广州市金笑食品有限公司财务付款审批流程优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计目录TOC\o"1-3"\h\u314941公司概况 广州市金笑食品有限公司财务付款审批流程优化设计公司概况广州市金笑食品有限公司（以下简称金笑食品）注册资本为50万元。于2002年07月31日在广州市番禺区工商行政管理局注册成立，是一家专业生产及销售调味品的企业。公司的生产配套、传统工艺与现代化科技于一体。推出有酿造酱油、酿造食醋、甜醋、蚝油、鲍鱼汁及各类酱料等系列产品。图1.1采购付款审流程图公司付款审批流程存在的主要问题物资采购付款审批不合理采购日关键物料名称采购数量是否紧急采购请购是否得到批准5月3日黄豆3吨否是5月6日白醋用塑料桶1000个是否5月10日商标纸4000张否否5月10日酱油用玻璃瓶500个否是5月15日糯米2吨是是……表2.1采购审查表从上表可以得知，部分采购是否为紧急采购，都没有得到请购的批准，这就说明了有些采购可能是无计划采购，审批人员却没有因此去审查采购计划。接下来进行的实际盘点和采购明细账相比的无计划采购出现在采购单中，那项原材料就是采购数量超支异常。对于一些采购回来的物资（例如玻璃瓶）的堆积也是不问缘由的，有些还是酿造的原料。没有使用正规的统一盘点表进行盘点。对于超支数量也不是特别多，超支不多。审批人员也就没有反馈，所以管理人员也就对此不怎么知情。审批人员就算问起来:“为什么采购了这么多”，采购就说：“材料有备无患”。审批人员对公司存在的\o"会计百科:资产"资产和积压、闲置物料，也是没有进行充分确认，并积极督促生产部门进行处置或者实现充分利用。在每个季度或者市场需求量改变之后，采购计划的更改后没有后续的审批程序。在发现制成品需求增高之后，原材料的采购计划相应增高，但没有进行重新审批的手续。综上所述，在金笑食品物资采购的时间点上来说，先是审批人员没有对材料采购计划在购买前就进行审查，没有审查是否满足生产经营需求和是否能够节约、合理的使用企业的资金，然后做出评价。再到采购完毕之后，对请购作业是否被有效控制进行审批这一部分存在缺陷。所以说材料采购审批不合理。在采购与付款循环的付款环节中涉及了“应付账款”这个科目，这个科目对于金笑食品公司来说非常的重要。审批人员就需要评价付款环节中的风险，防止明细上的应付金额与实际付款金额不同等。但是应付账款的查核却被审批人员忽略掉，导致付款审批不完整。凭证记载应付金额厂商名称提供发票厂商名称发票金额发票开具时间入库单时间入账时间9000XX公司XX公司800012月29日1月3日1月3日27690A公司A公司276901月15日1月10日1月20日4000B公司B公司40001月20日2月23日2月23日15000C公司C公司150002月16日2月17日—……表2.2应付账款入账情况查核表对于已经记账的应付账款在入库时可以看出是取得合法有效的票据，但是应付账款入账时间以B公司为例，很明显是超过了一个月，但是金笑食品公司的内部审批人员没有做出评价；应付账款明细表观察当期增减项目，发现有性质不明的或久欠未还的或是刚入库检验合格的原材料被领用生产而未入账和付款，有一部分因为检查不合格退回，就如表上XX公司的凭证应付金额是9000，但是发票金额8000的这一笔应付账款，是否有对应付账款冲回完全不知情，仅是督促会计部门去查账修改，审批人员并未去查明原因，所以这项业务支付正确与否全看会计部门修改后结果。在付款控制的审批方面，审批人员从金笑食品公司的会计部门拿到应付账款明细表，重新计算应付账款发生额和余额。却发现大部分的已经付款的应付账款都没有经过领导核准，只有采购大额的固定资产的时候才会给领导核准。有未入账的应付账款，只是草草的去询问负责的会计人员去了解原因。并没有做过多的深入调查，没有做出这些未入账的应付账款是否真实发生。综上，虽然金笑食品公司的审批人员是有对付款环节进行审批的，但是缺少对问题的评价，深入的调查。由此可见，付款审批流程是不完善的。差旅费报销审批不严谨金笑食品是采用人工报销流程，各单位领导审批流程不够严格，导致规章制度执行不力。领导对具体差旅费报销的执行情况了解较少，使得财务人员的工作更加困难，导致财务部门的监督审计职责失效。出差人员出差前应先填写“出差申请表”，如出差前填写“借支单”该制度可以看出，出差人员报销差旅费时未填写“出差申请单”，未报经单位有关领导批准，也可直接出差，这样容易造成工作上的麻烦和差错。在报销过程中，还会经常会发现有不按照要求和规范，填写单据及贴票的情况，造成重复贴票填写等工作。即浪费大家的时间，又影响报销的进度。有的公司职员差旅费报销时票据不齐全，出差住宿费无相关发票，直接按住宿费的标准报销，取得不合法票据给企业带来损失，甚至有的职员碍于同事人情，不好意思退回不合规的业务等等。有的员工出差时注重享受，交通优越，入住时选择高档酒店。如果能合住一个房间，就要分住两个房间，单位会报销超支部分，导致一些商务旅客养成不良习惯，花了很多钱。报销时间没有明确规定，很多员工都存在跨季度报销差旅费的问题。有些员工出差频繁，无法按时结清差旅费。薪资发放审批不科学公司的薪酬体系并不为员工所熟知，各种薪酬标准只是建立起来，模棱两可。比如，业务提成按照业务员的签约金额计算，业务员赚取的业务提成与业务员的业绩直接挂钩。然而，在与销售人员的沟通中，一些销售人员认为利润高的合同应该比利润低甚至亏损的合同获得更高的佣金比例。也就是说，业务员认为佣金应该和签单利润成正比。这种说法表面上看似合理，但从实际业务流程来看，业务员的职责是与客户和设计师充分沟通协调，确保账单不跑路。而能影响签单利润的价格、成本、费用控制责任，更多的集中在公司的财务部和下属施工队。公司付款审批流程优化设计物资采购付款审批优化设计采购付款审批制度设计要采购审批得到审批人员重视，这必须先提高金笑食品公司的领导对审批的认识和提高审批人员的专业素养，就要做到先把审批人员的职位分离独立出来，贯彻相容职务分离原则。而且要把审批部门的地位提高，使其不受其他部门的控制和制约。还需要管理层下多点成本去招聘审批专业出身的审批人员。审批人员必须充分的了解金笑食品公司的采购与付款活动的内控制度，根据采购人员或者酱油生产车间制定的预计采购方案探讨采购过程中可能存在的风险、采购回来的酿造材料是否满足金笑食品公司的生产需要。毕竟如果做好了科学的采购计划审批是有利于企业的持续发展，会使材料采购更加合理规范。使得采购审批的结果更加贴合金笑食品公司，降低经营风险。在保证审批是按照金笑食品公司规定的程序或者根据审批中重要程度有针对性的程序和合理的方法对所采购项目的数量和质量进行了有效的清点和检验并记录下来，用来确定入库的酿造材料是否跟记录一致。在清点和检验中发现了有问题之后要及时处理并反馈给相关人员，并且还要核查相关人员的处理是否符合公司规定。此后在结算时必须及时提供有效的审查表。采购付款审批流程设计审批人员要充分了解清楚金笑食品公司的应付账款可能发生的重大错误和错弊风险。一旦发现了有应付账款上的重大错误或者错弊，一定要调查这些问题是无心还是有意之举。无心之举就是会计部门的人员可能是漏填或者错填所导致的错误，而有意之举就有可能是企业领导低估负债来达到盈利能力高的假象。（1）请购。当业务部门或仓储管理部门提交采购申请时，请购权的分配方式会随着业务运营的性质而变化，企业本着提高效率的原则安排请购活动。购买原材料或低值易品。仓库管理人员应根据生产计划、生产订单和通知检查库存，以确定实际采购数量。常物料或劳务请购。由使用部门直接提出，经部门负责人和财务资金预算负责人批准，由采购部采购。特殊事项的请购。不定期购买价值较大的设备或资产时，专门授权专门人员申请购买。请购时，应编制采购计划，作为编制采购资金预算的依据。（2）采购实施。采购部首先进行询价，初步确定供应商的选择范围。重大采购应上报公司最高管理层协商，然后与供应商签订采购合同。最后，买方准备采购订单，确认采购业务，并签署采购合同。（3）验收。保管员根据发货单或采购订单进行验收，检查货物的质量和数量，确认后办理入库手续。对于约定期限内的应付款，经办人员需要提前与财务部门沟通资金情况，优先考虑供应商与生产相关的付款。如果所有付款都很紧急，总经理会选择付款优先级。只有在资金允许的情况下，才能填写付款申请表。所有的购买和支付必须由董事会主席签字。如有特殊情况，打电话说明原因，批准后通知出纳，然后董事长补充签字。支付业务流程包括申请、审批、资金支付、会计记录和数据存储。具体流程如下：经办人员填写付款单，然后交财务经理审核。财务经理审核付款单的采购物资名称、采购数量、采购型号是否正确，发票、入库单、送货单是否齐全。为了确保采购合同/订单的合法性、准确性和有效性，财务经理需要审查合同条款、合同正文和合同内容是否合法和正确，然后签署付款单进行确认，并报总经理批准。总经理批准，董事长批准总经理复核审核内容是否正确，然后报董事长批准实施。④出纳人员只有取得董事长签字的付款单才能支付款项，否则有权拒绝付款。⑤完成支付后整理交付会计记录并负责资料保管。图3.1采购付款流程差旅费报销审批流程优化设计差旅费报销审批制度设计在企业现行制度的基础上，出差需提前审批，结合预算管理和资金情况填写详细的出差审批表，逐级报批。进一步细化差旅费报销制度，明确报销时间和原因，让员工有章可循。财务人员应严格核对票据，严格按照单位有关制度做好审核和报销工作。根据报销金额大小，各级领导授权审批权限并夯实责任分工，压缩审批流程，减少差旅费报销时长。广州市金笑食品有限公司，应建立健全公务出差差旅费报销制度，出差要严格填写出差申请表，如表3.1所示；借款按要求填写借支单，如表3.2所示。原始票据和凭证上不能随意涂更改，错误的文字都不能存在。差旅费费用报销单按要求填写，如表3.3所示。出差申请表表3.1出差申请表表3.2借支单表3.3差旅费报销单广州市金笑食品有限公司应对出差人员的住宿费、伙食补助费和交通费实行“包干使用，节约归己，超支不补”原则。超出规定标准的费用不予报销，超出的部分由个人承担。避免公司职员利用公司给予的权利在外贪图享乐。对弄虚作假虚报、多报费用等损害公司利益的行为，一经发现，给予相应损害金额经济赔偿处罚。下列是相关费用的报销标准表。1.住宿标准(单位：元/天)地区/人员直辖市省会城市省辖市县级市以下总经理实报实销（含副总经理，下同）经理320240200150其他人员3002301801502.伙食补助费(单位：元/天)地区/人员直辖市省会城市省辖市县级市以下总经理实报实销经理180150120100其他人员150120100803.交通费(单位：元/天)地区/人员直辖市省会城市省辖市县级市以下总经理实报实销经理18181610其他人员161686差旅费报销审批流程设计（1）提供合法票据。索要住宿账单时，应要求对方填写账单内容，包括：单位名称(姓名)、日期、住宿天数、单价、金额、填票人。（2）填报“工作人员出差审批单”。内容包括：姓名、目的地及交通、出差任务、出差时间、领导审批。（3）参加会议，需附经领导签字认可的会议通知。（4）填写差旅费报销单。填写：姓名、出差日期、出差天数、出差原因、起止地点、起止日期、差旅费、住宿费等。（5）提交统计部门审核，再提交财务审核。经理然后将“差旅报销单”提交给公司领导签字批准，该报销单经核实无误。（6）如果承包公司出差人员的补贴，必须提供住宿发票和餐饮发票，否则计入个人工资收入。（7）所附文件由经理、会计部、财务部审核签字，负责人签字。（8）提交财务报账。图3.1差旅费报销审批流程薪资发放审批流程优化设计薪资发放审批制度设计薪资资料提供规范。提供工资数据的标准，日常数据是指考勤、入职、调动、调薪、转正、离职等月度日常数据。在常规数据提交时间节点，必须在每月4日17:30前将考勤汇总、入职汇总等各种常规数据对应的汇总表单提交给薪酬部门，并进行登记备案。序号活动内容要求责任岗位文本输出时间/备注1常规类资料提交相关信息每日收集、月度汇总责任岗位《xx汇总表》2汇总表明确岗复核责任部门明确岗位《xx汇总表》复核、签字3汇总表提交至薪酬部，并登记责任岗位《xx汇总表》《薪资资料登记表》每月4号17:30前4登记信息确认薪酬部责任岗位《薪资资料登记表》考核数据是指每月初工作计划、目标材料(利润分成考核、D-计数考核、绩效考核)等各种工资结算的基础数据。明确收到考勤汇总表后，反馈必须在一个工作日内17:30前确认，逾期视为确认。在考核数据提交时间节点，必须在每月4日17:30前将考核数据对应的各种考核结果汇总表提交给人力资源部，并登记备案。序号活动内容要求责任岗位文本输出时间/备注1考核类资料提交上月目标考核数据阅读汇总部门明确岗签字《xx部门x月考核汇总表》每月4号17:30前2人资薪酬部责任部门明确岗《xx部门x月考核汇总表》复核、签字3总经理批签总经理《xx部门x月考核汇总表》审批、签字4至薪资部作为抄表、造册凭据薪酬部责任岗位《xx部门x月考核汇总表》、《薪资登记表》每月6号17:30前5登记信息确认薪酬部责任岗位《薪资登记表》奖惩数据是指根据公司或部门的相关制度，通过选择或统计获得的奖惩结果的相应数据。比如评价奖，晨会报告，月度总结等。在奖罚数据提交时间节点，必须在每月4日17:30前将奖罚数据对应的各种奖罚结果汇总单提交至人事部并登记备案。序号活动内容要求责任岗位文本输出时间/备注1奖罚类资料提交相关奖罚数据汇总责任岗位《xx奖罚汇总表》2明确岗复核责任部门明确岗《xx奖罚汇总表》复核、签字3总经理批签总经理《xx奖罚汇总表》审批、签字4汇总表提交至薪酬部，并登记责任岗位《xx奖罚汇总表》、《薪资资料登记表》每月4号17:30前5登记信息确认薪酬部责任岗位《薪资资料登记表》补贴数据是指按照公司相关制度统一发放或特殊岗位的补贴数据。比如午餐、交通、通讯、培训、教学等补贴。在补贴信息提交时间节点，将补贴信息对应的各类补贴结果汇总成表格，于每月5日17:30前提交至人事部。序号活动内容要求责任岗位文本输出时间/备注1补贴类资料提交相关补贴数据统计汇总责任岗位《xx补贴汇总表》2明确岗复核责任部门明确岗《xx补贴汇总表》复核、签字3总经理批签总经理《xx补贴汇总表》审批、签字4汇总表提交至薪酬部，并登记责任岗位《xx补贴汇总表》、《薪资资料登记表》每月5号17:30前5登记信息确认薪酬部责任岗位《薪资资料登记表》薪资发放审批流程设计（1）制定薪资管理制度。入职前，要求员工签署《薪资管理制度》，留存备案。（2）确定员工基础薪资数额，根据签订的劳动合同、职级、入职年限和福利待遇，确定员工基础工资数额。（3）统计员工薪资。基于员工的出勤、日常表现、效绩及社保中缴纳部分，对员工薪资进行增减。（4）确定员工应发工资数额。根据统计情况确定应发工资数额。（5）核对员工应发工资数额。对财务部门统计的工资数额进行核对。（6）报请人力资源部经理进行审批。对工资薪资进行审批。（7）报请总经理审批。对工资薪资进行审批。（8）发放工资。财务部门应及时足额的将工资发放给员工。图3.2薪资发放审批流程设计评