制造,鱼糜制品及水产品干腌加工,调味料生产和零售,酱腌菜生产,预包装食品零售和农产品互联网销售等,主营湖南特产,零食,自热米饭和素食菜。公司自成立以来始终秉承“培养人才,打造一支高强团队,成为行业领导者”的发展目标。公司的优势是拥有一支年轻的团队,发展潜力和发展空间较大,业绩增长比较稳定。公司能快速发展且在行业内站稳脚跟离不开公司的每一位员工,他们精诚团结,齐心协力带领公司走向更加辉煌的明天。1.2公司组织架构图从从陈赛 股东 股东 监事法定代表人经理湖南鼎源食品有限公司湖南鼎鸿食品有限公司董事湖南鼎源食品有限公司湖南鼎鸿食品有限公司股东 法定代表人高管股东监事彭曙文庚武彭曙文庚武图1公司组织架构图2湖南鼎鸿食品公司现有的应付账款管理制度2.1应付账款的含义应付账款是一个负债类的会计科目,是将来需要清偿的一种现时义务。通常指一家企业在供货商那里购买材料,商品和接受劳务供应时因资金有限不足以支付供应商的货款而发生的一项负债,是供货商和进货商在购销活动中因为获得物资和支付供应商货款的时间不相同而产生的。应付账款一般是在物资和发票同时送达仓库并且经过仓管人员和财务人员确认无误后登记入账,但具体问题具体分析,应以企业的实际情况为准。应付账款的账务处理涉及的相关科目主要有原材料,库存商品,应交税费,制造费用,管理费用,银行存款,应付票据,营业外收入等科目。2.2湖南鼎鸿应付账款管理流程及流程图应付会计根据付款合同及订货单开具产品入库单,并审核金额是否有误,再与付款单核对一致后根据审核无误的原则,附上有关部门的签章,再根据审核后的单据计入各供应商付款账户。如实核对各种往来款项,根据各收款单位的原始凭证填制记账凭证,经会计人员汇总整理后填写科目汇总表,登记公司的银行存款日记账以及应付账款明细账。在支付货款前进行各类单据的审批工作,核对金额,数量,供应商名称,付款日期是否与原始凭证一致,核对工作完成后即可与供应商办理付款结算。在供应商收到货款并检查各类款项确认无误后,进行对账和结账工作。仓管员仓管员应付账款管理员上级主管采购员应付账款管理员上级主管采购员付款及分配付款审批开付款通知单采购发票处理采购入库付款及分配付款审批开付款通知单采购发票处理采购入库 供应商付款记录采购发票付款记录采购付款通知单财务审核应付账款付款通知单供应商付款记录采购发票付款记录采购付款通知单财务审核应付账款付款通知单(未审核)采购发票与采购入库单对应表采购应付账款(物资采购) 财务部人员账龄分析财务部人员账龄分析 付款申请应付账款分析 付款申请应付账款分析 付款申请单付款单付款申请单付款单应付账款明细表应付账款账龄分析表 图2应付账款管理流程图3湖南鼎鸿食品公司应付账款管理制度存在的问题3.1供应商选择不合理就目前湖南鼎鸿有限公司的现状而言,采购原材料过程中出现的第一个问题就是供应商的选择问题。企业要想保证产品的生产正常进行,就必须有较好的供应商来提供所需的相关物料。在当今这个社会生存的法则就是“优胜劣汰”,适应力强的生存下来，适应力差的被社会淘汰，企业也是如此。供应商和企业是双向选择的关系,企业可以选择良好的供应商,反之供应商也可以选择信誉度高的企业。但是就目前而言湖南鼎鸿公司还是没有放弃一些传统落后的采购思想,只有在物资供不应求时,才会花费时间和精力去寻找良好的供应商,结果导致公司浪费了很多的时间和资金,却不能及时找到适合自己所需的供应商。有时在规定的时间内虽然确定了供应商,但因为没有足够的时间去对选择的供应商和相关产品信息进行有效的收集和筛选,结果导致其供应的产品完全满足不了公司自身生产的需要以及后期的产品供应频频出现问题。湖南鼎鸿公司因人员规模不大,员工忽视了对供应商的档案做出详细的整理和存档,不注重与供应商之间增强联系,导致公司后期损失了一大批老客户群体,对日后产品的采购工作带来不利影响,采购成本增加,致使公司的资金运转出现问题,不利于资源的优化配置。3.2采购与财务部门岗位之间分工不明确湖南鼎鸿公司属于小型企业,各个部门之间的分工也不是很明确。每当月初的时候,采购部人员工作量增多,由于缺乏人手,在采购人员任务繁重时,恰逢是财务部比较轻松的时候,他们经常会让财务部员工来采购部帮忙,一方面由于公司对于物资的采购数量要求也没有明确的规章制度来约束,造成采购部门先前也没有及时制定合理的采购计划,从而导致公司内部资源消耗严重。采购计划的不足或过剩都会引起停产损失和耗用大量资金。到月底的时候,财务部门要负责对账结账工作,因员工有限,公司出于成本考虑没有额外支付工作来聘请专员担任此项工作,公司基本上都是一个员工担任两个岗位,导致不相容职务没有得到相应的分离。而应付账款的每一个环节都是紧密相连,环环相扣的,如果其中某一个小小的环节出了差错,后面的环节也会跟着受到牵连，造成公司遭受损失。每当鼎鸿公司的财务状况出现问题时,就会导致付款不及时,拖欠供应商货款愈发严重,造成公司的信誉等级降低,一旦这样的情况持续得不到有效的解决,供应商就会优先选择跟其他公司合作,导致供货不足影响公司下一轮生产。3.3管理层滥用职权现象严重公司管理层利用自己的职权之便,让会计人员将“应付账款”账户的销售收入计入“银行存款”,导致库存商品月末结账时，账实不符,以便年末缴纳税款的时候能够少缴,增加公司的隐性收入。根据税法规定:企业无法或无需支付的应付账款应计入“营业外支出”,但公司为了逃税漏税,虚增利润,将“应付账款”长期不做挂账处理,隐瞒收入。公司管理层不但不检讨自己,还相互推脱责任,导致应付账款管理工作漏洞百出。4湖南鼎鸿食品公司应付账款管理制度优化设计4.1对供应商进行合理选择公司应首先采取供应商年度诚信评级,让供应商同台竞争,在激烈的市场争中取长补短。应该在公司内部建立一个评级小组,小组成员由采购部,财务部和生产部的员工组成,组长由公司董事长担任,在每年年末对供应商进行考核与评估。评估的主要事项有供应商的供货价格,供货质量,供货时间以及后续合同的履行情况,主要分为三个诚信等级,依次是A,B,C三级,小组成员共同商量讨论出最后结果后,提交给公司董事长，董事长审核通过后,纳入公司的采购信息资源库。公司对于A类优质供应商优先纳入下一季度的采购范围,录入公司供应商档案;对于不符合要求的供应商则取消下一轮的竞标计划。与供应商建立良好的合作关系是公司进行应付账款管理的前提和基础,没有优质的供应商为其服务,公司将寸步难行。因此公司应当完善供应商档案体系,与各供应商之间加强交流与合作,保持和谐友好的关系,为日后的订单奠定良好的基础。4.2应付账款管理部门分工优化在应付账款的登账,记账,结账工作中,应设置专人登记货款发生的时间,款项的确认,支付核对与结算工作,如采购人员必须提交请购单,采购单,采购合同,入库单,发票等相关凭证;财务人员必须在审核确认单据无误后方可登账。公司高管要进行不相容职务的分离,明确相关责任人的工作内容,加强各部门之间的信息交流与共享,共同做好应付账款管理工作,一旦在某个环节出现重大差错,公司管理层要承担相应责任。4.3管理层责任认定优化完善的经营管理制度对湖南鼎鸿食品有限公司应付账款的管理意义重大。第一要明确划分各部门之间的职责范围,优化资源合理分工与配置,并分清楚部门之间的联系与区别有哪些,从而更能有针对性地解决现实中的问题,实现公司内部的合作共赢。第二要完善员工绩效考核体系,多组织一些部门活动,实施奖惩机制,鼓励员工积极参加,将考核内容扩大到部门间的团结凝聚力,实施加分制，从而有利于增强部门与部门之间的合作意识。公司高管也要起到带头作用,从自身做起,引导员工对于沟通与合作意识的重视,让公司的发展充满活力,让员工共同融入公司的管理氛围中,提高公司的运作效率。第三要实行资源整合,合理利用公司资源,有效协调公司各部门之间的关系,在集体利益最大化的前提下,优化各部门的职能目标,舍小家顾大家,保证公司发展能跟上时代进步的步伐。因此公司可以采取管理培训生制度,通过岗位的轮换来增强员工对不同部门岗位的认识,学会换位思考,有利于员工之间加强协作性,提升整个公司的沟通效率。公司的发展离不开每一位员工的辛勤付出。公司要想长期在食品行业立足,必须于细微处见真知,细节决定成败。应付账款的账务处理程序复杂而繁琐,有购入材料款项尚未支付,有接受劳务供应应付而未付的款项,有用非现金资产偿还债务,也有其他方式进行清偿的……很多企业管理者习惯将重心放在应收账款的管理上,因而忽视了对应付账款的管理,造成财务人员在进行应付账款账务处理时,因对其比较生疏,全靠自己的主观臆断进行操作,忽视客观存在，导致公司拖欠货款,资金周转问题层出不穷。因此公司因具体问题具体分析,针对应付账款管理的每一处环节确定相关责任人的追责制度,一旦发现谁违反规定,徇私舞弊就对责任人进行严惩。通过建立这种制度,能使公司管理层和员工清楚的知道自己的职能所在,相互监督,自我约束。4.4应付账款优化设计流程图收货:收货:要求供应商提供一式三联送货单,并将货物送达仓库统一由仓管员管理品质检验:质检员负责对物料严格把关,品质检验:质检员负责对物料严格把关,对不符质量要求的进行退补货 11.货实不符:退货、换货、补货2.有其他违反采购协议规定的,由质检员开出“扣款通知单”3.如需要供应商处理的需通知采购与财务暂停付款核对收货单是否与实物相符核对收货单是否与实物相符 否 是签章:仓管员签章:仓管员在一式三联的送货单上签章,一联给采购员,一联整理归档采购对账:采购对账:采购员根据入库明细表与对账单核对,如发现数量单价有误,及时通知供应商更改账单发票采集:发票采集:采购员收到发票后,在发票上附上送货单,采购订单,并登记移交给财务部财务审核:根据财务审核:根据仓管员送来的送货单与明细账核对数量单价是否一致通知开票:对账完成由采购员通知供应商开票 图3应付账款优化设计流程图5总结本次毕业设计的主要研究目标是针对湖南鼎鸿食品有限公司应付账款管理制度的优化设计,侧重点在于对湖南鼎鸿公司的有些制度进行完善和优化。应付账款管理是中小企业不容忽视的一项重要问题,企业管理层必须认识到应付账款管理的重要性并提出相应的应对措施。通过对湖南鼎鸿公司应付账款管理制度形成的原因和现状进行分析,披露湖南鼎鸿公司应付账款管理制度存在的问题,并逐一对其进行了优化。完善的应付账款管理制度能使企业的欠款得到及时准确的支付,有利于保证企业资金的正常运转和流通,同样也能提高企业的信誉度,在市场竞争中立于不败之地！

参考资料[1]彭文静