厂商应收管理制度

厂商应收管理制度1.前言本制度旨在规范公司与厂商之间的应收账款管理，确保收款流程的高效、准确和合规。通过建立统一的厂商应收管理机制，将有助于提升公司的资金回笼效率，并确保与厂商之间的互信和长期合作关系。2.适用范围本制度适用于全部公司与厂商签订合作协议后产生的应收账款管理工作。3.厂商评估与选择3.1公司在与厂商合作前，将进行综合评估，包含厂商的信用情形、经营实力、合规性和合作意愿等，并依照评估结果确定与其的合作模式和付款条件。3.2公司建立厂商档案，记录厂商的基本信息和评估结果，并定期进行更新和复核。4.合同管理4.1公司与厂商签订合作协议前，应明确应收账款的结算方式、账期及相关条件，并将其明确写入合同。4.2公司应审核合同的合规性，确保合同内容符合相关法律法规的要求，并能确保公司权益。4.3合同的签订必需经过公司授权人员的审批，并进行相应的备案。5.应收账款管理流程5.1订货与发货阶段—厂商依照合同商定进行产品生产和发货。—公司核对货物的数量和质量，并及时记录入库。—入库后，应立刻通知厂商确认发货，并同时发送发票和付款通知。5.2付款管理阶段—公司应依照合同商定和发货通知支出应收款项。—公司财务部门负责核对发票及付款申请，确保准确性和合规性。—付款通知应明确指出应付金额、付款方式和付款时间。5.3应收账款跟进—公司应设立特地的应收账款管理团队，负责跟进应收账款的回收情况。—定期与厂商进行对账，核对账款的准确性和完整性。—如发现账款有误或延期未收，应及时与厂商沟通，寻求解决方案，并记录沟通结果。6.应收账款催收6.1应收账款逾期管理—公司设立逾期管理制度，对逾期未付款的厂商进行跟进和催收。—设定逾期账款的最长容忍期，超出容忍期的账款将立刻启动催收流程。6.2催收流程—公司应向逾期厂商发送催款函或电话进行催收，要求对方尽快结清欠款。—如催收无果，公司将采取法律手段进行追讨，包含起诉、申请仲裁等。6.3催收记录—公司应记录每一次催收的过程和结果，并进行归档保管。—催收记录应包含催款函、电话记录、法律程序等相关文件。7.应收账款核销7.1除非经过财务部门的书面审批，否则不得擅自对应收账款进行核销。7.2财务部门应定期对应收账款进行核对和审批，并记录核销的原因和依据。7.3核销后，相应的账务处理应及时进行，并进行相应的会计凭证记账。8.风险掌控与防范8.1公司应定期评估和监控厂商的经营情形和信用风险，如发现问题应及时采取相应的措施，包含调整合作方式、调整付款条件等。8.2公司应保持与厂商的紧密沟通，建立长期稳定的合作关系，减少应收账款的风险。8.3公司应建立应收账款的风险预警机制，及时发现和处理潜在的风险，并采取相应的措施进行风险掌控和防范。9.违规行为处理9.1如发现厂商有违规行为，包含恶意拖欠、虚假开票等，应及时通知相关部门进行处理，并记录相关证据。9.2相关部门应依据公司制度进行相应的处理，包含要求厂商赔偿、调整合作模式、暂时停止合作等。10.监督与改进10.1公司应定期对厂商应收管理制度进行评估，及时发现问题并进行改进。10.2公司应建立监督机制，确保员工依照规章制度执行，矫正违规行为并进行纪律处分。10.3公司应接受内外部的审计和评估，以验证应收账款管理的合规性和效果，并及时落实改进措施。11.附则11.1本制度涉及的相关文件和记录，应进行妥当保管，便于审查及时查询。11.2本制度的解释权归公司最高管理层全部，并于生效之日起执行。11.3对于未尽事宜，公司