海南盛唐兴苑管理服务公司快递驿站管理优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计目录1海南盛唐兴苑管理服务公司简介 海南盛唐兴苑管理服务公司快递驿站管理优化设计1海南盛唐兴苑管理服务公司简介1.1海南盛唐兴苑管理服务公司经营范围海南盛唐兴苑管理服务有限责任公司,2018年08月10日成立，它的经营范围广泛，主要包括货运管理、快递服务，快递驿站筹建与管理服务，其次包括物业管理，停车场管理服务，电动车智能充电站运营与管理，电动自行车充电、销售、维修、租赁服务，会议会展服务，打印、复印、广告设计服务，电子商务，旅游团队行程安排、车辆安排，装饰装修工程的设计与施工，家政服务，代理记账，销售日用百货、预包装食品兼散装食品，农业开发与管理服务，农业技术培训，无线支付洗衣设备的研发、安装、销售、租赁及管理服务，智能化无线设备销售、安装及管理服务。其中最主要的经营就是快递驿站管理服务，这也是公司重要的盈利渠道之一。海南盛唐兴苑管理服务有限责任公司位于海南省三亚市吉阳区，其中公司旗下有十二个快递驿站门店，在三亚市吉阳区，天涯区等都均有分布，对快递服务的管理既具体又广泛，货运管理、快递服务、快递驿站筹建与管理服务都在着重经营管理。1.2海南盛唐兴苑管理服务公司组织结构公司的组织结构主要有三部分组成：第一是主负责人，最高领导也是老板，公司的决定权在总经理。第二就是管理部门，快递运营管理部和其他服务管理部，分别由各主管进行管理。由图1组织结构图可见。公司还蕴含了四种文化理念来深化组织结构：服务至上，公司倡导以顾客为中心的服务文化。公司的理念口号：服务只有起点，满意没有终点。顾客为中心，服务以导向，做好服务是发展企业的重中之重，也是企业在对顾客服务的过程中所形成的服务理念，既明确了企业的发展方向又实现企业目标进行的宏观管理范畴。团结合作，是企业长久发展的根基，俗话说：兄弟齐心，其利断金。每个员工都是企业的一份子，每个人都扮演着企业中不同的必不可少的重要角色。牢记企业的使命齐心协力的用心做好每个任务，相互合作以公司整体利益至上，方能引领公司做大做强。感恩负责，要用感恩的心做人，用爱赢得尊重。在工作中保持感恩的心，为企业和顾客负责，把事情做完做好。主动担责与相互协作，致力于实现顾客的需求。敬业勤奋，勇于创新。拒绝理论，注重实战。服从企业的规章制度，在岗努力奋斗，实地着脚，虚处立身。爱岗敬业、开拓进取、创新服务、放眼未来。勇于创新，不要等待机会，而要创造机会。打破常规，突破现状，敢为人先，敢于挑战未来，谋求新境界的思维定势。图1组织结构图1.3海南盛唐兴苑管理服务公司采取的6s管理要求很多公司都是采取的6S管理法来管理，尤其是应在库房，仓库，货架等等是起到非常大的作用的。盛唐采用6S管理法来管理快递驿站的快递分类、摆放、清理、点货等是最简洁且最有效的管理方法。具体的6S管理为：整理：下定决心，去芜存精，区分物品的用途，清除不要用的东西。整顿：精心策划，节约空间，必需品分区放置，明确标识，方便取用。清扫：要有耐心，从我做起，清除垃圾和脏污，并防止污染的发生。清洁：称心如意，清爽环境，维持前3S的成果，制度化，规范化。素养：信心提升，效率保证，养成良好习惯，提高整体素质。安全：安全生产，后顾无忧，确保工作，生产安全、关爱生命。2

海南盛唐兴苑管理服务公司快递驿站管理现状2.1快递驿站分布情况海南盛唐兴苑管理服务公司有十二个快递驿站门店，在三亚市吉阳区，天涯区等都均有分布，这些快递驿站大多处于小区或街道中，一个门店负责一个小区或一条街道的快递服务。其中有三个门店设置于大学校内，分别负责校内的快递管理。除大学院校的三个门店距离较远外，其他在小区和街道中的门店距离相比不是太远，这极大的方便了门店间的沟通与协作。但是驿站的分布还是有些问题的，每个驿站管辖的区域是不同的，两个太近的驿站不好分配包裹量，会给两个门店造成业务下降且支出较大导致不平衡。有一些门店的位置处于小巷中，不方便用户查找，给驿站员工增加了任务难度，不利于效率的提高。2.2站点现场管理情况分析2.2.1门店货物出入库方式门店的入库方式采用入库扫面枪和手机系统入库两种方式，简单易操作。出库方式采取自取模式，由顾客凭取件码自行在驿站的货架上查找拿取包裹到出库仪前出库拿走。2.2.2门店设施设备摆放情况每个门店都有相配套的设备，包括双层货架、出库仪、快递扫描枪、蓝牙打印机、电子秤、电脑和监控，且每个快递驿站门店都有一部专属手机。一般的货架摆放按照顺序摆放，由大写的二十六个字母，从A货架依次往后编码。以下图2货架顺序编码图可见。由于每个门店的屋内体积大小不一致，格局也不一样，因此货架的摆放是按照各自的格局设置来进行安排的。每个货架都是四层的设计安排，一般大体积包裹通常放在底下两层，小包裹放在上面两层，这样大大减少了货架的空间承重量，也极大的方便了入库和出库的摆放与拿取包裹的工作量。所有门店有大的和小的门店，小的门店的货架在6~9个，大的在9~15个。关于包裹摆放的问题公司统一遵循一个原则：重不压轻大不压小。每次入库时，工作人员都会将包裹分成两大类：箱类和袋类。一般是把箱类放置在编号前一半的货架上，而划分出来的袋类则放在编码后一半的货架上。这两大类包裹分别细分出大包裹和小包裹，遵循原则来进行入库摆放。每个包裹还要进行编码排序方便查找，一般都是由日期号和顺序号组合而成。这些是关于货架和包裹的现场摆放管理。出库仪是放在进门的位置，出库仪，蓝牙打印机，还有一些杂物都会分别放在桌上和抽屉里。门口都会贴一张自主寄件的二维码。顾客自己在小程序中进行寄件的信息填写，提交后再由我们工作人员打印快递单号，进行寄件物品的打包、贴单、邮寄。所有的现场管理大体就是按照这些规则来进行整理规划的，小部分的其他布局按照其门店工作人员依照所的具体情况进行整理布局。图2货架顺序编码图2.3门店人员分工情况分析公司的安排是每个门店由1~2个店员进行管理，每个门店都有一个固定的店员，而在两个距离最近的门店中由一个店员进行协调，简单点来说那就是两个门店中哪方任务量大一个人忙不过来，协调员就去那一方协调帮忙。这一制度的成立公司既是从公司员工费用支出和加强门店正常运转效率两方面为目的出发的，目前这种方法执行的效率非常好，高程度上解决了非必要的一些麻烦，且店员都表示赞成支持，遵循公司制度，认真完成任务。基本的人员情况就是这样，由于采取自取的方式在一定程度上减轻了员工的工作量，安排1~2个店员来进行管理恰如其分。2.4公司信息系统情况分析2.4.1系统概况企业通过对管理流程梳理总结，对财务结算需求整合抽象，最终形成了适合驿站快递，管理，物流三合一的驿站自提管理模式。采用了“来取”系统软件来进行管理运行，如图3来取功能表示图所示。既可以在电脑上执行，也可以在手机上操作，每个步骤都能很好的进行，简单明了，效率较高。系统内部分为三层管理模式，分别为站点、门店、员工，支持单据入库和出库，档案记录管理。2.4.2站点、门店、员工管理第一层管理模式包含了三个方面，首先是站点，系统中必须要明确具体的站点名称，每个站点的内部信息是不同的，在员工发信息告知顾客取件时，若是不明确顾客地址所属门店，就会混淆顾客的取件地址，从而给顾客带来麻烦，也会增加顾客的投诉率。其次是门店，每个站点属于一个门店，两者是相辅相成的关系，门店名称写对了，系统才会将包裹送到正确的所属站点，若是搞错，则会延误错分包裹，这种错误会严重加长顾客收到包裹的进度。最后是员工，俗话说：员工是“完美事业”发展的根基。员工积极配合工作，认真完成任务，使公司持稳发展，员工与企业共同进步，共同成长。2.4.3单据出入库管理第二层管理模式是支持单据入库和出库，入库和出库是中心环节是整个信息系统中最重要的步骤。入库业务分为到达货物接收和货物的验收入库。入库成功表示派件员已将快递包裹按照顾客收货地址送达所属快递驿站且驿站也成功收入快件。出库成功表示顾客按照所收到的取件码核对信息后成功拿走包裹。2.4.4档案记录管理第三层管理模式是档案记录管理，这一模式好比是售后服务，若是在之前的步骤中出现了疏漏而导致流程有误，导致顾客有问题时，翻看档案记录是最有效的解决方法。无论是出库仪或手机上每次出入库都会有记录，需要查询时可输入快递单号、收件人手机号、收件人姓名和取件码号，即可查到相关信息。图3来取功能表示图3海南盛唐兴苑管理服务公司快递驿站管理存在的问题3.1驿站货架布局不合理我所在的凤凰湾凤凰水城A区快递驿站的门店面积不大，但是每天的快件量较多，在货架布局上有较大的问题。驿站有九个货架，每个货架的长短不一致且货架与货架之间的距离太近，不易进行流程的一系列操作。3.2快件的错分快件的错分是驿站中最常见的问题，有时候因为系统的误差或是派件员的失误导致其他站点的快件流到这个站点，在取件通知发送到顾客手中，顾客充满疑惑来打电话质问时，我们工作员工必须安抚顾客，找到顾客的快件并通知派件员拿回重新封发。不仅加大了工作量，还大幅度的增加了投诉率。3.3顾客协调沟通缺乏快递驿站的包裹取件是采取自取模式，并非送货上门。正是因这一点，在顾客之间积累的问题数不胜数。顾客间的沟通协调就是一大难题，有部分顾客要求必须送货上门，否则就投诉。驿站就是代收，除有其他特别约定的情况之外，驿站不提供配送或者送货上门的服务。因为不清楚顾客群体的各自需求，大多是在顾客进行投诉或责骂后与之协调沟通，这一大问题极大影响了驿站的发展。4海南盛唐兴苑管理服务公司快递驿站管理优化方案4.1改善布局更新设备要学会分析驿站的布局设施，结合当下各行业布局不同种类的流行趋势，多进行实地考察，积极适应调整原有思维。根据各个驿站的门店空间合理完善布局，货架的摆放位置是否适应其门店的空间面积，货架的结构是否符合包裹拿取的标准，要学会调整方式，既能加强办事效率又能减少包裹的出错率。及时更新设备是提高企业物流综合能力的必要条件，积极更新先进的机器设备。陈旧不合理的货架可及时淘汰，还有跟不上现代系统的设备也需及时更换，例如将入库仪、出库系统等更换为更先进的设备，减少错误的发生，积极采购先进的机器设备。积极引进先进的物流自动化设备设施，减少工作量，增强工作进度，提高公司整体的物流效率，促进公司长远稳定的发展。4.2强化入库清查杜绝快件错分快件的错分是快递驿站最大的敌人，必须减少这方面的影响。在包裹进行入库时就是最好杜绝这类问题的发生时间。所在门店驿站的站点地址名称必须相一致，强化入库操作，在入库时不能只把所有包裹简单入库，入库仪虽然会提示错分快件，但是系统不一定都能检查出来，员工必须边入库边浏览一下快递面单上的收货地址是否与门店地址一致，必须要仔细检查流程。其次，要按时清查停留几天的待出库件，认真翻查是否为错分件，在这些工作流程中加强检查，找到错分件及时联系所属快递员交其返回上一级重新配送。4.3重视专业人才培训确保客户沟通顺畅快件的正确操作是考验专业员工的基础，要改正错误培养专业能力。公司与员工是共同生存的，择中选优是所有企业的选拔人才的统一原则，选拔人才要学会培养人才。公司要定期培训员工的专业知识，实战操作等，每个门店都要给员工进行月考核，不仅要提高员工的素质专业能力，还要培养员工具备一定的应变能力和处理突发事件的能力。企业应多关注员工的各方面想法，比如薪酬期望等，多关心员工。从种种方面观察培养人才，促进人才的发展。公司需要求员工与社区居民和睦相处，与邻里驿站要互帮互助，营造一个融洽和睦的工作气氛。无论是工作上还是与他人相处顾及到方方面面，这是驿站人员展开服务工作的基本要求，与用户维护好关系是影响公司形象的关键。公司要完善服务的管理制度，增加宣讲会议，教给员工服务方面的思想，培养员工的服务理念。公司可以定时举办一些有关服务方面的知识竞赛或情景模拟等活动来加强员工的服务意识。5结论优化不合理的地方，减少错误的发生，无论是包裹正确送达用户手上还是员工办事效率上，都使公司能得到更好的成长，加强员工管理，增强新的服务理念经营企业，不断进行分析调整。不仅能让公司长久发展，更