衡阳市靓达服装有限公司材料采购制度优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计衡阳市靓达服装有限公司材料采购制度优化设计公司简介衡阳市靓达服装有限公司(以下简称"靓达服装公司")成立于2001年7月,注册资本为200万人民币,创始人贾东。公司地址在衡阳市蒸湘区中山南路建设银行旁,占地面积为1780平方米,目前员工已有350人。靓达服装公司是一家主要以服装生产及销售为主的企业,目前公司的主要经营范围有:服装、服饰的销售。制作时所使用的材料又可以分为面料和辅料。其中面料主要是：棉布、麻布、丝绸、呢绒、皮革、混纺、化纤、色织布、针织、羊毛混纺、纤维混纺、复合面料等;辅料是拉链、纽扣、织带、花边、衬布、商标、线绳、填充物、塑料配件、金属配件、包装盒袋、印标条码等。靓达服装公司材料采购现状及存在的问题2.1公司材料采购的现状及现有采购流程图生产部门提出需求与供应商询价采购部门制定采购计划靓达服装公司是一家主要以服装的生产及销售为主的企业,通过资料了解,我发现该公司采购员进行采购时都是按照传统的采购方式,且没有固定的几家供应商,全靠零散的商家提供材料,这样严重影响了生产线的生产,无法让公司快速的成长。目前公司材料采购的流程一般是先由公司的生产部提前说明材料需求,然后由采购部内部人员制定材料采购计划,接着到市场与供应商进行询价,最后确定,签订采购合同等。材料到货时也只是由仓库保管员清点验收,没有设定专门的质量监管员,验收后便通知财务部办理付款手续。以下是靓达公司现有材料采购流程图如图1所示:

生产部门提出需求与供应商询价采购部门制定采购计划 订单 通过 签订采购合同 签订采购合同财务部门结算清单 财务部门结算清单办理入库手续 审核办理入库手续图1靓达公司现有材料采购流程图2.2目前公司材料采购制度中存在的问题2.2.1原材料采购计划制定不严谨靓达服装公司之所以在采购环节中出现原材料费用较高，就是没制定好采购计划，采购计划其制定得内容是否合理、有依据将直接影响到整个公司的发展运营。为了制定好的制定采购计划，就是得判断市场的需求、公司生产能力的多少以及采购时环境等其他各种因素来确定采购的标准、以及更好的开展进行各项采购作业等。而目前靓达服装公司制定采购计划都是按传统老式的方法来进行的,无法达到以下的目的:（1）预测所需要材料的数量和时间，确保材料的及时供应。（2）提前与生产部门沟通好。保证有合适的原材料来达到生产量的需求。生产部门从而顺利地完成销售任务。（3）尽量减少库存量，降低采购成本，避免浪费。如果公司的仓库堆放太多又毫无用处的闲置材料，如果没法在生产经营中创造它的价值，就会不停的耗用资金产生高额的费用。如果盲目的去采购，不仅会导致材料库存数量过多，严重破坏了公司的正常资金运转，同时给市场也带来了风险，对公司未来的经营很不利，所以，制定合理、完善的采购计划是至关重要的。2.2.2缺乏对供应商科学管理要做好原材料的采购工作，选择一个好的供应商是十分重要的。从公司目前的采购现状来看，靓达服装公司生产的产品范围较广，所需的材料多种多样，每年都需要从全国各地进行采购，但是一直都是较为零散的供应商对该公司进行供应，很难形成一个较为稳定的长期战略合作伙伴关系，且后续的原材料使用情况也不能得到及时反馈。所以，在我看来，靓达服装公司在供应商的管理方面还存在以下几个问题:

(1)供应商的选择和评价标准不科学。该公司没有统筹兼顾质量、成本、交货期、服务等要素，使得在供应商选择过程中过分注重价格，从而忽略了质量、服务等其他竞争要素。这种只注重自身短期经济效益，造成供应商之间形成价格竞争，而不是长期考虑合作的行为，往往会失去供应商的信任，难以与核心供应商建立战略合作伙伴从而形成企业供应链的竞争优势。(2)对供应商供货情况没有及时反馈。以至于对供应商提供的货物质量无法进行检验。当采购员向供应商购买材料后,仓库管理员没法马上反馈送来的原材料有质量问题,

如果该供应商提供的货物出现质量等问题,靓达公司也无法在短时间内寻找到合适的供应商,会导致交不上货等后果。就目前而言，靓达服装公司要想对供应商进行有效的管理，就必须建立供应商档案管理机构，这样才能找到更加合适的供应商进行合作，才能满足企业生产经营的要求。所以能否及时掌握供应商的生产能力信息，是否值得与该供应商继续进行后续的合作等一些问题是需要慎重考虑的。2.2.3材料入库验收手续不缜密材料验收是材料采购的最后-道关口，也是能检验产品质量较为重要的一道程序。由于靓达服装公司原材料大多都是直接采购的，所以公司一般等货物到达时，由仓库保管员直接进行签收，然后立即送至生产车间进行生产，不会在仓库过多停留。正因为在这种模式下，仓库仅有一名保管员，没有设置专门的质量检查员，那么公司所购买的原材料得不到质量保证，会出现以次充好，材料质量不达标等情况。公司材料采购制度优化设计方案及优化后的流程图3.1材料采购制度优化目的靓达服装公司进行材料采购管理制度优化的目的为了保证公司更好的可持续发展，发现公司现有的材料采购流程中存在的一些问题进行分析，采取相应的方案来进行优化，通过完善采购计划，加强对供应商的管理，提升培训员工的专业知识技能和综合素质。不仅有利于更好的开展采购工作，满足生产需要，保障公司生产经营活动所需物品的正常持续供应，降低采购成本，提高公司采购工作的效率、更了解岗位职权，还体现了公司对优良资本的需求，还能保障采购流程工作的有序进行，更好的协助各部门，从而使公司的利益最大化。3.2材料采购管理制度优化设计方案3.2.1完善材料采购计划为了更好的引导公司的采购部门的开展实施采购工作，确保经营活动能够正常进行和所用的资金得到合理规划以及让公司的利润最大化。我将从以下几点来完善采购计划:(1)及时与仓库进行对接。采购部门在确定采购计划之前，首先应查询仓库的库存原材料情况，以免进行重复采购，导致浪费材科等现象出现。此外，在与仓库对接究成后，也要利用公司的信息系统对多家供应商提供的原材料价格进行对比等操作。

(2)需集合各部门讨论。制定计划不仅是采购部门独自考虑后所决定的，而是需要集合各个部门来一-同协商。制定计划时，集合生产部门，销售部门，仓库，财务部-起，

根据实际情况提出建议，采购部将意见汇总后，再制定采购计划。3.2.2加强对供应商管理公司进行供应商的管理就是对各供应商的选择、了解、使用、控制，管理的目的就是要建立起一个稳定可靠的供应商队伍，为企业的生产发展提供稳定可靠的相应物资供应。为此公司建立一套完善的供应商评估系统。（1）对公司之前合作过的供应商以及将要合作的供应商都要要求每年年末必须执行一次评估并且要保存评估的结果，以便随时进行适当的评级。（2）从供应商采购的所有原材料都需得在公司评估机构中为提现和格

(即C级以上)的供应商中来选择。（3）年度评估方式:见以下供应商年度评估分值表。表1供应商年度评估分值表序号评估内容评估部门评估分值（%）1价格采购部452质量质量部、市场部453交货时间采购部10合计100公司把对供应商要进行的评估流程分配在每年年末后，由各个部门统一把相关的年度报告情况进行评审再作为评估结果的依据，由质量部、

生产部、采购部等部门根据评估细则评出分数，填写至《供应商评估表》，经采购部汇总后归入相应的评估等级，并根据评估的结果更新《合格供应商名录)，海汰出相关不合格的供应商。每次更新都应该注明更新时间:若连续12个月无供货，则应该取消其合格供应商资格。如需恢复该供应商，则应该重新技照新的供应商评审程序进行再次评估。具体的评估分值结果表如表2所示。

表2供应商评估分值结果表评估等级评估结果处理方式分值A优秀供应商日常保持90以上B一般供应商正常改进70-89C合格随时积极改进60-69D不合格取消供货资格60以下3.2.3建立完善的验收制度针对靓达服装公司材料入库验收手续不镇密的问题，我建议公司在完善验收材料制度时，首先应增强仓库保管员的工作意识，完善激励与惩罚措施，

严禁有“贿赂”的违规行为。其次，在验收时公司应当安排一名“质检员"与仓库保管员一同对材料的验收质量等情况进行检查，避免因个人疏忽从而出现的验收不严谨的问题，特别是面料是否达标的问题，一定要进行抽样检查。最后，验收人员应该对照合同、购货发票、运费单据、入库单进行核对，审查单据的数量，金额，是否合规，准确。对于一些到货时质量出现问题的原料，要做好退料记录等。3.3公司材料采购制度优化后的流程图在对靓达服装公司的采购管理流程进行优化后，我制定了一个优化后的材料采购制度流程图，如图2所示：生产部门请购生产部门请购采购部门制定采购计划 查询供应商系统采购部门制定采购计划 制定计划前 仓库衔接库存 审核不通过采购主管审批采购主管审批 审核通过签订合同签订合同 验收（需质检员一同验收） 验收（需质检员一同验收） 退换货 不合格退换货反馈材料质量情况财务部门付款生产部门领用反馈材料质量情况财务部门付款生产部门领用图2靓达服装公司优化后的材料采购流程图对靓达服装公司材料采购制度优化方案的评价经过对靓达服装公司材料采购中存在的相关问题做出相对应的优化设计方案，使公司材料采购管理制度在许多不完善的环节得到了优化，减少了不必要的采购成本。首先，在制定采购计划时也增加了相关因素的考虑。其次，在供应商方管理面完善了相关制度，建立了供应商档案机构，扩大了供应商的合作达到了与多家供应商加强合作联系的目的。最后，还建立了员工培训机制，促使公司整体能力的加强。在进行了采购管理制度的优化设计后，不仅提高了靓达服装公司的经营管理水平，