合同管理和签署制度

合同管理和签署制度一、目的和适用范围1.1目的本制度的目的是规范和管理企业的合同签署和管理流程，确保合同的合法性、有效性和及时性，提高企业的合同管理水平。1.2适用范围本制度适用于企业内部全部涉及合同签署和管理的工作，包含但不限于合同的订立、审核、签署、执行、更改、停止等。二、基本原则2.1合法合规原则合同的签署和管理必需依据相关法律法规和公司内部规定，确保合同的合法性和合规性。2.2严格审核原则对于涉及大额金额、紧要业务等的合同，需要进行严格的审核，确保合同条款清楚、权益明确。2.3统一授权原则合同签署权限应当由公司内部明确规定，而且依照权限层级进行统一授权，避开个人滥用签约权限。2.4分工协作原则合同管理工作应当明确责任分工，各部门、岗位之间需要紧密搭配，确保合同的及时执行和管理。2.5归档备案原则合同的签署、执行和更改过程需要认真记录和归档，以备查阅和审计需要。三、合同签署流程3.1合同订立拟定合同内容：相关部门依据实际业务需要拟定合同内容，包含合同条款、合同金额、履约期限等。内部审批流程：合同内容经内部相关部门审核通过后，提交给企业管理负责人审批。合同谈判：签署合同前，必需时进行谈判，明确合同的细节条款。合同签署：企业管理负责人核实合同内容、法律风险，并进行签字确认。3.2合同审核文件齐全性审核：合同签署后，相关部门负责审核合同是否齐备，包含附件、章程等。法务风险审核：法务部门负责审核合同内容是否符合法律规定，确保合同的合规性。财务审核：财务部门负责审核合同金额、付款方式等财务相关事项的合理性。高风险合同审核：对于涉及高风险的合同，需报经企业管理负责人批准后方可执行。3.3合同执行和更改合同执行：依据合同商定进行合同执行，并及时记录执行情况。合同更改：合同更改需要严格依照合同商定的程序和权限进行，更改后的合同需重新审批。3.4合同停止和归档合同履约结束后，进行停止手续，包含合同结算、履约评估等。停止后的合同需确认并归档，同时存储电子版和纸质版，以备后续查阅和审计需要。四、合同管理责任4.1企业管理负责人企业管理负责人是合同签署的最高授权人，负责审批和签署全部合同，确保合同的合法性和有效性。4.2相关部门负责人相关部门负责人负责审核和执行与本部门业务相关的合同，并保证合同的履行和管理。4.3合同管理人员合同管理人员负责合同管理工作的具体实施，包含合同的归档、备案、跟踪、统计等工作。五、风险防控5.1法律风险管理法务部门要紧密关注相关法律法规的变动，及时将影响到公司合同管理的法律风险提报给企业管理负责人。5.2内部掌控管理公司应建立完善的内部掌控体系，确保合同签署过程的规范性和可控性，防止合同风险和资金风险。5.3信息安全管理公司应对合同相关信息进行合理的加密和备份，确保合同信息的保密性和完整性。5.4培训和考核公司应定期组织合同管理相关的培训和考核，提高相关人员的合同管理本领和法律风险意识。六、附则本制度的解释权归企业管理负责人全部。如有需要，可依据实际情况对本制度进行调整和增补，但必需经过企业管理负责