入职手续和员工档案管理制度

入职手续和员工档案管理制度第一章总则第一条为规范企业的入职手续和员工档案管理工作，提高企业管理水平，保障员工合法权益，特订立本制度。第二条本制度适用于本企业全部新员工入职手续及员工档案管理工作，并适用于现有员工的档案管理工作。第三条本制度由企业管理负责人负责解释，并由相关部门负责具体实施和监督工作。第二章入职手续管理第四条新员工入职手续包含但不限于以下内容：1.供应个人身份证明料子（身份证、户口本等）。

2.供应个人学历、学位证书和职称证书等相关证明料子。

3.填写入职申请表，供应个人基本信息和联系方式等。

4.供应个人健康证明，包含体检报告等。

5.供应其他与岗位相关的证明料子，如技能证书、职业资格证书等。

6.完成相关人事部门供应的入职培训。第五条入职手续办理流程如下：1.个人填写入职申请表，并交给人事部门。

2.人事部门核对申请表和相关料子，并进行初步审核。

3.人事部门组织入职培训，并通知新员工参加。

4.新员工参加入职培训后，完成相关个人信息登记。

5.人事部门将入职手续料子整理归档，并建立员工档案。

6.人事部门将入职手续办理情况及员工档案信息报告给企业管理负责人。第六条入职手续要求：1.个人供应的各类料子必需真实、合法、有效。

2.人事部门在核对和审核时必需认真认真，确保料子的真实性和合规性。

3.入职手续办理时，个人应乐观搭配，及时供应必需的料子和信息。第七条入职手续办理期限：1.新员工应在入职前15个工作日内完成入职手续的办理。

2.入职手续办理期限可依据实际情况进行适当调整，并应提前向新员工做出通知。第三章员工档案管理第八条员工档案应包含但不限于以下内容：1.员工的个人基本信息，如姓名、性别、降生日期、身份证号码等。

2.员工的联系方式，如电话号码、家庭住址等。

3.员工的学历、学位、职称等相关信息。

4.员工的工作经过，包含入职日期、职务、薪资等。

5.员工的培训记录，包含培训内容、培训时间、培训机构等。

6.员工的奖惩记录，如优秀员工、违纪处分等。

7.员工的健康情形和体检报告等相关料子。

8.其他与员工个人情况相关的信息和料子。第九条员工档案管理流程如下：1.人事部门负责员工档案的建立、整理和管理，并委托专人负责具体操作。

2.新员工入职手续料子经核对无误后，归入员工档案。

3.员工信息的更改，如婚姻情形、学历、职称等，应由员工自动供应相关证明料子，并由人事部门核对和修改档案。

4.每年度末，人事部门应对员工档案进行一次全面检查，并核实员工信息的准确性和完整性。

5.员工离职时，人事部门应在离职手续办理完毕后，将离职员工档案进行封存，并按规定保管时间。第十条员工档案保密要求：1.员工档案信息仅限于工作需要的部门和人员可查阅，严禁随便复制、转载或泄露。

2.人事部门和其工作人员应加强对员工档案的保密意识，定期检查并加强档案的存放安全措施。

3.员工档案中的个人隐私信息应加以保护，任何非法取得和利用员工个人信息的行为均受到法律的制裁。第四章监督与执法第十一条企业管理负责人对入职手续和员工档案管理工作负有最高监督责任，应加强对相关部门的工作引导与监督。第十二条人事部门负责具体实施和监督入职手续和员工档案管理工作，对违反制度规定的行为及时制止并处理。第十三条违反本制度规定的行为，将受到相应的纪律处分或法律追究，情节严重的将予以辞退并追究法律责任。第五章附则第十四条本制度自发布之日